La primavera está en el aire. Hay flores por todas partes. Los días son un poco más largos y luminosos. Y algunos de nosotros sentimos el impulso anual de hacer una limpieza general de nuestras casas y oficinas.
Igual que nuestros armarios y altillos se desahogan con una buena limpieza, nuestro almacenamiento digital también se la merece. No se trata solo de algo que está bien hacer, limpiar tus datos puede ayudarte a seguir cumpliendo con la normativa con seguridad y organización (especialmente si te tomas el tiempo de configurar un sistema que funcione durante todo el año).
Cómo organizar tus datos
Para los que todavía creéis que la organización de datos solo consiste en colocar elementos en carpetas… seguid leyendo. Los datos son un recurso valioso y, como tal, hace falta algo de tiempo y esfuerzo organizarlos de forma que se adapten perfectamente a tu negocio o el de tus clientes.
Recapitula
El primer paso es identificar todas tus fuentes de datos y recursos. Si no sabes lo que tienes, ¿cómo vas a organizarlo? Una vez ubiques todos los elementos, los puedes clasificar por tipología y propósito.
Este paso de clasificación es crucial y te permite definir con claridad reglas para cada tipo de datos. Sí, eso implica que no todos los datos se crean de la misma manera. Por supuesto, el tipo de datos determinará la frecuencia con la que necesitas acceder a ellos y en consecuencia cómo los puedes almacenar, pero también necesitas tener en cuenta los requisitos regulatorios y las buenas prácticas del sector que pueden imponer exigencias de almacenamiento concretas dependiendo del tipo de datos que utilices. Este planteamiento de organización se llama data management (gestión de datos) y establece los cimientos para planes organizativos de alto nivel que llamamos data strategy (estrategia de datos).
Elige el almacenamiento adecuado
Es la hora de elegir el almacenamiento adecuado. Puede parecer una elección sencilla entre un servidor on-premise y la nube, pero a menudo distintos tipos de datos requieren diferentes soluciones. En relación con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD o GDPR por sus siglas en inglés) y otras leyes, hay determinados datos, a menudo información personal de los clientes, cuyo almacenamiento requiere seguridad adicional.
Para cada tipo de datos necesitas hacer una evaluación dependiendo de distintos criterios que incluyen la accesibilidad, fiabilidad, seguridad y control de acceso. A fin de cuentas, has recogido esos datos para cumplir con un fin y necesitas garantizar que estén accesibles para las personas adecuadas. Esto implica que sean fáciles de acceder pero también obliga a limitar el número de personas que pueden acceder a ellos. Además de estas cuestiones, tienes que valorar el coste del almacenamiento, la frecuencia con la que accedes a los datos, el nivel de cifrado e incluso la ubicación del propio almacenamiento.
Cuando sepas lo que necesitas, puedes comprobar fácilmente si tu solución de almacenamiento actual es adecuada e incluso comparar diferentes ofertas en la nube. Recomendamos que busques un proveedor Cloud que no solo ofrezca todas las funciones y posibilidades que se adaptan a tus necesidades concretas, sino que además tenga una reputación sólida en materia de seguridad y fiabilidad, así sabrás que tus datos son accesibles siempre que necesites acceder a ellos y están seguros.
Elimina lo que no necesitas
Como en cualquier limpieza general, para organizar tus datos de verdad necesitarás deshacerte de la información que ya no necesitas. Esto no solo reduce la cantidad de datos que almacenas, también te puede ayudar a cumplir con la normativa.
Ya lo sabes: en varias normativas (incluyendo el RGPD europeo) solo debes conservar datos personales de clientes o empleados durante el tiempo que lo necesites. Si ya no estás usando esos datos para los fines previstos, tienes que dejarlos ir.
Sin embargo, es importante observar que esto es un consejo general y los requisitos para los datos de llamadas y la grabación de llamadas pueden variar dependiendo del sector, el tipo de datos y otros factores.
Por este motivo, asegúrate de consultarlo con un jurista y con las agencias regulatorias para asegurarte de cumplir con todas las leyes y reglamentos aplicables. Inclúyelo como un paso fundamental en el desarrollo de una política de conservación de datos que tenga en cuenta estos factores y garantice que los datos no se almacenen durante más tiempo del necesario.
Cuando decidas de qué vas a deshacerte, tal vez tengas que hacer algo más que un clic en eliminar. Para los datos sensibles o confidenciales, no basta con borrar un archivo para eliminarlo adecuadamente del ordenador. En su lugar, necesitarás usar un modelo seguro como un software de data wiping, la destrucción física o el cifrado. Quizás incluso puedas toparte con reglamentos específicos del sector que imponen un método concreto como parte de la política de destrucción de datos.
Sin embargo, no es necesario eliminar todos los archivos con tanto cuidado. Piensa en la trituradora de papel que sueles usar. Algunos papeles se pueden tirar a la papelera, aunque los documentos más sensibles necesitan ser triturados o incluso destruidos con más seguridad. El concepto es exactamente el mismo para tu información digital: el clic en eliminar sería el equivalente de tu basura o cubo de reciclaje normal.
Con independencia de la seguridad con la que te deshagas de los archivos que ya no quieres, tomarte el tiempo para identificar y deshacerte de los datos prescindibles ayudará a tu negocio a cumplir con la normativa y a reducir el riesgo de fugas de datos y otras cuestiones de seguridad.
Reduce lo que recopilas
Por supuesto, la mejor forma de mantener tus datos ordenados y organizados es en primer lugar limitar la información que recopilas. Lo creas o no, muchas organizaciones tienen más datos de los que creen porque los recogen por si acaso pudieran ser útiles, no porque tengan un papel definido. Ahórrate el tiempo y las molestias: si a esos datos no les depara un uso práctico, sencillamente no los recojas.
Esto hace que te resulte mucho más fácil tratar los datos que ya tienes y cumplir con la legislación. Por ejemplo, según el RGPD, solo puedes recopilar datos si tienes el consentimiento para ello. ¿Por qué complicar más la petición de consentimiento para los datos si no vas a usarlos? Considerando que los datos solo pueden usarse para los fines previstos, en realidad no podrías almacenarlos solo por si acaso.
En su lugar, piensa en cuál es tu plan de análisis de datos antes de recogerlos (así podrás garantizar que solo recopilas datos útiles y de calidad que cumplan con los estándares éticos y legales) y establece procedimientos para protegerlos y analizarlos adecuadamente.
Data management en UC&C
Igual que es importante elegir un proveedor de almacenamiento en la nube adecuado, asegúrate de que eliges un proveedor UC&C que sea transparente sobre cómo sus soluciones producen, protegen y almacenan los datos. De esa forma, si tienes que alinear las soluciones de comunicación de un cliente con su plan estratégico de datos, sabrás qué ajustes necesitas en cada caso.
En Wildix, por ejemplo, usamos Amazon Web Services (AWS) no solo por la seguridad y fiabilidad que ofrece, sino también por el alcance de su infraestructura global que nos asegura que los datos de nuestros usuarios finales no están almacenados al otro lado del mundo. También creamos nuestros productos de forma que sean secure-by-design, cifrando los datos en el punto de origen, durante su transporte y en el almacenamiento, en lugar de pedir a nuestros socios que confíen en VPN o SBC de terceros. Sabemos que añadir múltiples capas solo aumenta los puntos débiles y el único método seguro es incluir el cifrado desde el primer momento.
Sin embargo, aunque tu proveedor incluya señales de fiabilidad y seguridad similares, asegúrate de que te ofrece también un soporte que te pueda aconsejar sobre cómo ajustar la configuración a las exigencias de tus clientes. Porque, como sabemos, la normativa puede cambiar y en algunos sectores las reglas son más estrictas que en otros. En fin, contar con un equipo de soporte como el de Wildix, listo para ayudarte cuando lo necesitas, es un recurso muy valioso.
Sin importar con quién decidas trabajar, tomarte el tiempo para considerar todo lo que implican las necesidades de almacenamiento de datos de tu cliente no solo prepara su negocio para el éxito, también te posiciona como un especialista integral en comunicaciones unificadas. Igual que con tus propios esfuerzos para la gestión de datos, solo necesitas algo de reflexión, planeamiento y esfuerzo.
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