Für kleine und mittelständische Unternehmen zählt jede Minute. Dennoch verlassen sich viele Teams nach wie vor auf eine Vielzahl von Festnetztelefonen, mobilen Messaging-Apps, Videokonferenz-Tools und E‑Mails, was zu Reibungsverlusten und Zeitverschwendung führt. Tatsächlich geben 86% der Mitarbeiter und Führungskräfte schlechte Kommunikation als Hauptgrund für das Scheitern von Projekten an und 40% sagen, dass sie ihre tägliche Produktivität direkt beeinträchtigt. Unified Communications – oft als UC bezeichnet – beseitigt diese Silos, indem es Sprache, Video, Messaging, Präsenz und Dokumentenaustausch in einer einzigen, intuitiven Plattform integriert.
In einigen Fällen besteht die größte Herausforderung bei der Einführung darin, einen überzeugenden Business Case zu erstellen, der die Führungskräfte davon überzeugt, dass Unified Communications der Weg in die Zukunft ist. Hier lernen Sie, wie Sie einen solchen Business Case erstellen.
1. Verstehen Sie Ihre aktuelle Kommunikationslandschaft
Bevor Sie eine Investition in UC rechtfertigen können, benötigen Sie ein klares Bild davon, wie Ihr Unternehmen heute kommuniziert. Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme aller verwendeten Tools: Ihr Bürotelefonsystem (oder Softphone), alle persönlichen mobilen Apps, auf die Ihr Team angewiesen ist, den für Kundenanrufe verwendeten Videokonferenzdienst und alle gemeinsamen E‑Mail-Threads oder Chat-Gruppen. Holen Sie anschließend Feedback durch eine kurze Umfrage oder informelle Gespräche ein. Stellen Sie Fragen wie: Welche Plattform nutzen die Mitarbeiter am häufigsten, um Kollegen oder Kunden zu erreichen? Was stört sie an Unterbrechungen oder verlorenen Nachrichten? Wie lange dauert es in der Regel, während einer Aufgabe zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln?
Forrester, ein führendes Technologie – Marktforschungsunternehmen, gibt an, dass Wissensarbeiter fast fünf Wochen pro Jahr – fast 9% ihrer Zeit – damit verlieren, sich nach einem Kontextwechsel wieder zu konzentrieren. Bei einem Team von 20 Mitarbeitern entspricht dies einem Verlust von fast 3.500 Stunden pro Jahr. Dies entspricht etwa zwei zusätzliche Vollzeitkräfte.
Rechnen Sie abschließend Ihre monatlichen Abonnement- und Telekommunikationsrechnungen zusammen. Viele kleine und mittlere Unternehmen stellen fest, dass sie durch den Ersatz von drei eigenständigen Diensten durch einen einzigen UCaaS-Tarif ihre Gesamtkommunikationskosten im ersten Jahr um 15 bis 20% senken können. Mit diesen Zahlen verfügen Sie sowohl über qualitative Anekdoten als auch über quantitative Daten, um Ihren Vorschlag zu untermauern.
Zu tun:
- Listen Sie alle Kommunikationsgeräte und -anwendungen (offiziell und inoffiziell) auf
- Holen Sie Feedback zu deren Effektivität ein
- Rechnen Sie die gesamten Telekommunikationsrechnungen zusammen
2. UC mit Ihren Geschäftsprioritäten verbinden
Ihr Unternehmen hat zahlreiche Prioritäten, und Sie müssen die Vorteile der Unified Communications mit diesen Prioritäten verknüpfen. Beginnen Sie damit, Ihre wichtigsten Prioritäten zu definieren und legen Sie fest, wie ein neues Telefonsystem Ihnen dabei helfen kann, diese zu erreichen.
In der Regel benötigen KMUs Lösungen, die schnelle Erfolge, minimalen IT‑Aufwand und klare Kosteneinsparungen bieten. Eine cloudbasierte UC‑Plattform erfüllt diese Anforderungen, indem sie Sprache, Video und Chat in einem vorhersehbaren Abonnement ohne überraschende Wartungsgebühren zusammenfasst. Ihre Vertriebs- und Supportteams profitieren sofort von Präsenzanzeigen und Click-to-Call-Funktionen, die die Reaktionszeiten gegenüber Kunden beschleunigen und Verkaufszyklen verkürzen. Intern reduzieren integrierte Bildschirmfreigabe und gemeinsame Bearbeitung lange E‑Mail-Verläufe und unnötige Besprechungen.
Da Ihr UCaaS-Anbieter Sicherheitsupdates, Compliance-Protokollierung und Disaster-Recovery-Prozesse übernimmt, vermeiden Sie die Komplexität und Kosten der Verwaltung lokaler PBX-Hardware. So können Sie Ihre begrenzten IT- oder ausgelagerten Support-Ressourcen auf höherwertige Projekte konzentrieren und sich darauf verlassen, dass Ihre Kommunikationsinfrastruktur sicher und auf dem neuesten Stand bleibt.
Zu tun:
- Erstellen Sie eine Liste mit Prioritäten
- Entscheiden Sie, wie UC Ihnen helfen kann, diese Prioritäten zu erreichen
- Definieren Sie zusätzliche Vorteile außerhalb dieser Prioritäten
3. Erstellen Sie ein KMU-freundliches ROI-Modell
KMUs streben in der Regel eine Amortisationszeit von einem Jahr an, daher muss Ihr ROI-Modell sowohl einfach als auch überzeugend sein.
- Beginnen Sie mit einer Schätzung Ihrer Kosten für das erste Jahr: Multiplizieren Sie die monatliche UCaaS-Gebühr pro Benutzer mit Ihrer Gesamtmitarbeiterzahl und addieren Sie dann ein einmaliges Budget für die Implementierung und Schulung (oft einige Tausend Euro).
- Berechnen Sie anschließend Ihre Einsparungen. Wenn Sie derzeit etwa 12 bis 15 US-Dollar pro Benutzer und Monat für drei separate Tools zahlen, könnten Sie durch die Umstellung auf einen Tarif von 25 US-Dollar pro Benutzer monatlich etwa 11 bis 20 US-Dollar pro Person einsparen.
- Berücksichtigen Sie auch Produktivitätsgewinne: Nur 10 Minuten Zeitersparnis pro Mitarbeiter und Arbeitstag bedeuten fast 4 Stunden pro Monat für ein 20‑köpfiges Team – bei einem Durchschnittsgehalt von 45.000 Euro entspricht dies einem Wert von fast 22.000 Euro pro Jahr.
- Teilen Sie die Gesamtkosten des ersten Jahres durch die Nettoeinsparungen, um Ihre Amortisationszeit zu ermitteln. Beispielsweise würde sich eine Investition von 8.000 US‑Dollar, die zu Einsparungen von insgesamt 26.000 US‑Dollar bei Abonnement- und Produktivitätskosten führt, in weniger als vier Monaten amortisieren.
Um Unsicherheiten zu berücksichtigen, stellen Sie Best-Case-, erwartete und konservative Szenarien nebeneinander dar. Diese Sensitivitätsanalyse zeigt, dass Sie auf eine langsamere Einführung oder zusätzliche Schulungen vorbereitet sind, was das Vertrauen in die Robustheit Ihrer Prognosen stärkt.
Zu tun:
- Schätzen Sie die Kosten für das erste Jahr
- Berechnen Sie die Einsparungen
- Addieren Sie die Produktivitätsgewinne
- Bestimmen Sie die Amortisationszeit
4. Einbeziehung wichtiger Stakeholder
Selbst in kleinen Teams ist Abstimmung entscheidend. Passen Sie Ihre Botschaften an die jeweilige Zielgruppe an:
- Unternehmensinhaber oder CEO: Konzentrieren Sie sich auf die Auswirkungen auf das Endergebnis – klare Zahlen, die Kostensenkungen, schnellere Kundenreaktionen und kurze Amortisationszeiten belegen. Eine einseitige Zusammenfassung mit einer übersichtlichen ROI-Tabelle wird ihre Aufmerksamkeit wecken.
- Büro- oder Betriebsleiter: Da sie für die tägliche Verwaltung zuständig sind, sollten Sie hervorheben, wie UCaaS die Anzahl der Helpdesk-Tickets reduziert, die Abrechnung zentralisiert und manuelle Software-Updates überflüssig macht.
- Power-User (Vertrieb und Support): Beziehen Sie zwei oder drei begeisterte Teammitglieder ein, um die Plattform zwei Wochen lang zu testen. Ihre Erfahrungsberichte aus erster Hand und die Verbesserungen im Arbeitsablauf werden ihre Kollegen besser überzeugen als Anweisungen der Geschäftsleitung.
- IT-Berater oder MSP: Wenn Sie Ihre IT auslagern, sollten Sie Ihren Berater frühzeitig einbeziehen, um die Netzwerkbereitschaft zu bewerten und sicherzustellen, dass Sie über eine ausreichende Internetbandbreite und geeignete QoS-Einstellungen (Quality of Service) für klare VoIP-Anrufe verfügen.
Indem Sie sich vor der Einführung eines Pilotprojekts die Zustimmung dieser Gruppen sichern, schaffen Sie Dynamik und decken potenzielle Herausforderungen auf, bevor sie zu Hindernissen werden.
Zu tun:
- Passen Sie Ihre Botschaft an jeden wichtigen Entscheidungsträger an
- Beziehen Sie relevante externe Berater ein, einschließlich ausgelagerter IT-Dienstleister
5. Erstellen Sie eine überzeugende Geschichte
Daten und Statistiken bilden die Grundlage, aber Geschichten machen den Wert von UC erst wirklich greifbar. Erwägen Sie, eine kurze Fallstudie eines anderen Unternehmens einzubinden, beispielsweise einer lokalen Behörde, die unterschiedliche Tools durch UCaaS ersetzt hat und damit die durchschnittliche Reaktionszeit auf Kundenanfragen von 24 Stunden auf unter zwei Stunden gesenkt und den ROI um 15% gesteigert hat. Beschreiben Sie ein Vorher-Nachher-Szenario: Ein Support-Ticket wurde früher zwischen E‑Mail und Chat hin- und hergeschickt, was zu 30‑minütigen Verzögerungen führte; jetzt fließt es nahtlos in eine einheitliche Oberfläche, wo es sofort sichtbar ist und schneller bearbeitet werden kann.
Visuelle Hilfsmittel sollten einfach und fokussiert sein – beispielsweise ein Balkendiagramm, das die „durchschnittlichen monatlichen Kosten“ vor und nach der Einführung von UC vergleicht, oder ein Prozessdiagramm, das die Zeitersparnis veranschaulicht. Halten Sie Präsentationen und Handouts übersichtlich: nicht mehr als zwei Grafiken pro Seite, maximal drei kurze Punkte und eine einzige, klare Handlungsaufforderung wie „Testen Sie UC diesen Monat mit unserem Vertriebsteam“.
Zu tun:
- Besuchen Sie die Wildix-Seite mit Fallstudien
- Entwickeln Sie eine überzeugende Geschichte rund um eine Fallstudie aus einer verwandten Branche
6. Durchführung eines fokussierten Pilotprojekts
Ein gut abgestimmtes Pilotprojekt mindert Risiken und sorgt für schnelle Erfolge. Identifizieren Sie fünf bis zehn Benutzer, die die größten Kommunikationshindernisse haben. Das können zum Beispielzwei Vertriebsmitarbeiter, zwei Supportmitarbeiter und IhrBüroleiter sein. Definieren Sie einfache Erfolgskennzahlen wie Anrufausfallraten, Reaktionszeiten auf Kundenanfragen und Benutzerzufriedenheitsbewertungen mithilfe einer einfachen Umfrage mit Daumen hoch/Daumen runter. Begrenzen Sie das Pilotprojekt auf vier bis sechs Wochen, um die Dringlichkeit aufrechtzuerhalten.
Sammeln Sie sowohl quantitative Analysen (Nutzungsberichte, Anrufqualitätsstatistiken) als auch qualitatives Feedback (Kommentare der Benutzer zu Komfort und Leistung). Wenn die Teilnehmer von reibungsloseren, klareren Anrufen und einer schnelleren Zusammenarbeit berichten, haben Sie konkrete Beweise, die den Weg für eine breitere Einführung ebnen.
Zu tun:
- Wählen Sie eine Reihe von Benutzern aus
- Identifizieren Sie wichtige Probleme und Basis-Kennzahlen
- Sammeln Sie vier bis sechs Wochen lang Kennzahlen
7. Auswahl eines KMU-freundlichen Anbieters
Achten Sie bei der Bewertung von UCaaS-Anbietern auf Folgendes:
- Preise pro Benutzer: Die Preise sollten pro Benutzer und nicht pro gleichzeitigem Anruf (SC) berechnet werden, damit Ihr Team auch in Stoßzeiten ohne Unterbrechungen arbeiten kann.
- Selbstverwaltung: Ein intuitives Webportal für die Verwaltung von Benutzern und Diensten ohne tiefgreifende technische Kenntnisse.
- Skalierbarkeit: Flexible Tarife, mit denen Sie je nach Entwicklung Ihres Unternehmens ganz einfach Lizenzen hinzufügen oder entfernen können.
- Reaktionsschneller Support: Live-Chat oder E‑Mail-Support während der Geschäftszeiten ohne komplexe Ticketingsysteme für Unternehmen.
Versenden Sie eine informelle Ausschreibung – beispielsweise als einfache E‑Mail – und legen Sie dabei den Schwerpunkt auf Kosten, Benutzerfreundlichkeit und Reaktionsschnelligkeit des Supports. Wir bei Wildix demonstrieren Ihnen gerne unser System und vermitteln Ihnen einen unserer erfahrenen Partner, der Ihnen bei den ersten Schritten hilft.
Zu tun:
- Anbieter für Unified Communications recherchieren
- Demo mit Wildix buchen
8. Planen Sie eine schrittweise, skalierbare Einführung
Durch eine schrittweise Einführung vermeiden Sie Überlastung und können Anpassungen vornehmen. Beginnen Sie mit einer Netzwerkbewertung, um sicherzustellen, dass Ihr Internet und Ihr internes LAN den UC‑Datenverkehr mit entsprechenden Quality-of-Service-Richtlinien unterstützen. Viele kleine und mittlere Unternehmen stellen fest, dass eine standardmäßige Geschäftsverbindung mit 10 Mbit/s im Downstream und 2 Mbit/s im Upstream für bis zu zehn gleichzeitige Audioanrufe ausreicht. Nehmen Sie anschließend die Benutzer in kleinen Gruppen von jeweils fünf bis zehn Personen auf und planen Sie 30‑minütige Schulungen, die sich auf alltägliche Arbeitsabläufe wie Telefonieren, Messaging und Videokonferenzen konzentrieren.
Planen Sie Ihre Einführung in drei klaren Phasen:
- Phase 1 – Netzwerkvalidierung und Einrichtung der Pilotphase
Überprüfen Sie die Bandbreiten- und QoS-Einstellungen und nehmen Sie dann die ersten fünf bis zehn Pilotbenutzer auf. - Phase 2 – Aufnahme und Schulung der Benutzergruppen
Fügen Sie die nächste Gruppe von Benutzern in Gruppen von fünf bis zehn hinzu und bieten Sie gezielte Schulungen und Schnellstartanleitungen an. - Phase 3 – Vollständige Einführung und kontinuierlicher Support
Erweitern Sie UC auf alle verbleibenden Mitarbeiter, bieten Sie regelmäßige „Sprechstunden“ für Support an und sammeln Sie Feedback für Verbesserungen.
Materialien zur Unterstützung sollten eine einseitige Schnellstartanleitung sowie drei kurze Video-Tutorials zu Aufgaben wie Gruppenanrufe, Festlegen des Verfügbarkeitsstatus und Online-Zugriff auf Voicemails umfassen. Dieser maßvolle Rhythmus stellt sicher, dass jede Kohorte gezielte Unterstützung erhält und alle Probleme behoben sind, bevor die nächste Gruppe hinzukommt.
Zu tun:
- Bewerten Sie Ihre Breitbandverbindung im Büro
- Planen Sie Ihre Einführung
- Stellen Sie ausreichende Supportmaterialien bereit
9. Förderung der Akzeptanz durch Change Management
Selbst in kleinen Teams können Veränderungen ohne proaktives Management ins Stocken geraten. Versenden Sie zwei Wochen vor der Einführung eine E‑Mail mit einer Ankündigung, in der Sie die Vorteile, den Zeitplan und die Support-Ressourcen darlegen. Ernennen Sie ein oder zwei Abteilungsverantwortliche, die Fragen beantworten, spontane Demos durchführen und praktische Tipps geben können. Veranstalten Sie schließlich jede Woche eine 15‑minütige „UC-Sprechstunde“, in der die Benutzer Fragen über die neue Plattform stellen können. Durch das Feiern kleiner Erfolge und die Aufrechterhaltung sichtbarer Supportkanäle werden zögerliche Benutzer zu begeisterten Befürwortern.
Zu tun:
- Beauftragen Sie Ansprechpartner
- Bieten Sie jede Woche eine UC-Sprechstunde an
- Sorgen Sie für sichtbare Supportkanäle
10. Erfolg messen und iterieren
Halten Sie nach der Einführung einen engen Feedback-Kreislauf aufrecht. Verfolgen Sie drei wichtige Leistungsindikatoren: den Prozentsatz der lizenzierten Benutzer, die sich mindestens dreimal pro Woche anmelden, die durchschnittliche Reaktionszeit des Kundensupports und die Anzahl der Support-Tickets im Zusammenhang mit der Kommunikation pro Monat. Überprüfen Sie diese Kennzahlen im ersten Quartal monatlich und danach vierteljährlich und teilen Sie Dashboards und gewonnene Erkenntnisse mit den Stakeholdern. Ergänzen Sie dies durch eine kurze Umfrage – „Bewerten Sie Ihre UC-Erfahrung auf einer Skala von 1 bis 5“ –, um die Stimmung einzufangen und Schwachstellen frühzeitig zu erkennen. Wenn Beschwerden über die Anrufqualität zunehmen oder die Akzeptanz stagniert, planen Sie eine gezielte Auffrischungsschulung oder passen Sie Ihre QoS-Richtlinien für das Netzwerk an. Kontinuierliche Messungen und zeitnahe Anpassungen stellen sicher, dass Ihre UC-Plattform mit Ihrem wachsenden Unternehmen Schritt hält.
Zu tun:
- UCaaS-KPIs verfolgen
- Mit Stakeholdern teilen
- Art der Beschwerden überprüfen, um die Stimmung einzuschätzen
Ihr einheitliches Telefonsystem
Unified Communications ist kein Luxus für große Unternehmen, sondern eine praktische, kostengünstige Strategie, mit der KMUs ihre Abläufe optimieren, ihren Kundenservice verbessern und verlorene Arbeitszeit zurückgewinnen können. Durch eine gründliche Bewertung Ihrer aktuellen Tools, die Verknüpfung der UC-Vorteile mit Ihren wichtigsten Geschäftsprioritäten, die Erstellung eines KMU-freundlichen ROI-Modells und die frühzeitige Einbindung der Stakeholder erstellen Sie ein überzeugendes Argument, das Ihnen die Zustimmung der Führungskräfte sichert. Durch die Durchführung eines gezielten Pilotprojekts, die Auswahl des richtigen Anbieters und die schrittweise Einführung minimieren Sie das Risiko. Schließlich verwandeln Sie fragmentierte Anwendungen durch die Messung des Erfolgs und die iterative Anpassung auf der Grundlage von echtem Nutzer-Feedback in eine einzige, benutzerfreundliche Kommunikationsplattform, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst.
Wenn Sie mehr über unser Unified-Communications-System erfahren möchten, das auf den neuesten Technologien basiert und Ihnen hilft, mehr zu erreichen, besuchen Sie unsere Wildix-Testseite!