{"id":86546,"date":"2022-05-23T09:00:20","date_gmt":"2022-05-23T07:00:20","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.wildix.com\/automation-step-by-step\/"},"modified":"2022-08-15T10:40:47","modified_gmt":"2022-08-15T08:40:47","slug":"automatizar-procesos-paso-a-paso","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.wildix.com\/es\/automatizar-procesos-paso-a-paso\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo automatizar procesos paso a paso"},"content":{"rendered":"<div class=\"wpb-content-wrapper\"><p>[vc_row][vc_column][vc_single_image source=\u00bbfeatured_image\u00bb img_size=\u00bbfull\u00bb][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/blog.wildix.com\/process-automation-and-workflows\/\" rel=\"noopener\">Como ya comentamos en nuestro post anterior<\/a>, los beneficios de la automatizaci\u00f3n de procesos no son dif\u00edciles de encontrar. Cuando dejas que el software se encargue de las tareas, agilizas tus flujos de trabajo, ahorras dinero y mejoras tanto la moral de tu plantilla como la satisfacci\u00f3n de los clientes. Teniendo en cuenta la ventaja competitiva que te aporta este cambio, invertir en automatizaci\u00f3n es una apuesta segura.<\/p>\n<p>Por supuesto, es muy f\u00e1cil hablar de lo \u00fatil y pr\u00e1ctica que es la automatizaci\u00f3n de procesos. Ahora bien, en la pr\u00e1ctica \u00bfc\u00f3mo puedes lanzarte y automatizar una tarea determinada dentro de un proceso?<\/p>\n<p>Lo cierto es que esta es una pregunta bastante delicada porque una buena respuesta es vital para acertar. Si aplicas la automatizaci\u00f3n en un \u00e1rea donde no es necesaria, el retorno sobre la inversi\u00f3n no te compensar\u00e1. O peor a\u00fan: si no implementas bien la automatizaci\u00f3n de un determinado paso, podr\u00edas generar un profundo agujero por el que se ir\u00e1 tiempo y dinero hasta que lo soluciones.<\/p>\n<p>En este post, te ofrecemos una descripci\u00f3n general para que comprendas c\u00f3mo puedes cambiar el rumbo y pasar del trabajo manual a la automatizaci\u00f3n protegiendo tu inversi\u00f3n en tecnolog\u00eda.<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<h2><strong>Antes de empezar\u2026<\/strong><\/h2>\n<p>Conociendo los beneficios que te ofrece la automatizaci\u00f3n, desde la reducci\u00f3n de costes hasta el incremento del compromiso de los empleados, no nos extra\u00f1a que est\u00e9s deseando implementar este cambio cuanto antes.<\/p>\n<p>Sin embargo, recuerda que los procedimientos de automatizaci\u00f3n supondr\u00e1n un cambio muy significativo en la operatividad de tu empresa. Aumentar la confianza en la tecnolog\u00eda a la hora de trabajar puede ser una inversi\u00f3n con un retorno muy jugoso, pero tambi\u00e9n puede ser un despilfarro si la implementaci\u00f3n no se realiza correctamente o si eliges las herramientas equivocadas.<\/p>\n<p>As\u00ed que antes de plantearte c\u00f3mo automatizar tus procesos, t\u00f3mate un tiempo para considerar qu\u00e9 m\u00e9todo de automatizaci\u00f3n ser\u00e1 m\u00e1s efectivo para ti. Esta reflexi\u00f3n es ligeramente diferente a la que har\u00e1s para definir lo que quieres conseguir con los procesos automatizados (de esto podemos hablar m\u00e1s tarde). En este punto, es importante conseguir comprender el funcionamiento de las herramientas de automatizaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Una configuraci\u00f3n automatizada efectiva debe satisfacer cinco criterios:<\/p>\n<p><strong>El proceso automatizado debe ser:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><strong>Eficiente<\/strong>: El proceso autom\u00e1tico debe ejecutar la tarea asignada de forma r\u00e1pida y efectiva.<\/li>\n<li><strong>Controlable<\/strong>: Las personas responsables deben poder ajustar el funcionamiento del proceso con mucha agilidad.<\/li>\n<li><strong>Seguro<\/strong>: La aplicaci\u00f3n debe ser segura frente a ciberataques, especialmente si tiene acceso a datos sensibles.<\/li>\n<li><strong>F\u00e1cil de mantener<\/strong>: Los t\u00e9cnicos, tanto los que trabajan en plantilla como los externos, deben ser capaces de ajustar la herramienta en caso de errores.<\/li>\n<li><strong>Sostenible<\/strong>: La soluci\u00f3n debe ser capaz de realizar sus tareas de forma constante, especialmente cuando aumenta la demanda y el alcance de los procesos.<\/li>\n<\/ul>\n<p>No olvides estos puntos cuando en el futuro planees implementar alg\u00fan tipo de automatizaci\u00f3n. Una herramienta de automatizaci\u00f3n que no satisface estos criterios, en el mejor de los casos, no cumplir\u00e1 con tus necesidades y no compensar\u00e1 tu inversi\u00f3n. En el peor de los casos, los errores y las exigencias de mantenimiento llamar\u00e1n a tu puerta, llegando incluso a convertirse en un ROI negativo.<\/p>\n<p>Para garantizar que la implementaci\u00f3n de tu automatizaci\u00f3n vale la pena, la soluci\u00f3n tendr\u00e1 que ser compatible con estos puntos.<\/p>\n<p>Una vez dicho todo esto, \u00bfpor d\u00f3nde puedes empezar en esto de la automatizaci\u00f3n?<\/p>\n<h2><strong>Paso 1: Eval\u00faa los flujos de trabajo existentes<\/strong><\/h2>\n<p>Antes de trazar el rumbo hacia estas mejoras, es imprescindible que sepas exactamente d\u00f3nde te encuentras ahora mismo. <\/p>\n<p>La automatizaci\u00f3n es un cambio con una alta carga estrat\u00e9gica. Sus ventajas crecer\u00e1n exponencialmente si la implementas de la forma adecuada y en el paso adecuado del proceso. Aunque ya te hayas hecho una idea de las tareas que te gustar\u00eda automatizar, solo podr\u00e1s confirmar los beneficios de ese cambio si consigues tener a la vista una panor\u00e1mica de todos tus procesos.<\/p>\n<p>Con ese fin, el primer paso en la automatizaci\u00f3n es dibujar integralmente todos tus flujos de trabajo. Si todav\u00eda no lo has hecho, identifica c\u00f3mo comienzan tus proyectos, c\u00f3mo se desarrollan y c\u00f3mo llegan a su culminaci\u00f3n. Exponer los procedimientos al detalle te ayudar\u00e1 a establecer exactamente todas las fases por las que atraviesa un proyecto antes de aportar valor a tu empresa.<\/p>\n<h2><strong>Paso 2: Visualiza tus objetivos<\/strong><\/h2>\n<p>Ahora que sabes c\u00f3mo realizas tus operaciones actuales, es hora de pensar en el siguiente hito.<\/p>\n<p>Llegados aqu\u00ed, podemos empezar por visualizar el aspecto que tendr\u00e1n los procesos empresariales cuando la automatizaci\u00f3n est\u00e9 en marcha: c\u00f3mo fluir\u00e1 tal proceso, qu\u00e9 empleados se liberar\u00e1n, qu\u00e9 cambiar\u00e1 en relaci\u00f3n con la entrega final del producto\u2026 En t\u00e9rminos de planeamiento, este es el momento de fijar objetivos, especialmente objetivos relevantes para los flujos de trabajo que has identificado en el paso anterior.<\/p>\n<p>La forma m\u00e1s eficiente de preparar estos planes es visualizar tus nuevos procesos centr\u00e1ndote en los resultados conseguidos. Por ejemplo, no pienses \u00abquiero que mi lista de contactos se rellene autom\u00e1ticamente\u00bb; piensa \u00abquiero reducir tiempos en el recorrido del cliente\u00bb o \u00abquiero reducir errores al recopilar la informaci\u00f3n de contacto\u00bb. Enmarcar tus objetivos en este sentido ayuda a colocar en primer lugar el prop\u00f3sito de la automatizaci\u00f3n, vinculando la transformaci\u00f3n a los beneficios empresariales concretos en lugar de a la tecnolog\u00eda (que, como veremos, es mejor dejarla para cuando tratemos con expertos en la materia).<\/p>\n<p>Adem\u00e1s, priorizar los objetivos har\u00e1 que las ventajas de la automatizaci\u00f3n resulten m\u00e1s accesibles a corto y largo plazo. As\u00ed que, a medida que conjugas estos objetivos con tu workflow actual, m\u00e1s sencillo te resultar\u00e1 implementar la automatizaci\u00f3n que te ayude a conseguirlos. Cuando tu negocio crezca, los procedimientos pueden crecer con \u00e9l con un m\u00ednimo mantenimiento.<\/p>\n<h2><strong>Paso 3: Identificar cuellos de botella<\/strong><\/h2>\n<p>Tal vez recuerdes que en nuestro \u00faltimo post sobre automatizaci\u00f3n ya recomendamos pensar en el proceso desde la perspectiva del workflow al que le afecta. Naturalmente, esto tambi\u00e9n resulta aplicable a la fase de implementaci\u00f3n.<\/p>\n<p>El beneficio de la automatizaci\u00f3n no es solo que los empleados ya no tendr\u00e1n que lidiar con tareas dif\u00edciles y repetitivas (aunque sin duda es un beneficio fundamental). Adem\u00e1s de todo esto, los procesos autom\u00e1ticos en su m\u00e1ximo esplendor pueden acelerar integralmente determinados flujos de trabajo porque eliminan bloqueos que ralentizan el progreso. Como esto propaga las ventajas de la automatizaci\u00f3n en un paso a la totalidad del proyecto, ser\u00eda casi una negligencia no aprovechar esta oportunidad.<\/p>\n<p>Para que la automatizaci\u00f3n sea m\u00e1s efectiva, busca tareas predecibles en t\u00e9rminos de resultados y con un gran impacto en los flujos de trabajo. En otras palabras, son las partes del proyecto que se pueden realizar sin mucha dificultad pero que son imprescindibles para poder continuar: por ejemplo, tomar notas durante las llamadas comerciales o introducir los datos en el CRM.<\/p>\n<p>Aunque los ejemplos que encajan en esta categor\u00eda no son muy glamurosos ni aportan una visi\u00f3n rompedora de la automatizaci\u00f3n en el trabajo, sin duda son los primeros que tienes que actualizar. Insistimos en que el impacto en estas operaciones se magnifica si se extiende a todo el conjunto del proyecto.<\/p>\n<h2><strong>Paso 4: Re\u00fane a las personas involucradas<\/strong><\/h2>\n<p>Como en cualquier remodelaci\u00f3n de tu empresa, la automatizaci\u00f3n es una cuesti\u00f3n de colaboraci\u00f3n. En muy pocas ocasiones una sola persona puede aportar valor en el contexto empresarial. Por eso, al renovar los flujos de trabajo, necesitar\u00e1s m\u00faltiples perspectivas para actualizar tu plan.<\/p>\n<p>Para empezar, la remodelaci\u00f3n necesita a los empleados que mejor entienden tus procesos actuales (por ejemplo, los responsables de personal y de la gesti\u00f3n de las tareas involucradas). Si logras averiguar c\u00f3mo beneficiar a esos empleados aprendiendo directamente de su experiencia, estar\u00e1s en una posici\u00f3n estupenda para optimizar la automatizaci\u00f3n con una visi\u00f3n m\u00e1s enriquecedora que las reflexiones en abstracto (y en solitario).<\/p>\n<p>De igual modo, valora incorporar expertos en tecnolog\u00eda ajenos a tu empresa para asesorarte en la implementaci\u00f3n. Incluso despu\u00e9s de analizar tus propios flujos de trabajo y objetivos, el mundo de la automatizaci\u00f3n es enorme y tremendamente complejo. La mejor forma de optimizar tu inversi\u00f3n con un mejor procedimiento es trabajar codo con codo junto a alguien que comprenda ese campo y tenga experiencia en \u00e9l, no solo testeando todas las opciones de software de automatizaci\u00f3n internamente.<\/p>\n<h2><strong>Paso 5: Planea la implementaci\u00f3n<\/strong><\/h2>\n<p>Por fin, aqu\u00ed puedes empezar a dise\u00f1ar c\u00f3mo pondr\u00e1s en marcha esta automatizaci\u00f3n. Naturalmente, querr\u00e1s actuar para conseguir los objetivos establecidos, de conformidad con lo que tus trabajadores y los expertos que has consultado te recomiendan. Pero, igual que en el resto de pasos, hay algunos aspectos adicionales que no debes perder de vista.<\/p>\n<p>El primero es mantener todos los hitos de la implementaci\u00f3n en un programa de ejecuci\u00f3n. En este punto, comprender qu\u00e9 se implementar\u00e1, qu\u00e9 se conseguir\u00e1 y cu\u00e1ndo estar\u00e1 funcionando, te permitir\u00e1 hacer un seguimiento del progreso de los cambios. Despu\u00e9s de todo, est\u00e1s automatizando tus procedimientos para lograr beneficios concretos, lo l\u00f3gico es que sepas los beneficios que has conseguido.<\/p>\n<p>El segundo es mantener a todos los empleados al corriente del progreso y de las novedades. Es posible que los empleados no tengan claro c\u00f3mo cambiar\u00e1n los flujos de trabajo o que les preocupe que esta automatizaci\u00f3n se quede con sus puestos de trabajo. Para mantener el nivel normal de actividad, es esencial ser transparente y aliviar las posibles dudas.<\/p>\n<p>Por \u00faltimo, no planees un punto final inamovible para tu instalaci\u00f3n. Es probable que el software de automatizaci\u00f3n necesite mantenimiento, especialmente si tu negocio crece o pasa por modificaciones estructurales. Lo m\u00e1s recomendable es ser din\u00e1mico para que estos cambios se puedan realizar desde el primer momento y que no te pillen desprevenido.<\/p>\n<h2><strong>Prepara tu automatizaci\u00f3n<\/strong><\/h2>\n<p>Es evidente que no resulta f\u00e1cil planear un programa de automatizaci\u00f3n concreto porque, a fin de cuentas, cada negocio tiene procedimientos diferentes. Lo que planeas conseguir con la automatizaci\u00f3n no necesariamente coincidir\u00e1 con el planeamiento de otra empresa, incluso aunque opere en tu mismo sector, sencillamente porque lo m\u00e1s probable es que teng\u00e1is formas diferentes de ejecutar y actualizar vuestros procesos.<\/p>\n<p>As\u00ed que no pierdas de vista estas orientaciones y tr\u00e1talas como lo que son: orientaciones, no reglas. Maximizar el valor de la automatizaci\u00f3n en la empresa requiere una mirada cuidadosa y a largo plazo sobre tu forma de actuar en los negocios; tus necesidades concretas seguramente no coincidir\u00e1n con una estructura predeterminada. De todos modos, ten en cuenta siempre la importancia de planear tu transformaci\u00f3n y primar la colaboraci\u00f3n con los trabajadores y otros expertos ajenos. Correr m\u00e1s de la cuenta o aventurarte en este proceso solo podr\u00eda ser contraproducente.<\/p>\n<p>Por encima de todo, recuerda que est\u00e1s automatizando procesos para conseguir beneficios reales y concretos. Af\u00e9rrate a esta idea y dise\u00f1a un enfoque estrat\u00e9gico: ya estar\u00e1s un paso por delante de lo que quiera que necesiten tus flujos de trabajo.<\/p>\n<p>Descubre c\u00f3mo <a href=\"https:\/\/www.wildix.com\/gong\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Wildix utiliza la automatizaci\u00f3n para simplificar los flujos de trabajo mediante la integraci\u00f3n con el software de Business Intelligence de Gong.io.<\/a><\/p>\n<p><em><strong>Para m\u00e1s consejos sobre c\u00f3mo usar la tecnolog\u00eda para mejorar los procedimientos en el trabajo, <a href=\"https:\/\/www.wildix.com\/es\/wildix-magazine\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">\u00a1suscr\u00edbete y recibe gratis nuestro magazine!<\/a><\/strong><\/em><\/p>\n<p>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>[vc_row][vc_column][vc_single_image source=\u00bbfeatured_image\u00bb img_size=\u00bbfull\u00bb][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text] Como ya comentamos en nuestro post anterior, los beneficios de la automatizaci\u00f3n de procesos no son dif\u00edciles de encontrar. 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