Los pipelines de ventas son un elemento esencial de cualquier empresa que vende productos o servicios (es decir, de la mayoría de las empresas). Algunos se conforman con hojas de cálculos, mientras otros usan apps para ventas que les ayuden a conseguir leads y gestionar el proceso. Sin embargo, muchos proyectos creen que el proceso de ventas acaba siendo demasiado largo. Te explicamos por qué.
¿Qué es un pipeline de ventas?
Un sales pipeline es sencillamente una forma visual de hacer el seguimiento del proceso de ventas desde el lead al cliente. Se puede organizar de múltiples formas y los leads avanzan por el pipeline dependiendo de cómo se mueven a través del proceso de ventas.
Un pipeline de ventas es, por tanto, una forma simplificada de seguir los pasos que dan tus leads manteniendo el control y analizando cada nivel del proceso de ventas. Esto es especialmente importante para equipos de ventas en los que son varias las personas que asumen responsabilidades en las distintas etapas del proceso.
La importancia de un pipeline de ventas
Un pipeline de ventas permite rendir cuentas y gestionar la responsabilidad de cada uno. Ayuda a tu equipo a comprender exactamente lo que tiene que hacer para cerrar un trato y tomar decisiones en cada etapa. Tu proceso de ventas debe estar construido en torno a un pipeline de ventas, de lo contrario, muchas veces no está claro quién debe hacer qué en cada momento.
En la mayoría de los casos, lo más recomendable es que tus prospectos pasen el menor tiempo posible en el pipeline de ventas. Sin duda, hay refranes que tienen razón: el tiempo es dinero. Te interesa que tus prospectos se muevan a través del pipeline de ventas lo más rápido posible para seguir captando nuevos prospectos y asegurar que el negocio fluya de forma constante.
Pipeline de ventas tradicional
Normalmente, el pipeline de ventas tradicional incluye algo de prospección, lead generation, calificación, contacto, alimentación (nurturing), conversión e incorporación (onboarding). Por supuesto, las formas de llevar a cabo todo esto y de visualizarlo son muchas.
En Wildix, solemos dividir los roles de manera tradicional. Marketing, junto con ventas, proporciona leads y se centra en generar posibles interesados en un proceso que se conoce como lead generation. Nuestros encargados de desarrollo de negocio hacen la calificación de esos leads y se aseguran de que son aptos para pasar al siguiente punto. Entonces nuestro equipo de ventas nutre y alimenta los leads para que, si todo va bien, se conviertan en la próxima generación de Partners. Por último, nuestros representantes de desarrollo de Partners se ocupan de la incorporación de los nuevos socios, de ayudarles a que su negocio crezca y de solventar todas sus dudas y consultas.
La eficiencia, tan necesaria para acelerar las ventas
La eficiencia es esencial: al fin y al cabo, si puedes solucionar los problemas de los clientes más rápido que tu competencia, tienes muchas más posibilidades de cerrar el trato. Especialmente si hay un pain point crítico que afecta al cliente. Algunas personas usan software muy potente como una app de sales enablement para cerrar sus operaciones más rápido. Sin embargo, en la mayoría de los casos, estos sistemas no solucionan de verdad el problema real al que se enfrentan las empresas: la incapacidad de reunir fácilmente a los principales intervinientes en la toma de decisiones.
Esto es… la comunicación.
Si puedes demostrar que tu sistema de comunicación es tan eficiente como para que su uso ayude a conseguir resultados más que notorios, cumples las expectativas de tus clientes de mejorar sus propios procesos de ventas.
¿Por qué invertir para acortar el pipeline de ventas?
Como hemos dicho antes, cuando se trata de impulsar las ventas, la eficiencia es clave para resolver los problemas de tus clientes con más rapidez.
En algunos casos la velocidad es esencial y el cliente lo sabe, por lo que estará más que dispuesto a reunir a cada uno en el lugar adecuado con rapidez.
Uno de nuestros Partners tenía un cliente que había sido abandonado por su anterior proveedor: todo dejó de funcionar de un momento a otro. El cliente llamó un viernes y el Partner consiguió que tuviera una solución de Wildix a pleno rendimiento el martes siguiente. En este caso, la necesidad impulsó el ciclo de ventas que resultó increíblemente corto.
Pero para los prospectos que no tienen tanta prisa, las cosas suelen ser de otra manera (y alargarse…). Acortar tu ciclo de ventas puede aportar varios beneficios:
Reconocimiento de ingresos más rápido
Los ingresos lo son todo para una empresa; una falta de ingresos afecta mucho a los beneficios que puedes obtener (al fin y al cabo, gran parte de los costes son fijos). Usar las soluciones adecuadas para impulsar las ventas y acortar tu pipeline de ventas puede ayudarte a conseguir más dinero más rápido.
De igual manera, facturar con más rapidez suele ir de la mano de menos reuniones y una mayor eficiencia de tu equipo de ventas. Si todo el mundo está en el mismo lugar en el momento adecuado y con toda la información a su alcance, es fácil evitar varias reuniones (y la necesidad de dedicar tiempo a prepararte para asistir a esas reuniones adicionales).
Más ingresos equivale, en la mayoría de los casos, a más beneficios.
Mejor experiencia del cliente
Como proveedores de comunicaciones, confiamos en que demostrar la eficiencia de nuestro ciclo de ventas puede servir para demostrar la efectividad de nuestras principales soluciones, principalmente x-bees, nuestro canal de comunicación orientado a las ventas. Para aquellos que todavía no lo conocen, mejora la experiencia del cliente porque ayuda a reunir a todas las personas que participan en la toma de decisiones en un mismo lugar virtual y facilita que las comunicaciones sean tan ágiles y atractivas que los prospectos no puedan ignorarlas. Esta forma de impulsar las ventas digitales nos permite:
- Realizar el seguimiento de las comunicaciones, desde visitantes a clientes, mediante el SSO
- Registrar automáticamente toda la información en el CRM
- Mantener el historial completo de las interacciones anteriores
Por encima de todo, esto redunda en un pipeline de ventas mucho más rápido y demuestra la eficiencia que podemos conseguir en comparación con otros proveedores. Para nuestros Partners, x-bees ofrece beneficios parecidos; pues al fin y al cabo, también son en parte organizaciones de ventas.
Por ejemplo, si un cliente rellena un widget de chat con una consulta, puedes identificar lo que compró antes con su inicio de sesión único (SSO), bien de Google o MS365. Desde ahí, puedes ayudarle de la forma que prefiera: texto, audio o vídeo. Como todo está registrado, x-bees permite mejorar la capacidad de respuesta de los servicios de atención al cliente y de los representantes de ventas.
Esto implica que un buen sistema de comunicaciones ayuda a consolidar la fidelidad y a crear oportunidades con una mejor capacidad de respuesta. El software de sales enablement y los buenos procesos de ventas garantizan que cualquier problema que surja se pueda resolver con rapidez. Igualmente, si puedes hacer esto más rápido que tus rivales, en primer lugar construyendo un buen pipeline de ventas e involucrando a todos los equipos relevantes, puedes atraer a tus clientes al punto de conversión mucho antes. Esto será una gran ventaja a tu favor para muchos prospectos.
Optimización de la productividad comercial
Un buen pipeline de ventas también te ayuda a centrarte en los leads que te interesan. Muchas organizaciones de ventas no siempre consiguen leads adecuados y necesitan calificarlos. Esto requiere un esfuerzo. Un buen pipeline de ventas elimina rápidamente a los leads no calificados y ayuda a identificar la diferencia entre no calificado y desinteresado. Este paso es esencial porque un lead desinteresado hoy puede ser un lead convertido mañana. Sin embargo, un lead no calificado seguramente nunca sea un cliente (aunque puede haber alguna excepción).
Tu proceso de ventas y tus sistemas de promoción de ventas necesitan identificar la diferencia entre ambos rápidamente.
Los métodos para ello incluyen la calificación de llamadas (a veces conocidas como llamadas de descubrimiento), formularios y un buen posicionamiento de marketing. El posicionamiento es algo que a veces se subestima en la prisa por conseguir leads calificados, pero es clave, principalmente porque ayuda a que los prospectos no calificados se autoexcluyan del proceso antes.
Igual de importante es el software CRM como Salesforce, una app para favorecer las ventas que te permite registrar cada lead desde que entra en el pipeline hasta que se cierra con una operación o un adiós.
Junto a un sistema de comunicaciones como x-bees, cada vez que alguien interactúa contigo se registra automáticamente en tu CRM, tanto si el contacto te llega desde un widget como directamente desde la app. Esto te permite conseguir una mejor aproximación a los prospectos y saber si están cerca del punto de conversión.
Así se liberan recursos y se garantiza que tu equipo de ventas se pueda centrar en los leads que son más rentables.
Ventaja competitiva
Una gran eficiencia conlleva una gran ventaja competitiva. Los que consiguen cerrar operaciones más rápido (manteniendo la precisión y sin sacrificar el proceso posventas) gradualmente superarán a su competencia.
Cómo acortar el pipeline de ventas
Es posible acortar el pipeline de ventas sencillamente adoptando las herramientas adecuadas en las etapas adecuadas. Sin embargo, a veces es necesario pasar por un cambio general que implique un cambio de mentalidad más grande.
Identificar cuellos de botella
Los cuellos de botella se pueden producir por muchas razones. A veces simplemente se trata del empleado equivocado en el lugar equivocado (si falta personal de ventas para hacer avanzar ese lead, puede ser duro arreglar ese problema sin contratar a más personas). Sin embargo, a veces puede ser un problema con el proceso: por ejemplo, si te das cuenta de que hay leads de baja calidad que consumen el tiempo de los mejores vendedores, tienes un problema con el proceso de calificación.
No obstante, quizás descubras que hay desviaciones sobre el plan establecido y eso paraliza la operación, como cuando los que tienen que encargarse del siguiente paso tienen que averiguar todo lo que ha pasado antes. Normalmente, esto se debe a una mala comunicación que viene del departamento de gestión o de ventas.
En general, un análisis detallado de tu pipeline de ventas y averiguar lo que pasa de verdad (no solo lo que se supone que pasa) puede ayudar a aumentar la eficiencia. También puede ayudar a definir qué soluciones necesitas para impulsar las ventas.
Aprovechar una app de sales enablement
Naturalmente, el software de sales enablement suele tener un precio, pero los sistemas CRM son fáciles de instalar y tienen un retorno sobre la inversión muy rápido. Algunos ejemplos son Salesforce, Zoho, HubSpot y Monday.com.
Aprovechar la tecnología también puede incluir una mejora en tu sistema de comunicación general. Ya hemos hablado antes de x-bees, pero aquí hay una razón por la que lo incluimos entre las herramientas de comunicación para la habilitación de ventas: ayuda a que tus leads mantengan el interés, tanto si vienen desde tu sitio web como si llegan por otros canales. Esta tecnología puede ser extremadamente útil y lo registra todo automáticamente en tu CRM. En consecuencia, se reducen las tareas de entrada de datos y se incrementa la atención para conseguir resultados.
En cualquier caso, elegir la tecnología para ventas que más te conviene no siempre es fácil y tus equipos de ventas necesitan formarse para usar el software elegido y comprometerse a usarlo adecuadamente. La promoción digital puede ser un importante revulsivo para las ventas.
Mejora de la comunicación
Parte de tu solución de sales enablement debe ocuparse de mejorar la comunicación. No importa lo ágil que sea tu pipeline de ventas si no está acompañado de una buena comunicación interna y externa. Esto afecta a la interacción con clientes, especialmente con los clientes que ya confían en ti.
Los clientes actuales pueden ser una parte fundamental de tu pipeline de ventas, pues necesitan diferentes tecnologías o sencillamente quieren tu apoyo para expandirse. Esto ocurre especialmente en las ventas B2B, con relaciones que suelen consolidarse año tras año, pues una empresa que crece necesita mucho apoyo tecnológico de sus socios y proveedores.
Mejorar las comunicaciones en general y agilizarlas no solo ayuda con nuevas ventas desde tu pipeline de ventas, también aprovecha más los clientes existentes.
Mejora continua y supervisión
Por último, todo lo anterior redunda en una mejora y supervisión continuas. Al crear y modificar tu pipeline de ventas, descubrirás qué técnicas funcionan y cuáles no. Por ejemplo, en los últimos 20 años, ha habido mucha resistencia a las llamadas en frío: si los leads no están un poco calientes, es muy poco probable que compren algo.
En especial, hacer un seguimiento de tus KPI te ayudará a decidir si estás exprimiendo tus apps de promoción de ventas al máximo y también te permitirá identificar puntos débiles en tu ciclo de ventas actual. Esto es especialmente importante para decidir dónde centrar tus esfuerzos comerciales para atraer leads al proceso de ventas.
Retos potenciales y cómo superarlos
A la hora de establecer un nuevo pipeline de ventas siempre aparecen retos. No importa la calidad de tu software de sales enablement, la lucidez del responsable de ventas o la pasión de la gente por avanzar si estos retos no se resuelven.
Resistencia al cambio
Quizás la resistencia al cambio es la cuestión más difícil de afrontar. En general, habrá una parte del personal de ventas que tema tener que pelearse con los nuevos sistemas (especialmente si se trata de hacer cambios en la forma de vender).
Por ejemplo, muchas empresas empiezan centrándose en las prestaciones de su software porque les resultan más fáciles de definir. Sin embargo, a veces es mejor buscar una propuesta que se centre en el valor, analice cuál es el problema clave que debes solucionar y proponga cómo resolverlo (¡y al mismo tiempo asegurar que los que toman las decisiones de parte del prospecto tengan su espacio!). Hacer esta modificación puede ser extremadamente difícil y requiere un cambio de mentalidad completo por parte de los vendedores.
Proporcionar mucha formación y apoyo puede ayudar tremendamente a diluir las objeciones, igual que defender un argumento sólido a favor del cambio. Por ejemplo, puede servir demostrar cómo la tecnología digital para promocionar las ventas facilita el proceso, ahorrando esfuerzos en temas de administración y aumentando la dedicación a vender y demostrar a los vendedores cómo pueden ganar más dinero de esa forma.
Por último, es esencial que las personas adecuadas ocupen los puestos adecuados y garantizar que están trabajando activamente por un pipeline de ventas más corto.
Mantenimiento de la calidad
Estos cambios no deberían afectar negativamente a las ventas en general (al revés, tus ventas deberían crecer tras implementarlos). Sin embargo, habrá un proceso de pequeños ajustes cuando introduzcas varias herramientas y procesos para acortar el pipeline de ventas. A medida que avances, necesitas estar seguro de que acortar el proceso no hace que pases por alto nada importante y que equilibras la velocidad con el valor general que quieres conseguir.
De nuevo, las revisiones periódicas del pipeline de ventas y la forma en la que cada etapa se ve afectada por las modificaciones pueden ayudarte a mantener la calidad general.
Sales enablement efectivo a lo largo del pipeline
Por último, tus soluciones de sales enablement deben complementar tu pipeline de ventas y conseguir un buen retorno sobre la inversión (ROI). Esto se puede lograr de varias formas:
- Identificar oportunidades para acortar el pipeline de ventas
- Lograr que la persona adecuada esté en el lugar adecuado
- Adoptar cambios en la mentalidad
- Prestar asistencia con una formación adecuada
- Realizar una evaluación continua del pipeline
Con la atención necesaria, mejoras sustanciales en los procesos y la app adecuada para promover las ventas, puedes estar seguro de que tu pipeline de ventas seguirá fluyendo, manteniendo tu competitividad y la entrada de ingresos.
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