Videoconference

Es wird Zeit, mehr digitale Meetings in den Alltag zu integrieren

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Warum Manager Videokonferenzen lieben müssten

Welcher Büroangestellte kennt diesen Gedanken nicht: „Dieses Meeting hätte auch in eine E-Mail gepasst.“

Dieser Gedanke hat sicher viele Untertöne, doch getrieben ist er in jedem Fall von der Frustration über mangelhaftes Zeitmanagement. Es zeigt deutlich, dass Angestellte einfach nur Ihren Job machen wollen. Sie wollen nicht ständig von ihrem Schreibtisch weg geholt werden, um Informationen zu erhalten, die sie auch auf wesentlich gradlinigere Art und Weise hätten bekommen können beispielsweise über eine E-Mail oder einen kurzen Anruf.

Oder, wie wir es in der näheren Vergangenheit oft gesehen haben, über eine Videokonferenz.

Unternehmen agieren heutzutage in einer Welt, die zunehmend „smart arbeitet“. Das führt unter anderem dazu, dass die offensichtlichen Vorteile einer Videokonferenz nicht länger ignoriert werden können. Besonders zur Freude der Mitarbeiter, die ständige persönliche Konferenzen als Zeitverschwendung betrachten.

Die Vorzüge von Remote (Video) Meetings

Der Fakt, dass Videokonferenzen überhaupt genutzt werden — anstatt nur über E-Mail zu kommunizieren — verdeutlicht, welche Wichtigkeit Manager Meetings beimessen.

Und diese Überlegungen sind auch vollkommen nachvollziehbar. Manager argumentieren, dass E-Mails oft in den Posteingängen verloren gehen. Sie sagen, dass Informationen, die laut ausgesprochen wurden, besser im Gedächtnis bleiben. Dass es die Gemeinschaft fördert, wenn man das ganze Team zusammen bringt. Es sei wichtig, dass Mitarbeiter Fragen stellen und Vorschläge einbringen können.

Eine Videokonferenz vereinigt all diese Vorteile. Auch mit diesem Medium erhalten die Mitarbeiter das Gefühl von Präsenz und der gesprochenen Kommunikation. Sie können genauso Input weitergeben, wie sie es in Vor-Ort-Meetings tun würden.

Was noch schöner ist: Über eine Webkonferenz können Mitarbeiter diese Vorteile in der vertrauten heimischen Umgebung genießen. Und nebenbei trägt diese Meeting-Form gleichzeitig noch zum Schutz der Umwelt und effizienterer Arbeitszeitnutzung bei, da ein Teil der Dienstreisen entfällt.

Im Grunde ist die Videokonferenz ein Mittelweg zwischen Vor-Ort-Meetings und einer E-Mail. Sie bietet den Mitarbeitern eine bequemere, weniger einschneidende Möglichkeit, an Meetings teilzunehmen und bietet den Managern gleichzeitig alle Werkzeuge, um denselben Einfluss während einer Konferenz zu nehmen.

Eine smarte Zukunft

Wenn man dies alles in Betracht zieht, ist es unwahrscheinlich, dass Arbeitnehmer dieses Kommunikationstools so schnell wieder abschreiben werden, nur weil sie nach und nach ins Büro zurückkehren.

Laut einer Studie des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) wollen 42% der befragten Unternehmen das Home Office Angebot auch nach der Corona-Krise ausweiten. Nicht einmal 15% wollen es beim aktuellen Stand belassen oder gar einschränken. Diese Zahlen sind wenig überraschend, zieht man die Beurteilung der Erfahrungen mit Home Office während der Krise hinzu. Knapp 90% der Befragten gaben an, dass sie Home Office im größeren Rahmen realisieren konnten, ohne dass Nachteile entstanden sind.

Basierend auf diesen Zahlen lässt sich sagen: Smart Working ist gekommen um zu bleiben. Es ist also nicht nur wichtig, eine gute Work-From-Home-Policy zu haben, um neue Mitarbeiter zu werben – vielmehr werden Unternehmen, die diese nicht haben, im Rennen um die Akquise junger Talente hinten anstehen.

Natürlich muss die Videokonferenz, um eine ernsthafte Alternative zu Vor-Ort-Meetings zu sein, sicher, konnektiv und vor allem nutzerfreundlich sein. Und selbst dann wäre es absurd zu behaupten, dass Videokonferenzen ab sofort und bis in alle Ewigkeit jedes Vor-Ort-Meeting ersetzen müssen.

Vielmehr ist der entscheidende Punkt, dass die Mitarbeiter, selbst wenn sie sich darauf freuen, wieder mit dem Kollegen im Büro zu sein, nicht mehr das Gefühl haben werden, tagtäglich im Büro sitzen zu müssen. Auch nicht bei den Meetings, von denen die Manager behaupten, sie müssen Vor-Ort stattfinden.

Wenn heute noch Mitarbeiter ins Büro zitiert werden, egal unter welchen Umständen, wird es heißen: „Diese Meeting hätte auch in eine Videokonferenz gepasst.

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