Le printemps arrive. Les fleurs s’épanouissent. Les jours sont un peu plus longs et plus lumineux. Et pour certains d’entre nous, cela signifie que nous avons chaque année envie de faire le grand ménage dans nos maisons et nos bureaux.
Mais tout comme nos placards et nos greniers, notre stockage numérique a besoin d’un bon coup de balai. Loin d’être un simple bricolage, le nettoyage de vos données peut vous aider à rester conforme, sûr et organisé – surtout si vous prenez le temps de mettre en place un système qui fonctionne tout au long de l’année.
Comment organiser vos données
Mais pour ceux qui pensent encore que l’organisation des données consiste uniquement à classer les éléments dans les bons dossiers, détrompez-vous. Les données sont une ressource précieuse et, en tant que telle, il faut un peu de temps et de réflexion pour les organiser d’une manière qui corresponde parfaitement à votre activité ou à celle de votre client.
Faire le point
La première étape consiste à identifier toutes vos sources de données et vos actifs. Si vous ne savez pas ce que vous avez, comment pouvez-vous espérer vous organiser ? Une fois que vous avez localisé tous les actifs, vous pouvez les classer en fonction de leur type et de leur finalité.
Cette étape de classification est cruciale et vous permet de définir clairement des règles pour chaque classe de données – et oui, cela signifie que toutes les données ne sont pas créées égales. Bien entendu, le type de données déterminera la fréquence à laquelle vous devrez y accéder et donc la manière dont vous pourrez les stocker, mais vous devez également tenir compte des exigences réglementaires et des meilleures pratiques du secteur, qui peuvent nécessiter des spécifications de stockage particulières en fonction du type de données que vous traitez. Cette approche délibérée de l’organisation s’appelle la gestion des données et jette les bases de plans organisationnels de haut niveau appelés stratégie des données.
Choisir le bon système de stockage
Il est maintenant temps de choisir le bon système de stockage. Le choix entre un serveur sur site et le cloud peut sembler simple, mais les différents types de données exigent souvent des solutions différentes. Compte tenu de considérations telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) et d’autres lois, certaines données, souvent les données personnelles des clients, doivent être stockées de manière plus sécurisée que d’autres.
Pour chaque type de données, vous devez les évaluer en fonction d’une série de critères, notamment l’accessibilité, la fiabilité, la sécurité et le contrôle d’accès. En fin de compte, vous avez collecté ces données dans un but précis et vous devez donc vous assurer qu’elles sont accessibles aux bonnes personnes. Cela signifie qu’il faut en faciliter l’accès, mais aussi limiter le nombre de personnes qui peuvent y accéder. En plus de ces préoccupations, vous devez également tenir compte du coût du stockage, de la fréquence d’accès aux données, du niveau de cryptage et même de l’emplacement du stockage lui-même.
Une fois que vous savez ce dont vous avez besoin, vous pouvez facilement vérifier si vos solutions de stockage actuelles sont adéquates et même comparer différentes offres de « cloud ». Nous vous recommandons de rechercher un fournisseur de cloud qui non seulement offre toutes les fonctionnalités et capacités répondant à vos besoins spécifiques, mais qui jouit également d’une solide réputation en matière de sécurité et de fiabilité, de sorte que vous sachiez que vos données sont accessibles et en sécurité chaque fois que vous devez y accéder.
Effacer ce dont vous n’avez pas besoin
Comme pour un nettoyage de printemps, pour que vos données soient vraiment organisées, vous devez vous débarrasser des informations dont vous n’avez plus besoin. Non seulement cela réduit la quantité de données que vous devez stocker, mais cela peut également vous aider à rester en règle.
En effet, pour de nombreuses réglementations (y compris le RGPD européen), vous ne devez conserver les données personnelles de vos clients ou de vos employés qu’aussi longtemps qu’elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Si vous ne les utilisez plus à cette fin, elles doivent être supprimées.
Toutefois, il est important de noter qu’il s’agit d’une ligne directrice générale et que les exigences en matière de conservation des données et des enregistrements d’appels peuvent varier en fonction du secteur d’activité, du type de données et d’autres facteurs.
C’est pourquoi vous devez consulter un conseiller juridique et les organismes de réglementation pour vous assurer que vous respectez toutes les lois et réglementations en vigueur. Il s’agit d’une étape essentielle dans l’élaboration d’une politique claire de conservation des données qui tienne compte de ces facteurs tout en garantissant que les données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire.
Une fois que vous avez déterminé ce que vous devez supprimer, il ne suffit pas d’appuyer sur la touche « supprimer ». Pour les données sensibles ou confidentielles, il ne suffit pas de supprimer un fichier pour l’éliminer correctement d’un ordinateur. Vous devrez plutôt utiliser une méthode sécurisée telle qu’un logiciel d’effacement des données, la destruction physique ou le cryptage. Il se peut même qu’il existe des réglementations sectorielles qui définissent une méthode précise dans le cadre d’une politique de destruction des données.
Cependant, tous les fichiers ne doivent pas être supprimés avec autant de soin. Pensez à votre destructeur de papier habituel. Certains papiers peuvent être jetés à la poubelle, tandis que des documents plus sensibles doivent être déchiquetés, voire détruits de manière plus sûre. Le concept est exactement le même pour vos informations numériques, la suppression étant l’équivalent de votre poubelle ou de votre corbeille.
Quelle que soit la manière dont vous vous débarrassez en toute sécurité de vos fichiers indésirables, le fait de prendre le temps d’identifier et de vous débarrasser des données redondantes vous aidera à maintenir votre entreprise en conformité et à réduire le risque de violation des données et d’autres problèmes de sécurité.
Réduire ce que vous collectez
Bien entendu, la meilleure façon de garder vos données intactes, ordonnées et organisées est de limiter ce que vous collectez en premier lieu. Croyez-le ou non, de nombreuses organisations possèdent plus de données qu’elles ne savent quoi en faire, car elles les ont collectées au cas où elles pourraient être utiles, et non pas parce qu’elles avaient un rôle défini pour elles. Épargnez-vous du temps et des tracas. Si vous n’en avez pas l’utilité pratique, ne les collectez tout simplement pas.
Il vous sera ainsi plus facile de traiter les données dont vous disposez et de rester en conformité avec la réglementation. Dans le cadre du RGPD, par exemple, vous ne pouvez collecter que les données pour lesquelles vous avez obtenu un consentement. Pourquoi se compliquer la tâche en demandant le consentement des personnes concernées si vous n’avez pas l’intention de les utiliser ? Et comme les données ne peuvent de toute façon être utilisées qu’aux fins prévues, vous ne pouvez pas les mettre de côté pour les jours difficiles.
Au lieu de cela, réfléchissez à votre plan d’analyse des données avant la collecte, afin de vous assurer que vous recueillez des données utiles et de grande qualité, conformes aux normes juridiques et éthiques, et de mettre en place des procédures pour les sécuriser et les analyser de manière appropriée.
La gestion de données dans les UC&C
Tout comme il est important de choisir un fournisseur de stockage en cloud approprié, assurez-vous de choisir un fournisseur de solutions UC&C qui soit transparent sur la façon dont ses solutions produisent, sécurisent et stockent les données. Ainsi, si vous êtes chargé d’aligner les solutions de communication d’un client sur son plan de stratégie de données, vous saurez quels ajustements sont nécessaires, le cas échéant.
Chez Wildix, par exemple, nous utilisons Amazon Web Services (AWS) non seulement pour la sécurité et la fiabilité qu’il offre, mais aussi pour l’étendue et la portée de son infrastructure mondiale, de sorte que les données de nos utilisateurs finaux ne sont pas stockées à l’autre bout du monde. Nous concevons également nos produits de manière à ce qu’ils soient secure by design, en chiffrant les données depuis leur point d’origine jusqu’à leur stockage, en passant par leur déplacement, au lieu de demander à nos partenaires de s’appuyer sur des VPN ou des SBC tiers. Nous savons en effet que de multiples couches supplémentaires ne font qu’augmenter les points faibles, et que la seule méthode véritablement sûre consiste à inclure le cryptage dès la première étape.
Toutefois, même si votre fournisseur présente des signes similaires de fiabilité et de sécurité, assurez-vous que vous disposez également d’une assistance qui peut vous conseiller sur la manière d’ajuster les paramètres aux exigences de votre client. En effet, comme nous le savons, les réglementations peuvent changer et certains secteurs ont des règles plus strictes que d’autres. C’est pourquoi une équipe support, comme celle de Wildix, prête à vous aider lorsque vous en avez besoin, est une ressource précieuse.
Quelle que soit la société avec laquelle vous choisissez de travailler, le fait de prendre le temps de réfléchir aux ramifications des besoins de vos clients en matière de stockage de données permet non seulement d’assurer la réussite de leur entreprise, mais aussi de vous positionner en tant que spécialiste des communications unifiées à part entière. Comme pour vos propres efforts de gestion des données, il suffit d’un peu de réflexion, de planification et d’huile de coude.
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