Les communications unifiées sont un sujet dont nous parlons beaucoup chez Wildix, principalement parce qu’il s’agit du principal produit que nous commercialisons. Mais pour de nombreuses entreprises, il n’est pas toujours évident de comprendre pourquoi les communications unifiées sont la réponse à de nombreux problèmes. Examinons donc les sept raisons pour lesquelles les communications unifiées sont la réponse à de nombreux problèmes de votre entreprise.
Pallier aux pénuries de personnel
Si vous choisissez un seul fournisseur, par exemple, pour votre assistance, vous éliminez tous les coûts administratifs liés aux multiples factures et à l’obligation de déterminer qui est responsable de quoi. Il en va de même pour les logiciels en général. Si vous pouvez tout rassembler en un seul endroit en centralisant vos outils, vous rendez les processus beaucoup plus efficaces.
Cela peut grandement pallier aux pénuries de personnel, car chaque membre du personnel peut faire beaucoup plus. Certains de nos clients ont constaté que le simple fait d’ajouter un annuaire au logiciel (ce que nous appelons LDAP, ou Lightweight Directory Access Protocol) réduit le temps d’administration de plusieurs heures par jour. Plus vous unifiez, moins votre personnel de bureau doit effectuer de recherches, de clics et de redirections.
Simplifier le management
Dans le même ordre d’idées, le management est grandement facilité. En intégrant l’analyse à votre système de téléphonie, vous pouvez voir qui fait quoi, quelle est son efficacité et une douzaine d’autres statistiques qui vous permettent de prendre des décisions fondées sur des données plus fiables qui ont un impact positif sur votre entreprise.
Une société allemande, Nagarro, a utilisé notre plateforme d’analyse pour s’assurer qu’elle respectait les accords de niveau de service et vérifier les réponses en temps réel, même à partir de l’application mobile. Cela lui a permis d’avoir une vision beaucoup plus globale de ses performances et d’utiliser les données en temps réel pour apporter des changements à la volée et procéder à un accompagnement.
Cela a été possible grâce aux outils de gestion disponibles sur la plateforme Wildix.
Réduire les coûts
Bien qu’il puisse sembler contre-intuitif qu’un service d’abonnement tel que les communications unifiées réduise en fin de compte les coûts, il peut être beaucoup moins coûteux de payer un abonnement récurrent qu’un système de téléphonie complet dès le départ. Le coût total de possession est souvent difficile à estimer pour les systèmes de téléphonie matériels, principalement parce qu’ils ont tendance à nécessiter beaucoup plus de maintenance au fur et à mesure qu’ils vieillissent. Le software as a service intègre la maintenance dans l’abonnement mensuel. Cependant, le fait est que vous payez beaucoup d’argent au départ pour le système téléphonique matériel, que vous devez payer des coûts récurrents pour les lignes que vous utilisez et que vous finissez par devoir payer pour un support continu pendant la durée de vie du système.
Vous devez également payer des personnes pour assister à l’installation du système et l’installer. Cela représente également un coût, qui n’est souvent pas nécessaire pour les systèmes basés sur le cloud, comme Wildix. Il y a ensuite les implications fiscales. Les coûts d’investissement sont généralement calculés sur dix ans (en fonction de votre situation géographique), de sorte que vous ne bénéficiez d’un avantage fiscal pour une partie des coûts que dix ans plus tard, ce qui représente un coût d’opportunité potentiel pour votre entreprise.
En fin de compte, les dépenses liées à un système hardware payé d’avance sont beaucoup plus complexes qu’un simple système logiciel-service traité comme une dépense récurrente.
Améliorer l’expérience des employés
L’utilisation d’un nouveau logiciel dépend de sa facilité d’utilisation par les employés. Si votre système de téléphonie est complexe et difficile à utiliser, ils auront recours à d’autres solutions, souvent gratuites, mais dont la traçabilité et le suivi sont bien moindres.
Cela signifie que la connexion au système doit être transparente, tout en étant sécurisée. Une solution telle que Wildix doit utiliser l’authentification à deux facteurs (2FA) via Google ou Office 365, et doit être intuitive. L’ajout d’intégrations pour réduire les blocages de processus peut réduire considérablement le temps d’administration et aider à montrer qu’il y a un avantage significatif à utiliser le système de téléphonie approuvé par l’entreprise — et non leurs mobiles ou une application gratuite telle que WhatsApp.
Nous constatons que lorsque le personnel est entièrement formé au système, ce qui ne devrait prendre que 30 minutes, il s’aperçoit qu’un système de communications unifiées bien conçu est bien plus efficace que la grande majorité des systèmes basés sur le hardware. En améliorant l’expérience des employés, vous améliorez la rétention, réduisez le taux de rotation et favorisez la collaboration.
Améliorer la qualité des communications
Alors qu’une simple ligne téléphonique peut être un moyen de communication extrêmement efficace, un hardare obsolète peut être sujet à des coupures, des baisses de tension et de la gigue, qui affectent tous la qualité de l’appel. Il en va de même pour de nombreux systèmes VoIP plus anciens. Toutefois, les systèmes modernes de communication unifiée se sont considérablement améliorés au cours des cinq dernières années. Cela est dû en partie à l’amélioration de la qualité des données, mais aussi aux progrès considérables réalisés dans le domaine de la suppression du bruit, des tampons de gigue et d’autres technologies conçues pour améliorer la qualité des appels.
Mieux encore, une bonne solution de communications unifiées permet le failover, de sorte qu’en cas de problème avec un data center, il est toujours possible de composer et de recevoir des appels. En effet, la charge est transférée à un autre data center.
Toutefois, si votre serveur PBX hardware tombe en panne au bureau, vous risquez de ne pas avoir de chance, à moins qu’il ne dispose d’une carte SIM intégrée pour assurer un failover supplémentaire (ce que Wildix propose également).
Recruter sur un marché plus étendu
L’un des grands avantages des communications unifiées est qu’elles permettent le travail à distance. Chez Wildix, nous sommes une entreprise qui privilégie le travail à distance, et nous avons donc mis en place de bons processus pour encourager cette pratique. Cela inclut un excellent système de communications unifiées qui nous permet de faire ce que nous avons besoin de faire — nous avons des intégrations pour notre CRM (Salesforce) et toute une série d’autres systèmes.
Par conséquent, notre personnel peut accéder aux outils où qu’il se trouve — à la maison, au bureau ou en déplacement. Cela signifie que le personnel de bureau, comme le service marketing, peut travailler de n’importe où dans le monde. Nous avons du personnel dans la plupart des pays européens et sommes fortement répartis aux États-Unis. Cela nous permet de recruter les talents dont nous avons besoin dans un bassin beaucoup plus large, plutôt que d’être limités à une ville spécifique dans chaque pays — et nous évitons également les problèmes de relocalisation.
C’est l’un des grands avantages des communications unifiées : Nous ne sommes pas limités à une zone géographique, ce qui nous permet d’utiliser les talents où qu’ils se trouvent.
En fin de compte, ces solutions peuvent répondre aux différents problèmes rencontrés par un grand nombre d’organisations, de l’industrie au retail, en passant par les services juridiques, financiers et de santé. Même si tous les points ne s’appliquent pas à votre entreprise, si un ou deux d’entre eux vous semblent pertinents, il est temps d’envisager de remplacer votre système de téléphonie par un système de communications unifiées basé sur le cloud. Poursuivez votre apprentissage dans le monde des communications unifiées ici.
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