UCaaS spielt eine zentrale Rolle in der modernen Arbeitsumgebung. Trotzdem existieren noch viele Großraumbüros, in denen Privatsphäre Mangelware ist. Für routinemäßige Verkaufsgespräche und das Bearbeiten von Kundenserviceanfragen mag dies häufig ausreichend sein, doch es gibt Situationen, in denen ein höheres Maß an Privatsphäre unerlässlich ist. In solchen Fällen kann eine Bürotelefonzelle oft die ideale Lösung darstellen.
Die Tür dieser Telefonboxen für das Büro ist in der Regel getönt und bietet eine gewisse Schalldämmung. Sie dienen als kleine Zufluchtsorte, in denen Mitarbeiter abseits des geschäftigen Großraumbüroalltags vertrauliche Gespräche führen können.
Im Allgemeinen sind Telefonboxen für Büros wesentlich kosteneffizienter und praktischer als die Einrichtung zahlreicher Einzelbüros. Daher sind sie für viele Unternehmen eine attraktive Lösung. Trotz ihrer vielen Vorteile werden sie jedoch nur selten genutzt.
Die Geschichte der Telefonbox für das Büro
Die ursprüngliche Telefonzelle wurde 1881 in Deutschland als Fernsprechkiosk erfunden, was wörtlich „Telefonzelle“ bedeutet. Dieses Modell verwendete ein Ticketingsystem für den Zugang zu Telefonanrufen. Die erste münzbetriebene Telefonzelle entstand 1889 in den Vereinigten Staaten.
Das ikonischste Design einer Telefonzelle ist die rote britische Telefonzelle, die 1920 eingeführt wurde. Sie wurde schnell zu einem festen Bestandteil der Landschaft, aber der Aufstieg des Mobiltelefons führte dazu, dass die meisten dieser Telefonzellen in den 2010er Jahren entfernt wurden.
Jedoch wurden die Telefonzellen in Büros nicht besonders häufig genutzt. Dieser Umstand hängt damit zusammen, dass Personen, die früher als wichtig genug galten, um ein privates Telefon zu benötigen, auch wichtig genug waren, um ein eigenes Büro zu besitzen. Telefonleitungen waren teuer, daher mussten die meisten Menschen das allgemeine Bürotelefon für ihre Anrufe verwenden, sofern sie die Erlaubnis dazu hatten.
Aber der Wandel in der Wirtschaft und große technologische Veränderungen führten zu einer Evolution in der Nutzung von Kommunikationsmitteln. Der Übergang von einer Produktions- zu einer Dienstleistungswirtschaft, in der die Mitarbeiter direkte Dienstleistungen erbringen, bedeutete, dass immer mehr Menschen auf Telekommunikation angewiesen waren.
Vom Großraumbüro zu Remote-Arbeit und Coworking-Spaces
Zusätzlich führten steigende Kosten in vielen Städten dazu, dass Großraumbüros zur Norm wurden. Die Privatsphäre in Büros war für die meisten Mitarbeiter nicht mehr gegeben, und die starke Zunahme sogenannter „Cubicle Farms“ in den 1980er und 1990er Jahren reduzierte die Privatsphäre weiter.
Selbst dann hatten die meisten Mitarbeiter die Möglichkeit, für wichtige Gespräche, die Privatsphäre erforderten, in ein Büro zu gehen, das oft dem Management vorbehalten war.
Bis zur Pandemie im Jahr 2020 war das Arbeitsleben weitgehend normal. Doch plötzlich mussten große Teile der Belegschaft, wenn möglich, von zu Hause aus arbeiten. Dies führte zu einer grundlegenden Veränderung der Arbeitsgewohnheiten. Fernarbeit wurde schnell zum neuen Standard.
Dennoch brauchten viele Menschen eine klare Trennung zwischen Arbeit und Privatleben. Gemeinsame Arbeitsräume, sogenannte „Coworking-Spaces“, wurden immer beliebter und viele Unternehmen unterstützten dies finanziell. Weltweit gibt es etwa 35.000 solcher Arbeitsräume und ihre Zahl wird bis 2024 voraussichtlich um 21 % steigen. Diese Räume boten viele Vorteile, aber Privatsphäre gehörte nicht dazu. Das Ergebnis war, dass die Telefonzelle im Büro plötzlich sehr gefragt war.
Die Technologie und die Telefonboxen für Büros
Eine typische Telefonbox fürs Büro ist meistens einfach gestaltet. Sie soll vollkommene Diskretion bieten, sodass Personen ungestört Gespräche führen können, ohne gesehen oder belauscht zu werden. Wichtig sind auch eine Beleuchtung und eine einfach zu verschließende Tür – es ist unerwünscht, bei sensiblen Gesprächen gestört zu werden.
Die Notwendigkeit einer stabilen Internetverbindung wird oft übersehen. Manchmal kann diese über ein kabelgebundenes Ethernet angeboten werden, aber viele moderne, besonders dünn konstruierte Laptops, die von Geschäftsleuten bevorzugt werden, haben keinen Ethernet-Anschluss. Dies bedeutet, dass eine zuverlässige Wi-Fi-Verbindung erforderlich ist.
Leider können einige Telefonboxen für Büros aufgrund ihrer metallischen Konstruktion Wi-Fi-Signale blockieren. Abhilfe schafft ein drahtloser Zugangspunkt in jeder Telefonbox, obwohl dies eine kostspieligere Lösung darstellt.
Eine schlecht gestaltete Telefonbox fürs Büro kann sich eng und unbehaglich anfühlen. Sie sollte nicht von einem kleinen Teil der Belegschaft in einem Coworking-Space dominiert werden, muss aber gleichzeitig komfortabel genug sein, um stundenlange Besprechungen zu ermöglichen. Besonders für Mitarbeiter in der Personalbeschaffung oder für diejenigen, die vertrauliche rechtliche oder finanzielle Besprechungen führen müssen. Ein gut durchdachter Coworking-Space kann diese Probleme vermeiden und eine kontinuierliche Rotation der Nutzenden sicherstellen.
Ich habe in verschiedenen Räumen gearbeitet und einige sind viel besser als andere. Die besten haben verstanden, was Coworking eigentlich bedeutet und haben ihre Büros und Systeme darauf abgestimmt. Die schlechtesten haben einfach ein ehemaliges Büro genommen, ein paar Stühle und Schreibtische hineingestellt und es Coworking-Space genannt, ohne Verständnis für Hotdesking, eingeschränkte Wartung und wenige Optionen für Privatsphäre.
Dan B, technischer Fernsupport für ein großes Unternehmen
Optimale Gestaltung von Büro-Telefonboxen
Es ist ebenso wichtig, dass die Telefonbox fürs Büro gut belüftet oder sogar klimatisiert ist. In einem kleinen Raum können ein Laptop und Schallisolierung in einem ohnehin warmen Zimmer zu hohen Temperaturen führen. Mit mehreren Wärmequellen und eventuell begrenztem Luftstrom wird es schnell unangenehm warm. Niemand möchte nach einem Gespräch so aussehen, als käme er gerade von einem intensiven Fitnesstraining.
Für die Verwaltung der Nutzung wird oft ein Buchungssystem eingesetzt. Dieses System muss allerdings flexibel genug sein, um auch kurzfristige Buchungen zu ermöglichen – eine Situation, die besonders häufig in der Personalabteilung auftritt.
Insgesamt muss die Konzeption einer Telefonbox fürs Büro wohlüberlegt sein, um Komfort, Privatsphäre und Funktionalität zu gewährleisten. Dabei sollten Systeme implementiert werden, die eine exzessive Nutzung durch Einzelpersonen verhindern.
Die Telefonbox für das Büro vs. Büroräume
In einem Coworking-Space gibt es oft sowohl Privatbüros als auch Großraumbüros mit einer Reihe von Büro-Telefonzellen. Natürlich hat beides in einem Coworking-Space seine Vorteile.
| Großraumbüro + Telefonkabine für das Büro | Privates Büro | |
| Preis | Niedrig | Hoch |
| Privatsphäre | Nach Bedarf, aber im Allgemeinen niedriger | Hoch |
| Erreichbarkeit für Mitarbeiter | Hoch | Mäßig |
| Fähigkeit, sich zu konzentrieren | Mäßig | Hoch |
| Sekundäre Funktionen | Professionell aussehende Räumlichkeiten | Privater Besprechungsbereich Professionelle Kulissen Raum für Interviews |
| Geschäftsadresse | Manchmal | Manchmal |
| Flexible Arbeitsmuster | Ja | Ja |
Der große Vorteil eines Büros ist, dass Sie sich dort mit anderen Menschen privat treffen können. Es bietet eine gute Atmosphäre für persönliche Treffen und ermöglicht es Ihnen, auch bei Videogesprächen einen professionellen Eindruck zu vermitteln.
Vieles davon können Sie jedoch auch in einem Coworking-Space bekommen. Die meisten bieten eine Art Upgrade-Möglichkeit, wenn Sie Schulungsräume oder Besprechungsräume auf Abruf benötigen. Daher können sie für Unternehmen, die ihre Gemeinkosten senken wollen, sehr kosteneffizient sein. Und was noch besser ist: Sie sind oft für ein weitaus umfangreicheres Stundenkontingent verfügbar als herkömmliche Büroräume.
Telefonboxen für Büros und Barrierefreiheit
Ein wichtiger, aber oft vernachlässigter Aspekt ist die Bereitstellung barrierefreier Räume für unterschiedliche Nutzergruppen. Beispielsweise ist es für eine Person im Rollstuhl nicht möglich, eine herkömmliche Telefonbox zu nutzen, weshalb ihre Bedürfnisse sorgfältig berücksichtigt werden müssen. Jedes Unternehmen, einschließlich Coworking-Spaces, sollte die Bedürfnisse von Menschen mit Behinderungen beachten.
Eine mögliche Lösung könnte sein, alle Telefonboxen fürs Büro rollstuhlgerecht zu gestalten. Dies könnte durch die Verwendung von höhenverstellbaren Sitz-Steh-Tischen, mehr Platz innerhalb der Box und Rampen zu den Kabinen erreicht werden. Einige Unternehmen bieten Rollstuhlfahrern als Alternative private Büroräume an, aber dies ist eine weniger ideale Lösung und widerspricht dem Konzept eines Coworking-Spaces, der regelmäßigen Kontakt mit anderen Menschen ermöglicht – ein Aspekt, den viele von einer büroähnlichen Umgebung erwarten.
Büros verstehen oft nicht die Bedürfnisse von behinderten Mitarbeitern wie mir. Stattdessen schränken sie versehentlich den Zugang zu wichtigen Teilen des Raums ein, sei es der fehlende Platz um die Schreibtische oder sogar der Zugang zu den Kaffeemaschinen! Am Ende muss ich manchmal stehen und umständlich auf einen Stuhl umsteigen, was sehr frustrierend und schmerzhaft sein kann. Ein Coworking-Space, der sich dieser Probleme annimmt, macht es allen leichter zu arbeiten, nicht nur Behinderten.
Dan B., technischer Fernsupport für ein großes Unternehmen
Der Schlüssel liegt in der Flexibilität und der Sicherstellung, dass Coworking-Spaces über maßgeschneiderte Räume verfügen, die den Bedürfnissen einer Vielzahl von Nutzern entsprechen.
UCaaS und Coworking-Spaces
Auch ohne private Telefonkabinen kann ein Coworking-Space ein effektiver Arbeitsplatz sein, besonders in Verbindung mit UCaaS-Lösungen wie Wildix. Geräuschunterdrückung, exzellente Video- und Tonqualität sind für Unified Communications unverzichtbar. Mit einer stabilen Internetverbindung können Nutzer problemlos starten.
Für Managed Service Provider (MSPs) bieten Coworking-Spaces eine Chance, flexible Unified Communications-Lösungen zu implementieren. Mit Lösungen wie Wildix können sie dies tun, ohne VPNs oder SBCs einrichten zu müssen. Solche Räume bieten eine professionelle Arbeitsumgebung, umgeben von einer Vielfalt an Fachleuten, und können oft neue Einblicke in unterschiedliche Arbeitsweisen bieten. Dies ist einer der Hauptvorteile gegenüber traditionellen Büros.
UCaaS-Lösungen für Nutzer von Coworking-Spaces müssen über die Grundfunktionen wie Sprach-, Chat- und Videokommunikation hinausgehen, da diese bereits von den meisten UCaaS-Anbietern bereitgestellt werden. Für MSPs ist es wichtig, mehr Flexibilität als nur UCaaS anzubieten.
Stattdessen sollten sie die Zusammenarbeit in einem Coworking-Space so einfach wie in einem Büro gestalten. Dies erfordert eine hochgradig anpassbare Lösung, die den Mitarbeitern die notwendigen Tools zur effizienten Arbeitserledigung bereitstellt. Das könnte Integrationen über flexible APIs zu wichtiger Software beinhalten oder sogar die schnelle Erstellung eines Iframes, der einen wichtigen Prozess vereinfacht.
UCaaS bietet große Chancen für Effizienzsteigerungen, unabhängig vom Standort der Mitarbeiter – und Coworking-Spaces sind nur eine der möglichen Optionen. Ob in einem Großraumbüro mit Telefonkabinen oder in einem privaten Bereich innerhalb dieses Raums, die Nutzer müssen über eine einheitliche Schnittstelle auf alle notwendigen Ressourcen zugreifen können – das ist echte Unified Communication.
Was ist mit Büros im Allgemeinen?
Nicht nur Coworking-Spaces brauchen eine Telefonzellenlösung für das Büro. Pods werden jetzt in Büros und anderen Orten auf der ganzen Welt eingerichtet, weil sie Platz und Privatsphäre bieten, insbesondere wenn Hotdesking die Norm ist. Sie können die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter in einer Weise steigern, wie es Großraumbüros oder sogar Heimarbeitsplätze nicht können. Aber auch sie müssen sorgfältig verwaltet werden, sonst werden sie de facto zu einem privaten Büro für eine kleine Anzahl von Mitarbeitern.
Auch hier ist Vertraulichkeit der Schlüssel, und diese Räume werden von den Mitarbeitern benötigt, um private Gespräche zu führen, vorwiegend in heiklen Situationen. Vor allem Manager müssen die Privatsphäre in diesen Kabinen nach Möglichkeit respektieren.
Gut definierte Richtlinien für die Nutzung von Telefonzellen im Büro und gut durchdachte Qualitätssysteme sind der Schlüssel zu deren Erfolg.
Die Verwendung von gut durchdachten Systemen ist auf jeden Fall unerlässlich. Ich habe es erlebt, dass Leute den ganzen Tag die Telefonzellen im Büro in Beschlag genommen haben, was absolut unnötig schien. Für sie war es einfach „ihr“ Arbeitsbereich. Für uns war es ein Ärgernis, denn es gab eine Nachfrage nach diesen Pods, und sie zogen einen aus dem Verkehr. In einem anderen Coworking-Space war ihre Nutzung viel strenger geregelt, und feste Regeln und ein gutes Buchungssystem machten den Prozess viel fairer. Ich denke, es ist viel einfacher, sie in einem Firmenbüro zu verwalten, vorausgesetzt, diese Regeln werden eingehalten.
Dan B, technischer Fernsupport für ein großes Unternehmen
Die zukünftige Entwicklung von Telefonbox-Pods in Büros
Der Einsatz von Telefonboxen für Büros wird in vielen Arbeitsumgebungen wahrscheinlich weiter zunehmen. Zudem wird die wachsende Anzahl an Coworking-Spaces die Nachfrage nach ihnen verstärken. Managed Service Provider (MSPs), die Komplettlösungen anbieten können, haben das Potenzial, diesen Markt sehr effektiv zu bedienen. Anbieter von UCaaS in hoher Qualität können Unternehmen dazu ermutigen, Fernarbeit in Kombination mit Coworking-Spaces in Betracht zu ziehen. Insgesamt wird die Nachfrage nach solchen Lösungen mit zuverlässigen Verbindungen und starker technischer Unterstützung in den kommenden Jahren voraussichtlich ansteigen, besonders da Unternehmen dazu übergehen, ihre Büroflächen zu reduzieren und ihre Betriebsabläufe zu straffen.
Wenn Sie mehr über UCaaS und das traditionelle Contact Center lesen möchten, lesen Sie unseren Artikel über UCaaS vs. CCaaS.
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