Come Mantenere l’Equilibrio tra Smart Working e Lavoro in Ufficio
Lo smart working è oggi considerato molto più di un trend o un benefit: ormai, per chi lavora in ufficio, è scontato poterne usufruire.
Abbiamo già parlato a lungo di quanto la pandemia di Covid del 2020 abbia cambiato il panorama lavorativo. Con la chiusura delle aziende, da un giorno all’altro lo smart working è diventato necessario per milioni di persone. E anche se le chiusure sono terminate, le aspettative sul modo di lavorare non sono certo cambiate. Anzi, la richiesta di poter lavorare in smart working è aumentata: i lavoratori sanno che è possibile lavorare da casa e si aspettano che i datori continuino a permetterglielo.
Questo non significa che lo smart working sia ormai l’unico modo possibile di lavorare: le riunioni di persona all’interno di un ufficio fisico sono ancora importanti: nella maggior parte dei casi, è ragionevole aspettarsi che i colleghi collaborino e interagiscano tra loro in prima persona.
Quindi, ecco la domanda che sorge spontanea: come si fa a lavorare sia da casa che in ufficio?
Fortunatamente, il lavoro in ufficio non deve essere una situazione di “tutto o niente”. Con l’approccio chiamato “lavoro ibrido”, i dipendenti possono ottenere sia la comodità dello smart working che il vantaggio di vedere i colleghi di persona.
Ma come impostare correttamente l’approccio al lavoro ibrido? Ecco qualche consiglio essenziale.
Che Cos’è il Lavoro Ibrido?
Per prima cosa, è importante fornire una spiegazione più dettagliata del lavoro ibrido come modello di lavoro in ufficio.
Come suggerisce il nome, “lavoro ibrido” significa semplicemente combinare sia il modello di lavoro da casa che quello tradizionale in ufficio. In sostanza, è consentito un certo grado di smart working, ma è anche richiesta una certa presenza fisica in ufficio. Se parliamo di “futuro del lavoro”, si tratta sicuramente di un’idea nuova e audace.
In termini di impatto effettivo sul luogo di lavoro, il modello ibrido rappresenta un compromesso abbastanza efficace tra il lavoro interamente da remoto e quello interamente in ufficio. In questo modo, chi è più produttivo a casa può godersi le giornate fuori dall’ufficio, mentre chi ha bisogno di un ambiente strutturato può recarsi al lavoro.
Non c’è da stupirsi, quindi, che il lavoro ibrido goda di un enorme sostegno. Sebbene i dipendenti vogliano continuare a lavorare da casa, non vogliono farlo a scapito delle riunioni in presenza. Un mix di lavoro d’ufficio tradizionale e smart work è di gran lunga la scelta più popolare per quanto riguarda la configurazione preferita dai dipendenti, il che rende ancora più importante fare le cose per bene nella sua pianificazione.
Detto questo, ecco come mantenere il personale felice e coinvolto con il modello ibrido.
1. Stabilire delle Chiare Aspettative
Se nel vostro ufficio viene adottato il modello ibrido, i dipendenti presumibilmente sanno già di poter lavorare da casa. Ma quanto spesso possono farlo? In quali giorni? Qual è la procedura per lavorare un giorno da casa?
Innanzitutto, i dipendenti devono conoscere il “come” e il “quanto spesso” possono usufruire di questa opzione. Le aspettative sul numero di giorni da trascorrere a casa o in ufficio non possono essere date per scontate; per facilitare gli orari, è fondamentale stabilire requisiti e procedure fin dall’inizio.
Nel farlo, ricordate che l’ambiguità deve essere minima. Indicate chiaramente quali giorni sono aperti allo smart working e quali no (se presenti): non date per scontato che il personale sia sulla stessa lunghezza d’onda quando si tratta di un numero accettabile di giorni trascorsi in ufficio. L’ultima cosa che i manager o i dipendenti vogliono è non sapere quando devono prepararsi per uscire di casa o quando possono tenersi il pigiama.
2. Consentire Flessibilità
Il fascino del lavoro ibrido sta nel fatto che non richiede ai dipendenti di operare in modo fisso. Per questo motivo, ha senso lasciare una certa libertà sull’orario d’ufficio.
Certo, come abbiamo appena detto, è giusto porre dei limiti alla frequenza con cui il personale può lavorare da casa ed è giusto anche pretendere che l’ufficio sia effettivamente utilizzato mentre si offre lo smart working, ma questi standard possono diventare pesanti se non lasciano spazio alle eccezioni. Possono presentarsi varie problematiche che probabilmente costringeranno i dipendenti a rimanere a casa, come malattie, appuntamenti improvvisi, incidenti domestici e altro ancora. In questi casi, è molto meglio consentire lo smart working piuttosto che pretendere che ci si rechi in ufficio.
Per creare un’efficace politica di lavoro ibrido, quindi, date al personale la possibilità di lavorare da remoto, se necessario, oltre al programma di lavoro da casa stabilito. Un’opzione è quella di fornire un numero di giorni aggiuntivi in cui è possibile lavorare da casa; un’altra è quella di giocare d’anticipo e concedere giorni aggiuntivi da remoto in base alle richieste, ma indicando chiaramente le circostanze in cui tali richieste possono essere rifiutate.
Ricordate che la creazione di un programma rigido di presenze annullerà la flessibilità che i dipendenti amano del lavoro ibrido.
3. La Comodità al Primo Posto
A questo proposito, ricordate che lo scopo di un luogo di lavoro ibrido è aumentare la soddisfazione dei dipendenti. L’implementazione di un modello ibrido con troppe complicazioni, eccezioni o ostacoli porterà ad avere dei dipendenti insoddisfatti: è più probabile che si sentano come se dovessero tornare in ufficio ogni giorno della settimana.
Per assicurarsi che le cose non siano percepite in questo modo, progettate il vostro modello di lavoro da casa in base al comfort dei dipendenti. Come abbiamo appena detto, questo significa permettere di personalizzare i giorni di lavoro da remoto a seconda delle esigenze. Altrettanto importante, però, è incoraggiare e facilitare il lavoro da remoto, sia attraverso la tecnologia che attraverso le procedure.
I dirigenti devono rendere semplice la procedura di richiesta dei giorni di smart working. Inoltre, qualsiasi tecnologia per il lavoro da remoto, come chat, telefoni VoIP o piattaforme di videoconferenza, deve essere facile da usare, preferibilmente senza la seccatura di dover accedere a una VPN.
In sostanza, non basta offrire il lavoro a distanza per creare un vero modello di lavoro ibrido. Anche questo modello deve essere di facile accesso, sia dal punto di vista logistico che tecnologico.
4. Rimanere Connessi
Ma non dimentichiamo un altro aspetto importante di un ufficio ibrido: permettere ai dipendenti in smart working e a quelli in ufficio di lavorare e comunicare tra loro senza problemi.
Nel costruire il vostro modello di lavoro ibrido, è fondamentale aiutare i dipendenti a sentirsi in contatto tra loro. Certo, questo serve in parte a facilitare la collaborazione sul lavoro, ma è altrettanto importante notare che, senza un mezzo idoneo di comunicazione, i dipendenti in smart working rischiano di sentirsi disconnessi e persino isolati.
Per combattere questo problema è necessario adottare politiche intelligenti e tecnologie efficaci, soprattutto per quanto riguarda il sistema di comunicazione. La piattaforma deve essere in grado di mettere in contatto i dipendenti tra loro in modo semplice e veloce, sia che si tratti di un aiuto per il lavoro che di una semplice battuta.
In conclusione, fate del vostro meglio per collegare alla rete interna chi lavora da remoto, sia coinvolgendo i dipendenti nelle riunioni, sia mettendo a disposizione un gruppo chat per una chiacchierata virtuale.
Una Configurazione Ibrida
Abbiamo parlato spesso di tecnologia, oltre che di policy aziendale vera e propria. Questo perché un piano di lavoro ibrido incentrato sul dipendente e comprensivo è solo una parte del modello. Senza la tecnologia adeguata che supporti queste idee, il personale non avrà la sensazione di avere molta flessibilità.
Per realizzare efficacemente la vostra configurazione di lavoro ibrido, quindi, assicuratevi di scegliere una piattaforma che la supporti: facile da implementare ed espandere, ma anche ricca di funzionalità che consentono di connettersi con i colleghi d’ufficio in un attimo.
La piattaforma che fa al caso vostro è Wildix. La piattaforma Wildix, completamente browser-based, offre una suite completa di funzionalità di comunicazione, dalla chat alla videochiamata, si connette in modo sicuro senza bisogno di SBC o VPN aggiuntivi. Scopri di più su come Wildix sostiene lo smart working e le configurazioni ibride.
In qualsiasi modo impostiate il vostro ufficio ibrido, fate in modo che abbracci l’idea centrale di collegare il personale rendendo liberi gli spostamenti. Ora che il lavoro da remoto è una consuetudine, non solo un vantaggio, mantenere alto il morale e la fidelizzazione richiede un modello in cui l’ufficio fisico è disponibile, ma non necessario. Se però impostate bene questo modello, creerete le premesse per un ambiente di lavoro in grado di accogliere (e persino stupire) i dipendenti con varie opzioni lavorative.
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