Il est venu le temps des réunions à distance

Pourquoi les managers devraient adopter la vidéoconférence

Parmi les employés de bureau, on entend bien souvent les mêmes plaintes :

“Au lieu d’avoir eu cette réunion, on aurait très bien pu nous envoyer un email”.

Dans tous les contextes où il est utilisé, ce qui motive toujours ce message, c’est la frustration liée à la gestion du temps. Il représente les employés qui veulent simplement faire leur travail, et non pas être tirés de leur bureau pour entendre des informations qui pourraient être données de manière plus rationnelle.

Ou, comme nous l’avons souvent vu, ils pourraient aussi être traités par vidéoconférence.

Et comme les entreprises opèrent dans un monde de plus en plus dominé par le télétravail, les avantages distincts de ce moyen de communication (en particulier pour tous les employés qui ne peuvent pas rester assis à des réunions physiques) ne peuvent pas se permettre de passer inaperçus.

Les mérites des réunions à distance (vidéo)

Le fait que la vidéoconférence ait été utilisée – plutôt que de communiquer uniquement par email – témoigne de l’importance que les managers accordent aux réunions.

Ces considérations sont bien sûr entendables. Les managers affirment que les emails se perdent souvent dans la boîte de réception, qu’il est préférable d’entendre les informations à voix haute, que le fait de rassembler toute l’équipe permet de créer une unité, qu’il est important de laisser les employés poser des questions ou proposer des idées.

La vidéoconférence apporte tous ces avantages. Dans ce média aussi, les employés ont le sentiment d’être présents et d’être entendus. Ils ont toujours la possibilité de donner leur avis.

Et plus étonnant encore, avec la conférence web, les travailleurs bénéficient de ces avantages avec le confort de leur foyer. 

Dans un sens, la vidéoconférence constitue un moyen terme entre la tenue de réunions et le simple “email” ; elle offre aux employés un moyen plus pratique et moins invasif de participer à une réunion, tout en donnant aux managers tout l’impact habituel d’une conférence.

Un avenir à distance

Compte tenu de tout cela, les managers ne doivent pas supposer que les travailleurs renonceront simplement à ce moyen de communication alors qu’ils retournent de plus en plus souvent au bureau.

Selon une enquête d’IBM, 75% des télétravailleurs américains veulent continuer à travailler à domicile au moins une partie du temps. Parallèlement, Gallup rapporte que 55% des cadres prévoient de permettre aux employés de continuer à travailler à domicile une fois les restrictions de quarantaine levées.

Rien qu’avec ces deux chiffres, on peut dire que le télétravail est là pour perdurer. Aussi important qu’il soit d’utiliser une politique de travail à domicile pour attirer les talents, il est également probable que ne pas en avoir signifie prendre du retard dans l’acquisition de talents.

Bien entendu, pour que la vidéoconférence soit une alternative réellement viable aux réunions physiques, le système sur lequel elle fonctionne doit être sécurisé, hautement connectif et totalement convivial. Même dans ce cas, il serait absurde de dire que la vidéo devrait remplacer toutes les réunions physiques.

Il s’agit simplement de dire que même si le personnel est impatient de retrouver ses collègues, il sera de moins en moins enclin à penser qu’il devrait être au bureau tous les jours de la semaine – même pour les réunions qui, selon les managers, doivent se dérouler physiquement.

Car maintenant, si les employés sont traînés au bureau quoi qu’il arrive, nous pourrions très bien les entendre dire : “Cette réunion aurait très bien pu se dérouler en vidéoconférence”.

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