Wildix vs Google Meet: tra i due, quale scegliere?

Le persone hanno passato mesi e mesi a doversi incontrare in modo virtuale e non sorprende che sul mercato sia disponibile un’infinità di prodotti di videoconferenza freemium.

Abbiamo già esaminato la più grande di queste opzioni freemium, Zoom, e abbiamo discusso del perché la sua scarsa ottimizzazione e la mancanza di sicurezza lo rendano una scelta mediocre per l’uso aziendale. Ora è il momento di esaminare un altro importante nome emergente nello spazio freemium: Google Meet.

Se utilizzi quasi tutti i prodotti Google, da Gmail al motore di ricerca, è difficile che tu non abbia sentito parlare di Meet. In precedenza un servizio esclusivamente a pagamento, Meet ora ha un’opzione gratuita, il che lo rende senza dubbio un servizio allettante per chi ha bisogno di una soluzione video.

Quindi, quanto è efficace questa soluzione video paragonata a quella di Wildix?

 

Caratteristiche a confronto

Il modo migliore per confrontare questi due prodotti è semplicemente esaminarne le caratteristiche. Diamo un’occhiata a quelle di entrambi.

 

  1. Video

Ovviamente, l’attrazione principale di Google Meet è la caratteristica maggiormente pubblicizzata: la videoconferenza. Da un primo esame, questa funzione sembra abbastanza efficiente, come ci si aspetterebbe da un prodotto Google.

Tuttavia, Wildix presenta notevoli differenze rispetto a Meet in termini di video.

Innanzitutto, mentre Wildix regola automaticamente la qualità dell’output video in base alla velocità di Internet, Meet imposta la qualità del video alla risoluzione standard di 360p. Con Google Meet, per aumentare la qualità fino all’HD, devi regolare manualmente le impostazioni della videocamera.

In secondo luogo, quando si utilizza la versione gratuita di Meet, per poter accedere alla conferenza, tutti i partecipanti devono accedere a un account G Suite e le videochiamate sono limitate a 1 ora. Queste limitazioni vengono rimosse per le licenze a pagamento.

Terzo, Meet è più limitato quando si tratta di supporto del browser web. Lo strumento è utilizzabile su Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge e Apple Safari solo su desktop; Wildix, invece, è disponibile su qualsiasi browser supportato da HTML5, quindi funziona su tutti e quattro i browser menzionati in precedenza, nonché su Opera e molti altri browser indipendenti, sia su desktop che su dispositivi mobili.

Quarto, Meet limita il numero dei partecipanti alla conferenza: la versione gratuita, così come le licenze di base e aziendali, sono limitate a 100 partecipanti; la licenza premium enterprise può ospitarne fino a 250. Wildix invece supporta un numero illimitato di partecipanti, indipendentemente dal tipo di licenza.

 

  1. Chat in conferenza

Questa è una funzionalità disponibile su Meet, ma decisamente poco personalizzata.  Meet include una finestra di chat nelle conferenze, ma tutto ciò che è possibile fare è chattare: le uniche opzioni qui sono inviare messaggi di testo all’intera conferenza o leggerli.

Wildix, invece, fa molto di più con la sua chat in conferenza. In una videoconferenza Wildix, gli utenti possono inviare messaggi privati ​​ad altri partecipanti e persino utilizzare la finestra di chat per condividere file con il gruppo. Inoltre è disponibile un pulsante dedicato per gli emoji dalla finestra della chat che invece, stranamente, non è disponibile su Google Meet.

 

  1. Condivisione dello schermo e controlli

La condivisione dello schermo, il controllo dei microfoni di altri utenti e l’utilizzo dei loro schermi sono funzioni supportate da Meet e da Wildix. Tuttavia, le funzionalità relative al controllo, in generale, sono più limitate in Meet: il software attualmente manca sia di una lavagna virtuale che di una funzione “alza la mano” (sebbene Google prometta che entrambe “arriveranno presto”).

Su Wildix, sono già incluse sia le lavagne bianche che la funzione “Alza la mano”, insieme a comodità aggiuntive come la trasmissione simultanea di video di YouTube e l’integrazione con YouTube e Facebook per i live streaming. 

Vale anche la pena confrontare le due opzioni software quando si tratta di scorciatoie da tastiera. Sebbene Meet e Wildix offrano entrambi varie funzioni, la versione di Wildix ne ha molte di più.

Scorciatoie da tastiera per entrambi i sistemi: Meet è a sinistra, Wildix è a destra.

Keyboard shortcuts di entrambi i sistemi: Meet sulla sinistra, Wildix sulla destra.

 

  1. Sicurezza

Diversamente dal confronto tra Wildix e Zoom, con Meet ci sono relativamente poche differenze di sicurezza da considerare. In quanto prodotto Google, Meet è un’offerta altamente sicura e, proprio come Wildix, utilizza WebRTC per stabilire connessioni sicure con i partecipanti alla conferenza.

Una curiosa differenza, tuttavia, è che Meet offre una “sicurezza maggiore” con la sua licenza aziendale più costosa: con questa opzione (ma non altre), gli utenti ottengono l’accesso a LDAP sicuro, single sign-on per app con archivio protetto di password e un centro di gestione della sicurezza.

Il motivo per cui queste funzionalità siano suddivise diversamente in base al livello di licenza non è chiaro, soprattutto considerando che Wildix offre una sicurezza completa e affidabile indipendentemente dal tipo di licenza implementato dagli utenti.

 

  1. Registrazione di conferenze

Qui raggiungiamo la più grande differenza tra Google Meet e Wildix, un aspetto che probabilmente impedirà a molti utenti di utilizzare il livello di licenza gratuito di Meet. Nello specifico, la versione gratuita di Meet non dispone di alcun mezzo per registrare e scaricare le videoconferenze.

L’omissione di questa funzione presenta numerosi problemi. Se i partecipanti non possono partecipare a una riunione video, avere una registrazione significa che possono comunque aggiornarsi rapidamente. Allo stesso modo, se qualcuno ha semplicemente bisogno di un aggiornamento su una conferenza, una registrazione rappresenta un mezzo conveniente per farlo. Poiché Meet non ha questa funzionalità nella sua versione gratuita, diventa immediatamente un’opzione molto meno praticabile per l’uso aziendale.

La registrazione è invece disponibile in Meet se si opta per una licenza a pagamento. Forse è scontato, ma con Wildix, l’opzione di registrare sia videoconferenze che chiamate solo audio (che non sono disponibili su Meet) è comodamente disponibile per tutte le licenze.

 

Valore complessivo

Con tutte queste funzionalità elencate, com’è il confronto generale tra Wildix e Meet?

Il punto di forza di Meet è lo stesso punto che attira gli utenti a Zoom: il prezzo (o la sua mancanza). Come detto in precedenza, Meet, sebbene presenti un’opzione a pagamento, è disponibile anche per l’uso gratuito. E per essere chiari, non c’è dubbio che sia popolare soprattutto per questo fattore.

Tuttavia, come abbiamo visto, quel “gratuito” ha delle limitazioni. Per prima cosa, l’utilizzo di Meet tramite la licenza gratuita limita tutte le videochiamate a solo 1 ora. Inoltre, l’utilizzo gratuito di Meet significa che i partecipanti non possono registrare le conferenze per vederle in un secondo momento.

Se usato per scopi aziendali, queste limitazioni eliminano del tutto il valore della licenza gratuita di Zoom. Quindi, vale la pena passare a una licenza a pagamento di Meet anziché pagare per Wildix?

La risposta a questa domanda dipenderà, ovviamente, dalla situazione individuale di ciascuna azienda. Ma in generale, è importante ricordare che la versione a pagamento di Meet fornisce relativamente poche funzionalità in più rispetto alla sua versione gratuita: per quanto ne sappiamo, i vantaggi sono limitati alla rimozione del limite di 1 ora per le videochiamate e alla possibilità per gli utenti di scaricare le videoconferenze, oltre a offrire agli utenti più spazio su Google Drive.

Oltre a questo, Google pubblicizza l’accesso ai programmi G Suite integrati (come Documenti, Gmail e Calendar) come parte di una licenza a pagamento. Tuttavia, poiché tutti questi servizi sono disponibili gratuitamente, è difficile considerarli davvero come funzionalità aggiuntive a nostro avviso.

Una licenza Wildix, invece, offre un sistema di videoconferenza più efficiente, l’accesso a una funzionalità di chat integrata disponibile al di fuori delle conferenze, una comoda condivisione di file, chiamate solo vocali, composizione telefonica integrata nel browser, segreteria telefonica e altro ancora. E, naturalmente, tutto questo oltre ad avere la funzione di chat di Kite disponibile sul tuo sito web e l’accesso a informazioni dettagliate sul traffico delle chiamate tramite CDR-View.

Tutto sommato, sembrerebbe che il motto di Google Meet sia “efficace ma semplice”. I livelli a pagamento potrebbero essere una scelta fattibile per un’azienda con esigenze limitate, sebbene la versione gratuita sia effettivamente utile solo per utenti non aziendali. Wildix, al contrario, offre una soluzione video molto più completa, oltre a numerosi strumenti di comunicazione altamente performanti.

Questa distinzione è importante perché le videochiamate non sono l’unico modo in cui comunicano i dipendenti che lavorano in modalità smart working, o anche quelli che lavorano in ufficio. Chat, chiamate vocali, chiamate a telefoni fissi e cellulari, condivisione di file e molti altri canali sono la chiave del successo di ogni impiegato. E il fatto è che Wildix offre tutto ciò, integrato in uno spazio insieme a uno strumento video, mentre Google Meet no.

Questo non vuole essere una raccomandazione definitiva per Wildix rispetto a Meet, ma ci sono comunque differenze cruciali da considerare quando si valutano le due piattaforme per esigenze aziendali.

Analisi dettagliata:

Wildix Google Meet
Durata della videochiamata illimitata             
  • Versione gratuita: limite di durata della videochiamata di 1 ora
  • Versione a pagamento: durata della videochiamata illimitata
Utenti di videochiamate illimitati  Fino a 100 partecipanti alla videochiamata nella maggior parte delle licenze; fino a 250 utenti per licenze aziendali
Funzioni “alza la mano” e lavagna  Entrambe le funzioni “in arrivo”
Utilizzabile in qualsiasi browser che supporti HTML5 (mobile o desktop) o come app  Utilizzabile nel browser (limitato alle versioni desktop di Chrome, Firefox, Edge e Safari) o come app
Funzioni chat, condivisione dello schermo e disattivazione dell’audio di altri utenti  Funzioni chat, condivisione dello schermo e disattivazione dell’audio di altri utenti
Condivisione di file in chat disponibile  Nessuna condivisione di file in chat; si possono condividere solo gli allegati nell’invito del calendario di Meet
Trasmissione simultanea di video di YouTube + integrazione con YouTube e Facebook per live streaming Non sono presenti funzionalità comparabili
Funzione di registrazione e download sicuri
  • Versione gratuita: nessuna capacità integrata di registrare le chiamate, anche se si utilizza la funzione di trascrizione automatica
  • Versione a pagamento: funzione di registrazione e download sicuri (nessuna possibilità di scaricare solamente le trascrizioni)
14 scorciatoie da tastiera 7 scorciatoie da tastiera 

 

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Rendi permanente il tuo home office

Alcuni studi hanno dimostrato che, ora più che mai, lavorare da casa è diventata un’opzione fattibile per le aziende di tutto il mondo. Poiché sempre più aziende hanno iniziato a riaprire gli uffici, molti dipendenti possono lavorare da casa pochi giorni alla settimana. Quando è esplosa la crisi sanitaria a livello globale, molte aziende sono state colte alla sprovvista per quanto riguarda lo smart working e i dipendenti hanno dovuto accontentarsi di ciò che avevano, in termini di un ufficio a casa. Questo blog post ti mostrerà pochi passaggi per far sembrare il tuo ufficio a casa, beh, un vero ufficio.

 

Crea un piano con il tuo datore di lavoro

Prima di tutto, devi impostare un piano con il tuo datore di lavoro, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Le cose importanti da precisare sono i dettagli, come quanti giorni alla settimana puoi lavorare da casa, se sono gli stessi giorni ogni settimana o se il piano è più flessibile e qual è la procedura da seguire se sei a casa ma c’è bisogno che tu entri fisicamente nella postazione dell’ufficio. Programmare queste cose in anticipo ti aiuterà a evitare conflitti e confusione. Ti suggeriamo inoltre di assicurarti che i giorni in cui puoi lavorare da casa siano elencati nel calendario condiviso, in modo da evitare chiamate del tipo “Ma non dovevi essere in ufficio oggi?”

Un’altra cosa da chiedere al tuo datore di lavoro è se offrirà una sorta di stipendio per l’uso dei materiali del tuo ufficio da casa o se contribuirà al pagamento di eventuali nuovi mobili che potresti dover acquistare. In contesti come questo, cose come l’uso di Internet sono spesso trascurate. Regolare in anticipo questi dettagli chiave può salvarti da grossi grattacapi.

 

Trova lo spazio per il tuo ufficio a casa

Quando sono iniziate le chiusure, è stato necessario accontentarsi dello spazio disponibile a ​​casa. Lavorare dal tavolo della cucina o dalla stanza per gli ospiti non era l’ideale, ma l’importante era portare a termine il lavoro. Se hai spazio a casa e puoi trasformare un’intera stanza in un ufficio, è fantastico! In caso contrario, dovrai essere creativo. Se non puoi usare un’intera stanza, puoi cercare di sistemare i mobili in modo da poter creare uno spazio di lavoro che non sia troppo ingombrante. Massimizzare il tuo spazio non significa aggiungere più mobili, si tratta invece di usare quello spazio nel modo più efficiente.

Altre idee che abbiamo analizzato per gli uffici includono grandi armadi convertiti a ufficio, tristi scantinati trasformati in spazi zen e toelette per il trucco altamente versatili. Dopotutto, è casa tua e puoi avere l’ufficio che preferisci!

Piccolo suggerimento: fai in modo che il tuo ufficio abbia una luce naturale. Secondo Elemental Green, uno spazio illuminato naturalmente ti aiuterà a essere più produttivo, rispetto ad un ambiente di lavoro illuminato artificialmente.

 

Raccogli le apparecchiature per il tuo ufficio

Ora che hai scelto uno spazio per il tuo ufficio da casa e sai con quale frequenza potrai lavorare da lì, puoi scegliere la disposizione dei mobili e delle apparecchiature che funzioni meglio per te. Se lavori da casa uno o due giorni al massimo alla settimana, non è necessario acquistare una scrivania grande, pesante e costosa. Qualcosa di più piccolo o un po’ più leggero farà al caso tuo, senza dover spendere troppo per un set completo per l’ufficio. Assicurati invece di acquistare una sedia che sia effettivamente comoda. Sebbene sia allettante, non è consigliabile lavorare da una poltrona tutto il giorno e le sedie da cucina dure non sono assolutamente adatte. Anche in questo caso l’obiettivo è far sembrare quello spazio un vero ufficio, anche se la tua sedia è un po’ più eccentrica del normale.

Per quanto riguarda gli articoli da ufficio di cui avrai bisogno, puoi regolarti in base al numero di giorni alla settimana in cui lavorerai da casa. Se hai bisogno solo di poche penne, blocchetti memo adesivi e un taccuino, il tutto sarà piuttosto semplice. Ma se hai bisogno di apparecchiature come una stampante, uno scanner o materiali di spedizione, cerca di trovare una soluzione con il tuo datore di lavoro. Tutti questi componenti occupano spazio prezioso, quindi tienilo a mente quando decidi come organizzare il tuo ambiente per lavorare.

 

Rendilo tuo

Proprio come la tua scrivania quando sei al lavoro, trascorrerai molto tempo nel tuo ufficio da casa, quindi rendilo più piacevole che puoi! Mettere foto della tua famiglia o degli animali domestici ti farà comunque sorridere, anche se si trovano nella stanza accanto. Piante e verde aiuteranno ad abbellire la stanza e, poiché probabilmente ci sarà una finestra, sarà semplice mantenerle in vita. Tappeti e coperte possono aiutare a creare una dimensione extra al tuo spazio, rendendo l’ambiente di lavoro più accogliente e confortevole.

Se stai lavorando in un’area relativamente piccola e non hai molto spazio sulla scrivania, prova ad appendere cestini o piccoli secchi alle pareti per riporre documenti, penne, taccuini, ecc. Quello spazio verticale non è solo per calendari e lavagne!

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Politica dello Smart Working: ecco alcuni consigli utili

Linee Guida Chiave per i Manager

Nell’organizzare un team che lavora da remoto, la tecnologia non è l’unico ostacolo che un manager deve superare. Per essere certo di essere ben organizzato, avrai anche bisogno di una politica del lavoro da casa ben consolidata.

Sembra difficile? Approfondire i dettagli può essere complicato ma, fortunatamente, delineare uno schema di base è in realtà abbastanza semplice. Concentrati solo sui seguenti principi e sarai in grado di elaborare una politica trasparente e pienamente in regola.

Stabilisci Aspettative Chiare 

Sai già che è importante che i dipendenti comprendano quali compiti devono svolgere. Soprattutto quando si tratta di lavorare da casa, dove la comunicazione e la supervisione saranno inevitabilmente meno frequenti.

Per iniziare la tua politica di lavoro da remoto, prima stabilisci quali compiti i dipendenti svolgeranno in ciascun ruolo. Se è semplice perché consiste semplicemente nel ripetere ciò che fa già parte della descrizione del loro lavoro, allora fantastico! Copialo e sarai pronto per iniziare. Altrimenti, scrivi mansioni nuove o modificate secondo necessità.

È anche consigliabile eseguire il backup di questa parte dell’accordo con alcuni strumenti per monitorare il lavoro dei dipendenti. Poiché non sarai in giro per gestire direttamente i dipendenti che lavorano da remoto, impostare un obiettivo quotidiano, una serie di tappe intermedie o una bacheca delle attività li aiuterà a mantenere la concentrazione sul lavoro che devono svolgere.

Scegli un Compenso Adeguato

In un contesto di lavoro da remoto, il pagamento è piuttosto semplice poiché funziona quasi come quello per lavoro classico.

Per i dipendenti che non hanno diritto al pagamento dello straordinario, ciò significa inviare pagamenti in conformità con l’ultimo contratto applicabile. Per i dipendenti che invece hanno tale diritto, dovrai tenere ogni giorno un registro completo dell’orario in cui attaccano, staccano e della pausa pranzo. (Qualche software per timbrare il cartellino elettronico sarà probabilmente la soluzione migliore.)

Ricorda però che se il foglio presenze di un dipendente che non ha diritto allo straordinario mostra che ha lavorato più di 40 ore per una settimana, sei comunque tenuto a pagargli gli straordinari per quelle ore aggiuntive. E sì, anche se non hai specificamente richiesto quelle ore. Per evitare problemi, prendi in considerazione l’idea di approfondire la tua politica con linee guida che stabiliscano chiaramente in quali circostanze è consentito lo straordinario e cosa accadrà in caso di violazione di tali regole.

Indica cosa pagherai

Un altro elemento importante è se pagherai le utenze e le attrezzature dei dipendenti che lavorano da remoto. Fornirai loro un computer? Un telefono? Dovrebbero usare i loro dispositivi personali? Saranno rimborsati per l’utilizzo di Internet e dell’elettricità?

Tutto questo può sembrare eccessivamente dettagliato, ma in realtà è fondamentale stabilire quanti soldi andranno ai tuoi dipendenti che lavorano da remoto e per quali scopi. Quindi assicurati che una parte del tuo accordo elenchi esattamente quali strumenti e/o risorse (se presenti) verranno acquistati con i fondi dell’azienda.

Stabilisci l’ambiente di lavoro

Sì, la politica si chiama “lavoro da casa”, ma è l’unico posto in cui i dipendenti possono lavorare?

Supponiamo che vogliano lavorare in un bar, a casa di un amico o in una piscina dotata di WiFi. Vanno bene anche quei luoghi?

Che la risposta sia “sì” o “no”, la tua politica di lavoro da remoto dovrebbe specificarlo. Non lasciare spazio a dubbi su quali luoghi siano qualificati come luoghi di lavoro accettabili, anche se la tua politica è generica come “ovunque sia più comodo”.

Dai la priorità alla Sicurezza

Una preoccupazione comune nel lasciare che i dipendenti lavorino fuori dall’ufficio è mantenere la sicurezza dei dati. Considerando la quantità di fughe di dati aziendali, è facile capire perché.

Fortunatamente, i lavoratori possono mantenere protetti i loro dati quando lavorano al di fuori della sicurezza dell’ufficio, principalmente grazie alla tecnologia. Sebbene le VPN siano spesso citate come una soluzione, la realtà è che gli hacker riescono facilmente ad aggirarle (come abbiamo detto in un post precedente).  Una soluzione molto più affidabile è una piattaforma di comunicazione che utilizzi la WebRTC per stabilire una connessione diretta da utente a utente, poiché un collegamento diretto non permette a terze parti di intercettare i dati crittografati scambiati.

Qualunque opzione tu scelga, per massimizzare la sicurezza, assicurati che la tua politica imponga che le comunicazioni aziendali siano effettuate solo attraverso quella piattaforma protetta. Dovresti anche prendere in considerazione l’idea di offrire ai dipendenti una formazione ulteriore sulla sicurezza, come le istruzioni per non lasciare i dispositivi aziendali in luoghi pubblici o informazioni su come evitare tentativi di phishing.

Rimani in Contatto

Anche se i dipendenti che lavorano da remoto saranno inevitabilmente meno presenti di quelli in ufficio, questa non è una scusa per ignorarli, per essere meno in contatto con loro o per fornire loro meno formazione. (Inoltre, le leggi contro la discriminazione possono esporti al rischio di una denuncia se rivolgi ai dipendenti che lavorano da remoto un’attenzione minore, che possa essere considerata discriminatoria.)

Ricorda che i dipendenti che lavorano da casa avranno bisogno di una guida di tanto in tanto, sia in modo che sappiano in che direzione dare al loro lavoro, sia in modo che tu sappia che sono importanti per la tua azienda. A tal fine, includi nella tua politica di lavoro da remoto incontri individuali e di avanzamento regolari, idealmente tramite videochiamate, per una maggiore presenza e una connessione più personale.

Lascia Spazio allo Svago

E parlando di connessioni personali, cos’è un ambiente di lavoro senza un po’ di leggerezza di tanto in tanto?

Nonostante tutti i vantaggi dello smart working, uno dei principali svantaggi è che può far sentire i dipendenti soli. Non è difficile capire perché: non essere fisicamente insieme ai colleghi può creare un senso di lontananza. Questo non solo è dannoso per il team building, ma può anche compromettere la salute mentale dei dipendenti.

Per contrastare questo problema, è fondamentale che il tuo piano di lavoro da remoto consenta al tuo team di avere conversazioni amichevoli oltre a quelle professionali. Ci sono molti modi per farlo, dalla creazione di una chat di gruppo “divertente” separata nella tua piattaforma di comunicazione, alla pianificazione di happy hour virtuali tramite videoconferenze. Ma indipendentemente da quale faccia più al caso tuo, è fondamentale che la tua politica sul lavoro da casa non sia solo lavoro: i tuoi dipendenti saranno molto più felici se avranno anche la possibilità periodica di scherzare, giocare e socializzare.

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E’ arrivata l’ora dei meeting da remoto

Videoconference
Videoconference

Videoconferenza: ecco perché i manager dovrebbero iniziare ad usarla

Esiste un detto diffuso e comune a tutti gli impiegati: 

“Questo meeting poteva benissimo essere riassunto in una semplice e-mail.”

Ciò che spesso si cela alla base di questo messaggio è il senso di frustrazione nella gestione del tempo. Il detto viene usato da quei dipendenti che desidererebbero semplicemente svolgere il proprio lavoro, senza essere continuamente obbligati a lasciare la propria scrivania per ascoltare informazioni che potrebbero essere date in modo molto più immediato. 

Ad esempio, potrebbero essere gestite tramite videoconferenza.

In un mondo sempre più dominato dallo smart working, le aziende non possono più permettersi di trascurare i vantaggi dati da questo strumento (ancora più evidenti per tutti quei dipendenti che non riescono a stare seduti durante una conferenza di persona).

I vantaggi dei (video) meeting da remoto

Il fatto che la videoconferenza sia uno strumento messo a disposizione dall’azienda, oltre alla mera comunicazione via e-mail, dimostra l’importanza che i manager danno alle riunioni.

I manager spesso sostengono che si perdono le e-mail nella posta in arrivo, che ascoltare le stesse informazioni dette a voce le fa imprimere meglio nella loro memoria, che riunire l’intera squadra crea unità e che è importante consentire ai dipendenti di porre domande o proporre nuove idee.

La videoconferenza offre tutti questi vantaggi. Questo strumento permette ai dipendenti di ottenere la stessa sensazione di presenza di una riunione fisica e di comunicare a voce con gli altri partecipanti. Inoltre, durante una videoconferenza si possono ricevere nuovi input. 

Il fatto più sorprendente è che, tramite le conferenze Web, i dipendenti possono godere di tutti questi benefici dalla comodità delle proprie case. 

In un certo senso, la videoconferenza rappresenta una via di mezzo tra lo svolgimento di riunioni fisiche e l’invio di un’e-mail, offrendo ai dipendenti un modo più comodo e meno invasivo di partecipare ad una riunione ed ai Manager di avere lo stesso impatto di una conferenza.

Un futuro smart 

Prendendo in considerazione tutto questo, i Manager non dovrebbero pensare che i lavoratori rinuncino a questo strumento di comunicazione una volta rientrati in ufficio. 

Secondo un sondaggio di IBM, ben il 75% degli smart workers americani vorrebbe continuare a lavorare da casa almeno alcuni giorni della settimana. Anche Gallup conferma questi dati. Secondo la sua ricerca, il 55% dei manager consentirà ai propri dipendenti di continuare a lavorare da casa dopo la fine delle restrizioni della quarantena.

Alla luce di questi dati, possiamo affermare con certezza che lo smart working sia qui per restare. 

E’ importante considerare che adottare una politica di lavoro di questo tipo permette anche di attirare talenti. Rifiutarla, potrebbe significare non rendere la propria azienda appetibile a nuovi talenti. 

Naturalmente, affinché la videoconferenza sia un’alternativa realmente praticabile alle riunioni di persona, il sistema sul quale si basa deve essere sicuro, altamente connettivo ed user-friendly. 

Anche così, sarebbe comunque assurdo affermare che il video dovrebbe sostituire ogni incontro di persona. 

Il punto è più semplicemente che, anche se il personale non vede l’ora di interagire nuovamente con i colleghi, sarà sempre meno probabile che questo accada ogni giorno della settimana lavorativa, anche per i manager sostenitori dei meeting face-to-face.

In questo momento, anche se i dipendenti venissero obbligati a lavorare sempre in ufficio qualsiasi cosa accada, li potremmo benissimo sentir dire sempre più spesso: “Questo meeting avrebbe dovuto essere una videoconferenza!”

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Individua al volo le caratteristiche fondamentali per il tuo sistema di videoconferenza

Gli elementi chiave da considerare quando si sceglie una soluzione di videoconferenza 

Nella generale diffusione di massa delle Unified Communications, l’ambito specifico della videoconferenza si distingue per una crescita esponenziale.  L’UCC sta avendo una crescita esponenziale ed, in particolare, l’area dedicata alle videoconferenze sembra essere particolarmente esplosiva.  

Come qualsiasi osservatore del cambiamento dovuto allo smart working potrebbe confermare, il mercato del video è pronto a dominare il settore UCC. Anche le statistiche lo confermano: secondo Gartner, i meeting in-person, ossia con presenza fisica dei partecipanti,   scenderanno al 25% degli incontri di lavoro complessivi, in favore  dei meeting su piattaforme virtuali. 

Fonte: Gartner

Se inoltre consideriamo che Gartner ipotizza un tasso annuo di crescita del videoconferencing del 4,2% fino al 2022, possiamo affermare con certezza che la maggior parte di questi incontri non coinvolgerà soltanto la voce. 

Per quanto questa possa sembrare una crescita importante, dovremmo però iniziare a chiederci perché non sia maggiore

Il video ha sicuramente molti vantaggi, come quello di fornire un grande senso di connessione e di co-presenza, ma con sé porta anche molti svantaggi significativi.

Una videoconferenza solitamente comporta un accesso non semplice ed un menù di gestione complicato o, nel caso di una soluzione fisica, un enorme groviglio di fili. Spesso, gli utenti devono stare ad aspettare  installazione di un aggiornamento proprio prima di iniziare la videoconferenza. L’intero processo può diventare così complicato da dover coinvolgere il reparto IT per poterlo portare a termine. 

A tutto questo si aggiunge un’interfaccia poco intuitiva, un complesso sistema per invitare gli utenti esterni e l’assenza di funzionalità per collaborare in tempo reale (ed i problemi di sicurezza). Per questi motivi è davvero un miracolo che l’utilizzo delle videoconferenze stia crescendo.

Il quesito da porsi quindi diventa: che aspetto dovrebbe avere una soluzione di videoconferenza per essere di immediato utilizzo  ed orientata alle vendite? 

La risposta a questa domanda, secondo il nostro punto di vista, sta in principi di sviluppo e tecnologie chiave, nell’ambito di un’idea di design decisamente affascinante.  Vediamoli qui di seguito nel dettaglio.

Tre principi fondamentali

Dal punto di vista dell’usabilità, lo strumento di videoconferenza ideale dovrebbe rispettare prima di tutto tre concetti: semplicità, sicurezza e connettività.

Di seguito, vi spieghiamo nel dettaglio cosa significano per noi questi punti e come andrebbero implementati.

1.Semplicità

Come riportato numerose volte all’interno di questo post, il core del design di ogni webconference dovrebbe essere l’implementazione semplificata – ossia, un’interfaccia intelligente e lineare che ne faciliti il suo utilizzo. 

Invece di imprigionare gli utenti tra login lunghi e menù confusi, la soluzione più semplice (e quindi preferibile) sarebbe quella di far iniziare le conferenze cliccando solamente su un pulsante, che sia un click singolo all’interno della UI oppure su un semplice link. 

Il layout dovrebbe favorire l’usabilità con un’interfaccia comprensibile anche da utenti neofiti o con poca esperienza. 

2.Sicurezza

Non c’è bisogno di dirlo, ma le soluzione IT perdono moltissimo valore se vengono hackerate, deviate o interrotte.

Per questo motivo, una soluzione di videoconferenza dovrebbe sempre avere come priorità la sicurezza. Questa, inoltre, dovrebbe essere così importante da diventare una parte integrata ed inseparabile della piattaforma. 

Invece di implementare VPNs o SBCs esterni, una connessione voce e video ideale dovrebbe funzionare automaticamente da browser a browser, senza server di mediazione mediatory o reindirizzamenti. 

Questo dovrebbe assicurare la sicurezza di ogni conferenza, evitando di essere intercettati e senza richiedere lunghi processi di installazione. 

3. Connettività

Un altro problema costantemente associato alle videoconferenze è la mancanza di un accesso universale. Da un punto di vista del design, chiedere ad utenti esterni di creare un account o di scaricare un software serve solo ad impedire il suo utilizzo. 

Per risolvere il problema si dovrebbe in primo luogo implementare una connessione maggiore, sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione.  

Oltre al fatto di semplificare la creazione e l’utilizzo di conferenze all’interno del team, gli utenti dovrebbero essere anche in grado di invitare ospiti esterni in modo semplice e veloce. Idealmente, lo potrebbero fare attraverso un invito con all’interno un link che permetta loro di accedere alla pagina della conferenza direttamente all’interno del loro browser. 

Senza ulteriori download o processi di autenticazione utente, il tutto sarebbe mantenuto semplice riscontrando un apprezzamento maggiore da parte degli utenti. 

La Magia di WebRTC e di Chrome OS

Per poter godere di e di questi principi, il miglior candidato  è ciò che Wildix ha scelto come elemento costitutivo dei suoi prodotti: il WebRTC.  

WebRTC è un’interfaccia su browser in grado di stabilire dirette connessioni tra utenti, affidabile ed altamente flessibile. Grazie a questa tecnologia, tutto ciò di cui avrai bisogno per utilizzare lo strumento sarà un browser web, una videocamera ed un microfono.

Per l’opzione di elaborazione autonoma, come ad esempio una stazione di videoconferenza web, l’affidabilità di WebRTC dovrebbe essere aumentata anche dalla potenza leggera e appositamente progettata di Chrome OS.

Nella pratica, Chrome OS è una versione di Google Chrome in grado di sostenere  un intero ambiente di elaborazione. Sebbene questo limiti il sistema a farle solo ciò che un browser web dovrebbe fare, in questo caso specifico è ideale per un sistema di conferenza web. Questa funzione di Chrome OS garantisce un’esperienza di videoconferenza eccellente, senza alcun processo in background che limiti la potenza della CPU. 

Per non parlare del fatto che Chrome OS si aggiorna automaticamente, assicurando al sistema di lavorare con l’ultima versione disponibile prima di iniziare la conferenza (invece di aggiornarsi due minuti prima del suo inizio). 

Il risultato finale 

Tutti questi elementi si uniscono per creare qualcosa di veramente magico: una sensazione di presenza reale e simultanea tra persone situate in uffici diversi a tua completa disposizione. 

Questo approccio semplificato alla comunicazione aziendale porta finalmente le videoconferenze a diventare uno strumento usato dal team in modo proattivo e a non essere più solamente una tecnologia implementata svogliatamente per adattarsi alle grandi distanze. La videoconferenza può diventare un canale centrale di comunicazione tra l’ufficio principale e le sedi internazionali, tra colleghi in smart working e anche con i clienti.  Sebbene questa soluzione sembri qualcosa di magico, in Wildix, siamo riusciti a renderla reale e l’abbiamo chiamata Wizyconf. 

Se vuoi vedere come appare una soluzione aziendale di videoconferenza di questo tipo, clicca qui!

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