L’UCaaS est un élément crucial du paysage bureautique, mais il existe de nombreux bureaux comprenant un open space dans lequel la confidentialité n’est pas assurée. Bien que cela convienne souvent pour les appels de vente quotidiens et les réponses aux questions du service client, il est parfois nécessaire d’avoir un peu plus d’intimité. Une cabine téléphonique de bureau est la solution dans de nombreux cas.
Une cabine téléphonique de bureau est tout simplement une cabine privée installée dans un bureau. La porte est généralement teintée et quelque peu insonorisée. Le résultat est principalement un petit refuge où les gens peuvent mener des conversations délicates loin du brouhaha d’un bureau comprenant un open space.
En règle générale, les cabines téléphoniques sont beaucoup moins chères et beaucoup plus efficaces que l’installation de nombreux bureaux privés, et c’est pour cette raison qu’elles intéressent souvent les entreprises. Pourtant, elles ne sont pas très utilisées, malgré leurs avantages innombrables.
L’histoire de la cabine téléphonique de bureau
La première cabine téléphonique a été créée en 1881 en Allemagne, sous le nom de Fernsprechkiosk, ce qui signifie littéralement « kiosque téléphonique ». Ce modèle utilisait un système de tickets pour acheter l’accès aux appels. La première version à pièces a été inventée en 1889 aux États-Unis.
Le modèle le plus célèbre de cabine téléphonique est la cabine téléphonique rouge du Royaume-Uni, mise en place pour la première fois en 1920. Elles ont rapidement fait partie du paysage, bien que l’essor du téléphone mobile ait entraîné la disparition de la plupart d’entre elles dans les années 2010.
Pourtant, les cabines téléphoniques de bureau n’étaient pas très utilisées. En effet, pendant de nombreuses années, si vous étiez assez important pour avoir besoin d’un téléphone privé, vous étiez assez important pour avoir un bureau. Les lignes téléphoniques étant coûteuses, la plupart des gens devaient utiliser le téléphone général du bureau pour passer des appels (s’ils y étaient autorisés).
Mais l’évolution de l’économie et un énorme changement technologique ont entraîné une modification de la façon dont nous utilisions les communications. Le passage d’une économie manufacturière, où les employés fabriquaient des produits physiques, à une économie de services, où les employés fournissaient des services directs, signifiait que de plus en plus de personnes avaient besoin de télécommunications.
De plus, l’augmentation des coûts dans différentes villes a fait que les bureaux comprenant un open space sont devenus la norme. L’intimité d’un bureau n’était plus garantie pour la plupart des employés, et l’augmentation considérable de ce que l’on appelle les « fermes cubiques » dans les années 80 et 90 a considérablement réduit l’intimité.
Même à cette époque, la plupart des gens pouvaient se rendre dans un bureau — souvent réservé à la direction — s’ils avaient besoin d’un peu d’intimité pour passer un appel sensible.
Tout cela était relativement normal jusqu’à la pandémie de 2020. Soudain, des populations actives entières ont été invitées à travailler à distance, si elles le pouvaient. Cela a provoqué un changement radical dans les modes de travail. Le télétravail s’est banalisé.
Pourtant, nombreux sont ceux qui ont encore besoin d’une séparation entre le travail et la maison. Les espaces de travail partagés sont devenus plus populaires, et de nombreuses entreprises les ont financés — il y en a environ 35 000 dans le monde, et ce nombre devrait augmenter de 21% rien qu’en 2024. Ils offraient de nombreux avantages, mais la protection de la vie privée n’en faisait pas partie. Résultat ? La cabine téléphonique de bureau a soudain fait l’objet d’une forte demande.
Technologie et cabines téléphoniques de bureau
La cabine téléphonique de bureau est généralement assez simple. Elle doit être entièrement privée et permettre aux gens de discuter sans être vus ou entendus. Elle doit également disposer d’un certain éclairage et être facile à fermer : personne ne souhaite être dérangé lors d’une conversation délicate.
Une chose que l’on oublie parfois est la nécessité de disposer d’une bonne connexion internet. Dans certains cas, celle-ci peut être assurée par une connexion Ethernet filaire, mais de nombreux ordinateurs portables modernes, en particulier les versions ultrafines appréciées par de nombreux professionnels (comme les Mac), n’ont pas de port Ethernet. Ils ont donc besoin d’une connexion Wi-Fi solide.
Malheureusement, certaines cabines téléphoniques de bureaux sont conçues avec beaucoup de métal, ce qui peut bloquer les signaux. L’installation d’un point d’accès sans fil dans chacune d’entre elles peut atténuer ce problème, mais il s’agit d’une option plus coûteuse.
Si elle est mal conçue, une cabine téléphonique de bureau peut donner l’impression d’être confinée et inconfortable. Si l’on ne souhaite pas qu’une petite partie des occupants d’un espace de travail partagé les monopolise, il faut aussi qu’elles soient suffisamment agréables pour que l’on puisse s’y asseoir pour des réunions d’une heure — en particulier pour les personnes travaillant dans le recrutement ou celles qui doivent tenir des réunions délicates sur le plan juridique ou financier. Un espace bien conçu ne pose pas ces problèmes et, s’il est bien géré, il peut assurer une rotation régulière du personnel.
J’ai travaillé dans un certain nombre d’espaces, et certains sont bien meilleurs que d’autres. Les meilleurs ont compris ce que signifiait réellement le coworking et ont conçu leurs bureaux et leurs systèmes en fonction de cela. Les pires ont simplement pris un ancien bureau, y ont installé des chaises et des bureaux et l’ont appelé espace de coworking, sans aucune compréhension du hotdesking, avec une maintenance limitée et peu d’options pour la vie privée.
Dan B, support technique à distance pour une grande entreprise
Ils doivent également être bien ventilés, voire climatisés. Un petit espace dans une pièce chaude avec un ordinateur portable et une insonorisation entraîne des températures élevées — vous avez deux sources de chaleur et une circulation d’air potentiellement limitée. Personne n’a envie d’avoir l’impression d’avoir pratiqué une séance de sport intensive.
Généralement, un système de réservation est utilisé pour gérer l’utilisation des cabines téléphoniques, bien qu’il doive être suffisamment flexible pour répondre aux demandes de dernière minute — ce qui est fréquent dans le domaine des ressources humaines, en particulier.
Dans l’ensemble, la conception d’une cabine téléphonique de bureau doit être soigneusement étudiée pour garantir le confort, l’intimité et la praticité, et des systèmes clés doivent être mis en place pour éviter la surutilisation par une seule personne.
Cabine téléphonique de bureau vs. Bureaux
Dans un espace de coworking, il y a souvent des bureaux privés et des espaces ouverts avec un certain nombre de cabines téléphoniques disponibles. Bien entendu, les deux types d’espaces présentent des avantages.
| Espace ouvert + cabine téléphonique de bureau | Bureau privé | |
| Prix | Bas | Elevé |
| Vie Privée | Sur demande, mais généralement plus faible | Elevé |
| Accessibilité aux coworkers | Elevée | Modérée |
| Capacité de concentration | Modéré | Elevée |
| Fonctions secondaires | Espace d’aspect professionnel | Espace de réunion privé Arrière-plan professionnel Espace d’entretien |
| Adresse professionnelle | Parfois | Parfois |
| Modes de travail flexibles | Oui | Oui |
Le grand avantage d’un bureau est qu’il vous permet de rencontrer des gens en privé. Il offre une bonne atmosphère pour les réunions physiques et vous permet de créer un espace professionnel même pour les appels vidéo.
Cependant, vous pouvez également obtenir la plupart de ces avantages dans un espace de coworking. La plupart d’entre eux proposent une sorte de mise à jour lorsque vous avez besoin de salles de formation ou de salles de réunion à la demande. Par conséquent, ces espaces peuvent s’avérer très rentables pour les entreprises qui cherchent à réduire leurs frais généraux. Mieux encore, elles sont souvent disponibles pour une plage horaire beaucoup plus large qu’un espace de bureau traditionnel.
Cabines téléphoniques de bureaux et accessibilité
Une chose que l’on oublie souvent est la nécessité de fournir des espaces accessibles à différents utilisateurs. Une personne en fauteuil roulant, par exemple, peut ne pas être en mesure d’accéder à une cabine téléphonique traditionnelle. Chaque entreprise (y compris les espaces de coworking !) doit prendre en compte les besoins des personnes handicapées.
Une solution pourrait consister à rendre toutes les cabines téléphoniques accessibles aux utilisateurs de fauteuils roulants grâce à l’utilisation de bureaux assis-debout, à plus d’espace à l’intérieur de la cabine et à des rampes d’accès aux cabines. Certaines entreprises peuvent toutefois proposer des bureaux privés aux utilisateurs de fauteuils roulants. Cette solution est toutefois moins élégante et passe à côté de l’intérêt d’avoir un espace de coworking où l’utilisateur peut avoir accès à une interaction humaine régulière, ce que beaucoup attendent d’une configuration de type bureau.
Bien souvent, les bureaux ne répondent pas aux besoins des travailleurs handicapés comme moi. Au lieu de cela, ils limitent accidentellement l’accès à des parties clés de l’espace, qu’il s’agisse du manque d’espace autour des bureaux ou même de l’accès aux machines à café ! Je finis parfois par devoir rester debout et migrer maladroitement vers une chaise, un processus qui peut être très frustrant et douloureux. Tout espace de coworking qui s’attaque à ces problèmes facilite le travail de tout le monde, pas seulement des personnes handicapées.
Dan B, support technique à distance pour une grande entreprise
La clé est la flexibilité et l’assurance que les espaces de coworking disposent d’espaces personnalisés qui répondent aux besoins d’un large éventail d’utilisateurs.
UCaaS et espaces de coworking
Même si un espace de coworking n’offre pas de cabines téléphoniques privées, il peut être un lieu de travail efficace, en particulier lorsqu’il est associé à des solutions UCaaS, telles que Wildix. La suppression du bruit, une bonne qualité vidéo et une bonne qualité sonore sont essentielles lorsqu’il s’agit de communications unifiées, et tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une bonne connexion Internet. Et c’est parti.
Pour les MSPs, les espaces de coworking offrent aux entreprises un moyen de mettre enfin en œuvre des communications unifiées flexibles, et Wildix signifie qu’elles peuvent le faire sans avoir besoin de mettre en place des VPN ou des SBC. Ces espaces offrent souvent un environnement de travail professionnel avec une variété de professionnels — ils peuvent souvent fournir des aperçus surprenants sur de nouvelles façons de faire les choses de la part de ces autres professionnels également. C’est l’un des principaux avantages des espaces de coworking par rapport aux bureaux traditionnels.
Que doivent donc offrir les solutions UCaaS à ceux qui souhaitent utiliser les espaces de coworking, qu’ils offrent ou non une cabine téléphonique privée ?
La voix, le chat et la vidéo sont des points de départ évidents, mais la plupart des solutions UCaaS les proposent. Et pour les MSPs, ces fonctions sont très simples à mettre en œuvre pour tout système de communication basé sur le cloud. Les MSPs doivent donc offrir beaucoup plus de flexibilité qu’une simple solution UCaaS.
Ils doivent plutôt faire en sorte que le travail avec d’autres personnes dans un espace de coworking soit aussi facile que le travail dans un environnement de bureau. Cela signifie qu’ils ont besoin d’une solution hautement personnalisable qui fournit les outils dont ces employés ont besoin pour faire leur travail efficacement. Il peut s’agir d’intégrations par le biais d’API entièrement flexibles à des logiciels clés — ou même de la création d’un iframe rapide qui rationalise un processus critique.
L’UCaaS représente une énorme opportunité d’efficacité, quel que soit l’endroit où se trouve l’employé — et les espaces de coworking ne sont qu’une option parmi d’autres. Qu’ils soient dans un open space avec des cabines téléphoniques ou simplement dans une pièce privée au sein de cet espace, ils doivent avoir la possibilité d’accéder à tout ce dont ils ont besoin à partir d’une interface unifiée — de véritables communications unifiées.
Qu’en est-il des bureaux en général ?
Les espaces de coworking ne sont pas les seuls à avoir besoin d’une solution de cabine téléphonique de bureau. Les pods sont désormais installés dans les bureaux et autres lieux du monde entier en raison de leur efficacité en termes d’espace et de confidentialité, en particulier lorsque le hotdesking est la norme. Elles peuvent améliorer considérablement la productivité et la satisfaction des employés, contrairement aux bureaux comprenant un open space ou même aux environnements de télétravail. Cependant, ils doivent également être gérés avec parcimonie, sinon ils deviennent de facto un espace de bureau privé pour un petit nombre de travailleurs.
Là encore, la confidentialité est essentielle et ces espaces sont nécessaires pour permettre aux travailleurs d’avoir des conversations privées, en particulier dans des situations délicates. Les cadres, en particulier, doivent respecter l’intimité de ces cabines dans la mesure du possible.
Des lignes directrices bien définies pour l’utilisation des cabines téléphoniques de bureau et des systèmes de qualité bien conçus sont essentiels pour assurer leur succès.
L’utilisation de systèmes bien conçus est absolument essentielle. J’ai vu des gens monopoliser les cabines téléphoniques de bureau toute la journée, et cela ne semblait absolument pas nécessaire. Pour eux, c’était simplement « leur » espace de travail. Pour nous, c’était une nuisance parce qu’il y avait une demande pour ces cabines et que cela en retirait une de la circulation. Dans un autre espace de coworking, leur utilisation était beaucoup plus étroitement réglementée, et des règles établies ainsi qu’un bon système de réservation rendaient le processus beaucoup plus équitable. Je pense qu’il est beaucoup plus facile de les gérer dans un bureau d’entreprise, à condition que ces règles soient respectées.
Dan B, support technique à distance pour une grande entreprise
L’avenir des cabines téléphoniques de bureau
Pour de nombreux espaces de travail, l’utilisation des cabines téléphoniques ne fera qu’augmenter. En outre, le nombre croissant d’espaces de coworking va créer une demande pour ces cabines. Les MSPs qui peuvent installer des solutions complètes peuvent potentiellement cibler ce marché de manière très efficace, et ceux qui fournissent des UCaaS de haute qualité peuvent encourager les entreprises à envisager le télétravail avec l’utilisation d’espaces de coworking. Dans l’ensemble, la demande de solutions offrant de bonnes connexions et une assistance technique solide ne fera qu’augmenter au cours des prochaines années, en particulier à mesure que les entreprises supprimeront des bureaux et rationaliseront leurs activités.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les UCaaS et le contact center traditionnel, consultez notre article sur comment choisir entre UCaaS et CCaaS.
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