Razones para apostar por las videoconferencias
Hay una queja que se repite hasta la saciedad entre los que trabajan en oficinas:
“Esta reunión debería haber sido un email.”
En todos los contextos en que puede pronunciarse esta frase, siempre implica un claro mensaje: frustración sobre la gestión del tiempo. Revela el ánimo de un empleado que solo quiere hacer su trabajo sin ser arrastrado de un despacho a otro para recibir información que podría obtener de forma mucho más directa.
Con demasiada frecuencia, se trata de cuestiones que podrían gestionarse mejor por videoconferencia.
Asumiendo que las empresas se mueven en un mundo cada vez más dominado por el smart work, los múltiples beneficios de este medio (especialmente para los empleados que no soportan perder horas en reuniones personales) no pueden pasar inadvertidos.
Los méritos de las (Video) Reuniones
El crecimiento en el uso de las videoconferencias es un hecho que demuestra la importancia que tienen las reuniones para los jefes y directivos. La comunicación por correo electrónico no basta.
Desde luego estas consideraciones son razonables. Los responsables aseguran que demasiado a menudo los emails se pierden en el buzón y que es preferible la información que se transmite a viva voz; también aseguran que reunir a todo el equipo al mismo tiempo aumenta la cohesión entre sus miembros y que es esencial que los empleados tengan un espacio adecuado para resolver dudas o aportar nuevas ideas y mejoras.
Las videoconferencias ponen todas estas ventajas sobre la mesa. En este medio, los empleados reafirman su presencia y aprovechan las ventajas de la comunicación oral. Es el mejor canal para realizar sus aportaciones.
Aún hay más: con la conferencia web, los trabajadores aprovechan todos los beneficios desde la comodidad de su hogar.
En cierto modo, las videoconferencias están a medio camino entre las reuniones presenciales y el “basta con un email”; ofrecen a los empleados una forma más práctica y menos invasiva de participar en una reunión, y al mismo tiempo los responsables consiguen el impacto positivo de una reunión convencional.
Un Futuro Inteligente
Teniendo en cuenta todo esto, lo más razonable es que los responsables correspondientes consideren el mantenimiento de estos recursos de comunicación a distancia aunque los trabajadores ya estén volviendo a la oficina.
Según un estudio de IBM, un sorprendente 75% de los americanos que teletrabajan quieren continuar trabajando desde sus casas al menos de forma parcial. Del mismo modo, Gallup informa de que el 55% de los managers se plantea permitir que sus empleados sigan trabajando desde casa una vez finalicen las restricciones impuestas por el confinamiento.
Considerando estos dos datos, es seguro afirmar que el smart work ha llegado para quedarse. En consecuencia, es esencial implementar una política de teletrabajo para atraer talento, pues de lo contrario el talento se escapará a otros proyectos con condiciones más convenientes.
Por supuesto, para que las videoconferencias sean una alternativa real a las reuniones físicas, el sistema en el que se alojan debe ser seguro, intuitivo y funcionar sin interrupciones. Incluso en ese caso, sería absurdo afirmar que el vídeo está llamado a reemplazar por completo todas las reuniones personales en un futuro.
El punto es más bien comprender que, aunque el personal anhele reencontrarse con sus colegas de nuevo, cada vez queda más lejos la vieja concepción de tener que estar presencialmente en la oficina todos los días de la semana – incluso para las reuniones que los directivos querrán mantener personalmente.
En estos momentos, si los empleados siguen atados a la oficina en todas las circunstancias, seguramente seguiremos oyendo por los pasillos “esta reunión debería haber sido una videoconferencia.”
Para más consejos sobre tecnología de gestión y mejoras de oficina, ¡suscríbete y recibe gratis nuestra revista!