Enero es el Mes Nacional de la Tutoría, un oportuno recordatorio de lo crucial que puede ser la tutoría en el desarrollo profesional y personal. En el vertiginoso entorno laboral actual, muchas organizaciones están adoptando programas de tutoría para cultivar el talento, transferir conocimientos institucionales y fomentar la colaboración entre los miembros del equipo. De hecho, el 84% de las empresas de la lista Fortune 500 tienen programas de mentores, y todas las empresas de la lista Fortune 50 los tienen. Una asociación mentor-alumno bien estructurada puede crear un efecto dominó en toda la organización, impulsando la innovación y elevando la moral.
Pero con equipos dispersos, agendas apretadas y las exigencias siempre cambiantes del lugar de trabajo moderno, ¿cómo mantener viva la chispa de la tutoría? Aquí entran las comunicaciones unificadas.
Al unir voz, vídeo, chat, pantalla compartida y mucho más en una única plataforma, las comunicaciones unificadas añaden una potente dosis de conectividad que facilita que mentores y alumnos se mantengan sincronizados, independientemente de dónde se encuentren físicamente.
El impacto de la tutoría en el lugar de trabajo
La tutoría es una vía de empoderamiento bidireccional. Los empleados más nuevos o con menos experiencia obtienen una mano que les guíe, aprenden habilidades críticas y adquieren confianza más rápidamente. Los mentores, por su parte, se benefician de perfeccionar sus habilidades de liderazgo, comunicación y resolución de problemas. Este intercambio mutuo de conocimientos y apoyo contribuye a una plantilla más cohesionada, ambiciosa y satisfecha.
«Dentro de Wildix, puedo ser mi yo auténtico, y Mike, el director nacional de Wildix Alemania y Austria, me ha apoyado mucho. Nuestra relación de tutoría ha crecido de verdad, y me ha permitido ser mi mejor yo».
Harmonie Essome, Partner Development Manager de Wildix
Una vibrante cultura de tutoría garantiza que el conocimiento y la experiencia no se conviertan en silos. En su lugar, la información crítica fluye orgánicamente entre los equipos. Los empleados junior y los recién contratados pueden aprender rápidamente de los profesionales experimentados, evitando la temida «fuga de cerebros» que se produce cuando los expertos se marchan sin transmitir sus conocimientos. Esta cultura de aprendizaje y crecimiento mutuos actúa también como catalizador de ideas nuevas y avances colaborativos.
La tutoría es especialmente poderosa para promover la diversidad y la inclusión. Emparejar a mentores y discípulos con distintos orígenes, experiencias y perspectivas puede ayudar a derribar barreras y crear un lugar de trabajo en el que todos se sientan valorados. A medida que los mentores ayudan a los empleados infrarrepresentados a navegar por el panorama empresarial, las organizaciones se benefician de un tapiz más rico de ideas, que en última instancia impulsa la innovación.
Obstáculos comunes para el éxito de la tutoría
Aunque la mitad de los que respondieron a una encuesta de la LHH consideraban que la tutoría era fundamental para su organización, el 76% afirmaron que las presiones de tiempo impedían que se llevara a cabo. Muchas organizaciones tienen dificultades con el proceso de implantación:
- Dispersión geográfica
Los trabajadores de hoy en día pueden estar repartidos por distintas ciudades, zonas horarias o incluso continentes. Coordinar las reuniones cara a cara se hace difícil, y es fácil que las parejas mentor-alumno pierdan impulso sin una interacción regular. - Horarios sobrecargados
Los mentores a menudo hacen malabarismos con las responsabilidades de gestión, los plazos de los proyectos y las listas de tareas personales, mientras que los alumnos están ocupados con sus funciones. Sacar tiempo para sesiones individuales significativas puede convertirse rápidamente en un reto. - Falta de estructura
La tutoría funciona mejor cuando existe un marco claro para el establecimiento de objetivos, la retroalimentación y la responsabilidad. Sin directrices estructuradas, incluso las relaciones de tutoría más entusiastas pueden desvanecerse. - Herramientas de comunicación fragmentadas
Las organizaciones suelen utilizar varias plataformas: correo electrónico, aplicaciones de chat, software de videoconferencia y más. Este mosaico de herramientas puede dar lugar a confusión, mensajes perdidos y fatiga comunicativa, haciendo descarrilar el proceso de tutoría.
El papel transformador de las comunicaciones unificadas
Las comunicaciones unificadas entrelazan múltiples métodos de comunicación -voz, vídeo, mensajería, documentos compartidos- en una plataforma racionalizada. Esta solución holística aborda directamente los retos que pueden ahogar las iniciativas de tutoría:
- Conectividad continua
Las comunicaciones unificadas acercan a mentores y alumnos al permitir llamadas de voz y vídeo de alta calidad que trascienden las fronteras físicas. Con unos pocos clics, las parejas pueden conectarse para mantener conversaciones cara a cara (virtuales) que fomentan la compenetración y profundizan la confianza. - Funciones favorables a la colaboración
Más allá de las simples llamadas, las plataformas de comunicación unificada suelen incluir el uso compartido de archivos, chat persistente e incluso pantalla compartida. Estas herramientas permiten a mentores y alumnos intercambiar recursos, destacar puntos importantes y revisar el trabajo juntos en tiempo real, todo ello sin pasar de una aplicación a otra. - Comentarios y orientación instantáneos
Un componente esencial del éxito de la tutoría es la retroalimentación periódica. A través del chat y de rápidas llamadas de voz o vídeo, los mentores pueden comprobar y ofrecer información inmediata siempre que un alumno necesite ayuda o se enfrente a dificultades. Este enfoque en tiempo real ayuda a acelerar el aprendizaje y mantiene el impulso. - Accesibilidad sobre la marcha
Con buenas soluciones de comunicación unificada accesibles a través de teléfonos inteligentes, tabletas y ordenadores, mentores y alumnos pueden permanecer conectados de una forma que se adapte a sus ajetreadas vidas. Tanto si trabajan en una cafetería, en la oficina de un cliente o sobre la marcha, esta tecnología mantiene abiertas las líneas de comunicación.
«Nuestro sistema de comunicaciones unificadas me permite revisar las reuniones y resolver los problemas después, y las grabaciones me permiten analizar las palabras clave rápidamente. No tengo que estar físicamente presente, y puedo examinar decisiones y situaciones críticas para proporcionar comentarios detallados a mis colegas. Facilita mucho la tutoría y garantiza una visión mucho más completa».
Emiliano Tomasoni, Director de Marketing de Wildix
Funciones clave de UC para una experiencia de tutoría edificante
Veamos las funciones que realmente pueden impulsar tus programas de tutoría:
- Videoconferencia
A diferencia de los mensajes de texto o las llamadas telefónicas, las videoconferencias ofrecen la conexión humana de ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal. Esta dimensión visual fomenta la empatía, la comprensión y la sensación de camaradería, haciendo que las interacciones de los mentores sean más auténticas y atractivas. - Chat persistente
Un canal de chat dedicado para mentores y alumnos ayuda a mantener la continuidad. Es fácil retomar la conversación donde la dejasteis, desplazarse por discusiones pasadas y hacer un seguimiento de los documentos y enlaces esenciales. Esta continuidad es inestimable para establecer una buena relación y garantizar que los detalles importantes no se escapen. - Herramientas integradas de programación y calendario
Las integraciones de calendario, como las que admiten MS365 o Google Calendar, pueden reducir drásticamente la fricción en la programación. Los mentores pueden simplemente bloquear el tiempo, enviar invitaciones y estar seguros de que las citas se mantendrán al día. Los recordatorios automáticos y los enlaces a reuniones pueden ayudar a eliminar las sesiones perdidas. - Compartir y editar documentos en directo
Tanto si se trata de revisar el informe del proyecto de un alumno como de intercambiar ideas juntos, tener la posibilidad de coeditar documentos en tiempo real cambia las reglas del juego. Los tutores pueden proporcionar comentarios inmediatos, y los alumnos pueden experimentar con soluciones mientras reciben orientación. - Análisis y seguimiento de la actividad
Las mejores soluciones de comunicación unificada, como Wildix, incluyen paneles o análisis que proporcionan información sobre la frecuencia con la que se reúnen los participantes, la duración de las llamadas y otros datos. Estas métricas pueden servir como indicadores útiles del compromiso, ayudando a los gestores del programa a calibrar la salud de la iniciativa de tutoría.
Una sólida cultura de tutoría desarrolla líderes y directivos con excepcionales habilidades de gestión de personas y comunicación, esenciales para apoyar la colaboración y la confianza entre equipos distribuidos. En Wildix, utilizamos nuestras comunicaciones unificadas para posibilitar las conexiones, capacitando a nuestros equipos para alcanzar su máximo potencial, impulsando el crecimiento personal y organizativo.
Roberta Terranova, Head of Global HR de Wildix
Por qué las soluciones de Wildix brillan en los escenarios de tutoría
Wildix destaca por un sistema basado en navegador que prioriza la sencillez, la seguridad y la facilidad de uso:
- Acceso sin fricciones
Uno de los mayores obstáculos para una comunicación coherente es la complejidad de poner a todo el mundo en la misma plataforma. La solución basada en navegador de Wildix elimina la necesidad de múltiples instalaciones de software o plug‑ins. Los participantes sólo tienen que abrir su navegador, iniciar sesión y empezar a colaborar. - Seguridad robusta
Las conversaciones de tutoría pueden incluir temas confidenciales como comentarios sobre el rendimiento, aspiraciones profesionales y estrategias organizativas. Wildix emplea de serie un potente cifrado junto con MFA, lo que garantiza la confidencialidad de estas conversaciones delicadas. - Conjunto holístico de herramientas de colaboración
Más allá de las llamadas y la mensajería básicas, Wildix amplía un conjunto de funciones de colaboración: videoconferencia, uso compartido de archivos, uso compartido de pantallas y mucho más. Al mantener todo centralizado, mentores y alumnos pierden menos tiempo cambiando de una aplicación a otra. - Escalabilidad para organizaciones en crecimiento
A medida que tu programa de mentores crece e incluye más equipos, directores e incluso altos cargos, Wildix te permite ampliarlo sin problemas. Puedes añadir o eliminar licencias según sea necesario, para evitar un compromiso financiero excesivo en épocas de cambio. - Información basada en datos
Los análisis de Wildix pueden ofrecer una visión general de alto nivel de la frecuencia de llamadas y la participación en el chat, ayudándote a detectar cualquier caída en la actividad o posibles cuellos de botella. Este enfoque basado en los datos permite realizar correcciones rápidas y mantiene las relaciones de tutoría en el buen camino.
Abordar las posibles objeciones
A pesar de todas las ventajas, no es raro encontrar escepticismo al proponer una nueva plataforma de comunicación unificada para reforzar la tutoría:
- «Nos va a reventar el presupuesto».
Aunque una plataforma de comunicaciones unificadas implica costes iniciales, el retorno de la inversión a largo plazo puede ser enorme. Al reducir la rotación, acelerar la incorporación y facilitar una transferencia de conocimientos más eficaz, las comunicaciones unificadas suelen amortizarse muchas veces. - «Ya tenemos varias aplicaciones de comunicación».
Un sistema único y unificado puede ayudar a consolidar las muchas herramientas fragmentadas que se utilizan actualmente. En lugar de rebotar entre el correo electrónico, Slack, Teams y Zoom, puedes crear un eje central para las comunicaciones de tutoría, aumentando la claridad y reduciendo los gastos de software. - «Nuestros empleados no son magos de la tecnología».
Las soluciones modernas de CU — incluida Wildix — están diseñadas para ser intuitivas. A menudo reflejan los flujos de trabajo de las aplicaciones de consumo cotidianas, lo que facilita la adaptación de las personas. Además, una breve sesión de iniciación puede ayudar incluso a los empleados menos expertos en tecnología a sentirse cómodos rápidamente. Por eso son nuestros partners quienes instalan nuestras soluciones, ya que aportan experiencia local. - «Aún no hemos formalizado un programa de tutoría».
Las comunicaciones unificadas no son sólo para iniciativas de tutoría a gran escala y totalmente formadas. También es perfecto para proyectos piloto más pequeños, que te permitan probar y perfeccionar tu enfoque. A medida que el programa crezca, puedes simplemente ampliar la plataforma. - «¿Y si nuestras conversaciones no son seguras?»
Los proveedores de comunicaciones unificadas de confianza dan prioridad a la seguridad de los datos. Wildix emplea específicamente protocolos de encriptación para proteger la información sensible, lo que te da tranquilidad a la hora de hablar de temas confidenciales como las evaluaciones de rendimiento o las trayectorias profesionales.
Cómo crear una cultura de tutoría dinámica paso a paso
- Define tus objetivos
Empieza por definir unos objetivos claros: ¿A quién va dirigido el programa de tutoría? ¿En qué habilidades o áreas de desarrollo se centra? ¿Qué hitos definirán el éxito? Una hoja de ruta ayuda a mentores y alumnos a alinear sus expectativas desde el principio. - Elige una solución de comunicaciones unificadas versátil
Busca una plataforma que combine videollamadas, chat, intercambio de archivos y programación en un solo lugar. Cuanto más fácil sea utilizarla, más probabilidades habrá de que mentores y alumnos participen regularmente. - Proporciona formación y directrices
Incluso el software más fácil de usar se beneficia de una rápida sesión de formación. Muestra a los participantes cómo programar reuniones, utilizar el chat con eficacia y compartir documentos. Además, ofrece orientación sobre las mejores prácticas para fijar objetivos, dar opiniones y mantener un contacto constante. - La coherencia es la clave
Establece una cadencia de comunicación que funcione tanto para los mentores como para los alumnos. Tanto si se trata de reuniones semanales como de videoconferencias mensuales, un calendario fijo mantiene el impulso y ayuda a los participantes a planificar sus cargas de trabajo. - Supervisa, mide y adapta
Utiliza los análisis de tu solución de CU para medir la frecuencia de las llamadas, su duración y la actividad del chat. Recoge los comentarios de los participantes para identificar los puntos débiles y los éxitos. Haz los ajustes necesarios, quizá emparejando a mentores y alumnos diferentes u ofreciendo formación complementaria. - Celebra los hitos y los éxitos
Reconoce los logros de los alumnos, ya sea la adquisición de una nueva habilidad, un ascenso o la finalización de un proyecto con éxito. Celebrar los hitos valida el proceso de tutoría y anima a otros a participar. Los mentores también merecen reconocimiento por su tiempo, esfuerzo y compromiso para ayudar a otros a crecer.
Adopta el espíritu del Mes Nacional de la Tutoría
Con enero como Mes Nacional de la Tutoría, no hay mejor momento para aprovechar el poder transformador de la tutoría en tu organización. Una sólida cultura de tutoría puede impulsar el crecimiento personal, elevar la dinámica de equipo y mantener a tu empresa ágil en un mercado en constante evolución. Sin embargo, la distancia, las agendas apretadas y las herramientas de comunicación fragmentadas a veces pueden apagar esa chispa.
La tecnología de comunicaciones unificadas está aquí para barrer esos obstáculos y amplificar los beneficios de la tutoría. Mediante funciones como videoconferencias de alta calidad, chat persistente, colaboración en tiempo real y análisis, las comunicaciones unificadas permiten a mentores y alumnos conectarse, compartir conocimientos y alcanzar sus objetivos, independientemente de dónde se encuentren. Las soluciones de Wildix ofrecen una plataforma fácil de usar, segura y escalable que mejora la experiencia de tutoría sin abrumarla.
Al adoptar una herramienta integral que reúne todas las formas de comunicación bajo un mismo techo, estarás preparando el terreno para que las relaciones de tutoría florezcan de verdad. Y cuando la tutoría florece, todos ganan: los tutelados crecen en sus carreras, los tutores perfeccionan habilidades vitales de liderazgo y las organizaciones cultivan una mano de obra más resistente, colaboradora e innovadora.
Si quieres saber más sobre Wildix y nuestras soluciones, visita wildix.com/try y descubre cómo nuestro ecosistema puede ayudar a tu equipo a ser aún más eficaz.
Para más consejos, ¡suscríbete para recibir nuestra revista de forma gratuita!