Ihr Kommunikationssystem ist der Eckpfeiler Ihres Unternehmens. Doch wann haben Sie es das letzte Mal wirklich überprüft? Weltweit nutzen Millionen von Unternehmen eine veraltete Infrastruktur, und ein großer Teil hat ein Telefonsystem, das älter als 20 Jahre ist. Dies bedeutet, dass Sie sich die neuesten Technologien entgehen lassen könnten, die Ihr Geschäft und Ihre Effizienz erheblich. Erreichen Sie eine bessere Kommunikation durch ein Update.
Welches Telefonsystem haben Sie?
Dabei geht es um mehr als nur um Ihre Telefone. Jedes System, das Sie für die Echtzeitkommunikation nutzen – ob Video, Live-Chat oder Ihr Telefon. Dabei kann es sich um das Telefon auf Ihrem Schreibtisch handeln oder um das, das Sie in Ihrer Tasche mit sich herumtragen (wenn es über eine Basisstation verfügt, an der es aufgeladen wird). Letztlich wird alles von einer sogenannten PBX gesteuert, einer Nebenstellenanlage. Diese teilt Ihre Telefonleitungen auf und ermöglicht es Ihnen, mehrere Telefone in Ihrem Unternehmen zu nutzen.
Nun ist das Konzept einer Telefonanlage etwas schwammiger – sie muss nicht unbedingt ein physisches Telefon beinhalten. Telefone können physisch oder softwarebasiert sein und über Ihren Computer oder Ihr Mobiltelefon zugänglich sein.
Der Schaden summiert sich
Alte Telefonsysteme, wie die von Avaya, Toshiba, NEC, Panasonic oder Samsung, benötigen oft physische Hardware, die sich langsam abnutzt. Der Grund dafür ist, dass sie sich abnutzen:
- Kleine Überspannungen beschädigen die Schaltkreise.
- Staub und Ablagerungen verursachen und verstopfen die Lüfter.
- Thermische Probleme führen zu sich ausdehnendem/zusammenziehendem Metall.
- Leiterplatten werden brüchig und fallen aus.
Es gibt selten ein einzelnes großes Ereignis, das Ausfälle verursacht. Stattdessen nimmt die Leistungsfähigkeit langsam ab und verlangsamt das System.
Hinzu kommt, dass diese Systeme mit zunehmendem Alter oft mehr mit den begrenzten Möglichkeiten, die sie haben, arbeiten müssen. Wenn Sie z.B. einen alten Windows-XP-Computer haben, werden Sie merken, dass er kaum noch moderne Software ausführen kann. Das liegt daran, dass die Anforderungen an die Hardware in den letzten 20 Jahren dramatisch gestiegen sind. Das Gleiche gilt für Ihre Hardware-Telefonanlage, die Nebenstellenanlage, die das Herzstück Ihres Telefonsystems ist.
Es ist auch sehr ineffizient, physische Server und Hardware zu betreiben. Sie stellen eine einzige Schwachstelle dar, wenn es um Ihr Unternehmen geht und wenn ein Teil des Systems ausfällt, fällt das ganze System aus. Das ist nicht ideal.
Wenn Sie Stromausfälle, Ausfälle, Verlangsamungen oder abgebrochene Anrufe feststellen, ist es an der Zeit, Ihr Telefonsystem zu wechseln.
Es kann nicht das leisten, was Sie von ihm erwarten
Wie andere Bereiche Ihres Unternehmens muss auch Ihr Telefonsystem einen Nutzen bieten. Es reicht nicht mehr aus, nur eine Telefonnummer zu besitzen. Stattdessen müssen Sie in der Lage sein, über alle Kanäle zu kommunizieren – Sprache, Video und Text. Denn die Menschen wollen oft sehen, mit wem sie sprechen, und diese Möglichkeit haben wir jetzt.
Aber es geht noch weiter – Ihr Telefonsystem (eigentlich Ihr Kommunikationssystem) muss mit anderen Aspekten Ihres Unternehmens vereint sein. Und das können Sie mit modernen Lösungen ganz einfach erreichen.
Diese Zusammenführung bedeutet, dass Sie, wenn jemand Sie anruft, auf Ihr Buchungssystem zugreifen können oder dass Sie vielleicht Personen direkt aus Ihrer Kundendatenbank anrufen können. Es geht nicht nur um die Vereinheitlichung von Sprache und Video. Es geht darum, so viel wie möglich zu verbinden – die gesamte von Ihnen verwendete Software.
Sie können in Ihrer Kundenverwaltungssoftware auf eine Schaltfläche klicken, und der Kunde wird sofort angerufen. Oder Sie können Ihr Telefonsystem um eine Türsprechanlage oder ein Eingangsgerät erweitern. Vielleicht möchten Sie eine bessere Aufzeichnung und Anrufverwaltung von einem einzigen Ort aus haben. Sogar Systemüberwachung!
So vieles ist mit einer physischen Telefonanlage, insbesondere einer von vor 10 oder 20 Jahren, absolut mühsam.
Sie brauchen ein komplettes Kommunikationssystem, das für Sie arbeitet – eines, das Ihnen das Leben leichter macht.
Es wird immer teurer
Die Instandhaltung von Altsystemen ist nicht wirklich eine Wissenschaft. Sie ist zu einer Kunstform geworden. Leider müssen Künstler bezahlt werden. Außerdem wissen sie, dass Sie in der Lage sein müssen, Leute anzurufen.
Altsysteme werden immer kostspielig sein und ein Großteil dieser Kosten entsteht durch den Versuch, sie zu bewahren. Das Aufsetzen von VPNs, SBCs, zusätzlichen Sicherheitsebenen und Patches bei jeder Aktualisierung erfordert oft menschliches Eingreifen – und das kostet Geld.
Erschwerend kommt hinzu, dass einige PBX-Systeme keine Updates mehr erhalten, weil sie nicht mehr verwendet werden. Das macht Ihre Versicherung teurer, zumal die Versicherer sich der Kosten von Cyberangriffen immer stärker bewusst werden. Wenn Sie nicht über ein konformes System verfügen, wird Ihre Versicherung entweder sehr teuer oder Sie sind nicht versichert.
Selbst der Austausch einer SAS-Festplatte in einem veralteten Server kostet Geld und Zeit, Geld, das Sie besser für profitablere Aspekte Ihres Unternehmens einsetzen könnten.
All dies führt zu kontinuierlichen Betriebskosten für etwas, für das Sie bereits viel Geld bezahlt haben.
Ist Unified Communications die Lösung?
Unified Communications ist einfach eine neue Art und Weise, Kommunikationssysteme zu schaffen, die alle beteiligten Teile vereinheitlicht. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Systeme ineinander zu integrieren, um wichtige Geschäftsprozesse zu beschleunigen, und sie macht es einfach, mehr zu tun.
Das bedeutet, dass sich all diese kleinen Effizienzgewinne summieren.
Athens County in Georgia hat festgestellt, dass sie durch höhere Effizienz und bessere Funktionen bis zu einer Stunde pro Tag und Mitarbeiter einsparen konnten. Allein die Möglichkeit, sofort nach Personen zu suchen und zu wählen, sparte ihnen eine Menge Zeit. Das bedeutet, dass sie weniger Zeit für einfache Verwaltungsaufgaben aufwenden müssen und mehr Zeit für den Dienst an der Gemeinschaft haben – etwas, das sie mit ihrem alten Avaya-System nicht tun konnten.
Für sie veränderte ein einheitliches Kommunikationssystem die Art und Weise, wie sie arbeiteten, denn es ermöglichte ihnen, bei Bedarf aus der Ferne zu arbeiten und bei Bedarf ein hybrides Arbeitsmodell zu wählen. Außerdem erhielten die Mitarbeiter Geschäftsnummern, die sie auf ihren Telefonen verwenden konnten.
Das aufgerüstete System erleichterte die Erfüllung der Anforderungen. Und das ist das Schöne an Unified Communications.
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