Le UCaaS sono una parte cruciale del panorama lavorativo, ma in molti uffici open space la privacy non è disponibile. Questo potrebbe andare bene quando si devono effettuare delle semplici chiamate commerciali o per rispondere alle richieste del servizio clienti; tuttavia, ci sono momenti in cui avere un po’ più di privacy è necessario. In molti casi, una cabina telefonica per ufficio è la risposta.
Una cabina telefonica per ufficio è uno spazio privato installato in un ufficio. La porta, di solito, è oscurata e la cabina è insonorizzata. È un piccolo rifugio in cui le persone possono condurre conversazioni sensibili, lontano dal frastuono di un ufficio open space.
In genere, le cabine telefoniche per ufficio sono molto più economiche e molto più efficaci dell’installazione di numerosi uffici privati, quindi, rappresentano per questo motivo un’attrattiva per le aziende. Eppure, non sono molto utilizzate, nonostante i loro innumerevoli vantaggi.
La Storia della Cabina Telefonica per Ufficio
La cabina telefonica originale fu creata nel 1881 in Germania ed era chiamata Fernsprechkiosk, che letteralmente significa “chiosco telefonico”. Questo modello utilizzava un sistema di ticketing per acquistare l’accesso alle chiamate. La prima versione a monete fu inventata nel 1889 negli Stati Uniti.
Il design più celebre della cabina telefonica è quello della famosa cabina rossa inglese, lanciata per la prima volta nel 1920. Queste cabine sono rapidamente diventate un’icona, anche se l’ascesa del telefono cellulare ha portato alla rimozione della maggior parte delle cabine negli anni 2010.
Eppure le cabine telefoniche per ufficio non erano ben utilizzate. Questo perché, per molti anni, se potevi permetterti un telefono privato, potevi permetterti anche un ufficio privato. Le linee telefoniche erano costose e la maggior parte delle persone doveva utilizzare il telefono generale dell’ufficio per effettuare chiamate (se era consentito).
L’evoluzione economica e tecnologica ha determinato un cambiamento nell’uso delle comunicazioni. Passare da un’economia manifatturiera, in cui i dipendenti producono prodotti fisici, a un’economia dei servizi, in cui i dipendenti forniscono servizi diretti, significava che sempre più persone avevano bisogno di telecomunicazioni.
Inoltre, l’aumento dei costi in varie città ha portato alla diffusione di uffici open space. La privacy di un ufficio non era più garantita per la maggior parte dei dipendenti e l’enorme aumento degli open space a cubicoli degli anni ‘80 e ‘90 ha ridotto drasticamente la privacy.
Anche allora, la maggior parte delle persone poteva andare in un ufficio (spesso riservati al management) se avevano bisogno di un po’ di privacy per una chiamata in particolare.
Tutto piuttosto normale fino alla pandemia del 2020. Improvvisamente, molti lavoratori sono stati incoraggiati a lavorare da remoto, se possibile. Ciò ha creato un cambiamento radicale nei modelli di lavoro. Il lavoro da remoto è diventato uno standard.
Eppure, per molti era ancora necessario distinguere tra lavoro e casa. Gli spazi di lavoro condivisi sono diventati più popolari e molte aziende li affittano: ce ne sono circa 35.000 in tutto il mondo, un numero che dovrebbe aumentare del 21% nel 2024. Offrono molti vantaggi, ma la privacy non è uno di questi. Il risultato? La cabina telefonica per ufficio è, improvvisamente, molto richiesta.
Cabine Tecnologiche e Uffici
La cabina telefonica per ufficio è uno strumento abbastanza semplice. Deve garantire la privacy, consentendo alle persone di conversare senza essere viste o sentite. Deve anche avere una buona illuminazione e deve essere facile da bloccare: non si può correre il rischio di origliare una conversazione privata.
Una cosa che a volte si dimentica è la necessità di avere una buona connessione internet. In alcuni casi, può essere fornita con cavo Ethernet, ma molti laptop moderni, in particolare le versioni ultrasottili preferite da molti professionisti (come i Mac) non dispongono di porte Ethernet. Occorre quindi un segnale Wi-Fi solido.
Sfortunatamente, alcune cabine telefoniche per uffici sono fatte di materiale metallico ad alto spessore, cosa che può bloccare il segnale. Un punto di accesso wireless interno può risolvere questo problema, ma è un’opzione più costosa.
Se progettata male, una cabina telefonica per ufficio può risultare limitante e scomoda. Anche se questi spazi non dovrebbero essere monopolizzati, è anche importante che siano abbastanza confortevoli per ospitare meeting di un’ora o più, in particolare per chi lavora nelle risorse umane o chi deve fare riunioni sensibili dal punto di vista legale o finanziario. Una cabina ben progettata non ha questi problemi e, se ben gestita, può garantire una rotazione costante delle persone.
Ho lavorato in molti spazi condivisi e alcuni sono molto migliori di altri. I migliori hanno capito cosa significasse effettivamente il concetto di coworking e hanno progettato gli uffici e i sistemi in modo adeguato. I peggiori hanno preso un ex ufficio, hanno messo qualche sedia e qualche scrivania e lo hanno definito uno spazio di coworking, senza alcuna comprensione di Hot Desking e con una manutenzione e una privacy limitate.
Dan B, Assistenza Tecnica da remoto per una grande azienda
Devono anche essere ben ventilati e climatizzati. Un piccolo spazio in una stanza calda con laptop e insonorizzazione comporta alte temperature: ci sono un paio di fonti di calore e un flusso d’aria potenzialmente limitato. Nessuno vuole uscire dall’ufficio come se fosse stato ad una sessione intensiva di ginnastica.
In genere, per gestire l’utilizzo cabina telefonica si ricorre a un sistema di prenotazione, che deve essere abbastanza flessibile da soddisfare le richieste dell’ultimo minuto, in particolare delle risorse umane.
Nel complesso, la progettazione di una cabina telefonica in un ufficio dovrebbe essere attentamente considerata per garantire comfort, privacy e praticità, con sistemi di chiusura implementati per evitare l’uso eccessivo da parte di una sola persona.
La Cabina Telefonica per Ufficio vs gli Uffici
All’interno di uno spazio di coworking, ci sono spesso sia uffici privati che spazi open space con una serie di cabine telefoniche per ufficio disponibili. Ovviamente, entrambi presentano dei vantaggi in uno spazio di coworking.
| Open Office + Cabina Telefonica per Ufficio | Private Office | |
| Prezzo | Basso | Alto |
| Privacy | Su richiesta, ma generalmente inferiore | Alto |
| Accessibilità ai colleghi | Alto | Intermedio |
| Capacità di concentrazione | Intermedio | Alto |
| Funzioni secondarie | Spazio dall’aspetto professionale | Spazio privato per i meeting Background professionale Spazio per i colloqui |
| Indirizzo aziendale | Qualche volta | Qualche volta |
| Modelli di lavoro flessibili | Sì | Sì |
Il grande vantaggio di un ufficio è che consente di incontrare persone in privato. Offre una buona atmosfera per le riunioni in presenza e offre uno spazio dall’aspetto professionale anche durante le videochiamate.
Tuttavia, anche uno spazio di coworking offre molti vantaggi. La maggior parte offre un upgrade quando c’è bisogno di stanze per la formazione o sale riunioni su richiesta. Di conseguenza, sono molto convenienti per le aziende che desiderano ridurre le spese generali. Inoltre, sono spesso disponibili in fasce orarie più ampie rispetto ad un ufficio tradizionale.
Cabine Telefoniche per Uffici e Accessibilità
Una cosa che spesso viene trascurata è la necessità di fornire spazi accessibili a diversi utenti. Una persona in sedia a rotelle, ad esempio, potrebbe non essere in grado di accedere ad una cabina telefonica tradizionale, quindi è necessario considerare attentamente le esigenze specifiche. Ogni azienda (spazi di coworking compresi!) deve tenere conto delle esigenze delle persone con disabilità.
Una soluzione potrebbe essere quella di rendere tutte le cabine telefoniche degli uffici accessibili agli utenti in sedia a rotelle attraverso l’uso di scrivanie mobili, maggior spazio interno e la presenza di rampe di accesso. In alternativa, alcune aziende possono offrire un ufficio privato agli utenti in sedia a rotelle. Purtroppo, questa è una soluzione meno elegante e viene inoltre meno il fatto di avere uno spazio di coworking in cui l’utente può interagire con altre persone regolarmente, cosa auspicabile in questa modalità di lavoro.
Gli uffici, spesso, non vanno d’accordo con le esigenze dei lavoratori disabili come me. L’accesso viene accidentalmente limitato: lo spazio intorno alle scrivanie non è sufficiente e i distributori automatici non sono facilmente raggiungibili! A volte finisco per dovermi alzare e migrare goffamente su una sedia, un processo che può essere molto frustrante e doloroso. Gli spazi di coworking che affrontano questi problemi semplificano il lavoro per tutti, non solo per le persone disabili.
Dan B, Assistenza Tecnica da remoto per una grande azienda
La chiave è la flessibilità e garantire che gli spazi di coworking abbiano aree personalizzate che soddisfino le esigenze di svariate tipologie di utenti.
UCaaS e Spazi di Coworking
Anche se uno spazio di coworking non dispone di cabine telefoniche private, può comunque essere un luogo di lavoro efficace, soprattutto se abbinato a soluzioni UCaaS, come Wildix. La riduzione del rumore e una buona qualità video e audio sono essenziali quando si tratta di comunicazioni unificate: tutto ciò che occorre è un’ottima connessione Internet e si è pronti per iniziare.
Per i MSP, gli spazi di coworking offrono alle aziende un modo per implementare finalmente comunicazioni unificate flessibili e Wildix lo rende possibile senza la necessità di configurare VPN o SBC. Questi spazi offrono spesso un ambiente di lavoro professionale con molti esperti e, spesso, si possono acquisire nuovi, sorprendenti, punti di vista e metodologie da questi professionisti. Questo è uno dei principali vantaggi degli spazi di coworking rispetto all’ufficio tradizionale.
Che cosa devono offrire le soluzioni UCaaS a coloro che desiderano utilizzare spazi di coworking, indipendentemente dal fatto che dispongano o meno di una cabina telefonica privata?
Voce, chat e video sono un ovvio punto di partenza, ma la maggior parte delle soluzioni UCaaS li offre. E per i MSP, questi sono molto semplici da implementare per qualsiasi sistema di comunicazione basato su cloud. Quindi, i MSP devono offrire molta più flessibilità rispetto alle soluzioni UCaaS più semplici.
Devono rendere il lavoro con altre persone in uno spazio di coworking facile tanto quanto quello in un ufficio standard. Occorre quindi una soluzione altamente personalizzabile, che offra gli strumenti necessari ai dipendenti per svolgere il proprio lavoro in modo efficace. Questo potrebbe significare di dover fare delle integrazioni al software di base attraverso API completamente flessibili, oppure dover creare un iframe per semplificare un processo critico.
Le UCaaS rappresentano un’enorme opportunità di efficienza, indipendentemente da dove ci si trovi, e gli spazi di coworking sono solo una delle opzioni possibili. Che ci si trovi in un ufficio open space con cabine telefoniche o semplicemente in una stanza privata all’interno di quello spazio, l’importante è avere la possibilità di accedere a tutto ciò che serve da un’interfaccia unificata: vere comunicazioni unificate.
E gli Uffici in Generale?
Non sono solo gli spazi di coworking ad aver bisogno di una cabina telefonica per ufficio. Per via della loro efficienza in termini di spazio e privacy, le cabine telefoniche vengono installate con maggior frequenza negli uffici e in altri spazi condivisi in tutto il mondo, soprattutto in caso di Hotdesking. Possono migliorare notevolmente la produttività e la soddisfazione dei dipendenti, molto di più rispetto agli uffici open space o persino agli ambienti di lavoro casalinghi. Tuttavia, devono essere gestiti con attenzione, altrimenti rischiano di diventare un ufficio privato destinato a un piccolo numero di lavoratori.
Anche in questo caso, la riservatezza è fondamentale e gli spazi privati sono necessari per consentire ai lavoratori di avere conversazioni private, soprattutto in situazioni delicate. I manager, in particolare, devono rispettare la privacy delle cabine telefoniche, ove possibile.
Adottare delle linee guida ben definite per l’uso delle cabine telefoniche per ufficio insieme a sistemi di qualità ben ponderati è la chiave per renderle uno strumento indispensabile.
L’utilizzo di sistemi ben progettati è assolutamente indispensabile, questo è certo. Ho visto spazi in cui le persone monopolizzavano le cabine telefoniche per tutto il giorno, cosa che le rendeva, di fatto, inutili. Per queste persone, le cabine erano il “loro” spazio di lavoro. Per noi è stato fastidioso perché la cabina ci serviva, ma era costantemente occupata. In un altro spazio di coworking, l’utilizzo delle cabine era regolato in modo molto più rigoroso; con delle regole ben definite e un sistema di prenotazione efficiente: l’utilizzo è risultato più equo. Penso sia molto più facile gestirle all’interno dello spazio aziendale, a condizione che tali regole siano rispettate.
Dan B, Assistenza Tecnica da remoto per una grande azienda
Il Futuro delle Cabine Telefoniche per Ufficio
L’uso delle cabine telefoniche non farà che aumentare in molti spazi lavorativi. Inoltre, il numero crescente di spazi di coworking ne creerà la domanda. I MSP in grado di installare soluzioni complete possono potenzialmente rivolgersi a questo mercato in modo molto efficace e coloro che offrono UCaaS di alta qualità possono incoraggiare le aziende a considerare il lavoro da remoto con l’uso di spazi di coworking. Nel complesso, la domanda di queste soluzioni con buone connessioni e un supporto tecnico solido aumenterà nei prossimi anni, soprattutto perché le aziende abbandonano gli uffici e semplificano le operazioni quotidiane.
Se desideri saperne di più sulle UCaaS e sul contact center tradizionale, dai un’occhiata al nostro articolo sulla scelta tra UCaaS e CCaaS.
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