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4 buenas razones para actualizar tus dispositivos VoIP
Ventajas incontestables por las que renovar tu hardware es crucial
Aunque son muchos los negocios que están invirtiendo en la nube, lo cierto es que el hardware es esencial para trabajar. Sí, las ventajas de mover la mayor parte posible de tus procesos de trabajo a la nube son enormes. Sin embargo, es inevitable recurrir a varios dispositivos físicos para hacer todo ese trabajo.
De todos modos, no es solo el hardware principal como los ordenadores y los smartphones lo que importa para que el trabajo fluya correctamente. Utilizar otros equipos dedicados para la telefonía en internet a menudo puede reforzar incluso las PBX Cloud más avanzadas. Con dispositivos adicionales como auriculares o teléfonos VoIP, los procesos de trabajo pueden agilizarse mucho y la gestión de las llamadas diarias resulta mucho más sencilla gracias a una mejor definición de procesos.
Esto resulta aplicable siempre y cuando el hardware esté razonablemente actualizado. Los equipos VoIP son útiles, sin duda. Sin embargo, en los entornos empresariales de hoy en día, usar hardware viejo puede ser más un obstáculo que una ayuda.
Del mismo modo, dar el paso y actualizar tus dispositivos de comunicación implica ventajas muy importantes en tu espacio de trabajo. Aquí te contamos cuatro de los principales beneficios que verás cuando te decidas.
1. Seguridad
La triste verdad es que ningún equipo es seguro para siempre. Con los enormes recursos y bases de conocimiento disponibles para los hackers, es una cuestión de «cuándo» y no de «si…». No hay duda: tu equipo de hardware irá perdiendo seguridad. Y sí, es así en todos los elementos de hardware que conectas a internet.
Por tanto, es esencial utilizar siempre dispositivos que reciben actualizaciones periódicas de software por parte de los fabricantes. Sin estas mejoras constantes, el riesgo de sufrir un ciberataque aumenta exponencialmente al existir posibles vulnerabilidades no reparadas.
Usar dispositivos antiguos conlleva un alto riesgo de ataque sencillamente porque cuanto más viejo es un dispositivo, menos soporte recibe del fabricante. Si te preocupa mantener la seguridad, es fundamental conseguir dispositivos que reciban todo el soporte posible, lo que a menudo es sinónimo de contar con dispositivos nuevos o al menos recientes. (Si tu proveedor ha indicado que un dispositivo ha llegado al final de su vida, no pierdas el tiempo y consigue uno nuevo, el antiguo será un blanco fácil para los villanos).
2. Usabilidad
Las máquinas raramente funcionan como el primer día durante toda su vida útil, lo mismo ocurre con los dispositivos digitales. Con el tiempo, la mayoría del hardware VoIP tiene un rendimiento más lento, además de ser más propenso a fallar y a dejarte tirado en el peor momento.
La forma más sencilla de conseguir el máximo rendimiento en tus dispositivos VoIP es utilizar siempre la última versión. Más allá de las actualizaciones y mejoras generales hechas en la interfaz del dispositivo, pasarte a un nuevo modelo a menudo puede mejorar la calidad y la tasa de bits de tus equipos, lo que hará las conferencias más ágiles e intuitivas. Igualmente, renovar los accesorios VoIP te permite olvidar los cables por una conexión por Bluetooth para aumentar la accesibilidad a la hora de realizar llamadas.
En fin, si hace mucho que no has actualizado tu hardware, tal vez no solo te estás perdiendo las novedades, además tu forma de trabajar será cada vez más lenta.
3. Menor coste
Sí, lo que lees. Con el nuevo hardware, seguramente reducirás los gastos recurrentes de tu empresa, aunque tengas que comprar los dispositivos que vas a cambiar.
Incluso a escala individual, reparar los equipos de la empresa suele ser mucho más caro que reemplazarlos. Obviamente, los costes a los que nos referimos crecen y crecen si consideramos toda una empresa. Por mucho que parezca lo contrario, arreglar el hardware disponible en tu oficina puede suponer un gran agujero en tu presupuesto a medida que los equipos son más viejos.
Al analizar la relación coste-beneficio, sustituir el viejo hardware antes de que empiece a ser un lastre y a necesitar costosas reparaciones es la opción más barata (especialmente si se aplica al valor total de los equipos de una oficina).
4. Integraciones
Es un hecho indiscutible que las empresas utilizan varios programas para sus comunicaciones. Junto a software para llamar y realizar videollamadas, seguro que cuentan con un CRM, correo electrónico y otras herramientas para registrar conversaciones o gestionar la comunicación.
Precisamente por eso la tecnología UCC más avanzada recurre a las integraciones: al reunir estas funciones diferentes en un solo lugar, la usabilidad mejora y la productividad aumenta. Además de aglutinar múltiples recursos en una sola ventana, las integraciones normalmente permiten que los datos se compartan sin problemas entre apps, reduciendo la necesidad de introducir datos por duplicado y optimizando el uso de datos.
Sin embargo, dependiendo del hardware que tengas actualmente, estas integraciones podrían no ser viables. La compatibilidad es crucial para todas las integraciones y algunas versiones de dispositivos VoIP tal vez no funcionen correctamente con determinados programas. Si tu hardware está anticuado, esto puede ser un obstáculo muy importante para el trabajo diario en la medida en que impide que los empleados agilicen sus procesos de trabajo.
Por el contrario, utilizar tu hardware con el apoyo directo de aplicaciones integradas facilita la creación de un entorno mucho más productivo, así que vale la pena valorar si tus viejos equipos están retrasando innecesariamente la actividad de tu empresa.
Hardware que te acompaña
Todas estas ventajas impulsan y consolidan la productividad en el espacio de trabajo. Más velocidad, más integraciones e incluso más seguridad: todo suma para que los flujos de trabajo sean más efectivos y los costes se reduzcan, permitiendo que destines lo que ahorras a invertir en otras partidas.
Pero por encima de todo esto, vale la pena recordar que los dispositivos nuevos contribuyen a mejorar la productividad por la sencilla razón de que estimulan la moral de la empresa. En realidad, en cualquier empresa, la sensación de tener un equipo nuevo es muy estimulante para el equipo: brillante, suave, nuevo… mucho más atractivo que lo viejo. La adopción de un hardware mejor reparte buen rollo entre la plantilla.
Mantener todo esto al día puede sonar como un calvario, ¿quién tiene el tiempo y el dinero necesario para estar cambiando de dispositivo cada vez que sale uno nuevo al mercado? Con el sistema de compras tradicional, es un engorro enorme (y caro).
Por suerte, no es necesario conformarse con las clásicas compras. Si optas por disfrutar de tu hardware como un servicio podrás conseguir los equipos más punteros en cuanto salgan. Como el modelo de pago para esta configuración se gestiona mes a mes, con la suscripción no tienes que preocuparte por la retirada del viejo equipo ni por la recepción de los nuevos modelos.
Lee más sobre la gestión que hace Wildix del hardware «as a service» aquí.
Con independencia de cómo gestiones las renovaciones de hardware, es importante que no olvides que las novedades pueden ayudarte a mejorar los procesos comerciales. Por mucho que hayas invertido en tu viejo hardware, en dinero y en tiempo de trabajo, llega un momento en que aferrarte a él solo disminuye sus beneficios. Desde prácticamente cualquier ángulo (seguridad, coste, productividad e incluso moral de la plantilla), actualizar tu hardware VoIP es una idea que solo tiene ventajas.
Para más consejos sobre cómo mejorar la tecnología en tu oficina, ¡suscríbete para recibir gratis nuestro magazine!
Telefonía… ¿Qué es? ¿Qué tipo es el más efectivo?
Lo que hay que saber para entender cómo funcionan las comunicaciones de voz en la actualidad
En términos básicos, la telefonía es solo la tecnología que usamos para hablar con otra persona a distancia.
Sin embargo, en realidad, todos sabemos que la definición es mucho más compleja.
Actualmente, para examinar distintos sistemas telefónicos hay que observar y comparar distintas versiones de tecnología. Algunas personas pueden pensar en los clásicos teléfonos fijos de disco y otras pensarán en dispositivos con pantallas táctiles. Pero estos equipos finales no tienen nada que ver con las redes que hacen que funcionen ni con el profundo y oscuro océano de detalles técnicos y acrónimos que acechan bajo la punta de este proverbial iceberg.
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¿Qué es el VoIP? Cómo esta herramienta es capaz de transformar las empresas
La voz sobre protocolo de internet (Voice over Internet Protocol o VoIP) es un recurso esencial en las comunicaciones empresariales modernas. Sin embargo, todavía quedan muchos profesionales que se preguntan «¿qué es VoIP?» buscando el significado de esas siglas y las tecnologías anteriores que viene a reemplazar.
Para responder esta y otras preguntas, vamos a sumergirnos en los sistemas telefónicos VoIP. También te ayudaremos a reflexionar sobre qué versión de voice over IP será la más beneficiosa para tu caso.
¿Qué es el VoIP?
“VoIP” significa “Voice over Internet Protocol”, voz sobre protocolo de internet. Se trata de un software que envía y recibe llamadas de voz mediante internet y a menudo sustituye a las líneas de telefonía tradicionales.
La tecnología VoIP normalmente funciona mediante servicios o programas informáticos instalados en tu ordenador, en tu teléfono móvil o en un teléfono específico VoIP. Este software traduce los sonidos que recibe en señales digitales y los envía mediante internet a un dispositivo que se encuentra al otro lado de la línea.
Esta multiplicidad de dispositivos y el uso de una conexión a internet es lo que diferencia al VoIP de las líneas de telefonía tradicionales. Mientras la telefonía analógica limita a los usuarios a usar un teléfono físico y conectado a la luz eléctrica, el VoIP permite realizar llamadas desde una amplia variedad de dispositivos. Gracias a esta ventaja, el VoIP es increíblemente flexible y conveniente, especialmente para oficinas con una enorme red de área local.
Aunque solemos pensar en el VoIP como una invención novedosa, la realidad es que lleva en uso desde los noventa. Si bien en sus inicios eran mucho más primitivos, los servicios iniciales de VoIP enviaban señales de voz sobre conexiones telefónicas, por lo que la calidad de audio era más bien reducida.
Sin embargo, a medida que se popularizó el uso de las conexiones de banda ancha de alta velocidad, esta tecnología evolucionó hasta convertirse en una propuesta mucho más robusta y accesible para el usuario medio. En este momento, es una alternativa muy habitual en el mundo empresarial e incluso en entornos personales.
Ahora, el VoIP es la herramienta de comunicación por defecto en todas partes y algunos de los conceptos que nacen con ella se han convertido en una jerga cotidiana en las empresas: softphone, telefonía IP o teléfono VoIP.
¿Cómo funciona el VoIP?
En el párrafo anterior hemos ilustrado una definición básica sobre qué es el VoIP. Su funcionamiento es bastante más complejo, aunque vamos a intentar simplificarlo a continuación:
Paso 1. Establece una conexión a internet
Como el VoIP solo funciona mediante una conexión a internet, lo primero que necesitas es conectar el dispositivo que quieres usar a la red de internet. Puedes hacerlo con una conexión Ethernet o, normalmente, con una conexión wifi. En el caso de los smartphones, también sirve una conexión de datos 4G o 5G.
Paso 2. Empieza una llamada con la aplicación VoIP
Cuando se haya establecido una conexión a internet fiable, puedes usar una app VoIP para empezar una llamada telefónica. Por parte del usuario, esto normalmente es tan sencillo como hacer clic en un determinado contacto en la agenda de la aplicación y seleccionar «llamar» o el icono correspondiente. Muchas aplicaciones de telefonía en internet también permiten la marcación manual para que puedas introducir el número del destinatario como en un sistema telefónico tradicional.
Paso 3. Se crea una conexión de voz
Seguidamente, el servicio VoIP intentará establecer una conexión con la otra parte. En este momento, tu aplicación se conecta a tu proveedor de voz e indica a sus servidores el número con el que está intentando contactar. Entonces, el servidor envía una señal, conocida como «paquetes de datos», al otro número, usando internet. Dependiendo del tipo de servicio VoIP que utilices, este proceso servirá para contactar con teléfonos fijos o números telefónicos internacionales (sí, esta tecnología también puede funcionar a muy larga distancia y con llamadas internacionales).
Paso 4. Se transmite la voz
Si la otra parte responde al teléfono, se establecerá la conexión y empezará la comunicación de voz. Por tu parte, todos los sonidos que capte el micrófono de tu dispositivo se convertirán en una señal digital. Tu aplicación VoIP entonces transmitirá estas señales al servidor correspondiente y desde ahí la entregará al dispositivo de la otra parte.
Las llamadas VoIP funcionan con tanta rapidez que todo este proceso de cuatro pasos se ejecuta en segundos, garantizando que las llamadas se realicen instantáneamente. Sin embargo, la fiabilidad de tu experiencia VoIP dependerá de la aplicación que utilices, tu proveedor VoIP y la calidad de tu conexión a internet.
En cualquier caso, los que se preguntan qué es el VoIP deben tener en cuenta que incluso esta explicación es una versión simplificada de su funcionamiento.
¿Por qué debería utilizar VoIP?
La verdad es que esta explicación no es suficiente para exponer todas las ventajas de la telefonía VoIP en general y, en particular, para las empresas.
En pocas palabras, esta tecnología ofrece un enorme abanico de beneficios para las empresas y muchos de ellos son esenciales para las compañías de hoy en día. A continuación, analizamos los motivos que respaldan este argumento.
Coste
En comparación con la telefonía analógica, resulta mucho más barato implementar, personalizar y mantener las soluciones VoIP, especialmente porque su adopción requiere de muy poco (incluso nulo) equipamiento físico. Además, como la voz sobre IP funciona aprovechando internet y dispositivos conectados a internet, la instalación y el mantenimiento son mucho más sencillos. Gracias a la facilidad de acceso a las inmensas posibilidades que ofrece la red de banda ancha en la actualidad, los datos nunca han sido tan baratos como ahora.
Escalabilidad
Así llegamos al siguiente beneficio del VoIP: su capacidad para escalar o desescalar, especialmente en relación con un sistema de telefonía tradicional. Si quieres añadir más usuarios, no tendrás que liarte instalando cables adicionales ni conectar nada a una centralita física. En su lugar, podrás añadir nuevas cuentas a tu sistema de telefonía VoIP, configurar esas cuentas en los dispositivos correspondientes y conectarlas a internet.
Este proceso no solo es mucho más rápido y sencillo, también es mucho más barato porque requiere menos horas de trabajo y menos recursos físicos. Igualmente, surge un amplio abanico de opciones en lo que respecta a los dispositivos: las llamadas de voz sobre IP se pueden realizar utilizando un hardware dedicado como un teléfono IP o, con más frecuencia, un ordenador o un teléfono móvil del usuario.
Portabilidad
Como el VoIP requiere una conexión a internet en lugar de un puerto telefónico específico, es posible llevar esta tecnología a todas partes. Con independencia de si usas un ordenador, un teléfono u otro elemento de hardware, tu softphone funcionará exactamente igual que en la oficina. Esto implica que desde cualquier lugar con cualquier dispositivo con conexión, un usuario de VoIP puede enviar y recibir llamadas telefónicas desde el mismo número.
Gracias a esta continuidad, la tecnología VoIP es prácticamente imprescindible para que las empresas aumenten sus posibilidades de teletrabajar. En fin, el smart working no solo es una forma demostrada para reducir los gastos y mejorar la productividad, también es un medio estupendo para atraer el talento a tu empresa y mejorar la satisfacción de los empleados.
Usabilidad
Al contrario que la telefonía tradicional, el VoIP se puede mejorar con numerosas funciones para optimizar los flujos de trabajo en la empresa. Un ejemplo son las transcripciones del buzón de voz que escriben en texto los mensajes de voz recibidos y los envían por correo electrónico al usuario correspondiente, ahorrando tiempo en las comunicaciones. Igualmente, el VoIP también puede ofrecer llamadas mucho más rápidas y transferencias de llamadas, identificación de la persona que llama, análisis de llamadas, indicador del estado, listas de contactos personalizables, funciones de fax, vídeo y mucho más.
Además, los sistemas de telefonía digital normalmente se integran con otros programas como tu correo electrónico, calendarios virtuales o sistemas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Estas integraciones consiguen principalmente que la actividad cotidiana sea mucho más sencilla al reducir el número de aplicaciones independientes que los empleados tienen que abrir y utilizar para cada una de sus tareas.
Listo para el futuro
Cada vez más proyectos empresariales se deshacen de las instalaciones llenas de cables y alambres. En el Reino Unido, Openreach está cambiando toda la red telefónica pública (Public Switched Telephone Network o PSTN) para diciembre de 2025. En los Estados Unidos, los proveedores de servicios de internet están cambiando de los antiguos sistemas telefónicos (Plain Old Telephony Systems o POTS) a la fibra de banda ancha. Esto significa que cada vez más gente se hace esta pregunta “¿qué es VoIP?”, para resolver una necesidad directa de mejorar sus antiguas centralitas o pasarse a un teléfono VoIP.
¿Todas las opciones VoIP son iguales?
Como la mayoría de las tecnologías digitales, los sistemas VoIP están disponibles en distintas opciones. Sin embargo, las diferencias residen más en la instalación que en cambios prácticos apreciables para los empleados que lo usan.
Sin embargo, al preguntarte qué es el VoIP y cuáles son sus enormes beneficios, debes tener en cuenta todas las opciones disponibles para garantizar que la configuración que elijas cubre convenientemente las necesidades de comunicación en tu empresa.
Tipos de instalaciones VoIP
VoIP on-premise
Los sistemas de telefonía VoIP funcionan instalando una centralita física en el edificio. Esto es parecido a un sistema analógico en la medida en que un elemento de hardware físico se coloca en una habitación y forma parte de tu red. La principal diferencia es que en lugar de utilizar conexiones telefónicas terrestres, una PBX de voice over IP aloja un firmware capaz de recibir y enviar llamadas con números basados en internet.
Cuando se instala la PBX, se conecta a la red de área local del edificio (normalmente mediante un switch gestionado) y después a internet. Para conectar esta centralita a las líneas de teléfono analógicas, se puede utilizar un trunk SIP (protocolo de inicio de sesión). Puedes descubrir más sobre los trunks SIP y sus beneficios aquí.
Aunque este sistema se ubica en un lugar físico y ocupa un punto de la red de la oficina, proporciona servicios telefónicos a sus cuentas asociadas en cualquier parte. Así que siempre que los usuarios estén conectados, podrán realizar y recibir llamadas desde fuera de la oficina.
Sin embargo, de todas las posibles opciones VoIP, un modelo físico en la sede suele ser la más costosa de instalar. Como funciona con un hardware físico en la oficina de tu empresa, implica una serie de costes de mantenimiento y horas de trabajo adicionales.
Cabe añadir que puede resultar más complicado escalar este sistema porque añadir números a la centralita por encima de su límite inicial puede requerir una mejora física, un inconveniente para las empresas que planean seguir creciendo. Además, si la centralita de tu empresa sufre algún daño o su funcionamiento se interrumpe, todos los usuarios que dependan de ella no podrán realizar o recibir llamadas.
VoIP alojado
También conocido como Cloud PBX o PBX en la nube, un sistema alojado de VoIP no requiere que el usuario final adquiera hardware adicional. A diferencia de los sistemas on-premise, un sistema alojado funciona completamente en internet: los usuarios conectan sus dispositivos a la red, inician sesión en sus cuentas y desde ahí pueden enviar y recibir llamadas por el protocolo de internet.
El hardware que efectivamente aloja el sistema voice over IP está ubicado fuera de la sede de la empresa y normalmente es propiedad del proveedor, que se encarga de gestionarlo. Efectivamente, la opción alojada implica que tu proveedor te conecta con su propio hardware en lugar de instalar una pieza de su sistema en tus instalaciones.
Desde el punto de vista de la usabilidad no hay diferencias significativas entre una PBX alojada y una instalada físicamente en tus oficinas: ambas dirigen las llamadas VoIP por internet y ambas se pueden utilizar en cualquier lugar con una conexión a internet.
Dicho esto, el coste de instalar una solución alojada es significativamente más barato y el sistema no implica costes de mantenimiento directo. La escalabilidad también queda cubierta porque la centralita no requerirá ninguna mejora física para crecer. Mucho mejor: las empresas pueden contar con un extra de fiabilidad en un sistema alojado porque el proveedor siempre tendrá una fórmula para continuar con el servicio en el extraño caso de que uno de sus sistemas principales interrumpa su funcionamiento.
En fin, una opción alojada es la forma más sencilla y práctica para casi cualquier contexto, pues ofrece beneficios mucho más significativos que un sistema telefónico tradicional.
VoIP híbrido
En algunos casos muy particulares, el modelo híbrido puede ser la mejor opción.
Como implica su propio nombre, una configuración de voice over IP híbrida combina los principales elementos del modelo físico y el modelo en la nube: mantiene la centralita de la empresa en su sede y conecta el sistema a un sistema telefónico alojado del proveedor. Al mismo tiempo, es diferente de ambos modelos porque, aunque el sistema anterior no se reemplaza completamente con un hardware específico VoIP (el nuevo hardware se añade al que ya existe), el hardware presente en la sede sigue formando parte de las telecomunicaciones de la empresa.
Las instalaciones híbridas suelen ser una opción viable para las empresas con una infraestructura de línea terrestre existente. ¿Por qué? Muy sencillo: les permite utilizar los números analógicos existentes y un sistema telefónico VoIP al mismo tiempo.
Sin embargo, esta instalación implica enormes costes iniciales. Al fin y al cabo, el hardware existente exige mantenimiento y a menudo requiere la intervención de técnicos, bien del proveedor de servicios gestionados o del personal interno de la empresa. Además, en caso de avería en las instalaciones, el sistema telefónico local de la empresa no funcionará y los teléfonos de escritorio quedarán inutilizables.
Dejando a un lado estos inconvenientes, el modelo híbrido puede tener las mismas prestaciones VoIP que los sistemas físicos y en la nube, haciendo que sea un punto intermedio válido para las empresas que quieren utilizar los sistemas telefónicos que ya tienen.
¿Qué debo buscar en una solución VoIP?
Por supuesto, incluso ahora que hemos descrito qué es el VoIP y cómo puede beneficiar a tu empresa, llegamos a una pregunta todavía más importante: ¿qué proveedor de VoIP y qué servicios concretos necesitas?
La respuesta fácil es que tu solución VoIP y tu proveedor deberían ser un apoyo para los procesos de tu empresa y allanar el camino para conseguir un ROI cuantificable. Por supuesto, son muchos los factores que juegan un papel importante a la hora de conseguir estos objetivos.
Fiabilidad
Cualquier proveedor de servicios VoIP debería ser capaz de proporcionar servicios en los que pudieras confiar con los ojos cerrados, tanto en términos de estabilidad de las llamadas como del soporte prestado a sus clientes. Es esencial que elijas a un proveedor que garantice la consistencia y la máxima calidad de las llamadas. Además, si tuvieras algún problema con tu PBX, el acceso a un servicio de atención al cliente proactivo y resolutivo es irrenunciable.
Planes y tarifas
La mayoría de las ofertas VoIP incluyen beneficios que exceden con creces los sistemas tradicionales de telefonía por un coste muy inferior. De todos modos, si te preguntas qué sistema VoIP es el mejor para ti, el precio de las distintas opciones sigue siendo un factor a considerar.
No todas las empresas tienen las mismas necesidades en materia de implementación ni tampoco cuentan con la misma disponibilidad presupuestaria. Un buen proveedor VoIP debería ser capaz de cubrir tus necesidades en ambos frentes sin poner en riesgo la calidad de la instalación ni el correspondiente mantenimiento. Insistimos en que esto resulta aplicable tanto para los sistemas on-premise como para los sistemas en la nube o los híbridos.
Si encuentras una opción VoIP asequible y escalable desde el primer momento (sin descuentos repentinos ni ofertas agresivas), es una buena señal. Será todavía mejor si los planes son fácilmente comprensibles y no te arriesgas a perderte en los entresijos de un contrato poco transparente. Dicho esto, a menudo obtendrás aquello por lo que pagas, por lo que las soluciones VoIP más económicas tal vez carezcan de algunas funciones que echarás de menos.
Aplicaciones
Como ya hemos comentado, VoIP puede ser mucho más que llamadas de voz sobre una infraestructura más moderna. Para optimizar tu inversión, averigua si los proveedores incluyen funciones adicionales (como transcripciones del buzón de voz), si sus servicios son compatibles con múltiples dispositivos y si ofrecen otras funciones interesantes.
Adicionalmente, vale la pena investigar si las aplicaciones que quieres se pueden utilizar desde una interfaz única o son programas informáticos separados, pues la primera opción facilitará mucho la formación de los empleados y el uso de la solución en el día a día. Las apps VoIP para móviles pueden ser imprescindibles, ya que actualmente los smartphones son casi la piedra angular del estilo de vida contemporáneo en gran parte del mundo.
Personalización
Dicho esto, es muy posible que no quieras todas las opciones VoIP que ofrece un proveedor, especialmente si los extras requieren un suplemento en el precio. Por tanto, un buen proveedor VoIP debería ser capaz de personalizar su solución para satisfacer las necesidades concretas de las empresas, proponiendo paquetes específicamente configurados para tu situación específica.
Como si fuera un traje elegante o un vestido de alta costura, un sistema telefónico VoIP es algo que tiene que quedarte bien: lo mejor es confeccionarlo a medida para que encaje a la perfección con tu estilo y tus particularidades.
Seguridad
La triste verdad de internet es que ponerlo todo en la red aumenta tu vulnerabilidad frente a los ataques. En este caso, es esencial que valores la seguridad de un sistema telefónico VoIP junto a otros elementos. Esto implica verificar si el proveedor de servicios establece medidas de seguridad efectivas como cifrar tus comunicaciones y los datos y si lanza actualizaciones con frecuencia.
Sin embargo, vale la pena considerar el impacto que tienen las medidas de seguridad implementadas en la usabilidad de tu sistema y cuánto mantenimiento requiere la seguridad. Lo ideal debería ser mantener las comunicaciones y los datos a salvo sin afectar a la experiencia del usuario o añadir más costes de la cuenta. Siempre será mejor elegir una solución VoIP que esté concebida para ser segura.
Qué es el VoIP: conclusiones y principales ventajas
Dar una respuesta corta a qué es el VoIP es bastante fácil. La voz sobre protocolo de internet pueden ser simplemente las telecomunicaciones por internet. Sin embargo, en la práctica se trata de una tecnología que va mucho más allá. Además de convertirse en una necesidad creciente a medida que se queda obsoleta la telefonía tradicional, el VoIP ayuda a aumentar la productividad y reducir los costes mejorando los beneficios habituales de los servicios de telefonía. Esto, junto al amplio abanico de posibilidades que abre para el teletrabajo, implica que los beneficios del sistema telefónico VoIP compensan con creces la resistencia a cambiar de sistema.
Igualmente, el VoIP está disponible en varios formatos, abriendo múltiples posibilidades para que las empresas seleccionen la instalación que mejor se adapta a su escenario particular. Así, es esencial que selecciones un servicio VoIP que tenga en cuenta las necesidades concretas de tu empresa. Por eso es imprescindible que comprendas qué es el VoIP y cómo funciona.
Ahora que tienes toda esta información sobre el VoIP, el siguiente paso es examinar las opciones disponibles y considerar cuál es la mejor para tu empresa.
Una opción extraordinaria como servicio VoIP es Wildix, la primera solución de comunicaciones digitales centrada en aumentar las ventas. Wildix cuenta con una interfaz desde el navegador muy intuitiva y lleva la seguridad en la sangre al estar incorporada en la propia arquitectura del sistema. Además, Wildix ofrece una increíble flexibilidad en la implementación de sus soluciones y ha conseguido hacerse un hueco en el Cuadrante Mágico de Gartner.
Descubre más sobre lo que diferencia a Wildix con nuestras guías sobre seguridad, smart working y VoIP para la continuidad en las empresas.
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El valor tangible que levanta la niebla sobre la nube
Especialmente desde la pandemia, la transición de aplicaciones y sistemas de comunicación a la nube ha sido una prioridad para muchas empresas. Después de todo, el valor de esta configuración resulta obvio y se ha evidenciado incluso más en los periodos de confinamiento: con una instalación en la nube, la ubicación del usuario no tiene ninguna relevancia en la actividad de la empresa, al menos en muchos casos. Comunicarte, acceder a archivos, acumular datos o incluso formar a nuevos empleados: la nube garantiza que nada de esto tenga que limitarse a una oficina física y que resulte siempre accesible.
No nos extraña que esta idea haya calado tanto hasta el momento, pues parece un campo increíblemente mágico.
De hecho, tal vez sea demasiado mágico.
Al pensar en la nube, hay demasiadas empresas que caen en la trampa de imaginar esta tecnología como una salvación universal para la continuidad y la seguridad de las empresas. No hay duda de que la nube puede crear una infraestructura de comunicaciones más segura, más fiable y más accesible. Pero igual que cualquier otra solución, no todas las opciones están diseñadas con los mismos fines. Y hay más, no todas están diseñadas con la misma calidad o funcionalidad.
Así que para desmitificar la nube (e, idealmente, mostrar de qué es capaz de verdad), ten en cuenta estas siete claves que definen a un proveedor de servicios Cloud eficiente.
1. Certificación
No debería hacer falta recordarlo, pero nunca está de más insistir en la importancia del reconocimiento del sector para los proveedores de servicios en la nube. Un proveedor de servicios Cloud tiene que ser fiable, después de todo, y una estupenda forma de comprobar su solidez es comprobar lo que dicen los expertos. En concreto, es especialmente importante comprobar el cumplimiento ISO 27001 o verificar que el sistema recibe auditorías periódicas.
Igualmente, evaluar si el sistema está certificado y cumple con requisitos legales como la HIPAA estadounidense o el RGPD europeo. Si el proveedor en la nube y su infraestructura garantizan este cumplimiento desde el principio, tu empresa se ahorrará muchos quebraderos de cabeza.
2. Tecnología
Como hemos dicho, no todas las opciones en la nube son iguales ni están diseñadas con los mismos fines. Igual que cualquier otra tecnología, algunas se adaptarán mejor a los resultados que buscas que otras.
Sin perder esto de vista, es esencial evaluar a cada proveedor teniendo una idea clara de lo que quieres obtener de sus servicios, ¿Qué aplicaciones quieres llevarte a la nube contigo? ¿Qué procesos te gustaría que fueran accesibles a distancia? ¿Cuánto tiempo piensas invertir en la personalización?
Muchos proveedores de estos servicios pueden ayudarte a hacerte una idea sobre lo que ofrecen, pero tu transición será mucho más sencilla si te planteas la búsqueda con unas expectativas claras.
3. Centros de datos
Aunque la «magia» de la nube es que parece que se lleva el almacenamiento de datos al éter, la realidad es que la nube también está hecha de centros de datos con dirección postal en la Tierra. Además, si estos centros de datos se apagan o tienen algún tipo de problemas, tu posibilidad de acceder a la nube podría verse comprometida.
Así que a la hora de valorar a los proveedores Cloud, es importante que consideres la arquitectura física y no solo la parte digital. Un proveedor ideal tendrá centros de datos en ubicaciones seguras para mitigar posibles desastres que puedan afectar a los servidores. En realidad, debería disponer de varios centros de datos repartidos por todo el mundo para garantizar la continuidad del servicio en todo momento en el caso de que aparezca un problema en uno de los centros.
Si bien el planteamiento general al hablar de la nube coincide con el abandono de la dependencia de las oficinas físicas, los elementos físicos sí que importan en la red. Asumiendo esto, es fundamental que elijas a un proveedor con una estructura inteligente y a prueba de interrupciones.
4. Gestión de datos
En el mismo sentido, recuerda que cuando almacenas o envías datos usando la nube, esos datos siguen existiendo en un sistema físico en alguna parte. Eso implica que cuando valores a los proveedores Cloud, deberás evaluar si se mantiene la confidencialidad de tus datos con determinados proveedores. Valora qué personas vinculadas a tu proveedor tendrán acceso a tus datos y en qué circunstancias; considera también el plan de acción del proveedor en caso de una posible filtración de datos u otro acontecimiento inesperado que pueda afectar a tus datos.
La ubicación de los centros de datos entra en juego en esta categoría también porque la normativa local puede afectar a los casos en los que alguien puede acceder a tus datos y en quiénes pueden hacerlo. Un proveedor Cloud de confianza debería enumerar todos los casos en los que se puede producir este acceso o exponer explícitamente cuándo estos casos no serán aplicables.
5. Seguridad
No está de más repetir que la seguridad es un gran beneficio al migrar a la nube. La nube no solo mitiga el malware y reduce la probabilidad de sufrir ataques DDoS, además garantiza que las actualizaciones de seguridad se apliquen automáticamente y mantiene el mayor nivel de protección posible en todo momento.
Por supuesto, al final del día, la efectividad de tu protección depende de lo que tu proveedor en la nube pueda ofrecerte. Si te paras a pensar en cuánta seguridad estás dejando en manos de tu proveedor, es clave que realices una búsqueda minuciosa sobre cómo mantendrá la seguridad de su red y de tus datos a salvo de las amenazas externas. Aquí, de nuevo, la certificación y los reconocimientos son un excelente indicador de las garantías de seguridad.
Como en los puntos anteriores, el elemento físico es muy relevante en la seguridad. Los centros de datos son lugares reales que teóricamente pueden sufrir intrusiones, así que es crucial saber si estas ubicaciones están bien protegidas. Ya sabes, un buen proveedor debería ser capaz de tranquilizarte cuando le lances estas preguntas.
6. Tiempo de actividad
Al ponderar varios de estos factores en conjunto podemos hacernos una idea de la fiabilidad virtual de una determinada red. ¿Experimenta periodos de actividad relevantes? De media, ¿con cuánta frecuencia está caída durante un año? Considerando que los fallos pueden afectar a tu capacidad para comunicarte o incluso para acceder a tus archivos, es vital que el tiempo de actividad ronde el 100 % o se le acerque tanto como sea posible mediante un diseño efectivo y opciones de recuperación (failover) eficientes.
7. Servicio al cliente
La realidad es que es posible que tengas que realizar alguna consulta o solucionar un inconveniente con cualquier servicio Cloud, ya se trate de una interrupción o de una simple confusión sobre cómo utilizar determinado elemento. Así que, por descontado, el proveedor en la nube debería ofrecer un servicio de atención al cliente ágil y resolutivo para echarte una mano con lo que surja.
Por encima de todos los elementos tecnológicos que debes ponderar en tu proveedor en la nube, comprueba que la atención al cliente es razonablemente buena. Si aparece algún imprevisto, no querrás quedarte atrapado en un tono de espera rezando para que alguien conteste al teléfono en un centro de llamadas subcontratado. Al contrario, ante una emergencia, te sentirás mucho mejor si optas por un proveedor que te ponga en contacto con un agente experto cuanto antes.
Bajando de las nubes
Aunque es muy fácil tener la cabeza en las nubes (por así decirlo) sobre esta nueva tecnología, al ponderar todos los factores que entran en juego en un contexto empresarial podrás concluir si lo más conveniente es adoptar este sistema o no. La lista que hemos elaborado no es exhaustiva, al contrario, dependiendo de tu situación, es posible que existan muchos puntos adicionales a tener en cuenta para identificar lo que realmente estás buscando.
Insistimos: por mucho que una solución Cloud bien instalada pueda resolver muchos problemas, es esencial recordar que esta tecnología proviene de proveedores reales con servidores y ubicaciones reales. Solo después de evaluar minuciosamente estos aspectos del mundo real sobre el servicio en la nube será el momento de decidir si te interesa explorar todos los beneficios de la plataforma en la nube.
Para saber por qué Wildix destaca como proveedor de comunicaciones digitales en la nube, consulta este otro post de nuestro blog o nuestra documentación sobre procedimientos de alojamiento de datos.
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