Cosa può fare lo smart working per il nostro pianeta
Uno dei vecchi modi di pensare al business che ci perseguita ancora oggi è la questione di come dovremmo interagire con l’ambiente durante la gestione di un’azienda. In passato, gli uomini d’affari lo consideravano un dilemma, credevamo di dover fare una scelta tra fare soldi o rispettare il pianeta.
Ebbene, che fosse vero o no prima, dobbiamo capire che non è affatto vero ora. E il motivo è semplice: ora è più facile che mai passare a un modello di business rispettoso dell’ambiente, tutto grazie allo smart working.
La questione si riduce ai viaggi, una delle principali cause dell’inquinamento. Con lo smart working, i dipendenti non devono più recarsi in ufficio, il che significa che la produzione di CO2 verrà ridotta in modo significativo. Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, questo avrà un impatto significativo nel tempo: anche un solo dipendente che riduce i tempi di percorrenza da casa al lavoro finirà per emettere molta meno CO2 nel corso di un anno.
Ovviamente questo non è l’unico modo per ridurre l’impatto ambientale del viaggiare. Né è l’unico modo in cui lo smart working può contribuire ad un’azienda più green. Questo perché lavorare da remoto elimina la necessità dei viaggi di lavoro, così i tuoi dipendenti non devono più viaggiare in aereo per lavoro.
Queste idee non sono solo teoria. Da questo grafico, possiamo facilmente vedere cosa è successo in soli tre mesi, quando il pendolarismo nelle città è stato notevolmente ridotto durante il periodo di quarantena.
I risultati sono molto convincenti: abbiamo visto molto meno inquinamento atmosferico e molto meno smog nelle città. Tutto in soli tre mesi!
E per quanto tutto questo sia fantastico per il nostro pianeta, ricorda che meno viaggi non faranno bene solo al pianeta: in realtà, aiuteranno anche i tuoi dipendenti! (Riesci a mostrarmi molte persone che amano rimanere bloccate nel traffico un’ora ogni mattina e ogni sera della settimana lavorativa?) Quindi ecco come la tua azienda otterrà una maggiore produttività e ridurrà i costi, portando le riunioni in un ambiente virtuale.
Il punto di tutto questo è che la scelta non è più tra inquinare il pianeta o fare soldi. Ora è possibile fare entrambe le cose subito. E dato che iniziare è così facile, dovresti chiederti: cosa aspetti? Adesso è il momento perfetto per fare la differenza, sia per te che per latua azienda.
Le persone hanno passato mesi e mesi a doversi incontrare in modo virtuale e non sorprende che sul mercato sia disponibile un’infinità di prodotti di videoconferenza freemium.
Se utilizzi quasi tutti i prodotti Google, da Gmail al motore di ricerca, è difficile che tu non abbia sentito parlare di Meet. In precedenza un servizio esclusivamente a pagamento, Meet ora ha un’opzione gratuita, il che lo rende senza dubbio un servizio allettante per chi ha bisogno di una soluzione video.
Quindi, quanto è efficace questa soluzione video paragonata a quella di Wildix?
Caratteristiche a confronto
Il modo migliore per confrontare questi due prodotti è semplicemente esaminarne le caratteristiche. Diamo un’occhiata a quelle di entrambi.
Video
Ovviamente, l’attrazione principale di Google Meet è la caratteristica maggiormente pubblicizzata: la videoconferenza. Da un primo esame, questa funzione sembra abbastanza efficiente, come ci si aspetterebbe da un prodotto Google.
Tuttavia, Wildix presenta notevoli differenze rispetto a Meet in termini di video.
Innanzitutto, mentre Wildix regola automaticamente la qualità dell’output video in base alla velocità di Internet, Meet imposta la qualità del video alla risoluzione standard di 360p. Con Google Meet, per aumentare la qualità fino all’HD, devi regolare manualmente le impostazioni della videocamera.
In secondo luogo, quando si utilizza la versione gratuita di Meet, per poter accedere alla conferenza, tutti i partecipanti devono accedere a un account G Suite e le videochiamate sono limitate a 1 ora. Queste limitazioni vengono rimosse per le licenze a pagamento.
Terzo, Meet è più limitato quando si tratta di supporto del browser web. Lo strumento è utilizzabile su Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge e Apple Safari solo su desktop; Wildix, invece, è disponibile su qualsiasi browser supportato da HTML5, quindi funziona su tutti e quattro i browser menzionati in precedenza, nonché su Opera e molti altri browser indipendenti, sia su desktop che su dispositivi mobili.
Quarto, Meet limita il numero dei partecipanti alla conferenza: la versione gratuita, così come le licenze di base e aziendali, sono limitate a 100 partecipanti; la licenza premium enterprise può ospitarne fino a 250. Wildix invece supporta un numero illimitato di partecipanti, indipendentemente dal tipo di licenza.
Chat in conferenza
Questa è una funzionalità disponibile su Meet, ma decisamente poco personalizzata. Meet include una finestra di chat nelle conferenze, ma tutto ciò che è possibile fare è chattare: le uniche opzioni qui sono inviare messaggi di testo all’intera conferenza o leggerli.
Wildix, invece, fa molto di più con la sua chat in conferenza. In una videoconferenza Wildix, gli utenti possono inviare messaggi privati ad altri partecipanti e persino utilizzare la finestra di chat per condividere file con il gruppo. Inoltre è disponibile un pulsante dedicato per gli emoji dalla finestra della chat che invece, stranamente, non è disponibile su Google Meet.
Condivisione dello schermo e controlli
La condivisione dello schermo, il controllo dei microfoni di altri utenti e l’utilizzo dei loro schermi sono funzioni supportate da Meet e da Wildix. Tuttavia, le funzionalità relative al controllo, in generale, sono più limitate in Meet: il software attualmente manca sia di una lavagna virtuale che di una funzione “alza la mano” (sebbene Google prometta che entrambe “arriveranno presto”).
Su Wildix, sono già incluse sia le lavagne bianche che la funzione “Alza la mano”, insieme a comodità aggiuntive come la trasmissione simultanea di video di YouTube e l’integrazione con YouTube e Facebook per i live streaming.
Vale anche la pena confrontare le due opzioni software quando si tratta di scorciatoie da tastiera. Sebbene Meet e Wildix offrano entrambi varie funzioni, la versione di Wildix ne ha molte di più.
Scorciatoie da tastiera per entrambi i sistemi: Meet è a sinistra, Wildix è a destra.
Keyboard shortcuts di entrambi i sistemi: Meet sulla sinistra, Wildix sulla destra.
Sicurezza
Diversamente dal confronto tra Wildix e Zoom, con Meet ci sono relativamente poche differenze di sicurezza da considerare. In quanto prodotto Google, Meet è un’offerta altamente sicura e, proprio come Wildix, utilizza WebRTC per stabilire connessioni sicure con i partecipanti alla conferenza.
Una curiosa differenza, tuttavia, è che Meet offre una “sicurezza maggiore” con la sua licenza aziendale più costosa: con questa opzione (ma non altre), gli utenti ottengono l’accesso a LDAP sicuro, single sign-on per app con archivio protetto di password e un centro di gestione della sicurezza.
Il motivo per cui queste funzionalità siano suddivise diversamente in base al livello di licenza non è chiaro, soprattutto considerando che Wildix offre una sicurezza completa e affidabile indipendentemente dal tipo di licenza implementato dagli utenti.
Registrazione di conferenze
Qui raggiungiamo la più grande differenza tra Google Meet e Wildix, un aspetto che probabilmente impedirà a molti utenti di utilizzare il livello di licenza gratuito di Meet. Nello specifico, la versione gratuita di Meet non dispone di alcun mezzo per registrare e scaricare le videoconferenze.
L’omissione di questa funzione presenta numerosi problemi. Se i partecipanti non possono partecipare a una riunione video, avere una registrazione significa che possono comunque aggiornarsi rapidamente. Allo stesso modo, se qualcuno ha semplicemente bisogno di un aggiornamento su una conferenza, una registrazione rappresenta un mezzo conveniente per farlo. Poiché Meet non ha questa funzionalità nella sua versione gratuita, diventa immediatamente un’opzione molto meno praticabile per l’uso aziendale.
La registrazione è invece disponibile in Meet se si opta per una licenza a pagamento. Forse è scontato, ma con Wildix, l’opzione di registrare sia videoconferenze che chiamate solo audio (che non sono disponibili su Meet) è comodamente disponibile per tutte le licenze.
Valore complessivo
Con tutte queste funzionalità elencate, com’è il confronto generale tra Wildix e Meet?
Il punto di forza di Meet è lo stesso punto che attira gli utenti a Zoom: il prezzo (o la sua mancanza). Come detto in precedenza, Meet, sebbene presenti un’opzione a pagamento, è disponibile anche per l’uso gratuito. E per essere chiari, non c’è dubbio che sia popolare soprattutto per questo fattore.
Tuttavia, come abbiamo visto, quel “gratuito” ha delle limitazioni. Per prima cosa, l’utilizzo di Meet tramite la licenza gratuita limita tutte le videochiamate a solo 1 ora. Inoltre, l’utilizzo gratuito di Meet significa che i partecipanti non possono registrare le conferenze per vederle in un secondo momento.
Se usato per scopi aziendali, queste limitazioni eliminano del tutto il valore della licenza gratuita di Zoom. Quindi, vale la pena passare a una licenza a pagamento di Meet anziché pagare per Wildix?
La risposta a questa domanda dipenderà, ovviamente, dalla situazione individuale di ciascuna azienda. Ma in generale, è importante ricordare che la versione a pagamento di Meet fornisce relativamente poche funzionalità in più rispetto alla sua versione gratuita: per quanto ne sappiamo, i vantaggi sono limitati alla rimozione del limite di 1 ora per le videochiamate e alla possibilità per gli utenti di scaricare le videoconferenze, oltre a offrire agli utenti più spazio su Google Drive.
Oltre a questo, Google pubblicizza l’accesso ai programmi G Suite integrati (come Documenti, Gmail e Calendar) come parte di una licenza a pagamento. Tuttavia, poiché tutti questi servizi sono disponibili gratuitamente, è difficile considerarli davvero come funzionalità aggiuntive a nostro avviso.
Una licenza Wildix, invece, offre un sistema di videoconferenza più efficiente, l’accesso a una funzionalità di chat integrata disponibile al di fuori delle conferenze, una comoda condivisione di file, chiamate solo vocali, composizione telefonica integrata nel browser, segreteria telefonica e altro ancora. E, naturalmente, tutto questo oltre ad avere la funzione di chat di Kite disponibile sul tuo sito web e l’accesso a informazioni dettagliate sul traffico delle chiamate tramite CDR-View.
Tutto sommato, sembrerebbe che il motto di Google Meet sia “efficace ma semplice”. I livelli a pagamento potrebbero essere una scelta fattibile per un’azienda con esigenze limitate, sebbene la versione gratuita sia effettivamente utile solo per utenti non aziendali. Wildix, al contrario, offre una soluzione video molto più completa, oltre a numerosi strumenti di comunicazione altamente performanti.
Questa distinzione è importante perché le videochiamate non sono l’unico modo in cui comunicano i dipendenti che lavorano in modalità smart working, o anche quelli che lavorano in ufficio. Chat, chiamate vocali, chiamate a telefoni fissi e cellulari, condivisione di file e molti altri canali sono la chiave del successo di ogni impiegato. E il fatto è che Wildix offre tutto ciò, integrato in uno spazio insieme a uno strumento video, mentre Google Meet no.
Questo non vuole essere una raccomandazione definitiva per Wildix rispetto a Meet, ma ci sono comunque differenze cruciali da considerare quando si valutano le due piattaforme per esigenze aziendali.
Analisi dettagliata:
Wildix
Google Meet
Durata della videochiamata illimitata
Versione gratuita: limite di durata della videochiamata di 1 ora
Versione a pagamento: durata della videochiamata illimitata
Utenti di videochiamate illimitati
Fino a 100 partecipanti alla videochiamata nella maggior parte delle licenze; fino a 250 utenti per licenze aziendali
Funzioni “alza la mano” e lavagna
Entrambe le funzioni “in arrivo”
Utilizzabile in qualsiasi browser che supporti HTML5 (mobile o desktop) o come app
Utilizzabile nel browser (limitato alle versioni desktop di Chrome, Firefox, Edge e Safari) o come app
Funzioni chat, condivisione dello schermo e disattivazione dell’audio di altri utenti
Funzioni chat, condivisione dello schermo e disattivazione dell’audio di altri utenti
Condivisione di file in chat disponibile
Nessuna condivisione di file in chat; si possono condividere solo gli allegati nell’invito del calendario di Meet
Trasmissione simultanea di video di YouTube + integrazione con YouTube e Facebook per live streaming
Non sono presenti funzionalità comparabili
Funzione di registrazione e download sicuri
Versione gratuita: nessuna capacità integrata di registrare le chiamate, anche se si utilizza la funzione di trascrizione automatica
Versione a pagamento: funzione di registrazione e download sicuri (nessuna possibilità di scaricare solamente le trascrizioni)
Tra tutti i termini utilizzati nella telecomunicazione, quello che mi piace più di ogni altro è l’acronimo di MSP: Managed Service Provider. Perché essere un MSP significa fare molto, molto di più che passare strumenti da un fornitore a un utente finale. Significa essere qualcuno che fornisce servizi e gestione IT di alto livello.
In sostanza, questa definizione sposta l’attenzione dai prodotti ai servizi. Ed è così importante perché con quel cambiamento puoi fare in modo che i clienti scelgano te, costruendo così un business di successo.
Con “attrarre il tuo cliente” intendo una cosa molto semplice: avere una presa forte e sicura sui clienti con cui fai affari. Quando si tratta di tecnologia delle comunicazioni, devi essere la prima chiamata al mattino e l’ultima la sera. Se “attrai i tuoi clienti”, il successo della tua azienda è la chiave per loro, al punto che si preoccuperebbero se pensassero che stai fallendo.
Se tutto questo sembra impossibile o troppo bello per essere vero, è ancora più importante che tu presti attenzione a questo consiglio. Il fatto è che, ora, fare affari semplicemente vendendo prodotti a un cliente, come in passato, non basta. Ora ciò che è più importante per il successo della tua azienda è costruire relazioni con i tuoi clienti e dimostrare loro costantemente il tuo valore.
Dopotutto, con la globalizzazione la concorrenza è ovunque e le aziende hanno più opzioni che mai quando si tratta di tecnologia. Quindi, se arriva qualche altro fornitore che offre telefoni ad un prezzo vantaggioso, cosa impedisce ai tuoi clienti di sceglierlo al posto tuo? Più e più volte ho visto aziende UCC vedere la loro base di clienti scivolare via, lamentandosi per tutto il tempo che non c’era nulla da fare, anche se l’ultima volta che avevano parlato con uno dei loro clienti risaliva a mesi prima!
Ecco perché il concetto di attrarre i clienti è così importante. Quando mostri costantemente ai tuoi clienti il tuo potenziale valore per la loro attività, gestendo i loro servizi IT e fornendo nuovi prodotti, dimostri che non hanno bisogno di cambiare fornitore, anche se più economico.
Ma l’unico modo per ottenere quel controllo sui tuoi clienti è mantenere un rapporto con loro e non limitarti a vendere un nuovo set di telefoni ogni tanto. Essere lì per i tuoi clienti proprio quando hanno bisogno di te: questo farà emergere chiaramente il tuo valore. Ed è solo comunicando chiaramente e costantemente il tuo valore che convincerai i tuoi clienti a non abbandonarti passando ad altri fornitori più economici.
Il tuo successo dipende non solo dal fatto che vendi ai tuoi clienti, ma dal fatto che li attrai. Dai loro tutta l’attenzione che meritano e sarai in grado di mantenere una presa migliore su di loro e sulla tua attività.
Sembra difficile? In realtà lo è, ma o segui questo consiglio o vedrai il tuo business morire.
Sempre più, sembra che se c’è bisogno di contattare qualcuno in un contesto aziendale, è probabile che ciò avvenga tramite e-mail.
E, se dobbiamo seguire i dati recenti sulla scelta dei clienti, è probabile che tu stia utilizzando Gmail per comunicare.
Fonte: Litmus Email Analytics
Per lavorare in modo efficiente, quindi, è utile sapere esattamente come organizzare una casella di posta Gmail. Quindi interrompi quel continuo scorrimento e smettila con la tua dipendenza eccessiva dalla barra di ricerca: con queste strategie, sarà semplicissimo ottimizzare il tuo account.
Ordina per Non Letto
Per coloro che preferiscono mantenere il loro numero di messaggi “non letti” al minimo, questo è un approccio all’organizzazione immediatamente accessibile.
Vai alle tue impostazioni e fai clic su “Posta in arrivo”. In “Tipo di posta in arrivo”, puoi selezionare “prima i non letti” per creare due sezioni distinte: una per i messaggi non letti e una per tutti gli altri.
Se ti piace lasciare i messaggi come non letti per indicare che te ne occuperai in seguito, questo metodo è un modo semplice per mettere al primo posto i tuoi prossimi impegni.
Aggiungi a Tasks
Naturalmente, contrassegnare ogni messaggio come “letto” non piace a tutti. Alcuni preferiscono l’inverso, dove lo stato “non letto” significa che non vale la pena leggere l’e-mail.
In tal caso, Gmail può aiutarti spostando i messaggi prioritari nella sua lista di controllo integrata, Tasks.
Un facile sistema di promemoria, Tasks mette le cose da fare in un indice accessibile dalla posta in arrivo. Se aggiungi un orario ad un’attività, l’app la aggiungerà anche al tuo Google Calendar.
L’implementazione di questa funzione è semplice: basta fare clic su un’e-mail e selezionare “Aggiungi a Tasks” dal pulsante con i puntini di sospensione verticali sotto la barra di ricerca. Il nome e la categoria dell’attività possono essere modificati come preferisci. Inoltre, l’attività creerà automaticamente un collegamento all’e-mail stessa.
Etichette
Questo qui è il punto di svolta. Per chi non lo sapesse, le etichette sono tag che classificano le e-mail a prima vista. Oltre ad aggiungere un titolo chiarificatore, le etichette raggruppano anche le e-mail in un elenco separato nella posta in arrivo. È possibile organizzare ulteriormente queste sezioni creando sottocategorie.
Le etichette possono anche essere colorate.
Quando devi gestire più tipi di messaggi, etichettare ciascuna e-mail in base al contenuto ti consentirà di affrontare più comodamente ogni argomento a turno.
Stelle e importanza
Per classificare le e-mail più rapidamente, puoi anche fare clic sull’icona a forma di stella accanto alla casella di spunta nelle tue e-mail. In questo modo viene ordinato ogni messaggio nella categoria “speciale” già predisposta di Gmail.
Puoi anche dare la priorità alle e-mail facendo clic sull’icona a forma di chevron accanto alla stella, che le inserirà nella categoria “importante”. Tieni presente che, fino a quando imposti Gmail a fare diversamente, il servizio tende a etichettare ogni e-mail che ti viene inviata come “importante”, come impostazione predefinita.
Combina, assegna le priorità o utilizza in altro modo queste strategie come preferisci e sarai sulla buona strada per una casella di posta più intelligente e pulita.
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Alcuni studi hanno dimostrato che, ora più che mai, lavorare da casa è diventata un’opzione fattibile per le aziende di tutto il mondo. Poiché sempre più aziende hanno iniziato a riaprire gli uffici, molti dipendenti possono lavorare da casa pochi giorni alla settimana. Quando è esplosa la crisi sanitaria a livello globale, molte aziende sono state colte alla sprovvista per quanto riguarda lo smart working e i dipendenti hanno dovuto accontentarsi di ciò che avevano, in termini di un ufficio a casa. Questo blog post ti mostrerà pochi passaggi per far sembrare il tuo ufficio a casa, beh, un vero ufficio.
Crea un piano con il tuo datore di lavoro
Prima di tutto, devi impostare un piano con il tuo datore di lavoro, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Le cose importanti da precisare sono i dettagli, come quanti giorni alla settimana puoi lavorare da casa, se sono gli stessi giorni ogni settimana o se il piano è più flessibile e qual è la procedura da seguire se sei a casa ma c’è bisogno che tu entri fisicamente nella postazione dell’ufficio. Programmare queste cose in anticipo ti aiuterà a evitare conflitti e confusione. Ti suggeriamo inoltre di assicurarti che i giorni in cui puoi lavorare da casa siano elencati nel calendario condiviso, in modo da evitare chiamate del tipo “Ma non dovevi essere in ufficio oggi?”
Un’altra cosa da chiedere al tuo datore di lavoro è se offrirà una sorta di stipendio per l’uso dei materiali del tuo ufficio da casa o se contribuirà al pagamento di eventuali nuovi mobili che potresti dover acquistare. In contesti come questo, cose come l’uso di Internet sono spesso trascurate. Regolare in anticipo questi dettagli chiave può salvarti da grossi grattacapi.
Trova lo spazio per il tuo ufficio a casa
Quando sono iniziate le chiusure, è stato necessario accontentarsi dello spazio disponibile a casa. Lavorare dal tavolo della cucina o dalla stanza per gli ospiti non era l’ideale, ma l’importante era portare a termine il lavoro. Se hai spazio a casa e puoi trasformare un’intera stanza in un ufficio, è fantastico! In caso contrario, dovrai essere creativo. Se non puoi usare un’intera stanza, puoi cercare di sistemare i mobili in modo da poter creare uno spazio di lavoro che non sia troppo ingombrante. Massimizzare il tuo spazio non significa aggiungere più mobili, si tratta invece di usare quello spazio nel modo più efficiente.
Altre idee che abbiamo analizzato per gli uffici includono grandi armadi convertiti a ufficio, tristi scantinati trasformati in spazi zen e toelette per il trucco altamente versatili. Dopotutto, è casa tua e puoi avere l’ufficio che preferisci!
Piccolo suggerimento: fai in modo che il tuo ufficio abbia una luce naturale. Secondo Elemental Green, uno spazio illuminato naturalmente ti aiuterà a essere più produttivo, rispetto ad un ambiente di lavoro illuminato artificialmente.
Raccogli le apparecchiature per il tuo ufficio
Ora che hai scelto uno spazio per il tuo ufficio da casa e sai con quale frequenza potrai lavorare da lì, puoi scegliere la disposizione dei mobili e delle apparecchiature che funzioni meglio per te. Se lavori da casa uno o due giorni al massimo alla settimana, non è necessario acquistare una scrivania grande, pesante e costosa. Qualcosa di più piccolo o un po’ più leggero farà al caso tuo, senza dover spendere troppo per un set completo per l’ufficio. Assicurati invece di acquistare una sedia che sia effettivamente comoda. Sebbene sia allettante, non è consigliabile lavorare da una poltrona tutto il giorno e le sedie da cucina dure non sono assolutamente adatte. Anche in questo caso l’obiettivo è far sembrare quello spazio un vero ufficio, anche se la tua sedia è un po’ più eccentrica del normale.
Per quanto riguarda gli articoli da ufficio di cui avrai bisogno, puoi regolarti in base al numero di giorni alla settimana in cui lavorerai da casa. Se hai bisogno solo di poche penne, blocchetti memo adesivi e un taccuino, il tutto sarà piuttosto semplice. Ma se hai bisogno di apparecchiature come una stampante, uno scanner o materiali di spedizione, cerca di trovare una soluzione con il tuo datore di lavoro. Tutti questi componenti occupano spazio prezioso, quindi tienilo a mente quando decidi come organizzare il tuo ambiente per lavorare.
Rendilo tuo
Proprio come la tua scrivania quando sei al lavoro, trascorrerai molto tempo nel tuo ufficio da casa, quindi rendilo più piacevole che puoi! Mettere foto della tua famiglia o degli animali domestici ti farà comunque sorridere, anche se si trovano nella stanza accanto. Piante e verde aiuteranno ad abbellire la stanza e, poiché probabilmente ci sarà una finestra, sarà semplice mantenerle in vita. Tappeti e coperte possono aiutare a creare una dimensione extra al tuo spazio, rendendo l’ambiente di lavoro più accogliente e confortevole.
Se stai lavorando in un’area relativamente piccola e non hai molto spazio sulla scrivania, prova ad appendere cestini o piccoli secchi alle pareti per riporre documenti, penne, taccuini, ecc. Quello spazio verticale non è solo per calendari e lavagne!
Fonte: Litmus Email Analytics
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