4 Tipps für ein ausgewogenes hybrides Arbeitsmodell

So bringen Sie Homeoffice und Büroarbeit unter einen Hut

Smart Working (oder „intelligentes Arbeiten“) ist mittlerweile weit mehr als nur ein Trend oder ein Privileg für Büroangestellte, sondern quasi fester Bestandteil des Büroalltags. Doch was benötigen Sie für hybrides Arbeiten?

Wir haben uns bereits ausführlich darüber unterhalten, wie sehr die Covid-Pandemie 2020 die Arbeitswelt verändert hat. Durch Lockdowns von Betrieben wurde Remote-Arbeit (oder „Fernarbeit“) für Millionen von Menschen praktisch über Nacht zur Notwendigkeit. Diese Erwartungen an den Arbeitsplatz haben sich auch nach Beendigung der Lockdown Maßnahmen nicht geändert. Wenn überhaupt, hat die Nachfrage nach Smart Working noch zugenommen. Die Arbeitnehmer wissen jetzt, dass es durchaus möglich ist, ihre Aufgaben von zu Hause aus zu erledigen. Und deshalb erwarten sie, dass ihre Arbeitgeber ihnen dies auch weiterhin ermöglichen.

Das heißt aber nicht, dass Smart Working bzw. Hybrides Arbeiten jetzt die einzig praktikable Arbeitsweise wäre. Ein persönliches Meeting in einem realen Büro ist nach wie vor von unschätzbarem Wert. In den meisten Fällen ist es nur vernünftig, dass sich Mitarbeiter von Angesicht zu Angesicht austauschen.

So stellt sich nun die Frage: Wie können Sie sowohl die Arbeit vom Homeoffice als auch von unterwegs oder vom Büro aus ermöglichen?

Zum Glück ist die Büroarbeit keine „ganz oder gar nicht“-Frage. Dank eines Ansatzes, der als „hybrides Arbeiten“ bezeichnet wird, können Mitarbeiter die Vorteile des Smart Working nutzen und gleichzeitig ihren Kollegen persönlich begegnen.

Doch wie gestalten Sie Ihren Hybridansatz so, dass er richtig funktioniert? Starten Sie mit diesen wichtigen Tipps.

Was ist hybrides Arbeiten?

Zunächst lohnt es sich, hybrides Arbeiten als Arbeitsmodell näher zu erläutern.

Wie der Name schon sagt, bedeutet „hybrides Arbeiten“ (engl. hybrid working), dass Sie sowohl von zu Hause aus als auch unterwegs oder im Büro arbeiten können. Es ermöglicht es ein gewisses Maß an Smart Working, erfordert aber auch ein Anteil physischer Präsenz in den Geschäftsräumen. Im Hinblick auf die „Zukunft der Arbeit“ stellt dieses Konzept eine gewagte neue Idee dar.

Was die tatsächlichen Auswirkungen auf den Arbeitsplatz betrifft, so ist das Hybridmodell ein recht guter Kompromiss zwischen reiner Fernarbeit und reiner Büroarbeit. So können diejenigen, die zu Hause produktiver arbeiten, Tage außerhalb des Büros einlegen, während Mitarbeiter, die eine strukturierte Umgebung bevorzugen, in den Betrieb kommen können.

Kein Wunder also, dass das hybride Arbeiten auch viel Unterstützung erfährt. Obwohl viele Beschäftigte im Großen und Ganzen weiterhin lieber im Homeoffice arbeiten möchten, wollen sie dies nicht auf Kosten persönlicher Zusammenkünfte tun. Eine Mischung aus traditioneller Büroarbeit und intelligenter Arbeit ist bei Weitem die populärste Lösung, wenn es um die bevorzugte Arbeitsform von Arbeitnehmern geht. Umso wichtiger ist es, dass Sie bei der Planung alles richtig machen.

Wie Sie also Ihre Mitarbeiter bei Laune halten und mit dem hybriden Modell beschäftigen können, erfahren Sie hier.

1. Klare Erwartungen setzen

Wenn Ihr Büro ein hybrides Büro ist, wissen Ihre hybriden Mitarbeiter vermutlich bereits, dass sie auch zu Hause arbeiten können. Aber wie oft? An welchen Tagen? Welches Verfahren gilt für die Inanspruchnahme eines Arbeitstages außerhalb des Büros?

In erster Linie lernt das Personal das „Wie“ und „Wie oft“ des Smart-Working-Modells in Ihrem Unternehmen kennen. Die Erwartungshaltungen darüber, wie viele Tage im Homeoffice oder im Büro verbracht werden sollten, sind nicht einheitlich. Um die Zeitplanung zu vereinfachen, ist es wichtig, die Anforderungen und Verfahren von Anfang an festzulegen.

Denken Sie dabei daran, möglichst unmissverständlich zu sein. Geben Sie klar an, welche Tage für Smart Working offen sind und welche nicht. Gehen Sie nicht einfach davon aus, dass alle Mitarbeiter auf der gleichen Wellenlänge sind, wenn es um eine akzeptable Anzahl von Tagen geht, die am Schreibtisch im Betrieb verbracht werden sollen. Das Letzte, was Manager oder Mitarbeiter wollen, ist, im Unklaren darüber zu sein, wann sie sich auf das Pendeln einstellen sollten und wann sie die Jogginghose anlassen können.

2. Flexibilität zulassen

Der Reiz des hybriden Arbeitens liegt gerade darin, dass Arbeitnehmer nicht gezwungen sind, auf eine bestimmte Weise zu arbeiten. Daher ist es nur sinnvoll, Ihren Zeitplan für das hybride Büro nicht allzu starr zu gestalten.

Natürlich ist es in Ordnung, wenn Sie Ihren Mitarbeitern Grenzen setzen, wie oft sie von zu Hause aus arbeiten können. Auch können Sie erwarten, dass Ihre Geschäftsräume weiterhin genutzt werden, wenn Sie Smart Working anbieten. Aber dieses Gerüst könnte zur Last werden, wenn Sie keinen Raum für Ausnahmen zulassen. Krankheiten, unvorhergesehene Termine, Unfälle im Haushalt und viele andere Probleme können auftauchen, die das Personal an die Wohnung binden können. In solchen Fällen ist es viel besser, intelligentes Arbeiten zuzulassen, als die Anwesenheit im Büro zu verlangen.

Wenn Sie also eine effektive Strategie für hybride Arbeitsformen schaffen wollen, ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, bei Bedarf zusätzlich zu den festgelegten Arbeitszeiten im Homeoffice zu arbeiten. Möglich ist die Bereitstellung eines sich auffüllenden Pools weiterer Heimarbeitstage. Ein anderer Weg besteht darin, einfach nach Augenmaß zu verfahren und auf Wunsch zusätzliche Remote-Tage zu gewähren, aber klar anzugeben, unter welchen Umständen diese Anträge abgelehnt werden können.

Denken Sie daran: Ein starrer Anwesenheitsplan hebelt die Flexibilität aus, die Mitarbeiter an hybriden Arbeitsformen schätzen.

3. Komfort steht an erster Stelle

Bedenken Sie in diesem Zusammenhang, dass der Zweck eines hybriden Arbeitsplatzes darin besteht, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Und ein Hybridmodell mit zu vielen Komplikationen, Ausnahmen oder Hindernissen zu implementieren, bedeutet, dass die Beschäftigten nicht zufrieden sein werden. Vielmehr werden sie das Gefühl haben, dass sie eigentlich jeden Tag der Arbeitswoche im Büro sein sollten.

Um sicherzustellen, dass sie das nicht so sehen, sollten Sie Ihr Homeoffice-Modell so gestalten, dass sich Ihre Angestellten damit wohlfühlen. Wie bereits erwähnt, bedeutet dies, dass Sie die Remote-Arbeitstage nach Bedarf anpassen können. Genauso wichtig ist es jedoch, zu vermitteln, dass die Fernarbeit möglich ist und gefördert wird, sowohl durch Technologie als auch durch Verfahren.

Manager sollten dafür sorgen, dass die Verfahren zur Beantragung von Homeoffice-Tagen einfach zu handhaben sind. Des Weiteren sollte die jeweilige Technologie für die Fernarbeit – wie Chat-Tools, VoIP-Telefone oder Videokonferenzplattformen – leicht zu bedienen sein, vorzugsweise ohne das lästige Anmelden bei einem VPN.

Um ein echtes hybrides Arbeitsmodell einzurichten, reicht es im Grunde nicht aus, nur Remote-Arbeit anzubieten. Dieses Modell muss zudem leicht sein, sowohl aus logistischer als auch aus technischer Sicht.

4. In Verbindung bleiben

Und wir wollen einen weiteren wichtigen Punkt eines Hybrid-Büros nicht außer Acht lassen: die nahtlose Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Mitarbeitern in- und außerhalb des Büros.

Beim Aufbau Ihres hybriden Arbeitsmodells ist es wichtig, dass Sie Ihren Kollegen das Gefühl geben, in Kontakt zu bleiben. Dies dient zum Teil dazu, die berufliche Zusammenarbeit zu erleichtern. Ebenso wichtig ist jedoch, dass sich externe Mitarbeiter ohne die Möglichkeit eines ständigen Kontakts abgekoppelt oder sogar isoliert fühlen.

Dies zu bekämpfen, erfordert sowohl eine kluge Politik, als auch eine effektive Technologie, insbesondere in Bezug auf Ihr Kommunikationssystem. Eine solche Plattform sollte in der Lage sein, Mitarbeiter schnell und bequem miteinander in Kontakt zu bringen, ganz gleich, ob jemand Hilfe bei der Arbeit benötigt oder nur einen Witz erzählen möchte.

Tun Sie Ihr Bestes, um die Beschäftigten Ihres Hybrid-Büros auf dem Laufenden zu halten, indem Sie sie in Besprechungen einbeziehen oder eine Chat-Gruppe für virtuelle Unterhaltungen bereitstellen.

Betrieb eines hybriden Systems

Wir haben hier neben der eigentlichen Politik auch viel über Technologie gesprochen. Das liegt daran, dass ein humanes, mitarbeiterorientiertes hybrides Arbeitskonzept nur ein Teil des Modells ist. Ohne Technologie, die diese Pläne unterstützt, werden Ihre Angestellten nicht das Gefühl bekommen, überhaupt besonders flexibel zu sein.

Um Ihr hybrides Arbeitsumfeld effektiv zu gestalten, sollten Sie sich für eine Plattform entscheiden, die dies unterstützt: eine Plattform, die einfach zu implementieren und zu erweitern ist, aber auch mit zahlreichen Features ausgestattet ist, die es Ihnen ermöglichen, im Handumdrehen mit Ihren Kollegen im Büro in Verbindung treten zu können.

Eine Plattform, auf die das zutrifft, ist Wildix. Die vollständig im Browser arbeitende Wildix-Plattform bietet eine ganze Reihe von Kommunikationsfunktionen, von Chats bis hin zu Videoanrufen, die eine sichere Verbindung ohne zusätzliche SBCs oder VPNs ermöglichen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Wildix hybride Arbeitsformen und das Arbeiten vom Homeoffice aus unterstützt.

Wie auch immer Sie Ihr hybrides Büro einrichten, sorgen Sie dafür, dass es den Kerngedanken der Vernetzung der Mitarbeiter und der Bewegungsfreiheit für alle berücksichtigt. Jetzt, wo die Remote-Arbeit die Norm und nicht nur ein Privileg ist, erfordert die Aufrechterhaltung von Moral und Loyalität ein Modell, bei dem das Büro verfügbar ist, aber nicht zwingend verlangt wird. Wer dieses Modell gut aufbaut, schafft die Voraussetzungen für einen Arbeitsplatz, der Angestellte mit ihren unterschiedlichsten Arbeitsvorlieben anspricht (und beeindruckt).

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