En la industria de las telecomunicaciones es fácil acostumbrarse a hablar de soluciones avanzadas para las comunicaciones y a veces olvidar los conceptos básicos. «Cómo usar un teléfono de oficina» no es una duda que surja normalmente en las conversaciones con partners, pero su significado ha cambiado de forma importante.
Los teléfonos de oficina han sido durante mucho tiempo una grapadora en la zona de trabajo desde que las comunicaciones entraron en nuestra vida diaria. Tener un edificio al que ir dejó de ser razón suficiente; necesitábamos tener una forma de responder a las dudas y preguntas de la gente antes de llegar a la oficina. Esto sin duda implicaba al teléfono físico, ya fuera uno de ruedecilla o uno digital.
Sin embargo, los tiempos cambian y cada vez veíamos más teléfonos de oficina que usaban tecnología inalámbrica. Estos podían ser teléfonos que usaban Wi-Fi (especialmente teléfonos de oficina) e incluso existían algunos que usaban Bluetooth. Pero DECT es el estándar por el que medimos el éxito.
La tecnología DECT ha mejorado mucho la calidad de las llamadas de los dispositivos inalámbricos (siempre que hayas seguido los consejos contenidos en este artículo de nuestro Product Marketing Manager, Elena Kornilova), y la transición a sistemas de auriculares compatibles con Bluetooth y teléfonos fijos inalámbricos ha hecho que responder llamadas sea muy cómodo. Sin embargo, con la llegada de los softphones a través de los ordenadores y teléfonos móviles, ha surgido todo un debate sobre qué es un teléfono de oficina.
Qué es un teléfono de oficina: definición
Un teléfono de oficina es cualquier dispositivo de comunicaciones que se utilice en una oficina para llamadas de voz. Normalmente tienen funcionalidades avanzadas (como múltiples líneas, redirección de llamadas, buzón de voz e incluso videoconferencia) para hacer que las comunicaciones en la oficina sean más eficientes. Existen versiones tradicionales con cable, pero también versiones inalámbricas. La mayoría de las oficinas usan VoIP ahora.
Sin embargo, no todos los teléfonos de oficina son iguales. Un teléfono de oficina antiguo puede que no use VoIP, por ejemplo, y le falten muchas funcionalidades básicas.
Pero la pregunta sin respuesta es: ¿es un teléfono dentro de un ordenador, un teléfono de oficina? Para lo que lo necesitamos, sí. Es un dispositivo de comunicaciones que está ubicado en la oficina (incluso puede ser portátil), y tiene funcionalidades avanzadas como las que hemos mencionado anteriormente. Pero vamos a hablar principalmente de teléfonos hardware ya que estos son los «teléfonos de oficina» tradicionales.
Entendiendo los conceptos básicos de un teléfono de oficina: ¿Cómo funcionan?
En este aspecto, existen pocas diferencias entre un teléfono de oficina físico y uno software. Ambos usan circuitos integrados para funcionar, y muchos dispositivos usan sistemas operativos modernos, como Android. En un teléfono físico, normalmente tienes:
- Auriculares
- Unidad base
- Teclado
- Pantalla de visualización
- Timbre
- Altavoz
- Botones programables/teclas de función
La mayoría de estos conceptos no necesitan explicación, así que nos centraremos en la pantalla de visualización y en los botones programables. Las diferencias en estos elementos pueden suponer un mundo con respecto a su facilidad de uso. Una pantalla más grande hará que sea más sencillo ver más contactos de una vez, de forma que los managers puedan decidir rápidamente a quien llamar con solo un vistazo (especialmente si hay disponible información de presencia). Y las teclas programables aceleran cualquier tarea compleja.
Si te estás preguntando cómo funcionan los teléfonos de oficina y quieres más información, te recomendamos este artículo de HowStuffWorks.
Luego tenemos teléfonos con dos líneas. Estos eran especiales porque te permitían responder a dos números de teléfonos distintos usando el mismo número de teléfono. La posibilidad de mandar buzones de voz al correo facilitó la capacidad de enviar mensajes en caso de emergencia. Además, la facilidad de establecer líneas de bajo coste junto al precio relativamente bajos de los auriculares, hizo que esta fuera, por lo general, la opción preferida.
Esto hizo que los teléfonos de dos líneas dejaran de ser útiles.
Solo hacen falta teléfonos de dos líneas cuando tienes en la oficina un sistema telefónico muy antiguo — con líneas telefónicas físicas a lo largo de toda la oficina. En este punto, necesitas varias conexiones al teléfono. Sin embargo, estos sistemas están gradualmente quedándose atrás.
Sin embargo, los softphones permiten añadir varias líneas con mucha facilidad. Con x-bees, puedes seleccionar rápidamente a qué número vas a llamar, usando un sencillo menú desplegable.
Cómo llamar usando un teléfono de oficina: realizando llamadas
Llamar usando un teléfono de oficina suele ser sencillo: coges el teléfono, marcas el número y compruebas que suene. En algunos casos, necesitarás usar una extensión para realizar llamadas externas, pero no suele ser lo normal en sistemas modernos.
Sin embargo, con un sistema Wildix, puedes acceder a la agenda telefónica con facilidad. Por ejemplo, el teléfono SuperVision, te permite buscar contactos en la agenda del PBX y realizar llamadas directamente. Es tan sencillo como buscar un nombre y pulsar en el icono verde en la pantalla.
Con W-Air Basic2, puedes también llamar de forma manual, usando un botón de marcación rápida o buscar en el directorio central de la agenda de la empresa.
Cómo transferir una llamada en un teléfono de oficina
De nuevo, las transferencias son sencillas en la mayoría de sistemas. Usando el teléfono SuperVision de Wildix, debes hacer lo siguiente:
- Aceptar la llamada
- Pulsar en «transferir»
- Introducir el número en el campo de búsqueda de la transferencia
- Elegir transferencia asistida o ciega
- Presiona transferir desde la ventana de llamada para confirmar
Sin embargo, con nuestro W-AIR Basic2, el proceso es ligeramente diferente
- Pulsa la tecla virtual Trans…
- Pulsa en el menú de búsqueda de contactos (o introduce el número directamente)
- Presiona la tecla verde para descolgar
- Presiona la tecla Trans… para completar el proceso
Si te estás preguntando cómo transferir una llamada de un teléfono de oficina a uno de nuestros teléfonos W-AIR, el proceso es muy parecido (diferencia: presiona la tecla virtual Transferir). En otros teléfonos este proceso puede variar bastante, ya sean de Polycom, Cisco o Snom.
Extensiones
Las extensiones se añaden al final de los números de teléfono para permitir que las llamadas se desvíen a personas concretas. Por lo general, esto mejora la eficiencia y hace más fácil el escalar el sistema. Sin embargo, con las últimas tecnologías, esto ha ido perdiendo importancia — especialmente con la aparición de las líneas telefónicas de bajo coste.
Si te estás preguntando cómo usar un teléfono de oficina con una extensión, esto varía dependiendo del teléfono. Sin embargo, la mayoría te permiten marcar una breve extensión, presionar el botón de llamar y estarás conectado con un número interno. Esto se cumple para los teléfonos de escritorio e inalámbricos básicos.
Las extensiones ofrecen una forma consistente de ponernos en contacto con departamentos y personas concretas, independientemente de los cambios de personal o de oficina. Además, permiten a los empleados mantener la privacidad. Las personas que llaman no necesitan conocer el número de teléfono real de los empleados; pueden ponerse en contacto con ellos usando el número principal y la extensión. Por último, esto facilita la gestión de llamadas a la hora de hacer desvíos, transferencias y hacer uso del buzón de voz. Los empleados pueden configurar su extensión para recibir llamadas según sus preferencias y horarios.
Pero existen ciertas reglas, los números de extensión no pueden ser un número de emergencias conocidos como 911, 999 o 112, dependiendo de tu ubicación. Además, cuanto más largo es el número de la extensión, menos práctico es.
En general, las extensiones pueden ser muy útiles.
Funciones avanzadas
La mayoría de teléfonos diseñados para sistemas modernos tienen funciones avanzadas. Cuando pienses en cómo usar un teléfono de oficina, estas funciones deben ser fáciles de usar.
Teclas BLF: Esto permite a los usuarios monitorizar el estado de otros usuarios dentro de la misma organización. Esto significa que la información de presencia debe estar disponible. Esto es muy útil para saber si alguien está disponible o no a simple vista, reduciendo la pérdida de tiempo en llamar para acabar yendo al buzón de voz.
Buzon de voz: Esta funcionalidad siempre es útil, y normalmente se suele pasar por alto. Aunque esto significa que la persona que llama no ha llegado a contactar con ninguna persona directamente, es vital para los negocios que tienen un horario estándar o para cuando ciertas personas clave del equipo están de vacaciones.
Videoconferencia: Algunos de nuestros teléfonos, especialmente el teléfono de oficina SuperVision, te permiten hacer videollamadas directamente desde el teléfono. Con una webcam de 2MP y una pantalla capacitiva de 8 pulgadas, es fácil ver y responder a las personas que llamen cuando necesites verles la cara.
DECT: Los teléfonos de oficina sin cables, como nuestra serie W-AIR, deben usar el estándar DECT. Esto les ofrece un rango de hasta 300 metros (aunque esto puede variar drásticamente dependiendo de los obstáculos), y debe proporcionar una gran calidad de sonido. Además, el estándar DECT consume mucha menos energía que el Bluetooth o Wi-Fi, y es muy fácil de escalar.
Bluetooth: Aunque existen sistemas que ofrecen teléfonos de oficina por Bluetooth, en la mayoría de casos se refieren a la capacidad de conectar auriculares por esta tecnología. Esto significa que podrías moverte por la oficina con libertad, sin restricción de cables.
Navegar por los antiguos sistemas telefónicos de oficina
Por supuesto, recomendamos que todos los sistemas telefónicos de oficina se mantengan tan actualizados como sea posible — al fin y al cabo si necesitas un manual completo sobre cómo usar el teléfono de oficina para entender lo básico, probablemente sea muy complejo y obsoleto. Los problemas clave pueden ser:
- Funcionalidad limitada con las funcionalidades principales como integración de dispositivos móviles, enrutamiento de llamadas avanzado o la falta de envío del buzón de voz al correo
- Altos costes de mantenimiento a medida que el sistema envejece
- Falta de soporte, especialmente si las empresas han quebrado o han sido compradas
- Mala escalabilidad, dado que el número de los modelos compatibles se reduce
- Sin grabación de llamadas, dificultando la rendición de cuentas
- Vulnerabilidades en la seguridad
- Falta de redundancia
La respuesta no es sencilla. Estos pueden representar problemas que limitan tu negocio, dificultando la posibilidad de llegar a la persona adecuada, mantener la información segura o expandir tu negocio. Estos puntos son especialmente difíciles para muchos negocios con sistemas telefónicos de oficina antiguos, y generalmente necesitan solventar este problema rápidamente.
Resolución de los problemas comunes de los teléfonos de oficina
Demasiados sistemas telefónicos antiguos (y algunos modernos) suelen padecer varios problemas. Los más conocidos son mala calidad de llamadas, problemas de conectividad y errores de hardware.
Mala calidad en las llamadas: La estática, el eco y la pérdida de llamadas puede ser algo frustrante. Normalmente esto se soluciona moviendo las estaciones base (ya sean teléfonos inalámbricos o DECT) o asegurándote de que no te alejas demasiado del escritorio si usas unos auriculares Bluetooth. También pueden ser provocados por una mala conexión a internet. Aunque los buenos sistemas tienen buffers de fluctuación que pueden evitar esto, solo pueden compensar un poco el problema.
Problemas de conectividad: Esto puede estar relacionado con el problema anterior. Los teléfonos de oficina no pueden estar demasiado lejos de la estación base o el concentrador inalámbrico, dependiendo si es un teléfono DECT o un teléfono inalámbrico lo que se encuentra en el escritorio.
Errores de hardware: Si tienes problemas para conectar tus teléfonos, asegúrate que no hay un problema hardware. En algunos casos, el teléfono puede parecer que funciona, pero no reconoce la Wi-Fi en el módulo Ethernet. Wildix tiene una opción de hardware-como-servicio para los MSPs de forma que los clientes están actualizados y siempre tendrán un sistema telefónico completamente funcional sin importar lo que ocurra.
Problemas con la pasarela multimedia: En algunos casos, las pasarelas multimedia pueden provocar problemas. Esto suele deberse a que el aprovisionamiento, la red o el funcionamiento de los dispositivos BRI no funcionan correctamente. En la mayoría de los casos, un reinicio es suficiente — tienes más información disponible en nuestra documentación sobre Confluence.
Cómo utilizar un teléfono de oficina, en última instancia
Usar un teléfono de oficina debería ser sencillo, pero existen varios factores que afectan a la facilidad con la que la compañía los adopta. Un sistema bien concebido con todas las funcionalidades que necesitas para maximizar tu eficiencia puede ofrecerte grandes resultados. Un sistema telefónico antiguo que no ofrece funcionalidades, puede limitar tu crecimiento, especialmente si pierdes llamadas o no puedes escuchar a los demás.
Si estás interesado en leer más sobre VoIP y telefonía, echa un vistazo a nuestro artículo sobre VoIP vs. teléfonos fijos.
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