Il sistema di comunicazione di un’azienda è fondamentale, ma quand’è stata l’ultima volta che avete controllato il vostro? Milioni di aziende in tutto il mondo utilizzano sistemi obsoleti, e buona parte di queste ha un sistema telefonico di più di 20 anni. Tutto questo si traduce nella possibilità di lasciarsi sfuggire le ultime tecnologie, che potrebbero invece migliorare significativamente la vostra attività e la vostra efficienza.
Che Cos’è un Sistema Telefonico?
Non si tratta solo di telefoni. Si tratta di tutti i sistemi utilizzati per le comunicazioni in tempo reale, che si tratti di video, live chat o anche del vostro telefono, per l’appunto. Può essere il telefono sulla scrivania o quello che si tiene in tasca (se ha una stazione di ricarica). In definitiva, tutto è controllato da quello che viene chiamato PBX, un centralino privato. Questo divide le linee telefoniche e consente di avere più telefoni in azienda.
Il concetto di sistema telefonico è più complesso: non deve necessariamente includere un telefono fisico. I telefoni possono essere fisici o basati su software, accessibili dal computer o dal telefono cellulare.
I Danni si Accumulano
I sistemi telefonici vecchio stile, come quelli di Avaya, Toshiba, NEC, Panasonic o Samsung, spesso richiedono un hardware fisico, che si degrada lentamente. I motivi per cui si deteriorano sono:
- Piccole sovratensioni che danneggiano i circuiti.
- Polvere e residui che intasano il sistema di ventilazione.
- Problemi termici che provocano l’espansione/contrazione del metallo.
- I circuiti stampati che diventano fragili e si rompono.
È raro che sia un unico grande evento a causare i guasti. Al contrario, le funzionalità si riducono lentamente, rallentando l’attività.
Inoltre, con l’invecchiamento, questi sistemi devono spesso fare di più con le limitate capacità di cui dispongono. Se, ad esempio, si dispone di un vecchio computer con Windows XP, si scoprirà che non è più in grado di eseguire molti software moderni, perché i requisiti hardware sono aumentati drasticamente negli ultimi 20 anni. Lo stesso vale per il PBX hardware che è al centro del vostro sistema telefonico.
Inoltre, è davvero inefficiente avere a disposizione server e hardware fisici. Sono un possibile elemento di rottura per la vostra azienda e se una parte del sistema si guasta, l’intero sistema va in tilt. Non è l’ideale.
Se ci sono stati cali di tensione, guasti, rallentamenti o interruzioni delle chiamate, è arrivato il momento di cambiare il sistema telefonico.
Non Può Fare Ciò di Cui Avete Bisogno
Come altre parti della vostra attività, il sistema telefonico deve fornire un vantaggio. Non basta più avere un semplice numero di telefono. Occorre essere in grado di comunicare su tutti i canali: voce, video e testo. Questo perché le persone, spesso, vogliono vedere le persone con cui stanno parlando, e ora questa possibilità è reale.
Il sistema telefonico (in realtà, il sistema di comunicazione) deve essere unificato con altri sistemi aziendali. E questo si può ottenere facilmente con le moderne soluzioni.
Questa uniformazione implica che, quando qualcuno chiama, è possibile accedere al sistema di prenotazione o magari chiamare le persone direttamente dal database dei clienti. Non si tratta solo di unificare voce e video. L’obiettivo è di unificare il più possibile il software utilizzato.
Si può cliccare su un semplice tasto del software di gestione dei clienti e chiamare immediatamente il cliente. Oppure, è possibile aggiungere un telefono cellulare o un citofono al sistema telefonico. Forse si desidera migliorare la registrazione e la gestione delle chiamate da un’unica postazione. Anche un monitoraggio del sistema!
È una vera seccatura avere a che fare con un PBX fisico, specialmente uno di 10 o 20 anni fa.
Le aziende hanno bisogno di un sistema di comunicazione completo e adatto alle proprie esigenze, che semplifichi la vita.
Sta Diventando Costoso
La manutenzione dei sistemi legacy non è una vera e propria scienza. È diventata una forma d’arte. Purtroppo, gli artisti si fanno pagare e sono consapevoli che le chiamate sono indispensabili.
I sistemi legacy saranno sempre costosi e gran parte del costo deriva dal tentativo di renderli sicuri. L’inserimento di VPN, SBC, livelli di sicurezza aggiuntivi e patch ad ogni aggiornamento richiede spesso l’intervento di un operatore, e questo ha un costo.
Quel che è peggio è che alcuni sistemi PBX non vengono più aggiornati perché sono giunti al termine del loro ciclo di utilizzo. Questo rende l’assicurazione più costosa, soprattutto perché gli assicuratori sono sempre più consapevoli dei costi degli attacchi informatici. Se non si dispone di un sistema conforme, l’assicurazione sarà molto costosa o non offrirà alcuna copertura.
Anche la sostituzione di un disco rigido SAS su un server legacy costa tempo e denaro, che potrebbe essere speso meglio per aspetti più redditizi della propria attività.
Tutto questo si traduce in continui costi di gestione per qualcosa che è già stato pagato molto.
Le Comunicazioni Unificate sono la Risposta?
Le Comunicazioni Unificate sono un nuovo modo di creare sistemi di comunicazione, che riunisce tutte le parti coinvolte. Permette alle aziende di integrare i sistemi tra loro per accelerare i processi aziendali essenziali e semplifica le attività.
Con questo, vogliamo dire che tutte queste piccole efficienze si sommano.
La contea di Athens, in Georgia, ha scoperto di aver risparmiato un’ora al giorno per dipendente grazie a una maggiore efficienza e a funzionalità più efficaci: il solo fatto di poter cercare immediatamente le persone e il numero di telefono ha permesso di risparmiare molto tempo. In questo modo, i dipendenti dedicano meno tempo a semplici attività amministrative e più tempo a lavorare per la comunità, cosa impossibile con il vecchio sistema Avaya.
Un sistema di comunicazione unificato ha cambiato il loro modo di lavorare, consentendo il lavoro a distanza, se necessario, e un modello di lavoro ibrido, se richiesto. Inoltre, ha fornito ai dipendenti numeri aziendali da utilizzare sui propri telefoni.
Il sistema aggiornato ha reso più facile svolgere le attività necessarie. E questo è il bello delle Comunicazioni Unificate.
Per maggiori informazioni sui sistemi di comunicazione unificata, compila il form a questo link!
Per maggiori informazioni, registrati per ricevere gratuitamente il nostro magazine!