Las UCaaS son una parte crucial del panorama de las oficinas, sin embargo, existen muchas oficinas abiertas donde no es posible encontrar privacidad. Aunque por lo general esto no importa en las llamadas de ventas diarias y para responder consultas de clientes, existen momentos donde hace falta algo más de privacidad. Una cabina telefónica puede ser la respuesta para muchos de estos casos.
Una cabina telefónica de oficina no es más que un cubículo privado instalado en una oficina. Esta puerta suele estar pintada y ligeramente aislada. El resultado es básicamente un lugar donde la gente puede tener conversaciones delicadas alejada del ajetreo de una oficina abierta.
Normalmente las cabinas telefónicas de oficina son más baratas y mucho más eficientes que instalar varias oficinas privadas, y por ese motivo, son atractivas para las empresas. Aun así, no se utilizan demasiado, a pesar de sus grandes ventajas.
La historia de las cabinas telefónicas de oficina
La cabina telefónica original fue creada en Alemania en 1881, y se llamaba Fernsprechkiosk — que literalmente significaba «kiosco telefónico.» Este modelo usaba un sistema de tickets para comprar el acceso a llamadas. La primera versión con monedas fue inventada en 1889 en Estados Unidos.
El diseño más famoso de cabina telefónica, es la cabina roja de Reino Unido, que apareció por primera vez en 1920. Se convirtieron rápidamente en parte del panorama del país, aunque la irrupción de los teléfonos móviles implicó que la mayoría desaparecieran en 2010.
Sin embargo, las cabinas telefónicas de las oficinas no se utilizaban bien. Esto era debido a que, durante muchos años, si eras lo suficientemente importante para tener un teléfono privado, lo eras para tener una oficina. Las líneas telefónicas eran caras — así que la mayoría tenían un teléfono general en la oficina para realizar llamadas (si tenían permiso).
Pero una economía cambiante y los grandes cambios tecnológicos generaron un cambio en la forma que usábamos las comunicaciones. Pasar de una economía manufacturera, donde los empleados creaban productos físicos, a una economía de servicios, donde los empleados ofrecen servicios, significaba que las personas necesitaban telecomunicaciones.
Si a eso le añadimos, el aumento en costes de vivir en la ciudad, esto provocó que las oficinas abiertas fueran lo habitual. La privacidad en la oficina ya no estaba garantizada para la mayoría de empleados, y el enorme aumento de los llamados cubículos en los años 80 y 90 redujo enormemente la privacidad.
Pero incluso entonces, la mayoría de las personas podían ir a una oficina — normalmente reservadas para los gestores — si necesitaban algo de privacidad para una llamada delicada.
Todo era relativamente normal hasta la pandemia de 2020. De repente, una gran parte de los trabajadores tenían que trabajar en remoto, si podían. Esto creó un cambio sin precedentes en la forma de trabajar. El trabajo remoto se volvió la norma.
Aun así, muchos necesitaban separar el trabajo del hogar. Los espacios de trabajo compartidos pasaron a ser más populares, y las empresas pagaban por ellos — existen unos 35,000 en todo el mundo, con un aumento esperado del 21% tan solo en 2024. Ofrecían muchas ventajas, pero la privacidad no es uno de ellos. ¿El resultado? La cabina telefónica de oficina paso a sufrir una gran demanda.
La tecnología y las cabinas telefónicas de oficina
La cabina telefónica de oficina suele ser un asunto bastante sencillo. Necesita ser completamente privada, permitir a la gente tener conversaciones sin ser vistos u oídos. También necesita tener iluminación y poder cerrarse con facilidad — nadie quiere que le interrumpan en una conversación delicada.
Una cosa que suele olvidarse es la necesidad de tener una buena conexión a internet. En algunos casos, vienen con un cable ethernet, pero muchos portátiles modernos, especialmente los ultra finos que usan muchos profesionales (como los Macs) no tienen puerto ethernet. Esto implica la necesidad de una buena señal Wi-Fi.
Desafortunadamente, algunas cabinas telefónicas de oficinas estaban diseñadas de metal, lo que bloquea las señales. Un punto de acceso inalámbrico en cada cabina podría mitigar esto, pero resulta ser una opción más cara.
Si no está bien diseñada, una cabina telefónica de oficina puede ser incómoda y claustrofóbica. Aunque no interesa que ocupen demasiado espacio, necesitan que sean cómodas para reuniones que puedan durar horas — especialmente para aquellos que recluten o necesiten consejo legal o financiero. Una cabina bien diseñada no tiene estos problemas, y si se gestiona bien, pueden asegurar una rotación constante de personal.
He trabajado en muchos espacios, y algunos son mucho mejores que otros. Los mejores entendieron lo que es el coworking y diseñaron sus oficinas en torno a ello. Los peores simplemente cogieron una oficina normal, pusieron sillas y mesas y lo llamaron zona de coworking, sin entender qué es el hotdesking, con mantenimiento limitado y pocas opciones para la privacidad.
Dan B, soporte técnico remoto de una gran empresa
También deben estar bien ventiladas o tener aire acondicionado. Un espacio pequeño donde haga calor con un portátil y aislado acabará sufriendo altas temperaturas — tienes un par de fuentes de calor y un flujo de aire bastante limitado. Nadie quiere salir y parecer que ha estado en una sesión intensiva en el gimnasio.
Normalmente se usa un sistema de reservas para usar la cabina telefónica, aunque debe ser lo suficientemente flexible para atender peticiones de última hora — algo común en RRHH.
En general, el diseño de una cabina telefónica en una oficina debe asegurar la comodidad, privacidad y ser práctico, con la implementación de algunos sistemas claves para evitar ser usado demasiado tiempo por algunas personas.
La cabina telefónica de oficinas vs las oficinas
En un espacio de coworking, existen tanto oficinas privadas como espacios abiertos con una serie de cabinas telefónicas disponibles. Ambas ofrecen ventajas en un espacio de coworking.
| Plan abierto + cabina telefónica | Oficina privada | |
| Precio | Bajo | Alto |
| Privacidad | Bajo demanda pero normalmente bajo | Alto |
| Accesibilidad para coworkers | Alta | Moderada |
| Capacidad de concentración | Moderada | Alta |
| Funciones secundarias | Espacio profesional | Zona privada para reuniones Experiencia profesional Espacio para entrevistas |
| Dirección profesional | A veces | A veces |
| Patrones de trabajo flexible | Sí | Sí |
La gran ventaja de una oficina es que te permite reunirte con otras personas de forma privada. Ofrece una buena atmósfera para reuniones en persona, y te permite crear espacios profesionales incluso en videollamadas.
Sin embargo, también puedes conseguir eso en un espacio de coworking. La mayoría ofrecen mejoras para tener salas de formación o para reuniones bajo demanda. Como resultado, pueden funcionar y ser muy económicas para empresas que intentan reducir gastos. Y lo que es mejor, suelen estar disponibles durante un horario mucho más amplio que el de una oficina tradicional.
Cabinas telefónicas para oficinas y accesibilidad
Una cosa que suele pasarse por alto es la necesidad de ofrecer espacios accesibles para diferentes usuarios. Por ejemplo, las personas en sillas de ruedas, es probable que no puedan acceder a un diseño tradicional de cabina telefónica. Todos los negocios (¡incluidos los espacios de coworking!) deben tener en cuenta las necesidades de aquellos con discapacidad.
Una solución podría ser hacer que todas las cabinas fueran accesibles a sillas de ruedas con escritorios adaptados, más espacio en las cabinas y rampas para acceder. Sin embargo, algunas empresas pueden ofrecer espacios de oficina privados para usuarios con sillas de ruedas en lugar de esto. Esta solución es menos elegante, ya que se pierde el concepto de trabajo de coworking donde se interacción humana es más alta, algo que muchos buscan cuando configuran una oficina.
Las oficinas a veces no entienden las necesidades de las personas con discapacidad como yo. En su lugar, restringen accidentalmente el acceso a partes clave del espacio de trabajo, ya sea por la falta de espacio entre escritorios o incluso el acceso a las máquinas de café. Alguna vez acabo levantándome y cambiándome a una silla normal, un proceso que puede ser frustrante y doloroso. Cualquier espacio de coworking que resuelva estos problemas facilita el trabajo a todos, no solo a las personas con discapacidad.
Dan B, soporte técnico remoto de una gran empresa
La clave reside en la flexibilidad y asegurar que los espacios de coworking tienen espacios personalizados que cubran las necesidades de una gran variedad de usuarios.
UCaaS y los espacios de coworking
Incluso si un espacio de coworking no te ofrece una cabina telefónica de oficina privada, pueden seguir siendo espacios de trabajo efectivos, especialmente si se emparejan con soluciones UcaaS, como la de Wildix. La supresión de ruido, una buena calidad de vídeo y sonido son esenciales cuando hablamos de las comunicaciones unificadas, yodo lo que necesitas es una buena conexión a internet y estarás listo.
Para los MSPs, los espacios de coworking ofrecen a las empresas una forma de implementar las comunicaciones unificadas de una manera flexible, y al usar Wildix pueden hacerlo sin necesidad de configurar VPNs o SBCs. Estos espacios ofrecen un entorno de trabajo profesional con una gran variedad de profesionales — estos profesionales normalmente ofrecen una nueva y valiosa perspectiva sobre cómo hacer las cosas. Esta es una de las ventajas clave de los espacios de coworking, si los comparamos con las oficinas tradicionales.
Pero, ¿qué pueden ofrecen las soluciones UCaaS a aquellos que quieren usar el espacio de coworking, independientemente de si tienen o no una cabina telefónica privada?
Sistemas de voz, chat y vídeo son las respuestas más obvias, pero la mayoría de soluciones UCaaS ya lo ofrecen. Y para los MSPs, cualquier sistema de comunicaciones en la nube es muy sencillo de implementar. Así que los MSPs necesitan ofrecer una flexibilidad mucho mayor que la que ofrece un simple UcaaS.
En su lugar, necesitan hacer que trabajar con los demás en los espacios de coworking sea tan sencillo como en una oficina. Esto significa tener una solución muy personalizable que ofrezca las herramientas necesarias a los empleados para hacer su trabajo de forma efectiva. Esto podría implicar integraciones con APIs flexibles con software clave — o incluso crear un rápido iframe para simplificar un proceso crítico.
Las UCaaS representan una gran oportunidad para la eficiencia, independientemente de la ubicación del empleado — y los espacios de coworking son solo una opción más. Ya están en una oficina abierta con cabinas telefónicas o en una habitación privada dentro de dicho espacio, necesitan ser capaces de acceder a todo lo que necesitan desde una interfaz unificada — las auténticas comunicaciones unificadas.
¿Y qué hay de las oficinas normales?
Los espacios de coworking no son los únicos que necesitan una solución de cabina telefónica en la oficina. Las cabinas se están implantando en oficinas y otras ubicaciones de todo el mundo por su eficiencia en cuanto a espacio y privacidad, especialmente en zonas donde se practica el hotdesking. Pueden mejorar notablemente la productividad de los empleados y su satisfacción de una forma que las oficinas abiertas o el trabajo desde casa no puede. Sin embargo, deben gestionarse con cuidado, de lo contrario pueden convertirse en una oficina privada para un pequeño número de empleados.
De nuevo, la confidencialidad es clave, y estos espacios son necesarios para los trabajadores que necesitan tener conversaciones privadas, especialmente en situaciones delicadas. Los managers en particular deben respetar la privacidad de las cabinas cuando sea posible.
Tener unas directrices bien definidas para la cabina telefónica de la oficina, junto a un sistema bien pensado de calidad, son clave para que tengan éxito.
El uso de sistemas bien diseñados es esencial. He visto gente que acapara las cabinas telefónicas de la oficina todo el día, y es completamente innecesario. Para ellos, es simplemente ‘su’ espacio de trabajo. Para nosotros es una molestia porque existe una demanda de estas cabinas, y sacan una de circulación. En otro espacio de coworking, su uso estaba mucho más regulado, y existían reglas y un buen sistema de reservas para hacer que el proceso fuera más justo. Creo que es más fácil gestionarlas en las oficinas de una empresa, siempre que se cumplan todas las reglas.
Dan B, soporte técnico remoto de una gran empresa
El futuro de las cabinas telefónicas de oficina
En muchos espacios de trabajo, el uso de cabinas telefónicas de oficina aumentará. Además, el creciente número de espacios de coworking va a aumentar su demanda. Los MSPs que puedan instalar soluciones completas que puedan cubrir este mercado de forma efectiva, y aquellos que puedan ofrecer soluciones UCaaS de alta calidad, pueden animar a las empresas a combinar el teletrabajo con los espacios de coworking. En general, la demanda de estas soluciones junto a buena conexión y un buen equipo de soporte aumentará en los próximos años, especialmente cuando las empresas abandonen las oficinas y simplifiquen las operaciones.
Si quieres leer más sobre las UCaaS y el centro de contacto tradicional, echa un vistazo a nuestro artículo sobre elegir entre UCaaS y CCaaS.
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