Qué es un sistema PBX alojado

La comunicación es la piedra angular del éxito de las empresas. A medida que las organizaciones adoptan cada vez más soluciones en la nube para agilizar las operaciones, el sistema PBX alojado ha surgido como una solución potente y rentable para transformar los sistemas telefónicos tradicionales. Tanto si eres propietario de un pequeño negocio como si formas parte de una gran empresa, comprender la centralita alojada puede ayudarte a modernizar tu infraestructura de comunicaciones y a mantenerte por delante de la competencia.

¿Cómo funciona una centralita alojada?

La tecnología detrás de las centralitas alojadas

En esencia, un sistema PBX alojado desplaza la responsabilidad de gestionar un sistema telefónico del hardware in situ a un servicio basado en la nube. En lugar de mantener equipos físicos in situ, las empresas utilizan la conectividad a Internet para acceder a los servicios de telefonía del proveedor. Esta configuración aprovecha la tecnología VoIP, que convierte las señales de voz en datos digitales que pueden transmitirse por Internet. Con un sistema PBX en la nube, las llamadas son gestionadas por servidores virtuales, lo que permite funciones robustas sin necesidad de costosas inversiones en hardware.

El papel de Internet

Internet es el alma de un sistema PBX alojado. A diferencia de los sistemas PBX tradicionales, que dependen de líneas telefónicas dedicadas y conexiones físicas, los sistemas PBX alojados utilizan conexiones de banda ancha o fibra. Este enfoque digital no sólo reduce la complejidad de la instalación, sino que también permite una integración perfecta con otras herramientas de comunicación basadas en la nube. A medida que las empresas siguen adoptando el trabajo a distancia y los acuerdos flexibles, aprovechar Internet para la telefonía proporciona la fiabilidad y agilidad necesarias en el acelerado entorno actual.

Comparación entre centralitas alojadas y centralitas tradicionales

Al considerar la transición de un sistema PBX tradicional a una solución PBX alojada, es importante sopesar las diferencias:

Rentabilidad: los sistemas tradicionales suelen requerir importantes inversiones iniciales en hardware, instalación y mantenimiento continuo. Una centralita alojada elimina muchos de estos costes al ofrecer un modelo basado en suscripciones, a menudo denominado modelo OpEx.
Escalabilidad: Añadir o eliminar líneas y funciones en un sistema alojado puede hacerse rápidamente y a distancia, a diferencia de las rígidas estructuras de los sistemas PBX tradicionales.
Conjunto de funciones: las soluciones PBX alojadas modernas vienen con gestión avanzada de llamadas, capacidades de integración y análisis en la nube que proporcionan una visión más profunda de las tendencias de comunicación.
Mantenimiento y asistencia: Con los sistemas tradicionales, cualquier problema técnico puede requerir mantenimiento in situ. Los proveedores de centralitas alojadas, en cambio, pueden gestionar las actualizaciones, la seguridad y la resolución de problemas a distancia, garantizando una interrupción mínima de tus operaciones.

4 Características clave de los sistemas PBX alojados

Escalabilidad y flexibilidad

Una de las principales ventajas de un sistema telefónico PBX alojado es su capacidad para escalar a medida que crece tu empresa. Tanto si eres una empresa emergente que experimenta una rápida expansión como si eres una empresa consolidada que busca optimizar sus operaciones, los sistemas PBX alojados están diseñados para ajustarse a tus necesidades cambiantes. Puedes añadir fácilmente nuevos usuarios o líneas sin las molestias de las instalaciones físicas, lo que la convierte en una solución flexible que evoluciona junto con tu negocio. Esta escalabilidad es especialmente valiosa para las empresas que experimentan fluctuaciones estacionales o las que planean entrar en nuevos mercados.

Movilidad y acceso remoto

Con un sistema basado en la nube, los empleados pueden utilizar cualquier dispositivo conectado a Internet — ya sea un smartphone, una tableta o un portátil — para hacer y recibir llamadas. Esto significa que, tanto si tu equipo trabaja desde casa, como si está de viaje o en una ubicación remota, puede mantener una comunicación fluida sin estar atado a una oficina física.

La flexibilidad de los sistemas PBX alojados se traduce en una mayor productividad. Los empleados pueden acceder a todas las funciones de comunicación — como el buzón de voz, el desvío de llamadas y la respuesta de voz interactiva (IVR) — sobre la marcha, garantizando que no se pierda ninguna llamada ni ningún mensaje importante. Este nivel de movilidad también favorece un entorno de trabajo dinámico, lo que permite a las empresas adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes y apoyar con eficacia a una plantilla distribuida.

Al eliminar las limitaciones de los sistemas tradicionales basados en hardware, la centralita alojada ofrece una solución escalable y ágil que satisface las exigencias de la comunicación empresarial moderna. Adoptar esta tecnología no sólo fomenta un equipo más conectado y receptivo, sino que también prepara a tu organización para prosperar en un futuro en el que prima lo remoto.

Gestión y enrutamiento avanzados de llamadas

Las modernas soluciones PBX alojadas, como Wildix, ofrecen un conjunto de sofisticadas funciones de gestión de llamadas diseñadas para mejorar el servicio al cliente y la eficacia operativa. Estas funciones suelen incluir:

Desvío y redireccionamiento de llamadas: Enruta automáticamente las llamadas al departamento o persona adecuados, asegurándote de que cada consulta del cliente se atiende con prontitud.
Respuesta de voz interactiva (IVR): Permite a los llamantes navegar por un sistema de menús para llegar a la extensión o departamento correctos sin intervención manual.
Cola de llamadas y gestión de desbordamientos: Gestiona eficientemente grandes volúmenes de llamadas colocándolas en una cola y distribuyéndolas uniformemente entre los agentes disponibles.
Informes y análisis detallados: Obtén información sobre patrones de llamadas, duración y horas punta, que puede servir de base para tomar decisiones sobre la dotación de personal y mejorar la calidad general del servicio.

Al integrar estas herramientas de gestión de llamadas, los sistemas PBX alojados ayudan a agilizar la comunicación y a reducir los tiempos de espera, contribuyendo a una experiencia del cliente más profesional y receptiva.

Integración con otras herramientas de comunicación

Otra característica destacada de los sistemas telefónicos PBX alojados, como los de Wildix, es su capacidad para integrarse perfectamente con diversas aplicaciones empresariales. Tanto si utilizas software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), planificación de recursos empresariales (ERP) u otras herramientas digitales, un sistema PBX en la nube puede configurarse para trabajar en tándem con estas soluciones. Esta integración no sólo simplifica tu flujo de trabajo, sino que también garantiza que los datos importantes de las llamadas sean fácilmente accesibles a través de múltiples plataformas. Por ejemplo, cuando un cliente llama, su información puede aparecer automáticamente en tu CRM, proporcionando a tu equipo de asistencia el contexto necesario para ofrecer un servicio personalizado.

Ventajas de elegir una centralita alojada

Ahorro de costes y mantenimiento reducido

Para muchas empresas, una de las ventajas más convincentes de un sistema PBX alojado es el potencial de ahorro de costes significativo. Con los sistemas PBX tradicionales, la necesidad de hardware especializado, mantenimiento regular y asistencia técnica in situ puede generar elevados gastos operativos. Las soluciones PBX alojadas, en cambio, funcionan con un modelo basado en suscripciones que incluye mantenimiento, actualizaciones y asistencia como parte del paquete de servicios. Este cambio no sólo reduce los gastos de capital, sino que también agiliza la elaboración de presupuestos al convertir los impredecibles costes de reparación en una cuota mensual fija.

Movilidad mejorada y apoyo al trabajo a distancia

Los empleados esperan cada vez más flexibilidad para trabajar desde cualquier lugar. Los sistemas PBX alojados admiten intrínsecamente el trabajo a distancia, ya que se basan en la tecnología de la nube en lugar de en instalaciones físicas. Con sólo una conexión a Internet, los empleados pueden acceder a todo el conjunto de herramientas de comunicación independientemente de su ubicación. Esta mayor movilidad no sólo favorece la continuidad de la empresa durante las interrupciones, sino que también contribuye a mejorar la satisfacción y la productividad de los empleados.

Mejora de la fiabilidad y la recuperación ante desastres

La fiabilidad es un factor crítico en cualquier sistema de comunicación. Los proveedores de centralitas alojadas invierten mucho en sistemas redundantes y protocolos de seguridad avanzados para garantizar que tu servicio telefónico siga funcionando, incluso en caso de desastre. Con centros de datos distribuidos y mecanismos de conmutación por error, los sistemas PBX alojados ofrecen un nivel de fiabilidad difícil de alcanzar con los sistemas tradicionales. Esta sólida capacidad de recuperación ante desastres minimiza el tiempo de inactividad y salvaguarda la comunicación de tu empresa, garantizando que tus operaciones puedan continuar sin interrupciones durante las emergencias.

Cómo elegir el proveedor de PBX alojada adecuado

Criterios esenciales para evaluar a los proveedores

Elegir un proveedor de PBX alojada es una decisión crítica que puede tener implicaciones a largo plazo para las comunicaciones de tu empresa. Cuando evalúes posibles proveedores, ten en cuenta los siguientes criterios:

Reputación y experiencia: Busca proveedores con un sólido historial y testimonios positivos de clientes. La experiencia en la gestión de soluciones de telefonía en la nube es un indicador clave de fiabilidad.
Acuerdos de nivel de servicio (SLA): Asegúrate de que el proveedor ofrece unos SLA claros y completos que describan las garantías de tiempo de actividad, los tiempos de respuesta y los protocolos de asistencia.
Medidas de seguridad: Con el aumento de las ciberamenazas, es esencial disponer de protocolos de seguridad sólidos. Tu proveedor debe ofrecer encriptación, auditorías de seguridad periódicas y cumplimiento de las normas del sector.
Personalización e integración: la capacidad de integrarse con tus sistemas actuales y adaptar las funciones a las necesidades de tu empresa es crucial. Pregunta si el proveedor admite la integración con sistemas CRM, herramientas de colaboración y otras aplicaciones empresariales.

Preguntas a los posibles proveedores

Antes de comprometerte con un servicio PBX alojado, es aconsejable entablar una conversación detallada con los posibles proveedores. Plantéate las siguientes preguntas:

¿Cómo garantiza tu sistema PBX alojado la calidad de las llamadas y minimiza la latencia, especialmente para los equipos remotos?
¿Qué mecanismos de copia de seguridad y recuperación en caso de catástrofe existen para garantizar un servicio ininterrumpido?
¿Puede tu sistema escalar fácilmente para adaptarse al crecimiento futuro o a la demanda estacional?
¿Qué tipo de atención al cliente hay disponible y cómo se gestionan los problemas o las interrupciones del servicio?

Estas preguntas pueden ayudarte a calibrar las capacidades del proveedor y a asegurarte de que está equipado para satisfacer los requisitos de tu empresa.

Evaluar la asistencia al cliente y los SLA

Una atención al cliente fiable es esencial cuando se trata de sistemas de comunicación que afectan directamente a las operaciones de tu empresa. Cuando evalúes a un proveedor, ten en cuenta:

Disponibilidad: ¿La asistencia está disponible 24 horas al día, 7 días a la semana, y a través de qué canales (teléfono, chat, correo electrónico)?
Tiempos de respuesta: ¿Con qué rapidez responde el proveedor a los problemas técnicos o a las consultas sobre el servicio?
Opiniones de clientes: Investiga los testimonios de los clientes y los casos prácticos para hacerte una idea de la reputación del proveedor en cuanto a asistencia.

Es más probable que un proveedor que dé prioridad a la atención al cliente y ofrezca acuerdos de nivel de servicio sólidos proporcione un servicio PBX alojado estable y fiable que satisfaga las necesidades de tu empresa.

Implantar tu sistema PBX alojado

Pasos para implantar con éxito una PBX Alojada

La transición a un sistema PBX alojado implica una cuidadosa planificación y ejecución. He aquí los pasos clave para garantizar una implantación sin problemas:

Evaluación y planificación: Evalúa tus necesidades actuales de comunicación e identifica las áreas en las que un sistema PBX alojado puede añadir valor. Ten en cuenta factores como el número de usuarios, el volumen de llamadas y las funciones necesarias.
Selección del proveedor: Basándote en tu evaluación, selecciona un proveedor de PBX alojada que cumpla tus criterios de escalabilidad, fiabilidad y atención al cliente.
Preparación de la red: Asegúrate de que tu infraestructura de Internet es lo suficientemente robusta como para gestionar el tráfico VoIP. Esto puede implicar actualizar tu ancho de banda o implantar protocolos de Calidad de Servicio (QoS) para dar prioridad a los datos de las llamadas. Un MSP puede ayudarte a hacerlo.
Configuración e integración: Trabaja con tu proveedor para configurar el sistema PBX alojado según las necesidades de tu empresa. Este paso suele incluir la integración del sistema con herramientas de software existentes, como plataformas CRM o aplicaciones de colaboración.
Formación e incorporación: Proporciona a tu equipo la formación necesaria para utilizar el nuevo sistema con eficacia. Unas sesiones detalladas de incorporación pueden ayudar a los empleados a realizar la transición sin problemas y maximizar las ventajas de la centralita alojada.
Pruebas y optimización: Antes de ponerte en marcha, realiza pruebas exhaustivas para asegurarte de que la calidad de las llamadas y la funcionalidad del sistema cumplen tus expectativas. Tras el despliegue, supervisa continuamente el rendimiento y realiza los ajustes necesarios.

Formación e incorporación del personal

El éxito de la transición a un sistema PBX alojado no termina con la implantación técnica, sino que también requiere una formación e incorporación eficaces de tu personal. Asegúrate de que tus empleados entienden cómo utilizar las nuevas funciones, como el desvío de llamadas, el buzón de voz y las herramientas de integración. Considera la posibilidad de organizar talleres o proporcionar tutoriales en línea que demuestren las capacidades del sistema, para que todos se sientan seguros utilizando la nueva tecnología desde el primer día.

Gestión y optimización continuas

Incluso después de una implantación satisfactoria, la gestión de un sistema PBX alojado es un proceso continuo. Las revisiones y optimizaciones periódicas son clave para garantizar que tu infraestructura de comunicaciones evoluciona junto con las necesidades de tu empresa. Supervisa los análisis de llamadas, recaba opiniones de los usuarios y mantente en estrecho contacto con tu proveedor para abordar cualquier problema con prontitud. Al hacerlo, no sólo mantienes una alta calidad de servicio, sino que también desbloqueas oportunidades para aprovechar las nuevas funciones a medida que estén disponibles.

Precios de PBX Alojada

Normalmente, el coste de la centralita que elijas dependerá del modelo que quieras. Hay tres formas principales en que los MSP y los proveedores cobran:

Por usuario, al mes
Llamadas simultáneas
CapEx

Por usuario, por mes

Muchos proveedores de centralitas alojadas ofrecen un modelo de precios por usuario y mes, en el que pagas una cuota fija por cada usuario de tu sistema. Este modelo es popular por su sencillez y previsibilidad. Permite a las empresas ampliar fácilmente sus sistemas de comunicación a medida que crecen, simplemente añadiendo más usuarios a la suscripción. Con este enfoque, los costes están directamente relacionados con el número de usuarios, lo que lo hace ideal para las organizaciones que prefieren un modelo de gasto operativo sencillo.

El coste puede oscilar entre 5 y 200 dólares por usuario, dependiendo de los sistemas necesarios.

Llamadas simultáneas

Otra estructura de precios habitual se basa en el número de llamadas simultáneas. En lugar de pagar por cada usuario, pagas por el número de llamadas que pueden producirse al mismo tiempo. Este enfoque a menudo puede ser menos que ideal. En lugar de alinear los costes con el uso real o el número de usuarios, te obliga a predecir tu capacidad máxima de llamadas, un ejercicio difícil y a menudo inexacto. Este modelo puede dar lugar a costes superiores a los previstos si tu pico de uso supera tu estimación, o a gastos inútiles si compras capacidad de más que queda sin utilizar. Además, el precio de las llamadas simultáneas puede complicar la presupuestación y el escalado, ya que no refleja la realidad cotidiana de muchas empresas modernas que no utilizan constantemente toda su capacidad de llamadas.

El coste puede oscilar entre 5 $ por usuario y 40 $, aunque con grandes limitaciones y sin incluir el acceso a las redes de telefonía. El soporte puede no estar incluido, especialmente en el extremo inferior.

CapEx

La fijación de precios por gastos de capital implica una importante inversión inicial en hardware e infraestructura, lo que puede tensar los presupuestos y limitar la flexibilidad. Este modelo inmoviliza el capital en activos que se deprecian con el tiempo y a menudo conlleva costes inesperados de mantenimiento y actualización. Además, la rigidez de los precios CAPEX puede obstaculizar tu capacidad para escalar rápidamente o adoptar nuevas tecnologías, lo que lo convierte en una opción menos atractiva en el panorama actual de las comunicaciones, en rápida evolución.

Pueden ser miles de dólares en costes de instalación más gastos continuos para mantener el acceso a las redes de telefonía.

Tendencias futuras en centralitas alojadas

El impacto de las tecnologías emergentes

El panorama tecnológico evoluciona continuamente, y los sistemas PBX alojados no son una excepción. Innovaciones como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático están desempeñando un papel en la optimización del enrutamiento de llamadas, la automatización de la atención al cliente y la predicción del volumen de llamadas. Estas tecnologías emergentes tienen el potencial de transformar la forma en que las empresas gestionan la comunicación, ofreciendo una visión más profunda del comportamiento del cliente y agilizando las tareas rutinarias. Además, los avances en la computación en la nube y la conectividad 5G prometen mejorar aún más el rendimiento y la fiabilidad de los sistemas PBX alojados.

Predicciones para el futuro de la comunicación empresarial

A medida que las empresas sigan adaptándose a la era digital, el futuro de la comunicación probablemente verá cómo los sistemas PBX alojados evolucionan para incorporar funciones aún más sofisticadas. He aquí algunas predicciones de lo que se vislumbra en el horizonte:

Mayor integración de las comunicaciones unificadas: las líneas entre voz, vídeo, mensajería y herramientas de colaboración seguirán difuminándose, proporcionando una experiencia unificada y sin fisuras.
Mayor personalización: Con acceso a más datos y análisis más inteligentes, los sistemas PBX alojados pueden ofrecer soluciones personalizadas de enrutamiento de llamadas y atención al cliente adaptadas a las preferencias individuales.
Mayor atención a la seguridad: a medida que las ciberamenazas se vuelven más sofisticadas, los proveedores reforzarán aún más las funciones de seguridad, garantizando que tus canales de comunicación permanezcan seguros.
Soluciones sostenibles y ecológicas: Con las empresas cada vez más centradas en la sostenibilidad, las soluciones basadas en la nube, como la centralita alojada, pueden reducir el consumo de energía y disminuir el impacto medioambiental del mantenimiento de la infraestructura física.

Mantente a la vanguardia con una solución PBX alojada

Para las empresas que quieren seguir siendo competitivas, adoptar una solución PBX alojada es algo más que una simple actualización tecnológica: es una inversión estratégica en una comunicación preparada para el futuro. Al adoptar hoy sistemas telefónicos basados en la nube, puedes asegurarte de que tu organización está bien preparada para las exigencias del mañana. A medida que surgen nuevas funciones y el panorama tecnológico sigue evolucionando, un sistema PBX alojado proporciona la agilidad y escalabilidad necesarias para adaptarse, manteniendo la comunicación de tu empresa a la vanguardia.

Soluciones PBX alojadas Wildix para tu empresa

La evolución de los sistemas PBX tradicionales a las soluciones PBX alojadas representa un cambio significativo en la forma en que las empresas enfocan la comunicación. Con ventajas como el ahorro de costes, la mejora de la movilidad, la mayor fiabilidad y una gran cantidad de funciones avanzadas, los sistemas PBX alojados están perfectamente posicionados para satisfacer las necesidades de las empresas modernas. Cuando te plantees hacer el cambio, recuerda evaluar cuidadosamente a los proveedores, planificar meticulosamente tu implantación y optimizar continuamente tu sistema para garantizar el máximo beneficio.

Las ventajas de estas tecnologías están impulsando el cambio en todos los sectores, y Wildix está a la vanguardia de esta transformación. Al elegir hoy una solución PBX alojada, posicionas tu empresa para aprovechar al máximo las innovaciones del mañana: IA, comunicaciones unificadas y potentes integraciones. Deja que Wildix sea tu socio de confianza en esta transición, proporcionándote soluciones de comunicación fiables, escalables e innovadoras, diseñadas para ayudar a tu empresa a prosperar en un entorno en constante cambio. Comprueba por qué nuestras soluciones, las mejores de su clase, son la forma de construir tu negocio.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un sistema PBX alojado?

Un sistema PBX alojado es una solución telefónica basada en la nube que traslada la funcionalidad tradicional de la centralita a Internet. En lugar de depender de un costoso hardware in situ, utiliza tecnología VoIP para gestionar las llamadas a través de servidores remotos. Esta configuración no sólo reduce los costes de infraestructura física, sino que también ofrece funciones avanzadas como enrutamiento de llamadas, análisis e integración perfecta con otras herramientas de comunicación digital.

¿Qué modelos de precios hay disponibles para las soluciones PBX alojadas?

Los precios de la PBX alojada suelen ofrecerse a través de varios modelos que se adaptan a las distintas necesidades empresariales:

Por usuario, por mes: Un modelo sencillo que cobra una cuota fija por cada usuario, lo que facilita la ampliación a medida que crece tu equipo.
Llamadas simultáneas: las tarifas se basan en el número de llamadas que pueden atenderse a la vez. Sin embargo, este enfoque a menudo requiere predecir la capacidad máxima de llamadas, lo que puede llevar a pagar de más por la capacidad no utilizada o a afrontar costes inesperados durante los periodos de mucho tráfico.
Precio CaPEx: Implica una gran inversión inicial en hardware e infraestructura, lo que puede inmovilizar capital y provocar mayores costes de mantenimiento a largo plazo, reduciendo la flexibilidad y la escalabilidad.

¿Cómo soportan los sistemas PBX alojados la movilidad y el trabajo a distancia?

Los sistemas PBX alojados están diseñados para los trabajadores móviles y remotos de hoy en día. Permiten a los empleados hacer y recibir llamadas desde cualquier dispositivo — ya sea un smartphone, una tableta o un portátil — utilizando una conexión a Internet. Esto garantiza una comunicación fluida independientemente de la ubicación y mejora la productividad al proporcionar funciones como el desvío de llamadas, el buzón de voz y la integración con herramientas de colaboración sobre la marcha.

¿Cómo elijo el proveedor de PBX alojada adecuado?

Seleccionar un proveedor implica evaluar varios factores clave:

Reputación y experiencia: Busca proveedores con experiencia demostrada y opiniones positivas de los clientes.
Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA): Asegúrate de que el proveedor garantiza un tiempo de actividad elevado, tiempos de respuesta rápidos y una atención al cliente fiable.
Seguridad y cumplimiento: las medidas de seguridad sólidas, como la encriptación y las auditorías periódicas, son esenciales.

Integración y personalización: la solución debe integrarse perfectamente con tus herramientas existentes (como los sistemas CRM) y ofrecer escalabilidad para adaptarse a tu crecimiento.

Hacer preguntas detalladas sobre la calidad de las llamadas, los sistemas de copia de seguridad y la asistencia en horas punta también puede ayudarte a elegir un proveedor que se ajuste a las necesidades de tu empresa.

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