Tu sistema de comunicaciones es la piedra angular de tu empresa, pero, ¿cuándo lo examinaste por última vez? Millones de empresas de todo el mundo usan una infraestructura desactualizada, y la mayoría de ellos tienen un sistema telefónico de hace más de 20 años. Todo esto significa que podrías estar perdiéndote las últimas novedades tecnológicas que podrían mejorar tu eficiencia a nivel profesional.
¿Cuál es tu sistema telefónico?
No hablamos solo de teléfonos. Es todo el sistema que usas para las comunicaciones en tiempo real — ya sea vídeo, chat o… tu teléfono. Puede ser un teléfono de escritorio o el que llevas en tu bolsillo (si tienes una estación base, es decir, donde se recarga). En última instancia, todo lo que controla un PBX, una centralita privada. Esto divide tus líneas telefónicas y te permite tener varios teléfonos en tu empresa.
Ahora, el concepto de un sistema telefónico es algo más difuso — no implica el uso de teléfonos físicos. Los teléfonos pueden ser físicos o pueden ser proporcionados por un software, a los que podrás acceder desde tu ordenador o tu teléfono móvil.
Los daños se acumulan
Los antiguos sistemas telefónicos como los de Avaya, Toshiba, NEC, Panasonic o Samsung, suelen requerir dispositivos hardware físicos, que se degradan lentamente. Estos dispositivos se degradan por:
- Pequeños picos de energía que dañan los circuitos.
- El polvo y los residuos obstruyen los ventiladores.
- Problemas de temperatura que provocan la contracción y expansión del metal.
- Las placas de circuitos impresos se vuelven frágiles y fallan.
Es bastante raro que ocurran un gran desastre que genere estos fallos. En realidad, lo más normal es que su capacidad disminuya lentamente.
Y lo que es peor, cuando los sistemas envejecen, normalmente se debe a sus limitadas capacidades. Si tienes un ordenador antiguo con Windows XP, te darás cuenta de que no puedes ejecutar parte del software moderno y eso es porque los requisitos hardware han aumentado de forma dramática en los últimos 20 años. Lo mismo ocurre con los PBX hardware, las centralitas privadas que se encuentran en el centro de tu sistema telefónico.
También es muy ineficiente tener tus propios servidores y hardware físico. Son un único punto de fallo en tu empresa, y si una parte falla, todo deja de funcionar. No es para nada ideal.
Si has empezado a notar problemas con la potencia, cortes, ralentizaciones o llamadas que se cortan, es hora de cambiar tu sistema telefónico.
No puede hacer lo que necesitas que haga
Al igual que cualquier otra parte de tu negocio, tu sistema telefónico debe ofrecerte beneficios. No vale con solo tener un número de teléfono. En su lugar, necesitas ser capaz de comunicarte por todos los canales — voz, vídeo y texto. Esto es porque normalmente la gente quiere ver a las personas con las que hablan, y esto es posible ahora.
Pero va más allá — tu sistema telefónico (más bien tu sistema de comunicaciones) debe unificarse a otros aspectos de tu empresa. Y esto es algo que puedes hacer fácilmente con las soluciones modernas.
Esta unificación implica que, si alguien te llama, podrás acceder a tu sistema de reservas o tal vez puedas llamar directamente a los clientes directamente desde la base de datos. No hablamos solo de unificar voz y vídeo. Hablamos de unificar lo máximo posible — todo el software que uses.
Podrías hacer clic en un botón en tu CRM y llamar automáticamente al cliente. O podrías añadir un telefonillo o un dispositivo en la entrada y conectarlo a tu sistema telefónico. Tal vez necesites mejorar la grabación y la gestión de las llamadas y tenerlo todo en un único sitio. ¡Incluso la monitorización de los sistemas!
Todo esto es un incordio con un sistema PBX físico, especialmente si tiene 10 o 20 años.
Necesitas un sistema de comunicaciones completo que haga lo que necesitas — uno que te facilite la vida.
Se vuelven caros
Mantener sistemas antiguos no es una ciencia. Se ha convertido más bien en una forma de arte. Por desgracia, los artistas no son baratos, y saben que necesitas poder llamar a la gente.
Los sistemas antiguos se vuelven caros, y parte de estos costes vienen de la seguridad. Añadir capas de VPNx, SBCs o capas de seguridad adicionales y aplicar estos parches cada vez que se actualicen requieren mucha intervención humana — y eso cuesta dinero.
Y lo que es peor, algunos PBX ya no reciben más actualizaciones porque su ciclo de vida ha terminado. Eso hace que los seguros sean mucho más caros, especialmente si las aseguradoras son conscientes del coste de los ciberataques. Si no tienes un sistema que cumpla las normativas, tu seguro será o muy caro o directamente no te cubrirá.
Incluso cambiar un disco duro SAS en un servidor antiguo cuesta tiempo y dinero, dinero que podría emplearse mejor en otros aspectos más rentables de tu negocio.
Y todo esto resulta en una serie de gastos continuos para algo por lo que ya has pagado mucho dinero.
¿Son las comunicaciones unificadas la respuesta?
Las comunicaciones unificadas son simplemente una nueva forma de crear sistemas de comunicaciones, uno que unifica todas las partes implicadas. Permite a las empresas integrar sus sistemas para acelerar los procesos empresariales esenciales, y simplifica la capacidad para hacer más.
Y con esto decimos que todas estas pequeñas mejoras en la eficiencia se suman.
El condado de Athens en Georgia averiguó que habían ahorrado hasta una hora de cada trabajador al día gracias a las mejoras en las funciones y la eficiencia — solo ser capaces de buscar personas y poder llamarlas instantáneamente les ahorraba mucho tiempo. Esto significa que invierten menos tiempo en tareas administrativas y más tiempo sirviendo a la comunidad — algo que no podían hacer con su antiguo sistema de Avaya.
Para ellos, el sistema de comunicaciones unificadas cambió su forma de trabajar, permitiéndoles trabajar en remoto si lo necesitaban o aplicar un sistema de trabajo híbrido si lo preferían. Además, les dio a los trabajadores números de empresa para que lo usaran en sus teléfonos.
El sistema mejorado facilitó lo que necesitaban hacer. Y eso es lo maravilloso de las comunicaciones unificadas.
Si quieres saber más sobre los sistemas de comunicaciones unificadas, ¡rellena el formulario en este enlace!
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