Wir bei Wildix sprechen viel über Unified Communications, vor allem weil dies das wichtigste Produkt ist, das wir verkaufen. Aber vielen Unternehmen ist oft nicht klar, warum Unified Communications die Antwort auf viele ihrer Probleme ist. Werfen wir also einen Blick auf die sieben Gründe, warum Unified Communications die Antwort auf viele Ihrer Geschäftsprobleme ist.
Linderung von Personalengpässen
Die Vereinheitlichung aller Abläufe unter einem Dach macht sie effizienter. Wenn Sie sich beispielsweise für einen einzigen Anbieter für Ihren Support entscheiden, entfallen alle Verwaltungskosten für mehrere Rechnungen und die Frage, wer wofür zuständig ist. Das Gleiche gilt für Software im Allgemeinen. Wenn Sie durch die Vereinheitlichung Ihrer Tools alles an einem Ort unterbringen können, gestalten Sie die Prozesse viel effizienter.
Dies kann Personalengpässe stark abmildern, da einzelne Mitarbeiter viel mehr tun können. Einige unserer Kunden haben festgestellt, dass schon das Hinzufügen eines Telefonbuchs zur Software (LDAP, Lightweight Directory Access Protocol) den Verwaltungsaufwand um Stunden pro Tag reduzieren kann. Je mehr Sie vereinheitlichen, desto weniger müssen Ihre Büromitarbeiter suchen, klicken und umleiten.
Vereinfachen Sie die Verwaltung
Damit verbunden ist die Vereinfachung der Verwaltung. Durch die Integration von Analysen in Ihr Telefonsystem können Sie sehen, wer was tut, wie effektiv er ist und ein Dutzend anderer Statistiken, die es Ihnen ermöglichen, aussagekräftigere datengestützte Entscheidungen zu treffen, die sich positiv auf Ihr Unternehmen auswirken.
Ein deutsches Unternehmen, Nagarro, nutzte unsere Analyseplattform, um sicherzustellen, dass es die Service-Level Vereinbarungen einhält und die Antworten in Echtzeit überprüft, sogar über die mobile App. Dies verschaffte ihnen einen viel umfassenderen Überblick über ihre Leistungen und sie konnten die Echtzeitdaten nutzen, um Änderungen im Handumdrehen vorzunehmen und Coaching anzubieten.
Dies war dank der in der Wildix-Plattform verfügbaren Management-Tools möglich.
Kosten reduzieren
Es mag zwar kontraintuitiv erscheinen, dass ein Abonnementdienst wie Unified Communications letztlich die Kosten senkt, aber es kann tatsächlich viel günstiger sein, für ein wiederkehrendes Abonnement zu bezahlen als für ein komplettes Telefonsystem im Voraus. Die Gesamtbetriebskosten sind bei hardwarebasierten Telefonsystemen oft schwer abzuschätzen, vor allem weil sie mit zunehmendem Alter einen höheren Wartungsaufwand erfordern. Bei Software-as-a-Service ist die Wartung in das monatliche Abonnement integriert. Tatsache ist jedoch, dass Sie im Voraus viel Geld für ein Hardware-Telefonsystem bezahlen, dass Sie für die von Ihnen genutzten Leitungen wiederkehrende Kosten tragen müssen und dass Sie während der Lebensdauer des Systems für die laufende Wartung aufkommen müssen.
Darüber hinaus müssen Sie für die Betreuung und Installation des Systems bezahlen. Auch das ist ein Kostenfaktor, der bei Cloud-basierten Systemen wie Wildix oft nicht anfällt. Und dann sind da noch die steuerlichen Auswirkungen. Investitionskosten werden in der Regel über 10 Jahre berechnet (je nach Standort), sodass Sie einen Teil der Kosten erst ein Jahrzehnt später steuerlich geltend machen können – ein potenzieller Kostenfaktor für Ihr Unternehmen.
Letztlich sind die Ausgaben für ein Hardwaresystem, das im Voraus bezahlt wird, viel komplizierter als ein einfaches Software-as-a-Service-System, das als wiederkehrende Ausgabe behandelt wird.
Verbessern Sie die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter
Wie gut eine neue Software genutzt wird, hängt davon ab, wie einfach sie von den Mitarbeitern zu bedienen ist. Wenn Ihr Telefonsystem kompliziert und schwer zu bedienen ist, werden Sie auf Alternativen zurückgreifen – oft auf kostenlose, die viel weniger nachvollziehbar und verfolgbar sind.
Das Anmelden beim System muss also nahtlos erfolgen, aber es muss trotzdem sicher sein. Eine Lösung wie Wildix muss eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) über Google oder Office 365 verwenden und intuitiv sein. Wenn Sie Integrationen hinzufügen, um Prozessblöcke zu reduzieren, können Sie den Verwaltungsaufwand erheblich verringern und zeigen, dass es einen erheblichen Vorteil bringt, das vom Unternehmen genehmigte Telefonsystem zu verwenden – und nicht das eigene Handy oder eine kostenlose App wie WhatsApp.
Wir haben festgestellt, dass die Mitarbeiter, wenn sie vollständig in das System eingewiesen sind, was nur 30 Minuten dauern sollte, feststellen, dass ein gut durchdachtes einheitliches Kommunikationssystem weitaus effektiver ist als die große Mehrheit der hardwarebasierten Systeme. Indem Sie die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter verbessern, erhöhen Sie die Mitarbeiterbindung, senken die Fluktuation und fördern die Loyalität.
Steigern Sie die Kommunikationsqualität
Eine einfache Telefonleitung kann zwar ein äußerst effektives Mittel zur Kommunikation sein, doch ältere Hardware ist anfällig für Aussetzer, Spannungsabfälle und Jitter – alles Faktoren, die die Gesprächsqualität beeinträchtigen. Das Gleiche gilt auch für viele ältere VoIP-Systeme. Moderne Unified Communication-Systeme haben sich jedoch in den letzten fünf Jahren erheblich verbessert. Dazu beigetragen hat zum Teil die Verbesserung der Datenqualität, aber auch deutliche Verbesserungen bei der Rauschunterdrückung, bei Jitter-Puffern und anderen Technologien, die die Gesprächsqualität verbessern sollen.
Noch besser ist, dass eine gute Unified Communications-Lösung ein Failover ermöglicht, d.h. wenn in einem Rechenzentrum etwas schiefgeht, können Sie sich trotzdem noch einwählen und Anrufe entgegennehmen. Das liegt daran, dass die Last auf ein anderes Rechenzentrum übertragen wird.
Wenn jedoch Ihr Hardware-Telefonanlagenserver im Büro ausfällt, haben Sie möglicherweise Pech, es sei denn, er verfügt über eine integrierte SIM-Karte, die eine zusätzliche Ausfallsicherung bietet (die Wildix ebenfalls anbietet).
Rekrutieren Sie aus einem breiteren Markt
Einer der großen Vorteile von Unified Communications ist die Möglichkeit der Fernarbeit. Wir bei Wildix sind ein Unternehmen, das die Arbeit aus der Ferne bevorzugt, und haben daher gute Prozesse eingerichtet, um diese Praxis zu fördern. Dazu gehört ein großartiges Unified Communications-System, das uns ermöglicht, das zu tun, was wir tun müssen – wir haben Integrationen für unser CRM (Salesforce) und eine ganze Reihe anderer Systeme.
So können unsere Mitarbeiter von überall aus auf die Tools zugreifen – zu Hause, im Büro oder von unterwegs. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter im Büro, z. B. im Marketing, von überall auf der Welt aus arbeiten können. Wir haben Mitarbeiter in den meisten europäischen Ländern und sind auch in den Vereinigten Staaten stark vertreten. Dadurch können wir die benötigten Fachkräfte aus einem viel größeren Pool rekrutieren, anstatt auf eine bestimmte Stadt in jedem Land beschränkt zu sein – und wir vermeiden auch Umzugsfragen.
Das ist einer der großen Vorteile von Unified Communications: Wir sind nicht auf ein bestimmtes geografisches Gebiet beschränkt, sodass wir Mitarbeiter dort einsetzen können, wo sie sich befinden.
Letztendlich können diese Lösungen verschiedene Probleme für eine Vielzahl von Unternehmen lösen, von der Fertigung und dem Einzelhandel bis hin zum Rechts-, Finanz- und Gesundheitswesen. Auch wenn nicht jeder Punkt auf Ihr Unternehmen zutrifft, wenn auch nur ein oder zwei davon auf Sie zutreffen, ist es an der Zeit, den Wechsel Ihres Telefonsystems zu einem Cloud-basierten Unified Communications-System in Betracht zu ziehen. Setzen Sie Ihre Reise in die Welt der Unified Communications hier fort.
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