Mit dem Frühling kommen die blühenden Blumen und längeren Tage, die uns dazu inspirieren, unsere Büros aufzuräumen. Doch genauso wie unsere physischen Räume kann auch unser digitaler Speicher von einer gründlichen Entrümpelung profitieren.
Die Bereinigung Ihrer Daten sollte keinesfalls als bloße Kleinigkeit betrachtet werden, sondern als wichtiger Schritt, um gesetzeskonform, sicher und organisiert zu bleiben — insbesondere, wenn Sie ein dauerhaftes System zur Datenorganisation implementieren.
So organisieren Sie Ihre Daten
Doch falls Sie immer noch glauben, dass Datenorganisation lediglich bedeutet, Objekte in passende Ordner zu sortieren, sollten Sie Ihre Ansicht überdenken. Daten sind eine wertvolle Ressource und ihre Organisation erfordert Zeit und Überlegung, um sie optimal auf Ihr Unternehmen oder Ihre Kunden abzustimmen.
Machen Sie eine Bestandsaufnahme
Zunächst müssen Sie alle Ihre Datenquellen und Bestände identifizieren. Ohne zu wissen, was vorhanden ist, ist es schwierig, eine ordnungsgemäße Organisation zu erreichen. Sobald alle Ressourcen lokalisiert sind, können sie nach Typ und Zweck klassifiziert werden.
Die Klassifizierung ist ein wichtiger Schritt und ermöglicht es Ihnen, klare Regeln für jede Datenklasse zu definieren — nicht alle Daten sind gleich. Abhängig von der Art der Daten und dem Zugriff auf diese müssen sie entsprechend gespeichert werden. Sie müssen auch gesetzliche Bestimmungen und branchenübliche Praktiken berücksichtigen, die je nach Art der zu verarbeitenden Daten bestimmte Spezifikationen erfordern. Dieser bewusste Ansatz zur Organisation wird als Datenmanagement bezeichnet und bildet die Grundlage für übergeordnete Organisationspläne.
Wählen Sie den richtigen Speicherort
Es ist nun an der Zeit, eine angemessene Speicherlösung zu finden. Obwohl es auf den ersten Blick wie eine einfache Entscheidung zwischen einem lokalen Server und der Cloud erscheinen mag, kann die Wahl je nach Art der Daten unterschiedlich ausfallen. Insbesondere bei der Berücksichtigung von Vorschriften wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderen Gesetzen müssen bestimmte Daten, insbesondere personenbezogene Daten von Kunden, besonders sicher gespeichert werden.
Um die geeignete Speicherlösung für jede Art von Daten zu finden, müssen verschiedene Kriterien wie Zugänglichkeit, Zuverlässigkeit, Sicherheit und Zugriffskontrolle berücksichtigt werden. Schließlich wurden die Daten mit einem bestimmten Zweck gesammelt, daher ist es wichtig sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können. Die Zugriffsrechte müssen einfach zu handhaben sein, aber auch auf eine begrenzte Anzahl von Personen beschränkt werden. Zudem sind auch Faktoren wie Kosten, Häufigkeit des Datenzugriffs, Grad der Verschlüsselung sowie Speicherort zu berücksichtigen.
Sobald Ihre Anforderungen festgelegt sind, können Sie Ihre aktuellen Speicherlösungen problemlos überprüfen und verschiedene Cloud-Angebote vergleichen. Es wird empfohlen, einen Cloud-Anbieter zu wählen, der nicht nur alle Funktionen und Möglichkeiten bietet, die Ihren speziellen Anforderungen entsprechen, sondern auch in Bezug auf Sicherheit und Zuverlässigkeit einen guten Ruf hat. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Ihre Daten zugänglich und sicher sind, wenn Sie darauf zugreifen müssen.
Entfernen Sie Unnötiges
Um Ihre Daten effektiv zu organisieren, ist es ähnlich wie beim Frühjahrsputz: Sie müssen sich von unnötigen Informationen trennen. Dadurch wird nicht nur die Menge der zu speichernden Daten reduziert, sondern es hilft auch bei der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen.
Verschiedene Regelungen, darunter auch die Europäische Datenschutzgrundverordnung, verlangen, dass personenbezogene Daten von Kunden oder Mitarbeitern nur solange aufbewahrt werden dürfen, wie es für den erhobenen Zweck erforderlich ist. Wenn diese Daten nicht mehr für diesen Zweck verwendet werden, müssen sie gelöscht werden.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Anforderungen für die Aufbewahrung von Anrufdaten und Aufzeichnungen je nach Branche, Art der Daten und anderen Faktoren variieren können.
Daher sollten Sie unbedingt Ihren Rechtsbeistand und die Aufsichtsbehörden konsultieren, damit Sie alle Gesetze und Vorschriften einhalten. Dies ist ein wichtiger Schritt bei der Erstellung einer klaren Richtlinie für die Datenaufbewahrung, die diese Faktoren berücksichtigt und dennoch sicherstellt, dass die Datensätze nicht länger als nötig aufbewahrt werden.
Richtig Löschen
Nachdem Sie entschieden haben, welche Daten gelöscht werden müssen, ist es wichtig zu beachten, dass dies möglicherweise mehr erfordert als nur das einfache Drücken der Löschtaste. Bei sensiblen oder vertraulichen Daten ist es nicht ausreichend, eine Datei einfach zu löschen, um sie vollständig von einem Computer zu entfernen. Stattdessen müssen Sie eine sichere Methode anwenden, wie Datenlöschsoftware, physische Zerstörung oder Verschlüsselung. Möglicherweise gibt es auch branchenspezifische Vorschriften, die eine bestimmte Methode im Rahmen einer Richtlinie zur Datenvernichtung vorschreiben.
Allerdings muss nicht jede Datei so sorgfältig gelöscht werden. Denken Sie an einen normalen Papierkorb oder Aktenvernichter. Einige Dokumente können einfach weggeworfen werden, während sensiblere Informationen geschreddert oder noch sicherer vernichtet werden müssen. Dieses Konzept gilt auch für Ihre digitalen Informationen, wobei das „Löschen“ das digitale Äquivalent zum Papierkorb oder Aktenvernichter ist.
Es ist wichtig, dass Sie unabhängig von der gewählten Methode zur sicheren Entsorgung unerwünschter Dateien die Zeit investieren, um unnötige Daten zu erkennen und zu beseitigen. Dies hilft Ihrem Unternehmen, gesetzlich konform zu bleiben und das Risiko von Datenschutzverletzungen und anderen Sicherheitsproblemen zu minimieren.
Reduzieren Sie die erfasste Datenmenge
Die beste Methode, um Ihre Daten sauber, organisiert und übersichtlich zu halten, besteht darin, von Anfang an die Menge der gesammelten Daten zu begrenzen. Es ist überraschend, wie viele Unternehmen eine übermäßige Menge an Daten gesammelt haben, ohne einen bestimmten Zweck dafür zu haben, sondern nur in der Annahme, dass sie eines Tages nützlich sein könnten. Es ist ratsam, unnötigen Aufwand und Probleme zu vermeiden, indem Sie Daten nur dann sammeln, wenn sie für einen spezifischen Zweck benötigt werden. Wenn keine praktische Verwendung für die Daten besteht, sollten Sie darauf verzichten.
Indem Sie die Menge an gesammelten Daten begrenzen, können Sie diese leichter verarbeiten und sich an die Vorschriften halten. Laut DSGVO dürfen Sie nur Daten erheben, für die Sie eine Einwilligung haben. Warum sich also die Mühe machen, Zustimmung für Daten einzuholen, die Sie nicht benötigen werden? Zudem können Daten nur für den vorgesehenen Zweck verwendet werden, weshalb es sinnlos ist, sie für schlechte Zeiten aufzubewahren.
Bevor Sie Daten sammeln, sollten Sie daher Ihren Plan für die Datenanalyse im Voraus überlegen. Auf diese Weise können Sie gewährleisten, dass Sie hochwertige und nützliche Daten sammeln, die den rechtlichen und ethischen Standards entsprechen, sowie geeignete Verfahren zur Datensicherung und Analyse einrichten.
Management von Daten in UC&C
Es ist von großer Bedeutung, dass Sie bei der Auswahl eines UC&C-Dienstleisters genauso sorgfältig vorgehen wie bei der Wahl eines geeigneten Cloud-Speicher-Anbieters. Es ist wichtig, dass der Anbieter transparent aufzeigt, wie seine Lösungen Daten generieren, sichern und speichern, damit Sie die Kommunikationslösungen eines Kunden mit dessen Datenstrategieplan in Einklang bringen können. Auf diese Weise können gegebenenfalls erforderliche Anpassungen vorgenommen werden.
Wildix zum Beispiel setzt Amazon Web Services (AWS) ein, nicht nur wegen der Sicherheits- und Zuverlässigkeitsmerkmale, sondern auch aufgrund der Ausdehnung und Reichweite seiner globalen Infrastruktur, damit die Daten der Endbenutzer an einem geeigneten Ort gespeichert werden. Die Produkte werden so entwickelt, dass sie von Anfang an sicher sind, indem die Daten vom Ursprungsort bis zur Speicherung verschlüsselt werden. Wildix verlässt sich nicht auf VPNs oder SBCs von Drittanbietern, da diese das Risiko von Schwachstellen erhöhen.
Obwohl Ihr Anbieter möglicherweise ähnlich zuverlässig und sicher erscheint, ist es entscheidend, die passende Unterstützung zu erhalten, um Ihnen bei der individuellen Konfiguration der Einstellungen gemäß den Anforderungen Ihrer Kunden zu helfen. Schließlich können sich Vorschriften ändern und verschiedene Branchen haben unterschiedliche Anforderungen. Ein Expertenteam, wie das von Wildix, ist daher von unschätzbarem Wert, wenn Sie Hilfe benötigen.
Es ist wichtig, die Anforderungen Ihrer Kunden in Bezug auf die Datenspeicherung zu berücksichtigen, um nicht nur deren Geschäftserfolg zu fördern, sondern sich auch als Experte für Unified Communications zu positionieren. Wie bei der Verwaltung Ihrer eigenen Daten ist es nur eine Frage der Überlegung, der Planung und des Engagements.
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