¿Cuánto cuesta técnicamente poner en marcha el Smart Working en una empresa?

Activar el modelo de smart working en una empresa en solo un día… ¿es técnicamente viable o es solo un truco de marketing?

En las últimas semanas y meses, debido a la crisis causada por el COVID-19, son muchas las empresas de todo el mundo que están haciendo todo lo posible por proporcionar a sus empleados las herramientas necesarias para poder trabajar desde casa manteniendo el mismo nivel de productividad y disponibilidad al que estaban acostumbradas.

La adaptación al teletrabajo resulta especialmente difícil para las compañías que nunca se lo habían planteado antes de la pandemia. Hace unos meses, el smart working era simplemente “algo bueno” en términos generales, pero el porcentaje de empresas que lo había implementado era ínfimo. En estos momentos, ya no es algo opcional: se ha convertido en una estrategia obligatoria para todos los negocios que quieren sobrevivir en estos tiempos.

En este artículo analizamos, desde una perspectiva técnica, la posibilidad de activar de forma rápida y efectiva un sistema de trabajo inteligente en una empresa pequeña o mediana y el tiempo necesario para ello.

Para ilustrarlo con un ejemplo práctico, tomaremos como referencia una pequeña empresa con 50 empleados que necesite una solución de smart working con los siguientes requisitos:

• Comunicación Interna

Estos días es imposible que un equipo asista a una reunión presencial. Es necesario disponer de una potente solución para conferencias web que permita alojar reuniones online en las que poder, además de realizar videoconferencias, trabajar conjuntamente sobre documentos colaborativos y compartir las pantallas. 

Los trabajadores ya no pueden acercarse al despacho de su colega o ir a la sala de reuniones para comentar los detalles de un proyecto. Necesitan herramientas adicionales para colaborar en tiempo real que incluyan chat, llamadas, pantalla compartida, mensajes de grupo e intercambio de archivos.

• Comunicación Externa

Los clientes están confinados, así que no les queda más remedio que comprar productos y servicios en la red. Esto implica que las empresas tienen que centrarse en aumentar las ventas online. Para ello, una forma práctica es optimizar su propio sitio web… ¿Cómo? Es tan sencillo como añadir una opción para que el consumidor final pueda contactar con los agentes de la empresa directamente desde la página. 

Las reuniones con socios, proveedores o clientes potenciales también deben celebrarse online. Por eso, es imprescindible contar con una solución para realizar conferencias web corporativas que resulte fácilmente accesible para los usuarios externos, además de para los usuarios internos; una solución intuitiva que no requiera instalar ningún hardware o software adicional.

• Implementación y entrega de la solución

Tanto la entrega como la instalación deben realizarse a distancia. En estos momentos, los técnicos no pueden personarse en las oficinas de la empresa ni tampoco pueden desplazarse a los domicilios de los usuarios para configurar el software o el hardware. La solución debe instalarse de forma remota, desde el primer paso hasta el último.

Tampoco es posible realizar la formación presencial de los empleados durante esta crisis. Lo más operativo es implementar una solución corporativa intuitiva y sencilla para que esté al alcance de todos: gente de distintas edades, con distintas habilidades informáticas e incluso sin ninguna experiencia con la tecnología. No debe requerir la instalación ni actualización de ningún plugin ni programa adicional.

No podemos olvidar otro de los aspectos que conviene tener en cuenta al activar el smart working y permitir que los usuarios utilicen sus propios dispositivos: la solución debe garantizar la máxima seguridad sin requerir una infraestructura compleja que obligue a contar con una VPN o SBC en la oficina o en los domicilios particulares de los usuarios.

¿Cómo se entrega una solución de Smart Working a distancia?

Una vez claras las necesidades habituales de la mayoría de las empresas, la pregunta pendiente es si es técnicamente posible implementar una solución que cumpla con todos estos requisitos… Si la respuesta es sí, tendremos que plantearnos cuánto tiempo se necesita para ello.

Wildix, la primera centralita accesible desde el navegador para las Comunicaciones Unificadas y el VoIP, asegura que puede implementar su solución en solo un día laborable. Además, la totalidad del proceso puede realizarse de forma remota, sin ninguna instalación presencial.

Desde un punto de vista técnico, ¿cómo es posible habilitar el smart working en una empresa en solo un día laborable?

1) Crear un nuevo Cloud = 5 minutos

Todos los partners Wildix tienen acceso al Portal de Gestión Wildix, desde donde pueden ver y administrar todos los sistemas telefónicos de sus clientes. En pocos minutos pueden crear un nuevo PBX Cloud y añadir las licencias de usuario correspondientes.

La solución Wildix es muy escalable: puedes añadir todos los usuarios y licencias que necesites cuando los necesites, en tiempo real. También consigues una gran flexibilidad en relación con los periodos de pago, ya que existen distintas opciones: planes de un mes, un año o cinco años.

En solo unos minutos, la centralita estará lista y activa y podremos acceder a su interfaz de administrador desde el navegador con cualquier ordenador. No es necesario instalar nada para poder entrar y gestionar la centralita.

2) Configurar la centralita PBX = de 40 minutos a varias horas + 12 horas para la portabilidad de los números de teléfono

Este es el momento de añadir los usuarios. La forma más sencilla es importarlos desde el backend: LDAP, Active Directory, MySQL, MSSQL y otras fuentes son compatibles, así como un simple archivo CSV.

Lo mismo ocurre con las agendas. Una vez importadas, es posible configurar una tarea programada de modo que los usuarios puedan acceder a todas las agendas compartidas en tiempo real desde cualquiera de sus dispositivos – a menos que queramos establecer algunas restricciones.

En este punto, los usuarios del sistema ya pueden llamarse entre ellos. No tienes que hacer nada más para que las llamadas internas funcionen. Sencillo, ¿no?

Para las llamadas externas, recomendamos utilizar un servicio llamado CLASSOUND, proporcionado por Wildix. Incluye audio y vídeo en HD, cifrado y failover incorporado y compatibilidad con más de 130 países. La migración es sencilla y las empresas pueden mantener sus números de teléfono habituales. En solo 12 horas, los empleados podrán recibir llamadas directamente en sus casas y utilizar su número de teléfono habitual para llamar a los clientes, socios y proveedores.

¡Este es el momento de trabajar en los Dialplans! Configurar los planes de marcación nos costará un poco más porque necesitaremos comprender las necesidades concretas del cliente y configurar un sistema que las resuelva. Wildix Dialplan ofrece un sinfín de posibilidades distintas para gestionar las llamadas entrantes y salientes. Es posible configurar horarios, crear grupos de usuarios (Soporte, Departamento de Ventas, etc.) para gestionar las colas de llamadas, crear respuestas de voz interactivas (IVR) y mucho más.

3) Habilitar Collaboration, llamadas internas y externas = 5 minutos

¿Cómo acceden los empleados a la interfaz de Collaboration? ¿Cómo pueden empezar a realizar y recibir llamadas si no tienen su teléfono fijo en casa?

El administrador del sistema envía una invitación por email a todos los empleados. En el email se incluye un enlace para unirse a la herramienta de Collaboration desde el mismo navegador, junto con las credenciales de acceso. Es una solución completamente basada en la web, por lo que no es necesario instalar nada en los equipos, es suficiente con acceder directamente desde el navegador.

Cuando los usuarios han accedido a la herramienta Collaboration, solo tienen que añadir su imagen de perfil y configurar sus preferencias para el desvío de llamadas.

Pueden realizar y recibir llamadas directamente desde la interfaz web sin tener que instalar ningún plugin. Esto es posible gracias a la compatibilidad de su navegador nativo con WebRTC, la tecnología que permite la comunicación browser-to-browser. Los empleados pueden administrar sus llamadas igual que si estuvieran en el teléfono de la oficina: encontrarán las mismas funciones disponibles, incluyendo desvío de llamadas, llamada en espera, grabación de llamadas, etc.

Además, los empleados pueden descargar un cliente para smartphones desde el Google Play Store o el App Store de Apple con todas las ventajas de las Comunicaciones Unificadas, incluyendo los chats de grupo, en sus teléfonos móviles.

4) ¿Y si necesito un teléfono fijo? = 2 minutos

¿Qué hay de los empleados que no pueden vivir sin un teléfono físico en su mesa? Wildix también los ha tenido en cuenta. En ese caso, pueden optar por los teléfonos de escritorio Android Vision y SuperVision. Son muy sencillos de conectar y están listos para usar en un par de minutos siguiendo estos pasos:

1. Conectar el teléfono a la corriente eléctrica
2. Conectar el teléfono a la red WiFi de casa
3. Iniciar sesión en la app Wildix

5) Empezar una conferencia web = 30 segundos

Una de las soluciones más interesantes que ofrece Wildix en relación con el teletrabajo es la opción de realizar conferencias webs.

Puedes crear una nueva sala de conferencias desde la interfaz web de Collaboration, invitar a otros usuarios y programar la llamada para otro momento. También puedes invitar a usuarios externos: cualquiera que reciba una invitación por correo electrónico con las instrucciones podrá unirse a la conferencia.

Para participar en una videoconferencia solo necesitas un ordenador o un teléfono móvil conectado a Internet. Es muy sencillo y está basado en WebRTC. Además, tampoco te exigirá que instales nada en tu equipo.

¿Cómo se realiza la formación a distancia para los empleados?

El objetivo es implementar una solución que resulte intuitiva y fácil de usar para todos, sin necesidad de impartir formación adicional para los usuarios, incluso con empleados que no tengan ningún conocimiento en materia de tecnología.

Para aquellos usuarios que quieran aprovechar al máximo ventajas de la solución Wildix, están disponibles algunos tutoriales en vídeo explicando las opciones más avanzadas. Todos los vídeos, así como el resto de la documentación, son accesibles online sin necesidad de registrarse. 

Consideraciones de Seguridad

La seguridad es una de las principales preocupaciones de las compañías que se plantean instaurar el smart working y la política de BYOD (siglas en inglés de bring your own device o trae tu propio dispositivo).

Las soluciones Wildix están diseñadas pensando en la seguridad, garantizando que todas las opciones de seguridad están perfectamente integradas directamente en el producto. Esto implica que el sistema Wildix es seguro por diseño y la seguridad nunca se deja a cargo de otros dispositivos de terceros ni a discreción del usuario.

Aquí explicamos resumidamente cómo garantizamos la máxima seguridad de la solución Wildix:

• Opción de Inicio de Sesión Único con Active Directory, Google, Microsoft
• Autenticación de doble factor (2FA)
• Funciones hash seguras SHA-512 + salt para el cifrado de las contraseñas
• Cifrado TLS del tráfico HTTPS a la centralita, compartir pantalla, conferencias web
• SIP TLS – SIP sobre TLS
• Detección de intrusos en todos los servicios gestionados por el PBX
• DoS protection over all services managed by the PBX
• Audio, videollamadas y conferencias web vía WebRTC:
  • WebRTC ofrece seguridad integrada, su seguridad está dentro del navegador
  • Todos los trenes de medios enviados vía WebRTC están cifrados utilizando DTLS y SRTP, por lo que las escuchas, manipulación indebida e interceptación resultan imposibles
  • Los servidores externos (ej.: TURN) no decodifican los datos de la aplicación y no tocan el cifrado DTLS, no tienen acceso a la información intercambiada entre las partes

Ver vídeo: Cómo activar Smart Working en un una empresa en tan solo un día con Wildix.