Wie man ein Bürotelefon benutzt

In der Telekommunikationsindustrie sind wir so sehr auf innovative Kommunikationstechnologien fokussiert, dass wir gelegentlich die elementaren Aspekte aus den Augen verlieren. Die scheinbar einfache Frage, „Wie bedient man ein Bürotelefon?“, kommt in Gesprächen mit Geschäftspartnern selten auf, doch ihre Relevanz hat sich im Laufe der Zeit signifikant gewandelt.

Das Bürotelefon hat seit jeher eine tragende Rolle im Berufsalltag gespielt, spätestens seit Telekommunikation zu einem unverzichtbaren Bestandteil unseres Lebens geworden ist. Es genügt nicht mehr, lediglich einen physischen Arbeitsplatz für Mitarbeiter bereitzustellen. Vielmehr muss auch eine Infrastruktur vorhanden sein, die es ermöglicht, Anfragen und Fragen zeitnah zu beantworten, bevor überhaupt der erste Schritt ins Büro gesetzt wird. Dies schließt zwangsläufig die Nutzung eines physischen Telefons ein, ob nun ein altmodisches Wählscheibentelefon oder ein modernes digitales Endgerät.

Jedoch sind auch im Bereich der Bürotelefonie Veränderungen spürbar. Immer häufiger begegnen uns Modelle, die auf drahtlosen Technologien basieren. Dabei kann es sich um Wi-Fi-Telefone handeln, und mittlerweile gibt es sogar Bluetooth-fähige Optionen. Aber DECT stellt nach wie vor den Benchmark dar, an dem wir die Qualität messen.

DECT-Technologie hat die Sprachqualität drahtloser Systeme erheblich optimiert, vorausgesetzt, man beachtet empfohlene Vorgehensweisen, wie sie unter anderem unsere Produktmarketingmanagerin Elena Kornilova in einem Artikel skizziert hat. Der nahtlose Übergang zu Bluetooth-kompatiblen Headset-Systemen und schnurlosen Desktop-Telefonen hat die Handhabung von Anrufen erheblich vereinfacht. Aber mit dem Aufstieg von Softphones, die auf Computern und Mobilgeräten laufen, ist eine völlig neue Diskussion darüber entfacht worden, was wir heute unter einem „Bürotelefon“ verstehen.

Was ist ein Bürotelefon: Definition

Ein Bürotelefon dient als zentrales Kommunikationsinstrument in einem professionellen Umfeld und ist speziell für Sprachanrufe konzipiert. Moderne Bürotelefone bieten eine Reihe erweiterter Funktionen, darunter Mehrleitungen, Anrufweiterleitung, Voicemail und zunehmend auch Videokonferenzfähigkeiten, um die Effizienz der Bürokommunikation zu steigern. Obwohl traditionelle Modelle oft schnurgebunden sind, gibt es auch drahtlose Varianten, und der Großteil der heutigen Bürotelefone setzt auf VoIP-Technologie (Voice-over Internet Protocol).

Es ist jedoch wichtig zu erkennen, dass nicht alle Bürotelefone gleich sind. Ältere Modelle sind möglicherweise nicht kompatibel mit neueren VoIP-Systemen und können in ihren Funktionen eingeschränkt sein.

Eine interessante Frage, die sich in diesem Kontext stellt, ist: Zählt ein computerbasiertes Telefonsystem als Bürotelefon? Aus unserer Sicht: durchaus. Ein solches System erfüllt die Kriterien eines Kommunikationsgeräts, das im Büro für Sprachanrufe verwendet wird. Es kann zudem mobil sein und über die oben genannten erweiterten Funktionen verfügen. Für den Rahmen dieser Diskussion sollten wir uns jedoch primär auf Hardware-Telefone konzentrieren, da diese als die traditionellen „Bürotelefone“ angesehen werden.

Grundlagen der Bürotelefone: Wie funktionieren Bürotelefone?

In vielerlei Hinsicht gibt es heute kaum noch Unterschiede zwischen einem Hardware-Bürotelefon und einem softwarebasierten Gerät. Beide verlassen sich auf Leiterplatten im Gerät, um eine Aufgabe zu erfüllen, und viele Geräte basieren auf modernen Betriebssystemen, wie z.B. Android. Für ein Hardware-Telefon haben Sie in der Regel:

• Mobilteil
• Basiseinheit
• Tastenfeld
• Bildschirm
• Rufton
• Freisprecheinrichtung
• Programmierbare Tasten/Funktionstasten

Die meisten Funktionstasten eines Bürotelefons sind intuitiv verständlich, doch das Display und die programmierbaren Tasten können erheblich zur Benutzerfreundlichkeit beitragen. Ein größeres Display ermöglicht es, mehr Kontakte gleichzeitig anzuzeigen, was insbesondere für Manager hilfreich ist, die schnell entscheiden möchten, wen sie anrufen sollen – vor allem, wenn Informationen zur Anwesenheit der Kontakte vorhanden sind. Programmierbare Tasten hingegen ermöglichen, komplexe Aufgaben mit minimalem Aufwand auszuführen.

Für diejenigen, die mehr über die Funktionsweise von Bürotelefonen wissen möchten, empfehlen wir den detaillierten Artikel von HowStuffWorks.

Bürotelefone mit zwei Leitungen galten einst als besonders nützlich, da sie die Verwaltung zweier unterschiedlicher Nummern über dasselbe Gerät erlaubten. Die Möglichkeit, Voicemails per E-Mail zu empfangen, hat jedoch die Dringlichkeit für diese Art von Telefonen gemindert. Die unkomplizierte Einrichtung kosteneffizienter Leitungen und die niedrigen Anschaffungskosten für Basismobiltelefone haben dazu geführt, dass diese Art der Kommunikation oft bevorzugt wird.

Dies macht Telefone mit zwei Leitungen weitgehend überflüssig.

In der Praxis haben Telefone mit zwei Leitungen daher weitgehend an Relevanz verloren. Sie sind nur noch in Umgebungen erforderlich, die sehr alte Bürotelefonsysteme mit physischen Leitungen nutzen, die im ganzen Büro verlegt sind. In solchen Fällen kann es notwendig sein, mehrere Anschlüsse für ein einzelnes Telefon bereitzustellen. Aber auch diese Systeme sind im Begriff, sukzessive ersetzt zu werden.

Mit dem Aufkommen von Softphones ist es jedoch erheblich einfacher geworden, mehrere Leitungen zu verwalten. Beispielsweise bietet x‑bees die Möglichkeit, über ein einfaches Dropdown-Menü schnell die gewünschte Anrufnummer auszuwählen.

Wie Sie sich mit einem Bürotelefon herauswählen: Ausgehende Anrufe tätigen

Die Auswahl an einem Bürotelefon ist üblicherweise einfach: Nehmen Sie den Hörer ab, wählen Sie die Nummer und überprüfen Sie, ob es klingelt. In manchen Fällen müssen Sie für externe Anrufe eine Durchwahlnummer verwenden, aber das ist bei modernen Systemen relativ selten.

Mit einem Wildix-System können Sie jedoch problemlos auf Telefonbücher zugreifen. Mit dem SuperVision-Telefon zum Beispiel können Sie Ihre Kontakte im Telefonbuch der Telefonanlage suchen und direkt von dort aus anrufen. Suchen Sie einfach nach einem Namen und tippen Sie dann auf das grüne Symbol auf dem Bildschirm.

Mit dem W-Air Basic2 können Sie auf ähnliche Weise manuell wählen, eine Kurzwahltaste verwenden oder das zentrale Verzeichnis aus einem Firmentelefonbuch durchsuchen.

Wie Sie einen Anruf auf einem Bürotelefon weiterleiten

Auch hier ist die Weiterleitung von Anrufen bei den meisten Systemen einfach. Mit dem Wildix SuperVision Telefon können Sie:

• Nehmen Sie den Anruf an
• Tippen Sie auf „Weiterleiten“
• Geben Sie die Nummer für die Weiterleitung in das Suchfeld ein
• Wählen Sie die Weiterleitung mit oder ohne Teilnehmer
• Drücken Sie im Anruffenster auf „Weiterleiten“, um die Weiterleitung zu bestätigen

Bei unserem W-AIR Basic2 ist es jedoch ein wenig anders

• Drücken Sie die Softtaste Weiterleiten…
• Drücken Sie Menü, um Kontakte zu suchen (oder geben Sie die Nummer direkt ein)
• Drücken Sie die grüne Taste zum Abheben des Hörers
• Drücken Sie die Taste Trans… zum Abschließen

Wenn Sie sich fragen, wie Sie einen Anruf auf einem Bürotelefon, das eines unserer anderen W-AIR Telefone ist, weiterleiten, ist es sehr ähnlich (Unterschied: Drücken Sie die Softtaste Weiterleiten). Bei anderen Telefonen kann es erhebliche Unterschiede geben, egal ob sie von Polycom, Cisco oder Snom sind.

Erweiterungen

Extensions oder Erweiterungen sind numerische Zusätze zu einer Haupttelefonnummer, die den Anrufern ermöglichen, direkt mit einer speziellen Person oder Abteilung in Kontakt zu treten. In der Vergangenheit waren sie ein wesentliches Instrument zur Steigerung der Effizienz und Skalierbarkeit von Unternehmen. Mit dem Aufkommen neuer Technologien und preiswerter Telefonleitungen hat ihre Bedeutung jedoch etwas abgenommen.

Die Verwendung einer Durchwahl variiert je nach Art des Telefons, ob es sich um ein einfaches Tischtelefon oder ein drahtloses Bürotelefon handelt. Bei den meisten Geräten ist es jedoch recht einfach: Sie wählen die Nebenstellennummer, drücken die Anruftaste, und schon sind Sie mit der gewünschten internen Nummer verbunden.

Der Vorteil von Durchwahlen liegt in ihrer Flexibilität und Konsistenz. Sie ermöglichen einen einheitlichen Zugang zu bestimmten Personen oder Abteilungen, selbst wenn sich das Personal oder der Standort eines Büros ändert. Zudem bieten sie einen Schutz der Privatsphäre für die Mitarbeiter. Anrufer müssen nicht die direkte Nummer eines Mitarbeiters kennen; sie können ihn stattdessen über die Hauptnummer und die Durchwahl erreichen. Durchwahlen erleichtern auch die Anrufverwaltung, beispielsweise das Weiterleiten von Anrufen oder die Einrichtung von Voicemails. Mitarbeiter können ihre Durchwahlen so konfigurieren, dass sie Anrufe gemäß ihren individuellen Präferenzen und Zeitplänen verwalten.

Es gibt allerdings einige Richtlinien für die Verwendung von Durchwahlen. So sollten Nebenstellennummern keine gängigen Notrufnummern wie 911, 999 oder 112 sein, je nachdem, in welchem Land Sie sich befinden. Zudem gilt: Je länger die Durchwahl, desto weniger benutzerfreundlich ist sie.

Insgesamt betrachtet sind Durchwahlen trotz der Entwicklungen in der Telekommunikationstechnologie nach wie vor ein nützliches Werkzeug zur Optimierung der Unternehmenskommunikation.

Erweiterte Funktionen

Die meisten Telefone, die für moderne Systeme entwickelt wurden, verfügen über erweiterte Funktionen. Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie ein Bürotelefon benutzen, sollten diese zusätzlichen Funktionen einfach zugänglich sein.

BLF Tasten: Damit können Benutzer den Status anderer Benutzer innerhalb derselben Organisation überwachen. Das bedeutet, dass die Präsenzinformationen dieser Benutzer verfügbar sein müssen. Dies kann sehr nützlich sein, um auf einen Blick zu erkennen, ob jemand verfügbar ist oder nicht, so dass weniger Zeit mit dem Anrufbeantworter vergeudet wird.

Voicemail: Diese Funktion ist immer nützlich und wird oft nicht ausreichend gewürdigt. Sie bedeutet zwar, dass der Anrufer nicht direkt zu einem Menschen durchgestellt wurde, ist aber für Unternehmen, die nur zu bestimmten Zeiten erreichbar sind oder wenn wichtige Mitarbeiter im Urlaub sind, unerlässlich.

Videokonferenzen: Mit einigen unserer Telefone, insbesondere mit dem SuperVision Bürotelefon, önnen Sie direkt vom Telefon aus Videogespräche führen. Mit einer 2-MP-Webcam und einem kapazitiven 8-Zoll-Touchscreen ist es einfach, Anrufer zu sehen und auf sie zu reagieren, wenn Sie sie persönlich sprechen möchten.

DECT: Schnurlose Bürotelefone, wie unsere W-AIR-Serie, müssen standardmäßig DECT verwenden. Dadurch haben sie eine Reichweite von bis zu 300 Metern (die allerdings je nach Hindernis stark variiert) und bieten eine hervorragende Audioqualität. Außerdem verbraucht der DECT-Standard weit weniger Energie als Bluetooth und Wi-Fi und ist in hohem Maße skalierbar.

Bluetooth: Es gibt zwar eine Vielzahl von Systemen, die ein Bluetooth-Bürotelefon anbieten, aber in den meisten Fällen ist damit die Möglichkeit gemeint, ein Headset an das Telefon anzuschließen. Das bedeutet, dass Sie sich im Büro frei bewegen können, ohne von Kabeln eingeschränkt zu werden.

Umgang mit alten Bürotelefonsystemen

Natürlich empfehlen wir, alle alten Bürotelefonsysteme so aktuell wie möglich zu halten – denn wenn Sie ein komplettes Handbuch zur Verwendung eines Bürotelefons benötigen, um die Grundlagen zu behandeln, ist es wahrscheinlich zu komplex und veraltet. Die wichtigsten Probleme können sein:

• Eingeschränkte Funktionalität, da wichtige Funktionen wie die Integration von Mobiltelefonen, erweiterte Anrufweiterleitung und Voicemail an E-Mail fehlen
• Höhere Wartungskosten, wenn das System in die Jahre kommt
• Fehlender Support, primär bei Unternehmen, die in Konkurs geraten sind oder aufgekauft wurden
• Schlechte Skalierbarkeit, da die Zahl der kompatiblen Modelle schrumpft
• Keine Aufzeichnung von Anrufen, was es schwieriger macht, die Verantwortlichkeit nachzuweisen
• Sicherheitsschwachstellen
• Fehlende Redundanz

Die Antwort ist nicht einfach. Diese Probleme können das Geschäft einschränken und es schwierig machen, die richtige Person zu erreichen, die Daten zu schützen und das Unternehmen zu erweitern. Dies sind kritische Punkte für viele Unternehmen mit alten Bürotelefonsystemen, und sie müssen in der Regel schnell behoben werden.

Fehlerbehebung bei allgemeinen Problemen mit Bürotelefonen

Zu viele alte Telefonsysteme (und einige moderne) leiden unter einer ganzen Reihe von Problemen. Zu den häufigsten gehören schlechte Anrufqualität, Verbindungsprobleme und Hardwareausfälle.

Schlechte Anrufqualität: Statische Störungen, Echos und unterbrochene Anrufe können frustrierend sein. In der Regel lassen sich diese Probleme beheben, indem Sie die Basisstation wechseln (bei schnurlosen Bürotelefonen oder DECT-Telefonen) oder sicherstellen, dass Sie sich nicht zu weit vom Schreibtisch entfernen, wenn Sie ein Bluetooth-Bürotelefon-Headset verwenden. Es könnte auch an einer schlechten Internetverbindung liegen. Gute Systeme verfügen zwar über Jitter-Puffer, die dies verhindern, aber sie können nur einen Teil des Problems ausgleichen.

Konnektivitätsprobleme: Dies kann mit dem vorherigen Problem zusammenhängen. Je nachdem, ob es sich um ein DECT-Telefon oder ein schnurloses Bürotelefon handelt, das auf dem Schreibtisch steht, sind die Bürotelefone möglicherweise zu weit von der Basisstation oder dem drahtlosen Hub entfernt.

Hardware-Ausfälle: Wenn Sie Probleme haben, Ihre Telefone zu verbinden, stellen Sie sicher, dass sie keinen Hardwarefehler haben. In manchen Fällen scheint das Telefon zu funktionieren, erkennt aber das Wi-Fi- oder Ethernet-Modul nicht. Wildix bietet eine Hardware-as-a-Service-Option für MSPs und Kunden an, mit der Sie ganz einfach auf dem Laufenden bleiben und sicherstellen können, dass Ihr Telefonsystem in jedem Fall voll funktionsfähig ist, egal was passiert.

Probleme mit Mediengateways: In manchen Fällen können Media Gateways Probleme verursachen. Das liegt oft daran, dass die Bereitstellung, das Netzwerk oder die Funktion der BRI-Geräte nicht richtig funktioniert. In den meisten Fällen lässt sich das System zurücksetzen – alle Einzelheiten finden Sie in unserer Confluence Dokumentation.

Wie man letztlich ein Bürotelefon benutzt

Die Verwendung eines Bürotelefons sollte einfach sein, aber es gibt viele Faktoren, die darüber entscheiden, wie leicht es vom Unternehmen angenommen wird. Ein gut durchdachtes System mit allen Funktionen, die Sie zur Maximierung der Effizienz benötigen, kann zu großartigen Ergebnissen führen. Ein altes Bürotelefonsystem, dem es an Funktionen mangelt, kann dagegen das Wachstum Ihres Unternehmens behindern, vor allem, wenn Sie Anrufe verpassen oder einfach niemanden hören können.

Wenn Sie mehr über VoIP und Telefonie lesen möchten, lesen Sie unseren Artikel VoIP vs. Festnetztelefone.

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