Votre système de communication est la pierre angulaire de votre entreprise, mais à quand remonte la dernière fois que vous l’avez vraiment examiné ? Des millions d’entreprises dans le monde utilisent des infrastructures vieillissantes, une grande partie d’entre elles disposant d’un système de téléphonie vieux de plus de 20 ans. Cela signifie que vous pourriez passer à côté des dernières technologies qui pourraient améliorer considérablement votre activité et votre efficacité.
De quoi est constitué votre système de téléphonie ?
Il ne s’agit pas seulement de vos téléphones. Il s’agit de tous les systèmes que vous utilisez pour les communications en temps réel, qu’il s’agisse de la vidéo, du chat en direct ou… encore… de votre téléphone. Il peut s’agir du téléphone qui se trouve sur votre bureau ou de celui que vous portez dans votre poche (s’il est équipé d’une station de base, c’est-à-dire d’un endroit où il se recharge). En fin de compte, tout est contrôlé par ce que l’on appelle un PBX, un central téléphonique privé. Celui-ci divise vos lignes téléphoniques et vous permet d’avoir plusieurs téléphones dans votre entreprise.
Le concept de système de téléphonie est plus nébuleux : il n’implique pas nécessairement un téléphone physique. Les téléphones peuvent être physiques ou logiciels, accessibles sur votre ordinateur ou votre téléphone portable.
Des dommages qui s’enchaînent
Les systèmes de téléphonie anciens, comme ceux d’Avaya, Toshiba, NEC, Panasonic ou Samsung, nécessitent souvent du hardware physique qui se dégrade lentement. La raison pour laquelle ils se dégradent est la suivante :
- De petites surtensions endommagent les circuits.
- La poussière et les débris provoquent l’obstruction des ventilateurs.
- Les problèmes thermiques entraînent une dilatation/contraction du métal.
- Les cartes de circuits imprimés deviennent fragiles et tombent en panne.
Il est rare qu’un seul événement majeur soit à l’origine des défaillances. Au lieu de cela, ses capacités diminuent lentement, ce qui le ralentit.
Pire encore, à mesure que ces systèmes vieillissent, ils doivent souvent en faire plus avec les capacités limitées dont ils disposent. Si vous avez un vieil ordinateur Windows XP, par exemple, vous constaterez qu’il ne peut plus faire tourner beaucoup de logiciels modernes, et ce parce que les exigences hardware ont considérablement augmenté au cours des 20 dernières années. Il en va de même pour votre PBX hardware, l’autocommutateur privé qui est au cœur de votre système téléphonique.
Il est également très inefficace d’avoir des serveurs physiques et du hardware à proximité. Ils constituent un point de défaillance unique pour votre entreprise, et si une partie du système tombe en panne, c’est l’ensemble qui s’effondre. Ce n’est pas l’idéal.
Si vous avez constaté des coupures de courant, des pannes, des ralentissements ou des coupures d’appels, il est temps de changer de système de téléphonie.
Il ne peut pas faire ce que vous attendez de lui
Tout comme d’autres éléments de votre entreprise, votre système de téléphonie doit offrir un avantage. Il ne suffit plus d’avoir un numéro de téléphone. Au contraire, vous devez être en mesure de communiquer sur tous les canaux — voix, vidéo et texte. En effet, les gens veulent souvent voir leurs interlocuteurs, et nous en avons la possibilité aujourd’hui.
Mais cela ne s’arrête pas là : votre système de téléphonie (en fait, votre système de communication) doit être unifié avec d’autres aspects de votre entreprise. Et vous pouvez le faire facilement avec des solutions modernes.
Cette unification signifie que lorsque quelqu’un vous appelle, vous pouvez accéder à votre système de réservation ou peut-être appeler des personnes directement à partir de votre base de données clients. Il ne s’agit pas seulement d’unifier la voix et la vidéo. Il s’agit d’unifier autant que possible tous les logiciels que vous utilisez.
Vous pouvez cliquer sur un bouton de votre logiciel de gestion de la relation client et appeler immédiatement le client. Vous pouvez aussi ajouter un portier ou un dispositif d’entrée à votre système téléphonique. Peut-être souhaitez-vous améliorer l’enregistrement et la gestion des appels à partir d’un seul endroit. Vous pouvez même surveiller le système !
Autant de choses qu’il est absolument impossible de faire avec un système PBX physique, surtout s’il date d’il y a 10 ou 20 ans.
Vous avez besoin d’un système de communication complet qui fonctionne pour vous — un système qui vous facilite la vie.
Il devient coûteux
La maintenance des systèmes existants n’est pas vraiment une science. C’est devenu une forme d’art. Malheureusement, les artistes ont besoin d’être payés, et ils savent qu’il faut pouvoir appeler les gens.
Les systèmes existants seront toujours coûteux, et une grande partie de ce coût provient des efforts déployés pour les sécuriser. L’ajout de VPN, de SBC, de couches de sécurité supplémentaires et de correctifs à chaque mise à jour nécessite souvent une intervention humaine — et cela coûte de l’argent.
Pire encore, certains systèmes PBX ne reçoivent plus de mises à jour parce qu’ils sont en fin de vie. Cela renchérit le coût de votre assurance, d’autant plus que les assureurs sont de plus en plus conscients du coût des cyberattaques. Si vous ne disposez pas d’un système conforme, votre assurance sera très chère ou vous ne serez pas couvert.
Le simple fait de remplacer un disque dur SAS sur un ancien serveur coûte de l’argent et du temps, de l’argent qui pourrait être consacré à des aspects plus rentables de votre activité.
Tout cela se traduit par des coûts de fonctionnement continus pour quelque chose que vous avez déjà payé très cher.
Les communications unifiées sont-elles la solution ?
Les communications unifiées sont tout simplement une nouvelle façon de créer des systèmes de communication, qui unifie toutes les parties concernées. Elles permettent aux entreprises d’intégrer leurs systèmes les uns aux autres afin d’accélérer les processus commerciaux essentiels et d’en faire toujours plus.
En d’autres termes, tous ces petits gains d’efficacité s’additionnent.
Le comté d’Athens, en Géorgie, a constaté qu’il gagnait jusqu’à une heure par jour et par employé grâce à l’amélioration de l’efficacité et des fonctions — le simple fait de pouvoir rechercher instantanément des personnes et des numéros de téléphone leur a fait gagner beaucoup de temps. Cela signifie qu’ils consacrent moins de temps à des tâches administratives simples et plus de temps à servir la communauté, ce qu’ils ne pouvaient pas faire avec leur ancien système Avaya.
Pour eux, un système de communications unifiées a changé leur façon de travailler, permettant le travail à distance si nécessaire et un modèle de travail hybride si préféré. Il a également permis aux employés d’obtenir des numéros professionnels à utiliser sur leur téléphone.
Le système mis à jour a facilité la réalisation de ce dont ils avaient besoin. C’est là toute la beauté des communications unifiées.
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