Il PBX è una parte essenziale del sistema telefonico, che distribuisce le chiamate in tutto l’ufficio. Se non avete cambiato il vostro sistema negli ultimi 10 anni (dal 2014 o prima!), probabilmente avrete un PBX hardware, fisicamente presente in ufficio. Sebbene all’epoca fossero molto validi per la maggior parte degli scopi, oggi esistono alternative molto più moderne, tra cui le Comunicazioni Unificate in cloud, talvolta note come Comunicazioni e Collaborazione Unificate (UC&C) o Comunicazioni Unificate as a Service (UCaaS). Ecco 10 forti segnali che indicano la necessità di cambiare il PBX hardware.
Tempi di inattività frequenti
I tempi di inattività dei sistemi telefonici possono essere un vero e proprio incubo per le aziende: se i vostri clienti non possono contattarvi, è difficile acquisire nuovi clienti o mantenere le relazioni commerciali. Questo è particolarmente vero per chi ha un’attività di servizi che si basa sulla capacità di rispondere rapidamente ai problemi, anche al di fuori dell’orario di lavoro. Anche se le soluzioni di backup possono includere i telefoni cellulari, non è una soluzione ottimale se chi chiama deve provare più numeri prima di ottenere una risposta.
Scarsa qualità delle chiamate
Anche quando si riesce a comunicare, la qualità della chiamata può essere scarsa. Questo può significare disturbi sulla linea, oppure di cadute momentanee che causano un forte ritardo o addirittura la perdita del segnale. I PBX hardware sono particolarmente soggetti a questo problema quando sono più vecchi, perché l’hardware fatica a tenere il passo e i sistemi di archiviazione iniziano a deteriorarsi.
Elevati costi di manutenzione
Quando si cerca di risolvere questi problemi, spesso i costi di manutenzione sono elevati, soprattutto perché i pezzi di ricambio diventano sempre più difficili da reperire. Inoltre, la riparazione di questi dispositivi richiede molte ore di manodopera perché spesso sono complessi, altamente specializzati e dotati di molti sistemi proprietari. Di conseguenza, vengono applicati prezzi maggiorati e, più diventano vecchi, più i pezzi aumentano, proprio come un’auto d’epoca. Ciò si traduce in elevati costi di manutenzione.
Sistema a fine vita
La situazione è peggiore se si tratta di sistemi a fine vita, come quelli interessati dal recente annuncio di NEC. Anche se questi sistemi funzionano ancora in misura ragionevole, una volta a fine vita, smettono di essere efficaci come un tempo. Questo perché non sono più supportati dal produttore, il che significa che non si ottengono gli aggiornamenti firmware/software a cui si era abituati. Si verificano vulnerabilità e problemi, che si traducono in una facile via di accesso o in un’incompatibilità con i sistemi moderni, compreso l’hardware.
Integrazioni limitate
Anche le integrazioni possono creare problemi. Si tratta di sistemi che consentono di collegare il software o l’hardware direttamente al sistema telefonico, il che può accelerare significativamente la produttività. Ad esempio, si potrebbe voler collegare un helpdesk o un CRM al sistema telefonico, in modo da poter chiamare rapidamente, direttamente dal software. Una mancanza di buone integrazioni può comportare errori, chiamate sbagliate e persino zero funzioni di segnalazione, riducendo l’efficacia del team. In questo caso, è sicuramente il momento di valutare le potenzialità di un buon sistema di telefonia basato sul cloud.
Limitata capacità di lavorare da remoto
Il lavoro a distanza è un’opportunità fondamentale per molte aziende e, sebbene non sia possibile per tutti i settori, è sicuramente un vantaggio importante per chi svolge principalmente attività d’ufficio o di vendita. Lavorare da casa aiuta a fidelizzare il personale, ma rende anche più facile avere una forza lavoro più diversificata e diffusa: in Wildix lavoriamo prima di tutto da remoto, perciò molte persone lavorano da casa da tutto il mondo. Ciò significa che possiamo assumere persone da qualsiasi regione. Molti PBX hardware rendono molto difficile lavorare da remoto, poiché le persone devono accedere alle loro comunicazioni con le VPN e spesso la connessione è lenta.
Mancanza di scalabilità
Inoltre, un PBX hardware può rendere difficile l’aggiunta di nuovi utenti in modo rapido e semplice. Se si dispone di una sede fisica dove si trova il PBX, si deve trattare ogni nuovo ufficio satellite come una sede completamente nuova, che richiede un hardware più costoso installato in loco, oppure tutti gli utenti di un ufficio satellite devono collegarsi da remoto alla sede principale. Anche in questo caso, ciò può comportare notevoli inefficienze e frustrazioni, soprattutto se l’ufficio centrale è soggetto a regolari tempi di inattività. Spesso, un PBX hardware è limitato anche a un certo numero di chiamate simultanee, rendendo molto più difficile espandere un’attività in modo efficiente.
Nessuna funzionalità mobile
Quasi tutti hanno un telefono cellulare ora, ma è difficile sincronizzare un PBX hardware con un telefono cellulare. Ciò significa che chi è fuori sede deve anche fornire un numero di cellulare se desidera essere raggiungibile. Con un sistema cloud, è facile scaricare un’applicazione e avere il proprio numero di lavoro ovunque ci si trovi, insieme a funzioni di reporting e a tutto ciò che serve.
Funzionalità avanzate
Le funzionalità avanzate possono includere gruppi di chiamate e la possibilità di impostare priorità specifiche quando le persone effettuano la chiamata. Alcuni PBX hardware non sono in grado di gestire la risposta vocale interattiva (IVR) o le crescenti esigenze dell’IA e quasi nessuno si integra con il sito web. Anche la segreteria telefonica per e-mail o l’inoltro di chiamate può essere difficile o impossibile con alcuni sistemi hardware. Se non si riesce a fare tutto questo, è probabile che il sistema debba essere sostituito.
Vulnerabilità di sicurezza
La sicurezza è una delle principali preoccupazioni per molte aziende e, con l’aumento di gravi minacce informatiche che possono portare al blocco dell’intera attività, i gestori delle assicurazioni insistono sempre di più sulla necessità di disporre di sistemi di comunicazione di alta qualità. La maggior parte dei PBX hardware non richiede l’autenticazione a due fattori o sistemi costosi per renderli meno vulnerabili. Inoltre, un sistema archiviato all’interno del proprio ufficio spesso non ha la capacità di monitoraggio continuo per bloccare le minacce prima che diventino un problema.
In conclusione, uno qualsiasi di questi problemi potrebbe essere un segnale che il proprio sistema telefonico deve essere sostituito. Nel caso in cui la vostra azienda ne abbia più di uno, è sicuramente il momento di verificare in che modo un sistema di comunicazione in cloud, come quello fornito da Wildix, possa apportare notevoli benefici alla vostra attività, renderla più sicura e semplificare la vita a voi e ai vostri dipendenti.
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