{"id":89116,"date":"2023-04-03T08:00:39","date_gmt":"2023-04-03T06:00:39","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.wildix.com\/spring-clean-your-data\/"},"modified":"2023-04-04T10:25:44","modified_gmt":"2023-04-04T08:25:44","slug":"limpieza-genera-de-tus-datos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.wildix.com\/es\/limpieza-genera-de-tus-datos\/","title":{"rendered":"Limpieza general en tus datos: organicemos tu oficina"},"content":{"rendered":"

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\nLa primavera est\u00e1 en el aire. Hay flores por todas partes. Los d\u00edas son un poco m\u00e1s largos y luminosos. Y algunos de nosotros sentimos el impulso anual de hacer una limpieza general de nuestras casas y oficinas.<\/p>\n

<\/p>\n

Igual que nuestros armarios y altillos se desahogan con una buena limpieza, nuestro almacenamiento digital tambi\u00e9n se la merece. No se trata solo de algo que est\u00e1 bien hacer, limpiar tus datos puede ayudarte a seguir cumpliendo con la normativa con seguridad y organizaci\u00f3n (especialmente si te tomas el tiempo de configurar un sistema que funcione durante todo el a\u00f1o).<\/p>\n

C\u00f3mo organizar tus datos<\/strong><\/h2>\n

Para los que todav\u00eda cre\u00e9is que la organizaci\u00f3n de datos solo consiste en colocar elementos en carpetas\u2026 seguid leyendo. Los datos son un recurso valioso y, como tal, hace falta algo de tiempo y esfuerzo organizarlos de forma que se adapten perfectamente a tu negocio o el de tus clientes.<\/p>\n

Recapitula<\/h3>\n

El primer paso es identificar todas tus fuentes de datos y recursos. Si no sabes lo que tienes, \u00bfc\u00f3mo vas a organizarlo? Una vez ubiques todos los elementos, los puedes clasificar por tipolog\u00eda y prop\u00f3sito.<\/p>\n

Este paso de clasificaci\u00f3n es crucial y te permite definir con claridad reglas para cada tipo de datos. S\u00ed, eso implica que no todos los datos se crean de la misma manera. Por supuesto, el tipo de datos determinar\u00e1 la frecuencia con la que necesitas acceder a ellos y en consecuencia c\u00f3mo los puedes almacenar, pero tambi\u00e9n necesitas tener en cuenta los requisitos regulatorios y las buenas pr\u00e1cticas del sector que pueden imponer exigencias de almacenamiento concretas dependiendo del tipo de datos que utilices. Este planteamiento de organizaci\u00f3n se llama data management (gesti\u00f3n de datos) y establece los cimientos para planes organizativos de alto nivel que llamamos data strategy (estrategia de datos).<\/p>\n

Elige el almacenamiento adecuado<\/h3>\n

Es la hora de elegir el almacenamiento adecuado. Puede parecer una elecci\u00f3n sencilla entre un servidor on-premise y la nube, pero a menudo distintos tipos de datos requieren diferentes soluciones. En relaci\u00f3n con el Reglamento General de Protecci\u00f3n de Datos (RGPD o GDPR por sus siglas en ingl\u00e9s) y otras leyes, hay determinados datos, a menudo informaci\u00f3n personal de los clientes, cuyo almacenamiento requiere seguridad adicional.<\/p>\n

Para cada tipo de datos necesitas hacer una evaluaci\u00f3n dependiendo de distintos criterios que incluyen la accesibilidad, fiabilidad, seguridad y control de acceso. A fin de cuentas, has recogido esos datos para cumplir con un fin y necesitas garantizar que est\u00e9n accesibles para las personas adecuadas. Esto implica que sean f\u00e1ciles de acceder pero tambi\u00e9n obliga a limitar el n\u00famero de personas que pueden acceder a ellos. Adem\u00e1s de estas cuestiones, tienes que valorar el coste del almacenamiento, la frecuencia con la que accedes a los datos, el nivel de cifrado e incluso la ubicaci\u00f3n del propio almacenamiento.<\/p>\n

Cuando sepas lo que necesitas, puedes comprobar f\u00e1cilmente si tu soluci\u00f3n de almacenamiento actual es adecuada e incluso comparar diferentes ofertas en la nube. Recomendamos que busques un proveedor Cloud que no solo ofrezca todas las funciones y posibilidades que se adaptan a tus necesidades concretas, sino que adem\u00e1s tenga una reputaci\u00f3n s\u00f3lida en materia de seguridad y fiabilidad, as\u00ed sabr\u00e1s que tus datos son accesibles siempre que necesites acceder a ellos y est\u00e1n seguros.<\/p>\n

Elimina lo que no necesitas<\/h3>\n

Como en cualquier limpieza general, para organizar tus datos de verdad necesitar\u00e1s deshacerte de la informaci\u00f3n que ya no necesitas. Esto no solo reduce la cantidad de datos que almacenas, tambi\u00e9n te puede ayudar a cumplir con la normativa.<\/p>\n

Ya lo sabes: en varias normativas (incluyendo el RGPD europeo) solo debes conservar datos personales de clientes o empleados durante el tiempo que lo necesites. Si ya no est\u00e1s usando esos datos para los fines previstos, tienes que dejarlos ir.<\/p>\n

Sin embargo, es importante observar que esto es un consejo general y los requisitos para los datos de llamadas y la grabaci\u00f3n de llamadas pueden variar dependiendo del sector, el tipo de datos y otros factores.<\/p>\n

Por este motivo, aseg\u00farate de consultarlo con un jurista y con las agencias regulatorias para asegurarte de cumplir con todas las leyes y reglamentos aplicables. Incl\u00fayelo como un paso fundamental en el desarrollo de una pol\u00edtica de conservaci\u00f3n de datos que tenga en cuenta estos factores y garantice que los datos no se almacenen durante m\u00e1s tiempo del necesario.<\/p>\n

Cuando decidas de qu\u00e9 vas a deshacerte, tal vez tengas que hacer algo m\u00e1s que un clic en eliminar. Para los datos sensibles o confidenciales, no basta con borrar un archivo para eliminarlo adecuadamente del ordenador. En su lugar, necesitar\u00e1s usar un modelo seguro como un software de data wiping, la destrucci\u00f3n f\u00edsica o el cifrado. Quiz\u00e1s incluso puedas toparte con reglamentos espec\u00edficos del sector que imponen un m\u00e9todo concreto como parte de la pol\u00edtica de destrucci\u00f3n de datos.<\/p>\n

Sin embargo, no es necesario eliminar todos los archivos con tanto cuidado. Piensa en la trituradora de papel que sueles usar. Algunos papeles se pueden tirar a la papelera, aunque los documentos m\u00e1s sensibles necesitan ser triturados o incluso destruidos con m\u00e1s seguridad. El concepto es exactamente el mismo para tu informaci\u00f3n digital: el clic en eliminar ser\u00eda el equivalente de tu basura o cubo de reciclaje normal.<\/p>\n

Con independencia de la seguridad con la que te deshagas de los archivos que ya no quieres, tomarte el tiempo para identificar y deshacerte de los datos prescindibles ayudar\u00e1 a tu negocio a cumplir con la normativa y a reducir el riesgo de fugas de datos y otras cuestiones de seguridad.<\/p>\n

Reduce lo que recopilas<\/h3>\n

Por supuesto, la mejor forma de mantener tus datos ordenados y organizados es en primer lugar limitar la informaci\u00f3n que recopilas. Lo creas o no, muchas organizaciones tienen m\u00e1s datos de los que creen porque los recogen por si acaso pudieran ser \u00fatiles, no porque tengan un papel definido. Ah\u00f3rrate el tiempo y las molestias: si a esos datos no les depara un uso pr\u00e1ctico, sencillamente no los recojas.<\/p>\n

Esto hace que te resulte mucho m\u00e1s f\u00e1cil tratar los datos que ya tienes y cumplir con la legislaci\u00f3n. Por ejemplo, seg\u00fan el RGPD, solo puedes recopilar datos si tienes el consentimiento para ello. \u00bfPor qu\u00e9 complicar m\u00e1s la petici\u00f3n de consentimiento para los datos si no vas a usarlos? Considerando que los datos solo pueden usarse para los fines previstos, en realidad no podr\u00edas almacenarlos solo por si acaso.<\/p>\n

En su lugar, piensa en cu\u00e1l es tu plan de an\u00e1lisis de datos antes de recogerlos (as\u00ed podr\u00e1s garantizar que solo recopilas datos \u00fatiles y de calidad que cumplan con los est\u00e1ndares \u00e9ticos y legales) y establece procedimientos para protegerlos y analizarlos adecuadamente.<\/p>\n

Data management en UC&C<\/strong><\/h2>\n

Igual que es importante elegir un proveedor de almacenamiento en la nube adecuado, aseg\u00farate de que eliges un proveedor UC&C que sea transparente sobre c\u00f3mo sus soluciones producen, protegen y almacenan los datos. De esa forma, si tienes que alinear las soluciones de comunicaci\u00f3n de un cliente con su plan estrat\u00e9gico de datos, sabr\u00e1s qu\u00e9 ajustes necesitas en cada caso.<\/p>\n

En Wildix, por ejemplo, usamos Amazon Web Services (AWS) no solo por la seguridad y fiabilidad que ofrece, sino tambi\u00e9n por el alcance de su infraestructura global que nos asegura que los datos de nuestros usuarios finales no est\u00e1n almacenados al otro lado del mundo. Tambi\u00e9n creamos nuestros productos de forma que sean secure-by-design, cifrando los datos en el punto de origen, durante su transporte y en el almacenamiento, en lugar de pedir a nuestros socios que conf\u00eden en VPN o SBC de terceros. Sabemos que a\u00f1adir m\u00faltiples capas solo aumenta los puntos d\u00e9biles y el \u00fanico m\u00e9todo seguro es incluir el cifrado desde el primer momento.<\/p>\n

Sin embargo, aunque tu proveedor incluya se\u00f1ales de fiabilidad y seguridad similares, aseg\u00farate de que te ofrece tambi\u00e9n un soporte que te pueda aconsejar sobre c\u00f3mo ajustar la configuraci\u00f3n a las exigencias de tus clientes. Porque, como sabemos, la normativa puede cambiar y en algunos sectores las reglas son m\u00e1s estrictas que en otros. En fin, contar con un equipo de soporte como el de Wildix, listo para ayudarte cuando lo necesitas, es un recurso muy valioso.<\/p>\n

Sin importar con qui\u00e9n decidas trabajar, tomarte el tiempo para considerar todo lo que implican las necesidades de almacenamiento de datos de tu cliente no solo prepara su negocio para el \u00e9xito, tambi\u00e9n te posiciona como un especialista integral en comunicaciones unificadas. Igual que con tus propios esfuerzos para la gesti\u00f3n de datos, solo necesitas algo de reflexi\u00f3n, planeamiento y esfuerzo.<\/p>\n

Para m\u00e1s consejos sobre la gesti\u00f3n de datos y la seguridad,<\/em> \u00a1suscr\u00edbete para recibir gratis nuestro magazine!<\/a><\/strong><\/p>\n

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