Avere o meno il telefono, in un’azienda, non è un’opzione. Per quanto tutti si affidino a Internet per comunicare, le telefonate sono ancora alla base della collaborazione aziendale e della comunicazione con i clienti.
Non c’è da stupirsi che la telefonia sia oggi disponibile in molte più opzioni rispetto alla tradizionale linea telefonica fissa aziendale. L’alternativa più popolare è il VoIP (Voice Over Internet Protocol), che trasferisce le chiamate vocali interamente via Internet. Per alcuni potrebbe risultare fantastico, ma le linee telefoniche VoIP rappresentano anche un dilemma per chi è abituato a sistemi telefonici analogici: è possibile mantenere il vecchio sistema o è necessario un aggiornamento?
Valutare la questione della linea telefonica fissa o della telefonia VoIP è fondamentale se si desiderano comunicazioni aziendali efficaci, ma la decisione è molto più semplice di quanto si possa pensare. In questo articolo scopriremo le differenze tra i due tipi di telefonia e cosa rende il VoIP l’opzione migliore.
VoIP vs Linea Fissa: Definizione
Prima di fare un confronto dettagliato tra linea fissa e VoIP, soffermiamoci un attimo sul funzionamento effettivo dei due sistemi.
Che cos’è un telefono fisso?
Un telefono fisso si collega a una linea telefonica analogica per effettuare e ricevere chiamate. Ciò significa che i telefoni sono fisicamente collegati a fili di rame o a cavi in fibra che partono dalle prese telefoniche e arrivano alle linee esterne. Tutte queste estensioni servono a collegare i telefoni alla rete telefonica generale (PSTN), o alla più ampia rete di linee telefoniche fisiche.
Scegliere una linea telefonica fissa significa quindi utilizzare un sistema telefonico analogico nel senso più elementare del termine: una connessione telefonica fisica che si basa interamente sui cavi presenti all’interno della proprietà dell’azienda e dell’infrastruttura pubblica.
Che cos’è il VoIP?
VoIP si riferisce a sistemi telefonici basati su Internet, che non hanno bisogno di linee telefoniche analogiche; le chiamate sono trasferite via Internet (tramite Ethernet, Wi-Fi o dati mobili).
A parte questa differenza di connessione, il VoIP completa le chiamate proprio come farebbe una qualsiasi linea telefonica fissa aziendale ed è totalmente compatibile con la telefonia analogica. Una linea telefonica via Internet avrà comunque un numero di telefono che qualsiasi altro dispositivo può comporre e raggiungere, solo che, essendo su Internet, gli utenti di telefoni VoIP completeranno la chiamata attraverso una connessione web.
VoIP vs Linea Fissa: il Confronto
Come funzionano i telefoni analogici e quelli VoIP nell’uso effettivo? La connessione a Internet dà davvero al VoIP una marcia in più rispetto ai telefoni fissi?
Se state cercando una risposta rapida, si può affermare con certezza che il VoIP è la soluzione migliore. È infatti più saggio optare per un sistema di comunicazione alimentato dal web piuttosto scegliere l’analogico, anche solo per le funzionalità aggiuntive. (Il fatto che il VoIP sia anche più economico e semplice da gestire non nuoce).
Ogni caso ha tuttavia delle eccezioni e il vostro potrebbe essere unico. Esaminate i seguenti aspetti per confrontare linea fissa e VoIP e scegliere l’opzione migliore per la vostra azienda.
Caratteristiche
Come si comportano le due soluzioni in termini di funzionalità?
Linea fissa
A differenza del VoIP, i telefoni fissi hanno un elenco di funzionalità relativamente ridotto, dato che, per loro stessa natura, sono costruiti per effettuare e ricevere chiamate, e poco altro. Naturalmente, è ormai normale avere una segreteria telefonica; la maggior parte delle connessioni di rete fissa consente quindi alle aziende di salvare i messaggi vocali lasciati in segreteria.
In alcuni casi, i telefoni analogici basati su linea fissa possono anche fornire menu vocali (IVR), consentendo a chi chiama di collegarsi a un determinato reparto o interno senza un operatore fisico. L’implementazione di questa funzione in connessioni analogiche richiede in genere molto tempo e un hardware in loco per alimentarla.
VoIP
Il VoIP gestisce invece sia l’IVR che la segreteria telefonica senza bisogno di hardware aggiuntivo. Questo è solo un assaggio delle funzionalità del VoIP: di norma, chi passa da linea fissa al VoIP lo fa in genere per le funzionalità aggiuntive.
E questo non dovrebbe sorprendere, visto che il VoIP offre:
- Trascrizione dei messaggi vocali
- Receptionist virtuale
- Portabilità del numero
- Flussi di chiamata personalizzati
- Dati e analisi delle chiamate
- Numeri bloccati
- Prevenzione dello spam
- Registrazione delle chiamate
- Gruppi di suonerie
Il Risultato?
In termini di funzionalità, il VoIP risulta migliore rispetto alla linea fissa su ogni singola categoria. Anche se non siete interessati a funzioni come chat o videoconferenze, la portata, la personalizzazione e la flessibilità del VoIP lo rendono di gran lunga l’opzione migliore per le aziende.
Distribuzione
E per quanto riguarda la facilità di configurazione di ciascuna di queste tecnologie?
Linee telefoniche fisse
La ragione più comune per utilizzare un sistema telefonico analogico oggi è se la vostra proprietà ha già una connessione di rete fissa incorporata. Se al momento non disponete di una linea telefonica fissa aziendale, sappiate che l’installazione di una linea telefonica analogica comporterà senza dubbio un processo lungo e costoso.
Ancora oggi, l’unico modo è quello di installare il cablaggio, il che significa far passare fisicamente i cavi attraverso le pareti in modo che possano raggiungere un PBX fisico e i telefoni. Per quanto esperto sia il vostro tecnico, questo processo richiederà sempre diverse ore. Sarà inoltre necessario eseguire ulteriori lavori se si desidera modificare l’hardware o il numero di interni del sistema.
VoIP
Il VoIP risulta nuovamente l’opzione migliore anche per questo aspetto, dato che, per qualsiasi implementazione, l’installazione sarà sempre più semplice rispetto alla linea fissa.
L’installazione di linee telefoniche VoIP richiede raramente più di un’ora. Il motivo principale è che i moderni sistemi VoIP utilizzano di rado hardware, eccetto per i dispositivi finali, che possono spaziare dai telefoni fissi compatibili ai vostri attuali computer portatili. Di conseguenza, tutto ciò di cui i tecnici hanno bisogno per configurare il sistema è lavorare attraverso il software associato e connettersi al cloud.
In molti casi, i tecnici non hanno nemmeno bisogno di essere sul posto per gestire l’installazione. Funzionando tramite Internet, i sistemi telefonici VoIP possono essere configurati anche a distanza tramite computer. L’aggiunta o la rimozione di utenti è semplice come la modifica di alcune impostazioni nella configurazione, il che significa che tutte le eventuali modifiche possono essere gestite in modo rapido ed economico.
Il Risultato?
Anche in questo caso, non c’è confronto: qualunque configurazione o modifica si renda necessaria, sarà sempre più facile con una soluzione VoIP.
Prezzo E Scalabilità
Quanto costa configurare questi strumenti? E se dovessimo cambiarli in futuro?
Linee Telefoniche Fisse
Se disponete già di una connessione di rete fissa, ovviamente risparmierete una discreta quantità di denaro semplicemente perché non dovrete configurarne una. Ad eccezione di questo caso, il prezzo coprirà l’hardware necessario e i costi per la connessione via cavo, che di solito sono gestiti a tariffa fissa, con extra costi per i numeri a lunga distanza o internazionali.
Anche se all’apparenza può sembrare economico, tenete presente che l’aggiunta di utenti al vostro centralino fisso vi costerà molto, a causa del tempo e del lavoro necessari. Lo stesso vale se volete aggiungere funzioni alla vostra linea telefonica fissa aziendale, in quanto sarà necessario un hardware aggiuntivo per farlo.
VoIP
Il VoIP avrà un costo su base mensile per utente, e vi consentirà di combinare varie tipologie di licenza. In questo modo, anche se pagherete di più per le funzioni aggiuntive, pagherete solo per quelle effettivamente utilizzate.
Per quanto riguarda l’hardware, il VoIP offre un enorme margine di personalizzazione. Se preferite, potrete acquistare un PBX fisico, ma la maggior parte degli utenti VoIP evita del tutto l’hardware aggiuntivo passando semplicemente al cloud. Con il cloud, gli unici dispositivi di cui avrete bisogno sono i telefoni fissi o i vostri smartphone e laptop, che possono connettersi al PBX in cloud ovunque ci sia connessione internet.
Il Risultato?
Non ci sono molti scenari in cui una connessione fissa costa meno di una linea VoIP, soprattutto a lungo termine. Non solo i costi di abbonamento per il VoIP sono più convenienti e non necessitano di hardware, ma le installazioni VoIP sono in genere rapide e completamente gratuite. Inoltre, qualsiasi modifica al sistema VoIP può essere apportata senza alcun costo aggiuntivo.
Affidabilità
Quanto sono affidabili questi strumenti in termini di connessione?
Linee Telefoniche Fisse
I sistemi di rete fissa aziendali presentano tradizionalmente un vantaggio in questo senso, poiché le connessioni telefoniche fisiche utilizzate raramente subiscono interruzioni al di fuori di eventi meteorologici gravi. Inoltre, la qualità delle chiamate su rete fissa è generalmente buona, indipendentemente dalla configurazione, poiché le chiamate viaggiano sempre sullo stesso cablaggio PSTN.
VoIP
Anche le linee telefoniche VoIP e Internet sono affidabili, ma la loro affidabilità può variare. Il fattore più importante è la connessione a Internet: per supportare chiamate di alta qualità, soprattutto se multiple, avrete bisogno di velocità di upload e download sempre elevate. Detto questo, le telefonate via Internet sono progettate per rispondere a variazioni improvvise della velocità della linea, se scegliete quindi un buon sistema, non dovreste aspettarvi grandi variazioni di qualità audio o interruzioni di chiamata.
Se la connessione si interrompe, accadrà lo stesso anche al vostro sistema VoIP? Non necessariamente.
Al giorno d’oggi, qualsiasi sistema VoIP efficace offre anche la possibilità di tornare online in caso di interruzione. Nella maggior parte dei casi, è sufficiente collegare la linea telefonica Internet ai dati mobili, per mantenere le linee telefoniche attive con la stessa facilità. E anche se il 4 o il 5G non possono essere utilizzati, la maggior parte dei sistemi VoIP dispone anche di failover che indirizzano le chiamate in arrivo altrove in caso di interruzione, ad esempio alla segreteria telefonica o a una sede alternativa.
Il Risultato?
Sebbene i telefoni fissi siano nel complesso un po’ meno inclini a interruzioni rispetto al VoIP, ricordate che esistono numerosi modi per aggirare questo problema su una linea telefonica Internet. Se per la vostra azienda è fondamentale ridurre al minimo le interruzioni, parlatene con il vostro tecnico e troverete facilmente una soluzione adatta alla vostra configurazione, come ad esempio metodi di connessione aggiuntivi o persino un ISP aggiuntivo.
VoIP e Linea Fissa: Qual è la Soluzione Giusta per Me?
In parole povere, il VoIP. (Cosa vi aspettavate?!)
Certo, gli scenari aziendali variano sempre quando si tratta di considerare la linea fissa rispetto al VoIP. Potreste benissimo non avere la rete internet più veloce e potreste anche avere una linea telefonica fissa aziendale esistente e dover solamente contattare un operatore per attivarla. I telefoni Internet possono sembrare una tecnologia nuova e difficile da capire, con più funzioni di quelle realmente necessarie.
Tuttavia, anche in questi casi, i sistemi telefonici basati su Internet hanno sempre la meglio. Le linee telefoniche VoIP più semplici, cioè quelle che si limitano a effettuare e ricevere chiamate, sono in grado di fare tutto ciò che può fare una connessione fissa, ma soprattutto, sono più economiche da usare e mantenere, molto più semplici da espandere e decisamente più idonee a migliorare le comunicazioni aziendali.
Anche se, rispetto al VoIP, le linee telefoniche fisse possono in alcuni casi avere un leggero vantaggio in termini di affidabilità, le linee telefoniche Internet offrono molto di più in termini di usabilità a un prezzo molto simile (se non significativamente più economico). Qualunque sia la situazione attuale della vostra azienda, un sistema VoIP si adatterà alle vostre esigenze attuali e potrà essere modificato per soddisfare qualsiasi esigenza futura.
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