Vertriebspipelines sind für jedes Unternehmen, das Produkte oder Dienstleistungen verkauft — und das sind die meisten Unternehmen — ein entscheidendes Element. Einige verwenden einfache Tabellenkalkulationen, während andere Apps zur Vertriebsunterstützung einsetzen, um Leads zu gewinnen und den Prozess zu verwalten. Mehr als genug Unternehmen finden jedoch, dass der Verkaufsprozess zu langwierig ist. Hier ist der Grund dafür.
Was ist eine Vertriebspipeline?
Die Vertriebspipeline dient der visuellen Nachverfolgung des gesamten Verkaufsprozesses, vom Lead bis zum abgeschlossenen Kundenvertrag. Diese Pipeline kann auf unterschiedliche Weisen strukturiert werden, und Leads werden entsprechend ihres Fortschritts durch die einzelnen Phasen bewegt.
Insofern stellt die Vertriebspipeline eine strukturierte Methode dar, um die Fortschritte der Leads kontinuierlich zu überwachen, Verantwortlichkeiten klar zu definieren und jede Phase des Vertriebsprozesses zu segmentieren. Dies ist von besonderer Relevanz für Vertriebsteams, bei denen mehrere Akteure für die verschiedenen Stufen des Prozesses zuständig sind.
Die Bedeutung einer Vertriebspipeline
Eine Vertriebspipeline schafft eine klare Verantwortlichkeit und gibt Ihrem Team eine präzise Anleitung für die nächsten Schritte in jeder Vertriebsphase. Ohne eine strukturierte Pipeline bleibt oft unklar, wer welche Aufgabe als nächstes erledigen muss.
Ziel ist es, die Interessenten in der Pipeline so effizient wie möglich zu bearbeiten, denn, wie das Sprichwort besagt, ist Zeit Geld. Wenn Sie Ihre Leads zügig durch die Vertriebspipeline leiten, können Sie neue Geschäftsmöglichkeiten schneller erkennen und einen stetigen Strom von Verkäufen gewährleisten.
Traditionelle Vertriebspipeline
Typischerweise beinhaltet eine klassische Vertriebspipeline Phasen wie Akquise, Lead-Generierung, Qualifizierung, Kontaktaufnahme, Lead-Pflege, Konversion und schließlich das Onboarding neuer Kunden. Es gibt jedoch viele Möglichkeiten, diese Schritte zu strukturieren und darzustellen.
Bei Wildix verteilen wir die Rollen im Allgemeinen auf traditionelle Art und Weise. Das Marketing arbeitet Hand in Hand mit dem Vertrieb, um Leads zu generieren. Unsere Geschäftsentwicklungsmitarbeiter nehmen die Qualifizierung dieser Leads vor und bereiten sie für die nächste Phase vor. Anschließend übernimmt unser Team für den Partnervertrieb die weiterführende Bearbeitung dieser Leads mit dem Ziel, die nächsten Partner für unser Netzwerk zu gewinnen. Unsere Spezialisten für Partnerentwicklung schließlich fokussieren sich darauf, die bestehenden Partner im Netzwerk zu unterstützen, ihr Geschäft zu erweitern und alle aufkommenden Fragen zu klären.
Die Notwendigkeit von Effizienz für Kaufabschlüsse
Effizienz ist dabei entscheidend. Wenn Sie in der Lage sind, die Anliegen eines Kunden schneller zu lösen als Ihre Wettbewerber, steigen die Chancen für einen erfolgreichen Geschäftsabschluss erheblich an. Dies gilt insbesondere bei dringenden, schmerzhaften Problemstellungen des Kunden. Manch einer mag auf hoch entwickelte Softwarelösungen wie Verkaufsförderungs-Apps setzen, um Geschäfte rasch zum Abschluss zu bringen. Doch oft adressieren solche Tools nicht das Kernproblem, vor dem viele Unternehmen stehen: den Zugang zu den entscheidenden Entscheidungsträgern zu erhalten.
Das liegt an der Kommunikation.
Wenn Sie demonstrieren können, dass Ihr Kommunikationssystem so effizient ist, dass Sie damit überzeugende Ergebnisse erzielen, erfüllen Sie die Erwartungen Ihrer Kunden, ihre eigenen Vertriebsprozesse zu verbessern.
Warum in die Reduzierung der Vertriebspipeline investieren?
Wie zuvor erwähnt, spielt Effizienz eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, die Anforderungen Ihrer Kunden zügig zu erfüllen.
In bestimmten Szenarien ist schnelles Handeln unerlässlich, und meistens sind die Kunden sich dieser Dringlichkeit bewusst. Sie schätzen es daher, wenn schnelle und zielgerichtete Maßnahmen ergriffen werden.
Ein Beispiel: Einer unserer Partner hatte einen Kunden, dessen bisheriger Anbieter ihn plötzlich im Stich ließ. Der Kunde kontaktierte unseren Partner an einem Freitag, und bis zum darauffolgenden Dienstag war eine Wildix-Lösung einsatzbereit. In diesem Fall definierte der akute Bedarf die Länge des Verkaufszyklus, was diesen extrem kurz gestaltete.
Doch nicht alle potenziellen Kunden erleben eine solche Dringlichkeit. Hier können Verkürzungen des Verkaufszyklus folgende Vorteile mit sich bringen:
Schnellere Umsatzrealisierung
Umsätze sind die Lebensader eines Unternehmens. Wenn diese ausbleiben, sinkt die Rentabilität, da viele Kosten feststehen. Durch den Einsatz geeigneter Verkaufsförderungslösungen und die Beschleunigung Ihrer Vertriebspipeline können Sie rascher Umsätze generieren.
Zudem resultiert eine raschere Umsatzrealisierung oft in einer Reduktion der Anzahl an Meetings, was die Effizienz Ihres Vertriebsteams steigert. Wenn mehrere Besprechungen entfallen, weil alle relevanten Informationen vorliegen und alle Entscheider zusammenkommen, wird Zeit gespart, die sonst für die Vorbereitung und Durchführung dieser Meetings aufgewendet werden müsste.
Mehr Umsatz bedeutet in den meisten Fällen auch mehr Gewinn.
Verbesserte Kundenerfahrung
Als Anbieter von Kommunikationslösungen müssen wir die Effizienz unseres eigenen Verkaufsprozesses vorführen, um die Wirksamkeit unserer Kernprodukte, insbesondere unseres Vertriebskommunikationskanals x-bees zu unterstreichen.Für diejenigen, die es noch nicht kennen: x-bees erhöht die Kundenzufriedenheit, indem es alle wichtigen Interessengruppen an einen Tisch bringt und die Kundenkommunikation so gestaltet, dass sie nicht übersehen werden kann. Diese Form der digitalen Vertriebsunterstützung ermöglicht uns:
- Den Überblick über alle Aktivitäten behalten, vom Besucher bis zum Kunden, durch SSO
- Automatische Protokollierung aller Informationen im CRM
- Vollständige Historie der bisherigen Interaktionen
Insgesamt führt dies zu einer viel schnelleren Vertriebspipeline und es zeigt, wie effizient wir im Vergleich zu anderen Anbietern sein können. Für unsere Partner bieten die x-bees ähnliche Vorteile — schließlich sind sie zum Teil auch Vertriebsorganisationen.
Wenn ein Kunde unter anderem ein Chat-Widget mit einer Anfrage ausfüllt, können Sie herausfinden, was er zuvor über sein SSO gekauft hat, sei es Google oder MS365. Von dort aus können Sie ihm auf die Art und Weise helfen, die ihm am besten gefällt: Text, Audio oder Video. Da alles protokolliert wird, ermöglicht x-bees eine bessere Reaktionsfähigkeit des Kundendienstes und der Vertriebsmitarbeiter.
Dies bedeutet, dass ein leistungsfähiges Kommunikationssystem eingesetzt wird, um durch prompte Antworten Loyalität und Chancen zu schaffen. Tools zur Vertriebsunterstützung und optimierte Vertriebsprozesse sorgen für eine schnelle Problemlösung. Der Schlüssel liegt darin, dies schneller als die Konkurrenz zu tun, insbesondere durch die Entwicklung robuster Vertriebspipelines und die Einbindung aller relevanten Abteilungen. So können Sie Kunden schneller konvertieren, was für viele potenzielle Kunden ein großer Anreiz ist.
Verbesserte Vertriebsproduktivität
Eine effektive Vertriebspipeline erleichtert es, sich auf qualifizierte Interessenten zu konzentrieren. Vertriebsteams stoßen bei ihrer täglichen Arbeit häufig auf Leads, die nicht direkt qualifiziert sind und daher eine weitere Bewertung erfordern. Eine gut strukturierte Vertriebspipeline filtert ungeeignete Leads schnell heraus und unterscheidet effektiv zwischen unqualifizierten und lediglich desinteressierten Leads. Dies ist von entscheidender Bedeutung, denn desinteressierte Leads können sich in Zukunft möglicherweise in Kunden verwandeln, während dies bei unqualifizierten Leads eher unwahrscheinlich ist — auch wenn es Ausnahmen gibt.
Ihre Vertriebsmethoden und die sie unterstützenden Systeme sollten in der Lage sein, schnell zwischen diesen beiden Lead-Kategorien zu unterscheiden.
Dazu gehören Maßnahmen wie Qualifikationsanrufe (oft auch als Discovery Calls bezeichnet), Fragebögen und eine stringente Marketingpositionierung. Letzteres wird oft übersehen, ist aber unerlässlich, da es dafür sorgt, dass unqualifizierte Interessenten frühzeitig aus dem Prozess ausscheiden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Verwendung einer CRM-Anwendung wie Salesforce, Mit diesem Tool lässt sich jeder Lead von seinem Eintritt in die Pipeline bis zum endgültigen Abschluss nahtlos verfolgen: erfolgreich oder nicht.
Wenn dieses CRM-System mit einer Kommunikationsplattform wie x-bees integriert ist, werden alle Interaktionen automatisch im CRM aufgezeichnet, unabhängig davon, ob der Kontakt über ein Widget oder direkt über die Anwendung hergestellt wird. Dies ermöglicht eine bessere Bewertung und Priorisierung von potenziellen Kunden.
All dies setzt Ressourcen frei und ermöglicht es den Vertriebsteams, ihre Energie auf die vielversprechendsten Leads zu konzentrieren.
Wettbewerbsvorteil
Große Effizienz bringt einen Wettbewerbsvorteil mit sich. Diejenigen, denen es gelingt, Geschäfte schneller abzuschließen (und dabei die Genauigkeit beizubehalten und den After-Sales-Prozess nicht zu opfern!), werden nach und nach ihre Konkurrenz ausmanövrieren.
Wie Sie die Vertriebspipeline reduzieren können
Die Verkaufspipeline zu verkleinern, kann einfach bedeuten, die richtigen Werkzeuge an den richtigen Stellen zu platzieren. Manchmal sind jedoch auch übergreifende Veränderungen erforderlich, die eine komplette Umstellung der Denkweise erfordern.
Identifizierung von Engpässen
Engpässe im Vertrieb können durch eine Vielzahl von Faktoren verursacht werden. Manchmal liegt es an der falschen Personalausstattung. Wenn Sie nicht über die notwendigen Vertriebsmitarbeiter verfügen, um einen Lead zu entwickeln, kann dies ohne Neueinstellungen schwer zu beheben sein. In anderen Fällen kann das Problem im Prozess selbst liegen. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass minderwertige Leads an Ihre Hauptvertriebsmitarbeiter weitergeleitet werden, dann haben Sie offensichtlich eine Schwäche im Qualifizierungsprozess.
Es könnte auch sein, dass es Abweichungen von Ihrer etablierten Vertriebspipeline gibt, was die Vertriebsaktivitäten verlangsamen kann. Die Mitarbeiter, die die Führung übernehmen, müssen dann klären, was bereits geschehen ist. Solche Störungen sind oft auf Kommunikationsfehler zurückzuführen, sei es seitens des Managements oder der Vertriebsmitarbeiter selbst.
Eine gründliche Überprüfung Ihrer aktuellen Vertriebspipeline und der tatsächlichen Arbeitsabläufe — im Gegensatz zu den idealisierten — kann zur Verbesserung der Effizienz beitragen. Eine solche Analyse kann auch dazu genutzt werden, um festzustellen, welche spezifischen Vertriebslösungen benötigt werden.
Einsatz einer App zur Verkaufsförderung
Natürlich ist Software zur Vertriebsunterstützung in der Regel kostenpflichtig, aber CRM-Systeme lassen sich leicht einrichten und machen sich schnell bezahlt. Beispiele sind Salesforce, Zoho, HubSpot und Monday.com.
Die Nutzung von Technologie kann auch die Verbesserung Ihres gesamten Kommunikationssystems beinhalten. Wir haben x-bees bereits erwähnt, aber es gibt einen Grund, warum wir es als Kommunikationstool für den Vertrieb anpreisen. Es trägt dazu bei, dass Ihre Leads im Gedächtnis bleiben, unabhängig davon, ob sie über Ihre Website oder über einen anderen Kanal kommen. Diese Technologie kann äußerst nützlich sein und bietet eine automatische Protokollierung in Ihrem CRM. So müssen Sie weniger Daten eingeben und können sich besser auf das Erreichen von Ergebnissen konzentrieren.
Die Wahl der von Ihnen verwendeten Technologie für die Vertriebsunterstützung ist jedoch eine wichtige Entscheidung, und Ihre Vertriebsteams müssen in der Software geschult werden und sich verpflichten, sie richtig einzusetzen. Digitale Vertriebsunterstützung kann die Effizienz erheblich verbessern.
Verbesserung der Kommunikation
Ein wesentlicher Aspekt Ihrer Strategie zur Steigerung der Verkaufseffizienz sollte eine optimierte Kommunikation sein. Unabhängig davon, wie effizient Ihre Vertriebspipeline gestaltet ist, sie muss von qualitativ hochwertiger interner und externer Kommunikation unterstützt werden. Dies umfasst auch die aktive Beteiligung von Kunden, insbesondere von bereits bestehenden.
Stammkunden können eine wertvolle Ressource in Ihrem Vertriebszyklus sein, sei es, weil sie zusätzliche Technologien erwerben oder ihr Geschäft ausbauen möchten. Dies trifft insbesondere im B2B-Sektor zu, wo Geschäftsbeziehungen oftmals über mehrere Jahre hinweg gefestigt werden und expandierende Unternehmen auf die Unterstützung ihrer Technologiepartner angewiesen sind.
Eine effektive und straffe Kommunikation ist also nicht nur bei der Generierung neuer Verkäufe aus Ihrer Pipeline entscheidend, sondern auch beim Ausbau und der Pflege bestehender Kundenbeziehungen.
Kontinuierliche Verbesserung und Kontrolle
Das Ergebnis ist eine kontinuierliche Verbesserung und Überwachung. Während Sie Ihre Vertriebspipeline aufbauen und anpassen, werden Sie Techniken entdecken, die funktionieren und solche, die nicht funktionieren. In den vergangenen 20 Jahren gab es unter anderem einen enormen Widerstand gegen die Kaltakquise — wenn Ihre Leads nicht wenigstens ein wenig warm sind, ist es unwahrscheinlich, dass sie bereit sind, bei Ihnen zu kaufen.
Die Verfolgung Ihrer KPIs hilft Ihnen dabei, zu entscheiden, ob Sie Ihre Apps zur Verkaufsförderung optimal nutzen, und Schwachstellen in Ihrem aktuellen Verkaufszyklus zu erkennen. Dies ist besonders wichtig bei der Entscheidung, worauf Sie Ihre Marketingbemühungen konzentrieren sollten, um Leads in die Pipeline zu bringen.
Mögliche Herausforderungen und ihre Bewältigung
Bei der Einführung eines neuen Vertriebsprozesses gibt es immer Herausforderungen. Die Qualität Ihrer Vertriebsunterstützungssoftware, der Eifer Ihres Vertriebsleiters oder die Leidenschaft der Mitarbeiter im Unternehmen spielen keine Rolle, wenn diese Herausforderungen nicht gemeistert werden.
Widerstand gegen Veränderung
Widerstand gegen Veränderungen ist oft die komplizierteste Herausforderung, die gemeistert werden muss. In vielen Fällen gibt es einen Anteil an Vertriebsmitarbeitern, die besorgt sind, dass sie sich mit den neuen Systemen und Methoden schwer tun werden, besonders wenn es sich um einen grundlegenden Wandel in der Verkaufsstrategie handelt.
Einige Unternehmen legen beispielsweise ihren Fokus primär auf die technischen Funktionen ihrer Produkte, da diese leicht zu artikulieren sind. Sie könnten jedoch den Schwerpunkt auf ein wertbasiertes Angebot verlegen, das das Kernproblem adressiert, welches gelöst werden soll, und wie diese Lösung den Entscheidungsträgern bei den potenziellen Kunden einen Mehrwert bringt. Solch eine Transformation kann für Vertriebsteams sehr anspruchsvoll sein und eine grundlegende Änderung ihrer Herangehensweise erfordern.
Umfangreiche Schulungen und Unterstützungsmaßnahmen können helfen, etwaige Bedenken erheblich abzumildern. Auch eine schlüssige Argumentation für den anstehenden Wechsel kann nützlich sein. Dies könnte beinhalten, zu veranschaulichen, wie digitale Vertriebsunterstützungstechnologien den gesamten Vertriebsprozess vereinfachen können, sodass die Vertriebsmitarbeiter weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen und mehr Zeit für den eigentlichen Verkauf haben, was wiederum ihre Einnahmen steigern kann.
Schlussendlich ist es entscheidend, dass Sie die richtigen Mitarbeiter an den richtigen Positionen haben und gewährleisten, dass sie aktiv an der Optimierung der Vertriebspipeline arbeiten.
Qualität bewahren
Nichts von alledem sollte sich negativ auf den Gesamtumsatz auswirken — und im Idealfall sollte Ihr Umsatz nach diesen Änderungen sogar steigen. Allerdings wird es einen kleinen Anpassungsprozess geben, wenn Sie verschiedene Tools und Prozesse einführen, um die Vertriebspipeline zu verkürzen. Im weiteren Verlauf müssen Sie sicherstellen, dass diese Verkürzung nicht zu Versäumnissen führt und dass Sie ein Gleichgewicht zwischen der Geschwindigkeit und der allgemeinen Wertschöpfung herstellen.
Auch hier können regelmäßige Überprüfungen der Vertriebspipeline und der Auswirkungen der Änderungen auf die einzelnen Phasen dazu beitragen, dass Sie die Qualität insgesamt aufrechterhalten.
Effektive Verkaufsförderung durch Pipelines
Schlussendlich müssen Ihre Lösungen für die Vertriebsförderung Ihre Vertriebskette ergänzen und eine Investitionsrendite liefern. Dies kann erreicht werden durch:
- Identifizierung von Möglichkeiten zur Verkürzung der Vertriebspipeline
- Die richtigen Leute an den richtigen Ort bringen
- Anpassung der Denkweise
- Unterstützung durch geeignete Schulungen
- Kontinuierliche Bewertung der Pipeline
Mit sorgfältigen Überlegungen, substanziellen Prozessverbesserungen und der richtigen App für die Vertriebsunterstützung können Sie sicherstellen, dass Ihre Vertriebspipeline weiterhin fließt, Sie wettbewerbsfähig bleiben und die Einnahmen steigen.
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