Videokonferenzen sind für Unternehmer und Manager ideal, da sie es Personen ermöglichen, Informationen auszutauschen und effektiv zu kommunizieren, ohne sich tatsächlich treffen zu müssen.
In diesem Video nennen wir neun Eigenschaften, die ein vollständiges Videokonferenzsystem aufweisen sollte, um den Benutzern einen echten Mehrwert zu bieten.
1 Keine Hardware-/Software-Installation
Früher mussten wir teure, komplizierte Videokonferenzsysteme mit zahlreichen verschiedenen Geräten, die verbunden und integriert werden mussten, verwenden oder sogar einen eigenen Raum einrichten.
Außerdem musste immer ein Techniker zur Verfügung stehen, der das System startete und die zahlreichen Probleme behob. So funktionierte häufig die Audio-Wiedergabe nicht oder das Video zuckte ständig.
Heute können wir Videokonferenzen über den Browser, mit dem wir im Internet surfen, abhalten und somit jene Peripheriegeräte verwenden, die bereits am PC oder MAC angeschlossen sind.
Die Nutzung der Systeme ist sehr einfach, was bedeutet, dass wir eine Videokonferenz mit einem Mausklick starten können und die Setup-Zeit auf ein absolutes Minimum reduzieren.
2 Sie erreichen Ihre Kollegen jederzeit, indem Sie sie in der Benutzerliste auswählen. Laden Sie externe Benutzer ein, indem Sie deren E-Mail Adresse eingeben.
Früher mussten Sie Personen lange vorher benachrichtigen und zur Teilnahme an der Videokonferenz einladen oder sogar einen Kontakt zwischen Ihrem Techniker und dem Techniker Ihres Gesprächspartners herstellen.
Grund dafür war, dass auch die eingeladene Person eine Software installieren und konfigurieren, die Funktion der Kamera und des Audiosystems überprüfen und eventuelle Probleme beheben musste.
Heute ist das nicht mehr notwendig: wählen Sie einfach eine Person aus der Kollegen- oder Kundenliste aus und geben Sie deren E-Mail Adresse ein.
3 Externe Benutzer können über den Browser zugreifen oder die Telefonnummer der Konferenz anrufen, ohne Programme installieren zu müssen.
Mit traditionellen Videokonferenzsystemen war es praktisch unmöglich, Kollegen einzuladen, die keinen Zugang zu einem angemessen ausgestatteten Raum hatten.
Heute ist dieser Raum der Browser. Alle können darauf zugreifen, ohne Apps installieren zu müssen.
Personen, die keinen Zugriff auf einen Browser haben, können auch im Audiomodus teilnehmen, indem sie eine Telefonnummer anrufen und den PIN, der in der Einladungsemail enthalten ist, eingeben.
4 Teilen Sie Ihren Desktop, Ihre Dokumente und Ihre Apps.
Ein komplettes Videokonferenzsystem ermöglicht es Ihnen, Ihren Desktop zu teilen, in Dokumenten zusammenzuarbeiten und Apps zu teilen.
Bei derartigen Konferenzen werden häufig Präsentationen geteilt, Projekte vorgestellt oder Resultate analysiert.
Mit einem Mausklick kann jeder Teilnehmer seinen Desktop teilen und so den Austausch von Informationen beschleunigen und Missverständnisse vermeiden.
5 Planen Sie die Konferenz (mit dem Google-Kalender synchronisiert) und erhalten Sie Erinnerungen per E-Mail. Nehmen Sie sich Zeit, um sich vorzubereiten und Einstellungen festzulegen: der Konferenzraum steht Ihnen zeitlich unbegrenzt zur Verfügung.
Bei der Buchung Ihres Raums für die Videokonferenz müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, ob dieser bereits von Ihrem Kollegen gebucht wurde – der Raum wird ganz einfach für Sie erstellt.
Außerdem können Sie beliebig viele Räume eröffnen, da sie virtuell sind.
Auch die Dauer der Videokonferenz müssen Sie nicht im Voraus festlegen, da alle Ihre Kollegen und Mitarbeiter gleichzeitig Videokonferenzen abhalten können. Die Anzahl der virtuellen Räume, die Sie oder Ihre Kollegen erstellen können, ist unbegrenzt.
Sie haben die Möglichkeit, Termine in den Kalender einzutragen und Erinnerungen zu erhalten, um die Teilnehmer zu benachrichtigen und sich genügend Zeit für die Vorbereitungen zu nehmen.
6 Laden Sie beliebig viele Teilnehmer ein. Das einzige Limit ist Ihre Internetverbindung.
Mit der neuen Videokonferenztechnologie ist die Teilnehmerzahl nicht mehr begrenzt.
Sie müssen nicht im Voraus wissen, wie groß der Raum sein muss und wie viele Stühle Sie benötigen, da sich der virtuelle Raum sowohl für 5 als auch für 500 Teilnehmer eignet.
Das einzige Limit ist die Bandbreite Ihrer Internetverbindung.
7 Nehmen Sie die Videokonferenz, einschließlich Audio, Video und Desktop-Sharing, auf.
Indem Sie Ihre Videokonferenz aufnehmen, können auch Personen, die nicht teilnehmen konnten, das Treffen sehen und hören.
Außerdem hilft es oft, sich das Treffen noch einmal anzusehen, um sich die wichtigsten Punkte aufzuschreiben oder das Protokoll zu verfassen.
Indem Sie auf die Gesichtsausdrücke der Teilnehmer achten, erfahren Sie zum Beispiel, welche Themen langweilig und welche besonders interessant waren!
So verstehen Sie Ihre Gesprächspartner besser und erfahren, welche Aspekte eines Produkts oder einer Lösung besonders interessant sind.
8 Berichte und Analysen der Videokonferenz
Die Integration des Videokonferenzsystems in die Telefonzentrale ermöglicht es Ihnen, alle Informationen über die Zeit, die Ihre Mitarbeiter für normale Telefongespräche oder Videokonferenzen mit den Kunden aufwenden, im selben Bereich aufzurufen.
Indem Sie die Zeit, die für Kunden oder Geschäftsabläufe aufgewandt wird, ermitteln, erfahren Sie mit Hilfe von numerischen Parametern schneller, welche Aktivitäten Ihrem Unternehmen Vorteile bringen und welche vermieden werden sollten.
Ebenso können Sie Gewinne oder Ersparnisse, die die Videokonferenz Ihrem Unternehmen ermöglicht, berechnen, da Sie Reisen vermeiden und diese durch Online-Termine ersetzen.
9 Verbinden Sie das Videokonferenzsystem ubiconf-Voice, um das bestmögliche Nutzererlebnis in sehr großen Konferenzräumen zu ermöglichen
Sie können auch Peripheriegeräte verbinden, um den Ton Ihrer Videokonferenzen zu verbessern und ein sehr hochqualitatives Kommunikationserlebnis zu bieten, das fast schon mit einer Teleportation vergleichbar ist.
Worauf warten Sie noch?
An jedem Tag ohne Videokonferenzsystem gehen zu viel Geld und Zeit verloren. Rufen Sie am besten jetzt gleich einen unserer Spezialisten an, lassen Sie sich die Funktionen erklären und erfahren Sie, welche Dinge Sie mit einem derartigen System schneller erledigen können.
Viel Erfolg!