Ihre PBX (Telefonanlage) ist ein wesentlicher Bestandteil Ihres Telefonsystems, das die Anrufe im gesamten Büro verteilt. Wenn Sie Ihr System in den letzten 10 Jahren (also 2014 oder früher!) nicht ausgetauscht haben, besitzen Sie wahrscheinlich eine Hardware-Telefonanlage, die in Ihrem Büro steht. Während sie damals für die meisten Zwecke effektiv waren, gibt es heute viel modernere Alternativen, darunter Unified Communications aus der Cloud, manchmal auch bekannt als Unified Communications and Collaboration (UC&C) oder Unified Communications as a Service (UCaaS). 10 Anzeichen für einen Wechsel Ihrer Hardware‑PBX sind:
Häufige Ausfallzeiten
Ausfallzeiten des Telefonsystems können für Unternehmen zum Verhängnis werden – wenn Ihre Kunden Sie nicht erreichen können, ist es schwierig, neue Kunden zu gewinnen oder Beziehungen zu pflegen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie ein Dienstleistungsunternehmen sind, das darauf angewiesen ist, auch außerhalb der Geschäftszeiten schnell auf Probleme reagieren zu können. Zwar können Sie auch mit Mobiltelefonen aushelfen, aber das ist keine gute Lösung, wenn der Anrufer mehrere Nummern wählen muss, um eine Antwort zu erhalten.
Schlechte Anrufqualität
Selbst wenn sie durchkommen, kann die Anrufqualität schlecht sein. Das kann ein starkes Knistern in der Leitung bedeuten oder kurzzeitige Aussetzer, die dazu führen, dass die Sprache stark verzögert wird oder sogar ganz fehlt. Hardware-Telefonanlagen sind dafür besonders anfällig, wenn sie älter werden, da die Hardware nicht mehr mithalten kann und die Speichersysteme nachlassen.
Hohe Wartungskosten
Wenn Sie versuchen, diese Probleme zu beheben, führt dies oft zu hohen Wartungskosten, vor allem weil die Ersatzteile immer knapper werden. Außerdem erfordert die Reparatur dieser Geräte viele Arbeitsstunden, da sie oft komplex und hoch spezialisiert sind und über viele proprietäre Systeme verfügen. Infolgedessen werden Spitzenpreise verlangt, und je älter sie werden, desto mehr Teile werden ausgetauscht – wie bei einem älteren Auto. Dies führt zu hohen Wartungskosten.
Ausgediente Systeme
Noch schlimmer sind End-of-Life-Systeme, wie die, die von der jüngsten NEC-Ankündigung betroffen sind. Selbst wenn diese Systeme noch einigermaßen funktionieren, sind sie nicht mehr annähernd so effektiv wie früher, sobald sie das Ende ihrer Lebensdauer erreicht haben. Das liegt daran, dass Systeme am Ende ihrer Lebensdauer nicht mehr vom Hersteller unterstützt werden, was bedeutet, dass Sie nicht mehr die Firmware-/Software-Upgrades erhalten, die Sie früher erhalten haben. Es treten Schwachstellen und Probleme auf, die entweder einen einfachen Weg zum Hacken bieten oder zu einer Inkompatibilität mit modernen Systemen – einschließlich Hardware – führen.
Eingeschränkte Integrationen
Integrationen können ebenfalls Probleme verursachen. Dabei handelt es sich um Systeme, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Software oder Hardware direkt mit Ihrem Telefonsystem zu verbinden, was die Produktivität erheblich beschleunigen kann. So können Sie z.B. ein Helpdesk- oder Customer Relationship Management-System mit Ihrem Telefonsystem verbinden, sodass Sie schnell direkt aus der Software heraus wählen können. Ein Mangel an guten Integrationen kann zu Fehlern, falsch gewählten Anrufen und sogar fehlenden Berichtsfunktionen führen, was die Effektivität Ihrer Teams verringert. Wenn dies der Fall ist, ist es definitiv an der Zeit, zu prüfen, was ein gutes cloudbasiertes Telefonsystem für Sie tun kann.
Eingeschränkte Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten
Fernarbeit ist für viele Unternehmen ein wichtiges Angebot, und auch wenn dies nicht in allen Bereichen möglich ist, so ist es doch ein großer Vorteil für diejenigen, die hauptsächlich im Büro oder im Vertrieb tätig sind. Die Arbeit von zu Hause aus trägt dazu bei, Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden, aber sie macht es auch einfacher, eine vielfältigere und breiter gefächerte Belegschaft zu beschäftigen. Bei Wildix arbeiten wir hauptsächlich remote, d.h. viele Mitarbeiter arbeiten weltweit von zu Hause aus. Dadurch können wir von überall aus rekrutieren. Viele Hardware-Telefonanlagen erschweren die Arbeit aus der Ferne, da sich die Mitarbeiter über VPNs in ihre Kommunikation einloggen müssen und die Verbindung oft langsam ist.
Mangelnde Skalierbarkeit
Auf der anderen Seite kann es mit einer Hardware-Telefonanlage auch schwierig sein, schnell und einfach neue Büros hinzuzufügen. Wenn Ihre Telefonanlage an einem physischen Standort steht, müssen Sie neue Außenstellen entweder wie einen komplett neuen Standort behandeln. Das bedeutet, dass vor Ort teurere Hardware installiert werden muss, oder alle Mitarbeiter in einer Außenstelle müssen sich per Fernzugriff in die Hauptstelle einwählen. Auch dies kann zu erheblichen Ineffizienzen und Frustrationen führen, vor allem, wenn es in der Hauptniederlassung regelmäßig zu Ausfallzeiten kommt. Häufig ist eine Hardware-Telefonanlage auch auf eine bestimmte Anzahl gleichzeitiger Anrufe beschränkt, was eine effiziente Erweiterung des Unternehmens erheblich erschwert.
Keine mobilen Funktionen
Fast jeder hat heute ein Mobiltelefon, aber es ist schwierig, eine Hardware-Telefonanlage mit einem Mobiltelefon zu synchronisieren. Das bedeutet, dass auch diejenigen, die nicht im Büro sind, eine Handynummer angeben müssen, wenn sie erreichbar bleiben wollen. Mit einem Cloud-System ist es einfach, eine App herunterzuladen und Ihre Arbeitsnummer zu haben, wo immer Sie sind, zusammen mit Berichtsfunktionen und allem, was Sie sonst noch brauchen.
Keine erweiterten Funktionen
Zu den fortgeschrittenen Funktionen gehören z. B. Anrufgruppen und die Möglichkeit, bestimmte Prioritäten bei der Einwahl festzulegen. Einige Hardware-Telefonanlagen können keine interaktive Sprachsteuerung (IVR) oder die wachsenden Anforderungen der künstlichen Intelligenz bewältigen, und fast keine lässt sich mit Ihrer Website integrieren. Selbst die Weiterleitung von Sprachnachrichten an E-Mails oder von Anrufen kann bei einigen Hardware-Systemen schwierig oder unmöglich sein. Wenn Sie all diese Funktionen nicht nutzen können, ist es wahrscheinlich, dass Ihr System ersetzt werden muss.
Schwachstellen in der Sicherheit
Sicherheit ist für viele Unternehmen ein wichtiges Thema, und angesichts der zunehmenden Cyber-Bedrohungen, die dazu führen können, dass Ihr gesamtes Unternehmen erpresst wird, bestehen Versicherungsanbieter zunehmend auf hochwertigen Kommunikationssystemen. Die meisten Hardware-Telefonanlagen erfordern keine Zwei-Faktor-Authentifizierung oder teure Systeme, um sie weniger angreifbar zu machen. Noch schlimmer ist jedoch, dass ein System, das in Ihrem eigenen Büro untergebracht ist, häufig nicht über die Fähigkeit zur kontinuierlichen Überwachung verfügt, um Bedrohungen zu stoppen, bevor sie zu einem Problem werden.
Letztlich könnte jedes dieser Probleme ein Zeichen dafür sein, dass Ihr Telefonsystem ausgetauscht werden muss. Wenn Sie mehr als ein System nutzen, ist es auf jeden Fall an der Zeit auszuloten, inwiefern ein Cloud-Kommunikationssystem, wie es Wildix anbietet, für Ihr Unternehmen von großem Nutzen sein kann. Es macht es sicherer und erleichtert Ihnen und Ihren Mitarbeitern das Leben. Nutzen Sie die 10 Anzeichen für einen Wechsel Ihrer Hardware‑PBX und kommen Sie zu Wildix.
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