Vad krävs för att aktivera smart arbetande hos ett företag, från en teknisk synvinkel?

Att aktivera smart arbetande i ett företag på endast en arbetsdag — är det tekniskt möjligt eller är det ytterligare ett marknadsföringstrick?

Under de senaste veckorna och månaderna, på grund av utbrottet av COVID-19, har många företag runt om i världen kämpat för att tillhandahålla sina anställda med verktyg som kan göra det möjligt för dem att arbeta hemifrån samtidigt som de upprätthåller samma nivå av produktivitet och tillgänglighet.

Detta stämmer i synnerhet för de företag som aldrig haft distansarbete som praxis innan utbrottet. För bara ett par månader sedan var smart arbete helt enkelt “bra att ha”, och användes endast av en liten procent av företagen. Idag är det inte längre valfritt. Det måste bli ett måste att tillhandahålla för alla företag som en överlevnadsmetod.

I det här blogginlägget kommer vi att analysera, från ett tekniskt perspektiv, huruvida det är möjligt att snabbt och sömlöst aktivera smart arbetande på ett litet till mellanstort företag och hur mycket tid det skulle ta.

Vill du möjliggöra distansarbete? Klicka nedan ⤵️⤵️⤵️

Smartworking Wildix

Som exempel kommer vi att betrakta ett litet företag med 50 anställda som behöver aktivera en lösning för smart arbetande med följande krav:

  • Intern kommunikation

Teamen har inte längre möjlighet att genomföra fysiska möten. De behöver en kraftfull webbkonferenslösning för att kunna hålla möten online som skulle tillåta dem att, förutom att hålla videokonferenser, arbeta tillsammans på dokument och dela sina skärmar.

Medarbetare kan inte längre gå till varandras skrivbord eller gå till ett mötesrum för att diskutera något när de arbetar på samma projekt. De behöver effektiva samarbetsverktyg i realtid — inklusive chatt, samtal, skärmdelning, gruppchatter och fildelning.

  • Extern kommunikation

Kunder befinner sig i lockdown, så de köper produkter och beställer tjänster online. Det innebär att företag behöver fokusera på att öka onlineförsäljningen. Ett enkelt sätt att göra det på skulle vara genom sina egna företagswebbplatser; detta kan uppnås genom att lägga till en funktion där slutkunderna kan komma i kontakt med företagets representanter direkt från landningssidan.

Även alla möten med partners, leverantörer eller potentiella kunder måste flyttas online. Det innebär att ett företags webbkonferenslösning måste vara lättillgänglig för externa användare i tillägg till internanställda. Den bör vara enkel att använda och inte kräva någon ytterligare hårdvara eller mjukvara.

  • Implementering och leverans av lösningen

När det gäller leverans — måste installation kunna göras på distans. Just nu kan inte tekniker vara på plats på vårt kontor och de kan inte åka till människors hem för att installera och ställa in någon mjukvara eller hårdvara. Deras lösning måste installeras på distans, från start till mål.

Utbildning på plats för anställda är inte möjligt under nuvarande situation. En företagslösning måste därför vara intuitiv och enkel att använda för personer i alla åldrar och med olika färdigheter och till och med av personer utan någon teknisk bakgrund. Det ska inte kräva några plugins eller program som ska installeras, felsökas eller uppdateras.

Ytterligare en sak att överväga när man aktiverar smart arbetande och låta anställda använda sina egna enheter: lösningen bör garantera full säkerhet utan att komplicera infrastrukturen genom att kräva VPN eller SBC på kontoret eller i människors hem.

Hur levererar du en lösning för smart arbetande på distans?

Nu när vi förstår ett vanligt företagsbehov är frågan huruvida det är tekniskt möjligt att implementera en lösning som skulle uppfylla alla dessa krav, och om svaret är ja, hur snabbt kan det göras?

Wildix, den första webb-baserade Unified Communications och abonnentväxeln för VoIP, visar att endast en arbetsdag är tillräckligt för denna implementering. Dessutom kan hela processen göras från distans, utan någon installation på plats.

Ur en teknisk synvinkel, exakt hur är det möjligt att möjliggöra smart arbetande på ett företag på endast en arbetsdag?

1) Skapa en ny molninstans = 5 minuter

Alla Wildix partners har tillgång till Wildix Management Portal, där de kan se och hantera alla sina kunders telefonsystem. Det tar endast ett par minuter att skapa en ny moln-abonnentväxel och lägga till användarlicenser.

Wildix lösning är väldigt skalbar—du kan lägga till så många användarlicenser som du behöver, och du kan lägga till fler, i realtid, när det kan behövas. Du får även en hel del flexibilitet när det kommer till återkommande betalningsperioder; du kan välja mellan en månad, ett år eller fem år.

På bara ett par minuter är vår abonnentväxel redo och aktiverad och vi kan komma åt dess administratörsgränssnitt via webbläsaren från vilken dator som helst. Det finns ingenting som måste installeras för att kunna få tillgång och hantera vår abonnentväxel.

2) Ställ in abonnentväxeln = 40 minuter till flera timmar + 12 timmar för portering av telefonnummer

Vid det här läget kan vi lägga till våra användare. Det enklaste sättet är att importera dem från någon backend: LDAP, Active Directory, MySQL, MSSQL och andra källor stöds, såväl som en enkel CSV-fil.

Samma sak gäller med telefonböcker. När vi väl har importerat dem kan vi ställa in ett schemalagt jobb, och våra användare kommer ha tillgång till alla delade telefonböcker i realtid från alla sina enheter, så länge vi inte vill begränsa det.

Vid den här punkten kan vårt systems användare redan ringa varandra. Du behöver inte göra något ytterligare för att aktivera interna samtal.

För externa samtal rekommenderar vi användning av tjänsten som heter CLASSOUND, som tillhandahålls av Wildix. Den erbjuder HD-ljud och -video och kryptering är aktiverat som standard och mer än 130 länder stöds för närvarande. Flyttning är enkelt, vilket innebär att företag kan behålla sina befintliga telefonnummer. På bara 12 timmar kan de anställda ta emot samtal direkt i hemmet och använda sina befintliga telefonnummer för att ringa kunder, partners och leverantörer.

Nu är det dags att jobba med våra Dialplans! Den här delen kommer ta längre tid för oss eftersom vi måste förstå kundens behov och ställa in systemet baserat på dem. Wildix Dialplan tillhandahåller otaliga scenarion för hantering av inkommande och utgående samtal. Du kan ställa in scheman, skapa kundservicegrupper (Teknisk support, försäljningsavdelning m.m.) för att hantera samtalsköer, skapa talsvarsträd m.m.

3) Aktivera Collaboration, interna och externa samtal = 5 minuter

Hur får anställda åtkomst till gränssnittet för Collaboration, och hur kan de börja ringa och ta emot samtal om de inte har sin skrivbordstelefon hemma?

Systemadministratören skickar ut en inbjudan till alla sina anställda via email. Detta email innehåller en länk till att ansluta till det webbaserade Collaboration och tillgång till inloggningsuppgifter. Webbaserat innebär att de inte behöver installera något på sina datorer — de får åtkomst direkt från webbläsaren.

När våra användare väl fått åtkomst till det webbaserade Collaboration, behöver de bara lägga till sin användarbild, tjänstgöringslista och ställa in sina preferenser för vidarekoppling.

De kan ringa och ta emot samtal direkt från webbgränssnittet utan att behöva installera några plugins. Detta är möjligt tack vare webbläsares ursprungliga stöd för WebRTC, teknologin som möjliggör kommunikation mellan webbläsare. Kollegor kan hantera sina samtal på samma sätt som de gör från sin kontorstelefon; samtliga funktioner finns tillgängliga, inklusive samtalsöverföring, vänteläge, samtalsinspelning m.m.

Dessutom kan anställda ladda ner en smartphone-klient från Google Play Store eller Apples App Store som tar alla Unified Communications-funktioner, inklusive gruppchatter till deras smartphones.

4) Vad sägs om en skrivbordstelefon? = 2 minuter

Men de anställda som inte kan leva utan en fysisk telefon då? De användarna kan välja en Vision eller SuperVision Android-skrivbordstelefon. Du kan enkelt ta hem denna telefon och börja använda den efter bara ett par minuter genom följande process:

  1. Anslut telefonen till telefonjacket
  2. Anslut telefonen till Wifi-nätverket där hemma
  3. Logga in i Wildix app

5) Ställa in en webbkonferens = 30 sekunder

En av de mest kraftfulla lösningarna som Wildix tillhandahåller för distansarbetare är vår webbkonferensfunktion.

Du skapar ett nytt konferensrum direkt från vårt Collaboration-webbgränssnitt. Sedan bjuder du in användare och schemalägger konferensen till senare. Du kan även bjuda in externa parter, och alla kommer att få ett email med inbjudan och instruktioner för hur man ansluter till konferensen.

För att delta i en videokonferens behöver du bara en dator eller en smartphone samt en internetanslutning. Det är väldigt enkelt då den även är baserad på en WebRTC och som sagt inte kräver att man behöver installera något.

Hur utbildar du dina distansarbetare?

Poängen här är att välja en lösning som är så enkel att använda och intuitiv att slutanvändaren inte behöver någon utbildning, även i en situation där våra anställda är i olika åldrar och har minimala till inga tekniska färdigheter.

För de användare som vill nyttja Wildix lösning till fullo, erbjuder vi en serie av korta videohandledningar som förklarar alla avancerade funktioner. Alla videor, precis som vår användardokumentation, finns tillgängliga online utan någon registrering.

Säkerhetsöverväganden

Säkerhet är en av de viktigaste frågorna för företag som övergår till smart arbetande och BYOD-policy (bring your own device).

Wildix utformar sina lösningar med säkerhet i åtanke och säkerställer att alla säkerhetsfunktioner är inbyggda i produkten. Det innebär att Wildix system har en säker design och säkerhet delegeras aldrig till enheter från tredje part.

Här är ett par punkter som förklarar hur vi garanterar 100 % säkerhet i Wildix lösning:

  • Alternativ för enkel inloggning med Active Directory, Google, Microsoft
  • Tvåfaktorsautentisering (2FA)
  • Säkra hashfunktioner SHA-512 + salt för kryptering av användarlösenord
  • TLS-kryptering av HTTPS-trafik till abonnentväxeln, skärmdelningssessioner, webbkonferenser
  • SIP TLS – SIP-signalering över TLS
  • Intrångsdetektering över alla tjänster som hanteras av abonnentväxeln
  • DoS-skydd över alla tjänster som hanteras av abonnentväxeln
  • videosamtal och webbkonferenser via WebRTC:
    • WebRTC tillhandahåller säkerhet “utanför boxen”, dess säkerhet finns i webbläsaren
    • Alla mediaströmmar som skickas via WebRTC är krypterade med DTLS och SRTP, vilket gör avlyssning, manipulering och tjuvlyssning omöjligt
    • Externa servrar (t.ex. TURN) avkodar inte applikationens datalager och rör inte DTLS-kryptering, de har inte tillgång till den information som utbyts

Vill du möjliggöra distansarbete? Klicka nedan ⤵️⤵️⤵️

Smartworking Wildix

Titta på videon: Så aktiverar man smart arbetande på ett företag på endast en dag med Wildix.

 

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (10 votes, average: 4,20 out of 5)
Loading...
Social Sharing
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *