Cos'è un sistema PBX Hosted

La comunicazione è la pietra miliare delle aziende di successo. Mentre le aziende adottano sempre più spesso soluzioni cloud per semplificare le operazioni, il sistema PBX ospitato è emerso come una soluzione potente e conveniente per trasformare i sistemi telefonici tradizionali. Che tu sia un piccolo imprenditore o un’azienda di grandi dimensioni, conoscere il PBX ospitato può permetterti di modernizzare la tua infrastruttura di comunicazione e di essere all’avanguardia rispetto alla concorrenza.

Come funziona un centralino in hosting?

La tecnologia alla base dei centralini in hosting

In sostanza, un sistema PBX in hosting sposta la responsabilità della gestione di un sistema telefonico dall’hardware in sede a un servizio basato sul cloud. Invece di mantenere le apparecchiature fisiche in loco, le aziende utilizzano la connettività internet per accedere ai servizi di telefonia del provider. Questa configurazione sfrutta la tecnologia VoIP, che converte i segnali vocali in dati digitali che possono essere trasmessi via internet. Con un sistema PBX in cloud, le chiamate sono gestite da server virtuali, che permettono di ottenere funzioni robuste senza dover ricorrere a costosi investimenti hardware.

Il ruolo di Internet

Internet è la linfa vitale di un sistema PBX in hosting. A differenza dei sistemi PBX tradizionali, che si basano su linee telefoniche dedicate e connessioni fisiche, i sistemi PBX ospitati utilizzano connessioni a banda larga o in fibra. Questo approccio digitale non solo riduce la complessità dell’installazione, ma permette anche una perfetta integrazione con altri strumenti di comunicazione basati sul cloud. Poiché le aziende continuano ad abbracciare il lavoro a distanza e la flessibilità, l’utilizzo di internet per la telefonia offre l’affidabilità e l’agilità necessarie nell’ambiente frenetico di oggi.

Confronto tra PBX in hosting e PBX tradizionali

Quando si considera la possibilità di passare da un sistema PBX tradizionale a una soluzione PBX in hosting, è importante valutare le differenze:

Efficienza dei costi: i sistemi tradizionali spesso richiedono notevoli investimenti iniziali in hardware, installazione e manutenzione continua. Un centralino in hosting elimina molti di questi costi offrendo un modello basato su abbonamento, spesso chiamato modello OpEx.
Scalabilità: L’aggiunta o la rimozione di linee e funzioni in un sistema in hosting può essere effettuata rapidamente e da remoto, a differenza delle strutture rigide dei sistemi PBX tradizionali.
Set di funzioni: le moderne soluzioni di centralino in hosting sono dotate di gestione avanzata delle chiamate, funzionalità di integrazione e analisi cloud-driven che forniscono approfondimenti sulle tendenze della comunicazione.
Manutenzione e assistenza: Con i sistemi tradizionali, qualsiasi problema tecnico potrebbe richiedere una manutenzione in loco. I fornitori di PBX in hosting, invece, possono gestire gli aggiornamenti, la sicurezza e la risoluzione dei problemi da remoto, garantendo un’interruzione minima delle tue attività.

4 Caratteristiche principali dei sistemi PBX in hosting

Scalabilità e flessibilità

Uno dei principali vantaggi di un sistema telefonico PBX in hosting è la sua capacità di scalare in base alla crescita della tua azienda. Che tu sia una start-up in rapida espansione o un’azienda consolidata che vuole ottimizzare le proprie operazioni, i sistemi PBX in hosting sono progettati per adattarsi alle tue esigenze in continua evoluzione. Puoi aggiungere facilmente nuovi utenti o linee senza dover ricorrere a installazioni fisiche: si tratta quindi di una soluzione flessibile che si evolve insieme alla tua azienda. Questa scalabilità è particolarmente preziosa per le aziende che subiscono fluttuazioni stagionali o che intendono entrare in nuovi mercati.

Mobilità e accesso remoto

Con un sistema basato sul cloud, i dipendenti possono utilizzare qualsiasi dispositivo connesso a internet — smartphone, tablet o laptop — per effettuare e ricevere chiamate. In questo modo, se il tuo team lavora da casa, è in viaggio o opera da una postazione remota, può mantenere una comunicazione continua senza essere legato a un ufficio fisico.

La flessibilità dei sistemi PBX in hosting si traduce in una maggiore produttività. I dipendenti possono accedere a tutte le funzioni di comunicazione, come la segreteria telefonica, l’inoltro delle chiamate e la risposta vocale interattiva (IVR), anche in mobilità, assicurando che nessuna chiamata o messaggio importante venga perso. Questo livello di mobilità favorisce anche un ambiente di lavoro dinamico, consentendo alle aziende di adattarsi rapidamente alle mutevoli esigenze e di supportare in modo efficiente una forza lavoro distribuita.

Eliminando i vincoli dei sistemi tradizionali basati sull’hardware, il centralino in hosting offre una soluzione scalabile e agile che soddisfa le esigenze della moderna comunicazione aziendale. L’adozione di questa tecnologia non solo favorisce un team più connesso e reattivo, ma prepara anche la tua organizzazione a prosperare in un futuro di comunicazione a distanza.

Gestione e instradamento avanzato delle chiamate

Le moderne soluzioni di centralino in hosting, come Wildix, offrono una serie di sofisticate funzioni di gestione delle chiamate progettate per migliorare il servizio clienti e l’efficienza operativa. Queste funzioni spesso includono:

Inoltro e reindirizzamento delle chiamate: Indirizza automaticamente le chiamate al reparto o alla persona appropriata, assicurando che ogni richiesta dei clienti venga gestita tempestivamente.
Risposta vocale interattiva (IVR): Consente ai chiamanti di navigare attraverso un sistema di menu per raggiungere l’interno o il reparto corretto senza alcun intervento manuale.
Accodamento delle chiamate e gestione dell’overflow: Gestisci in modo efficiente gli alti volumi di chiamate inserendole in una coda e distribuendole in modo uniforme tra gli agenti disponibili.
Reporting dettagliato e analisi: Ottieni informazioni sui modelli di chiamata, sulla durata e sui momenti di picco, che possono informare le decisioni sul personale e migliorare la qualità complessiva del servizio.

Integrando questi strumenti di gestione delle chiamate, i sistemi PBX in hosting aiutano a semplificare la comunicazione e a ridurre i tempi di attesa, contribuendo a rendere l’esperienza del cliente più professionale e reattiva.

Integrazione con altri strumenti di comunicazione

Un’altra caratteristica di spicco dei sistemi telefonici PBX in hosting, come quelli di Wildix, è la loro capacità di integrarsi perfettamente con diverse applicazioni aziendali. Se utilizzi un software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o altri strumenti digitali, un sistema PBX in cloud può essere configurato per lavorare in tandem con queste soluzioni. Questa integrazione non solo semplifica il flusso di lavoro, ma garantisce anche che i dati importanti delle chiamate siano facilmente accessibili su più piattaforme. Ad esempio, quando un cliente chiama, le sue informazioni possono comparire automaticamente nel tuo CRM, fornendo al tuo team di assistenza il contesto necessario per offrire un servizio personalizzato.

Vantaggi della scelta di un centralino in hosting

Risparmio sui costi e riduzione della manutenzione

Per molte aziende, uno dei vantaggi più interessanti di un sistema PBX in hosting è il potenziale di risparmio economico. Con i sistemi PBX tradizionali, la necessità di hardware specializzato, di manutenzione regolare e di assistenza tecnica in loco può comportare spese operative elevate. Le soluzioni PBX in hosting, invece, funzionano con un modello basato su abbonamento che include manutenzione, aggiornamenti e assistenza come parte del pacchetto di servizi. Questo cambiamento non solo riduce le spese di capitale, ma ottimizza anche il budget trasformando i costi di riparazione imprevedibili in un canone mensile fisso.

Mobilità potenziata e supporto al lavoro remoto

I dipendenti si aspettano sempre di più la flessibilità di lavorare da qualsiasi luogo. I sistemi PBX in hosting supportano intrinsecamente il lavoro a distanza, poiché si basano sulla tecnologia cloud piuttosto che su installazioni fisiche. Con una semplice connessione a internet, i dipendenti possono accedere all’intera suite di strumenti di comunicazione indipendentemente dalla loro posizione. Questa maggiore mobilità non solo favorisce la continuità aziendale durante le interruzioni, ma contribuisce anche a migliorare la soddisfazione e la produttività dei dipendenti.

Miglioramento dell’affidabilità e del disaster recovery

L’affidabilità è un fattore critico in qualsiasi sistema di comunicazione. I fornitori di centralini in hosting investono molto in sistemi ridondanti e protocolli di sicurezza avanzati per garantire che il tuo servizio telefonico rimanga operativo, anche in caso di disastro. Grazie ai centri dati distribuiti e ai meccanismi di failover, i sistemi PBX in hosting offrono un livello di affidabilità difficilmente raggiungibile con i sistemi tradizionali. Questa solida capacità di disaster recovery riduce al minimo i tempi di inattività e salvaguarda le comunicazioni aziendali, assicurando che le tue operazioni possano continuare senza interruzioni durante le emergenze.

Come scegliere il giusto fornitore di PBX in hosting

Criteri essenziali per la valutazione dei fornitori

La scelta di un provider di centralini in hosting è una decisione critica che può avere implicazioni a lungo termine per le comunicazioni aziendali. Quando valuti i potenziali fornitori, prendi in considerazione i seguenti criteri:

Reputazione ed esperienza: Cerca fornitori con una solida esperienza e testimonianze positive dei clienti. L’esperienza nella gestione di soluzioni di telefonia basate sul cloud è un indicatore chiave di affidabilità.
Accordi sul livello di servizio (SLA): Assicurati che il fornitore offra SLA chiari e completi che illustrino le garanzie di uptime, i tempi di risposta e i protocolli di assistenza.
Misure di sicurezza: Con le minacce informatiche in aumento, sono essenziali solidi protocolli di sicurezza. Il tuo provider dovrebbe offrire crittografia, controlli di sicurezza regolari e conformità agli standard del settore.
Personalizzazione e integrazione: la capacità di integrarsi con i sistemi esistenti e di adattare le funzionalità alle tue esigenze aziendali è fondamentale. Chiedi se il fornitore supporta l’integrazione con sistemi CRM, strumenti di collaborazione e altre applicazioni aziendali.

Domande da porre ai potenziali fornitori

Prima di impegnarsi in un servizio di centralino in hosting, è bene avviare una discussione approfondita con i potenziali fornitori. Considera di porre le seguenti domande:

In che modo il tuo sistema PBX in hosting garantisce la qualità delle chiamate e riduce al minimo la latenza, soprattutto per i team remoti?
Quali sono i meccanismi di backup e disaster recovery per garantire un servizio ininterrotto?
Il tuo sistema è facilmente scalabile per adattarsi alla crescita futura o alla domanda stagionale?
Che tipo di assistenza clienti è disponibile e come gestite i problemi di servizio o le interruzioni?

Queste domande possono aiutarti a valutare le capacità del fornitore e ad assicurarti che sia in grado di soddisfare le tue esigenze aziendali.

Valutare l’assistenza clienti e gli SLA

Un’assistenza clienti affidabile è essenziale quando si tratta di sistemi di comunicazione che hanno un impatto diretto sulle attività della tua azienda. Quando valuti un fornitore, prendi nota di:

Disponibilità: L’assistenza è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e attraverso quali canali (telefono, chat, e‑mail)?
Tempi di risposta: Quanto velocemente il fornitore risponde ai problemi tecnici o alle richieste di assistenza?
Recensioni dei clienti: Cerca le testimonianze dei clienti e i casi di studio per farti un’idea della reputazione del fornitore di assistenza.

Un provider che dà priorità all’assistenza clienti e offre SLA solidi ha maggiori probabilità di fornire un servizio di centralino in hosting stabile e affidabile che soddisfi le esigenze della tua azienda.

Implementare il tuo sistema PBX in hosting

I passi per implementare con successo un centralino in hosting

Il passaggio a un sistema PBX in hosting richiede un’attenta pianificazione ed esecuzione. Ecco i passi fondamentali per garantire un’implementazione senza problemi:

Valutazione e pianificazione: Valuta le tue attuali esigenze di comunicazione e identifica le aree in cui un sistema PBX in hosting può aggiungere valore. Considera fattori come il numero di utenti, il volume delle chiamate e le funzionalità richieste.
Selezione del fornitore: In base alla tua valutazione, seleziona un provider di PBX in hosting che soddisfi i tuoi criteri di scalabilità, affidabilità e assistenza clienti.
Preparazione della rete: Assicurati che la tua infrastruttura internet sia abbastanza solida da gestire il traffico VoIP. Ciò può comportare l’aumento della larghezza di banda o l’implementazione di protocolli di qualità del servizio (QoS) per dare priorità ai dati delle chiamate. Un MSP può aiutarti a farlo.
Configurazione e integrazione: Collabora con il tuo fornitore per configurare il sistema PBX in hosting in base alle tue esigenze aziendali. Questa fase spesso include l’integrazione del sistema con gli strumenti software esistenti, come le piattaforme CRM o le applicazioni di collaborazione.
Formazione e Onboarding: Fornisci al tuo team la formazione necessaria per utilizzare il nuovo sistema in modo efficace. Sessioni dettagliate di onboarding possono aiutare i dipendenti a passare senza problemi e a massimizzare i vantaggi del PBX in hosting.
Test e ottimizzazione: Prima della messa in funzione, esegui dei test approfonditi per assicurarti che la qualità delle chiamate e la funzionalità del sistema soddisfino le tue aspettative. Dopo l’implementazione, monitora costantemente le prestazioni e apporta le modifiche necessarie.

Formazione e inserimento del personale

Il successo della transizione a un sistema PBX in hosting non si esaurisce con l’implementazione tecnica, ma richiede anche un’efficace formazione e l’avvio del personale. Assicurati che i tuoi dipendenti capiscano come utilizzare le nuove funzioni, come il trasferimento di chiamata, la segreteria telefonica e gli strumenti di integrazione. Prendi in considerazione l’idea di organizzare dei workshop o di fornire dei tutorial online che illustrino le funzionalità del sistema, per garantire che tutti si sentano sicuri nell’utilizzo della nuova tecnologia fin dal primo giorno.

Gestione e ottimizzazione continua

Anche dopo un’implementazione di successo, la gestione di un sistema PBX in hosting è un processo continuo. Le revisioni e le ottimizzazioni regolari sono fondamentali per garantire che la tua infrastruttura di comunicazione si evolva insieme alle tue esigenze aziendali. Monitora l’analisi delle chiamate, raccogli il feedback degli utenti e resta in stretto contatto con il tuo provider per risolvere tempestivamente qualsiasi problema. In questo modo, non solo manterrai un’elevata qualità del servizio, ma potrai anche sfruttare le nuove funzionalità che si renderanno disponibili.

Prezzi del centralino in hosting

In genere, il costo del PBX che scegli dipenderà dal modello che desideri. Ci sono tre modi principali in cui gli MSP e i fornitori applicano i costi:

Per utente, al mese
Chiamate simultanee
CapEx

Per utente, al mese

Molti fornitori di centralini in hosting offrono un modello di prezzo per utente e per mese, in cui si paga una tariffa fissa per ogni utente del sistema. Questo modello è popolare per la sua semplicità e prevedibilità. Permette alle aziende di scalare facilmente i loro sistemi di comunicazione in base alla crescita, semplicemente aggiungendo altri utenti all’abbonamento. Con questo approccio, i costi sono direttamente collegati al numero di utenti, il che lo rende ideale per le organizzazioni che preferiscono un modello di spese operative semplici.

Il costo può variare da 5 a 200 dollari per utente, a seconda dei sistemi necessari.

Chiamate simultanee

Un’altra struttura tariffaria comune è quella basata sul numero di chiamate simultanee. Invece di pagare per ogni utente, si paga per il numero di chiamate che possono avvenire contemporaneamente. Questo approccio spesso non è ideale. Invece di allineare i costi all’utilizzo effettivo o al numero di utenti, ti costringe a prevedere la capacità di picco delle chiamate, un esercizio difficile e spesso impreciso. Questo modello può portare a costi più alti del previsto se il picco di utilizzo supera le stime o a sprechi se acquisti una capacità che rimane inutilizzata. Inoltre, la tariffazione delle chiamate simultanee può complicare la definizione del budget e la scalabilità, in quanto non riflette la realtà quotidiana di molte aziende moderne che non utilizzano costantemente l’intera capacità di chiamata.

Il costo può variare da 5 dollari per utente a 40 dollari, anche se con notevoli limitazioni e senza includere l’accesso alle reti telefoniche. L’assistenza potrebbe non essere inclusa, soprattutto nella fascia bassa.

CapEx

La tariffazione delle spese in conto capitale comporta un investimento iniziale significativo in hardware e infrastrutture, che può mettere a dura prova i bilanci e limitare la flessibilità. Questo modello vincola il capitale in beni che si deprezzano nel tempo e spesso comporta costi di manutenzione e aggiornamento imprevisti. Inoltre, la rigidità dei prezzi CAPEX può ostacolare la tua capacità di scalare rapidamente o di adottare nuove tecnologie, rendendoli un’opzione meno interessante nell’attuale panorama delle comunicazioni in rapida evoluzione.

Può trattarsi di migliaia di dollari di costi di installazione e di spese continue per mantenere l’accesso alle reti telefoniche.

Tendenze future dei centralini in hosting

L’impatto delle tecnologie emergenti

Il panorama tecnologico è in continua evoluzione e i sistemi PBX ospitati non fanno eccezione. Innovazioni come l’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico stanno giocando un ruolo importante nell’ottimizzazione dell’instradamento delle chiamate, nell’automazione dell’assistenza clienti e nella previsione dei volumi di chiamata. Queste tecnologie emergenti hanno il potenziale per trasformare il modo in cui le aziende gestiscono la comunicazione, offrendo approfondimenti sul comportamento dei clienti e semplificando le attività di routine. Inoltre, i progressi del cloud computing e della connettività 5G promettono di migliorare ulteriormente le prestazioni e l’affidabilità dei sistemi PBX in hosting.

Previsioni sul futuro della comunicazione aziendale

Mentre le aziende continuano ad adattarsi all’era digitale, il futuro della comunicazione vedrà probabilmente un’evoluzione dei sistemi PBX ospitati che incorporeranno funzioni ancora più sofisticate. Ecco alcune previsioni su ciò che si prospetta all’orizzonte:

Maggiore integrazione delle comunicazioni unificate: i confini tra voce, video, messaggistica e strumenti di collaborazione continueranno a sfumare, offrendo un’esperienza unificata e senza soluzione di continuità.
Maggiore personalizzazione: Grazie all’accesso a un maggior numero di dati e a un’analisi più intelligente, i sistemi PBX in hosting possono offrire soluzioni di instradamento delle chiamate e di assistenza clienti personalizzate in base alle preferenze individuali.
Maggiore attenzione alla sicurezza: Poiché le minacce informatiche diventano sempre più sofisticate, i provider rafforzeranno ulteriormente le funzioni di sicurezza, assicurando che i tuoi canali di comunicazione rimangano sicuri.
Soluzioni sostenibili ed eco-compatibili: Con le aziende sempre più attente alla sostenibilità, le soluzioni basate sul cloud, come il centralino in hosting, possono ridurre il consumo energetico e l’impatto ambientale della manutenzione dell’infrastruttura fisica.

Rimanere al passo con una soluzione PBX in hosting

Per le aziende che vogliono rimanere competitive, l’adozione di una soluzione PBX in hosting è molto più di un semplice aggiornamento tecnologico: è un investimento strategico per una comunicazione a prova di futuro. Se oggi abbracci i sistemi telefonici basati sul cloud, puoi assicurarti che la tua azienda sia ben preparata per le esigenze di domani. Man mano che emergono nuove funzionalità e il panorama tecnologico continua a evolversi, un sistema PBX in hosting offre l’agilità e la scalabilità necessarie per adattarsi, mantenendo la comunicazione aziendale all’avanguardia.

Soluzioni PBX in hosting Wildix per la tua azienda

L’evoluzione dai sistemi PBX tradizionali alle soluzioni PBX in hosting rappresenta un cambiamento significativo nel modo in cui le aziende affrontano la comunicazione. Grazie a vantaggi quali il risparmio sui costi, una maggiore mobilità, una migliore affidabilità e un’ampia gamma di funzioni avanzate, i sistemi PBX in hosting sono perfettamente in grado di soddisfare le esigenze delle aziende moderne. Se stai pensando di passare a questo sistema, ricordati di valutare attentamente i fornitori, di pianificare meticolosamente l’implementazione e di ottimizzare continuamente il sistema per garantirne i massimi benefici.

I vantaggi di queste tecnologie stanno portando cambiamenti in tutti i settori e Wildix è in prima linea in questa trasformazione. Scegliendo oggi una soluzione di centralino in hosting, posizionerai la tua azienda per trarre il massimo vantaggio dalle innovazioni di domani: AI, comunicazioni unificate e potenti integrazioni. Lascia che Wildix sia il tuo partner di fiducia in questa transizione e che ti fornisca soluzioni di comunicazione affidabili, scalabili e innovative, progettate per aiutare la tua azienda a prosperare in un panorama in continua evoluzione. Scopri perché le nostre soluzioni migliori sono il modo migliore per costruire la tua azienda!

Domande frequenti

Cos’è un sistema PBX in hosting?

Un sistema PBX in hosting è una soluzione telefonica basata sul cloud che sposta le tradizionali funzionalità del centralino su internet. Invece di affidarsi al costoso hardware in sede, utilizza la tecnologia VoIP per gestire le chiamate tramite server remoti. Questa configurazione non solo riduce i costi dell’infrastruttura fisica, ma offre anche funzionalità avanzate come l’instradamento delle chiamate, l’analisi e la perfetta integrazione con altri strumenti di comunicazione digitale.

Quali sono i modelli di prezzo disponibili per le soluzioni PBX in hosting?

I prezzi dei centralini in hosting sono generalmente offerti in vari modelli per soddisfare le diverse esigenze aziendali:

Per utente, per mese: Un modello semplice che prevede l’addebito di un costo fisso per ogni utente, rendendo facile la scalabilità in base alla crescita del tuo team.
Chiamate simultanee: le tariffe si basano sul numero di chiamate che possono essere gestite contemporaneamente. Tuttavia, questo approccio richiede spesso la previsione dei picchi di capacità di chiamata, il che può portare a pagare troppo per la capacità inutilizzata o a dover affrontare costi imprevisti durante i periodi di traffico elevato.
Prezzi caPEx: Comporta un grande investimento iniziale in hardware e infrastruttura, che può vincolare il capitale e comportare maggiori costi di manutenzione a lungo termine, riducendo la flessibilità e la scalabilità.

In che modo i sistemi PBX in hosting supportano la mobilità e il lavoro a distanza?

I sistemi Hosted PBX sono progettati per la forza lavoro mobile e remota di oggi. Permettono ai dipendenti di effettuare e ricevere chiamate da qualsiasi dispositivo, sia esso uno smartphone, un tablet o un laptop, utilizzando una connessione internet. Questo garantisce una comunicazione continua indipendentemente dal luogo in cui si trovano e migliora la produttività grazie a funzioni come l’inoltro delle chiamate, la segreteria telefonica e l’integrazione con gli strumenti di collaborazione in movimento.

Come faccio a scegliere il giusto fornitore di PBX in hosting?

La scelta di un fornitore comporta la valutazione di diversi fattori chiave:

Reputazione ed esperienza: Cerca fornitori con una comprovata esperienza e un feedback positivo da parte dei clienti.
Accordi sul livello di servizio (SLA): Assicurati che il fornitore garantisca tempi di attività elevati, tempi di risposta rapidi e un’assistenza clienti affidabile.
Sicurezza e conformità: Sono essenziali misure di sicurezza solide, come la crittografia e controlli regolari.

Integrazione e personalizzazione: la soluzione deve integrarsi perfettamente con gli strumenti esistenti (come i sistemi CRM) e offrire la scalabilità necessaria per soddisfare la tua crescita.

Porre domande dettagliate sulla qualità delle chiamate, sui sistemi di backup e sull’assistenza nei momenti di picco può aiutarti a scegliere un fornitore in linea con le tue esigenze aziendali.

Per maggiori informazioni, registrati per ricevere gratuitamente il nostro magazine!

Social Sharing