Was ist aus technischer Sicht erforderlich, um ein “Smart Working”-Modell in einem Unternehmen zu etablieren?

Smartworking Wildix

Smart Working in einem Unternehmen an nur einem Tag aufsetzen – ist das technisch möglich oder nur ein Marketing-Trick?

In den zurückliegenden Wochen und Monaten hatten viele Unternehmen auf der ganzen Welt aufgrund des COVID-19-Ausbruchs Schwierigkeiten, ihren Mitarbeitern die nötigen Tools zur Verfügung zu stellen, damit diese von zu Hause aus arbeiten und dabei die gewohnte Produktivität und Verfügbarkeit aufrechterhalten können.

Dies gilt insbesondere für Unternehmen, bei denen vor Beginn der Pandemie das Thema Home Office überhaupt keine Rolle gespielt hat. Noch vor wenigen Monaten war Smart Working eine “nette Idee” und wurde nur von einem kleinen Prozentsatz der Unternehmen genutzt. Das hat sich schlagartig geändert – von heute auf morgen ist es für viele Firmen zum Muss und überlebensnotwendig geworden.

In diesem Beitrag werden wir aus technischer Sicht analysieren, ob es möglich ist, schnell und nahtlos in einem kleinen bis mittleren Unternehmen ein “Smart Working”-Umfeld zu schaffen, und wie viel Zeit dafür erforderlich ist.

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Smartworking Wildix

Als Beispiel betrachten wir ein kleines Unternehmen mit 50 Mitarbeitern, das eine “Smart Working”-Lösung etablieren muss und die folgenden Anforderungen hat:

  • Interne Kommunikation

Die Teams können zukünftig keine persönlichen Besprechungen mehr durchführen. Es wird also eine leistungsfähige Webkonferenz-Lösung benötigt, um Online-Meetings abhalten zu können. Diese Lösung sollte aber nicht nur Videokonferenzen, sondern auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten und das Freigeben der Bildschirme ermöglichen.

Die Mitarbeiter können nicht mehr einfach zum Schreibtisch ihres Kollegen oder in ein Besprechungszimmer gehen, um über Details zu einem Projekt zu diskutieren. Sie benötigen effiziente Tools (z.B. für Chats, Anrufe, Bildschirmfreigabe, Gruppenchats und Dateifreigabe), um in Echtzeit zusammenarbeiten zu können.

  • Externe Kommunikation

Während des Lockdowns und der darauffolgenden Wochen kaufen Kunden Produkte und Dienstleistungen vermehrt online. Dies bedeutet, dass sich Unternehmen auf die Steigerung ihres Online-Umsatzes konzentrieren müssen. Am einfachsten geht das natürlich über die eigene Unternehmenswebsite. Dazu bedarf es einer Funktion, über die der Endkunde direkt von der Landingpage aus Kontakt mit den Vertretern des Unternehmens aufnehmen kann.

Alle Besprechungen mit Partnern, Lieferanten oder potenziellen Kunden müssen ebenfalls online abgehalten werden. Dies bedeutet, dass die Webkonferenz-Lösung der Firma nicht nur für interne Mitarbeiter sondern auch für externe Benutzer leicht zugänglich sein muss. Die Lösung sollte einfach zu bedienen sein und keine zusätzliche Hardware oder Software erfordern.

  • Implementierung und Bereitstellung der Lösung

Die Bereitstellung muss aus der Ferne erfolgen. Techniker können jetzt weder vor Ort in das Büro des Unternehmens noch in die Wohnungen der Mitarbeiter gehen, um Software oder Hardware zu installieren und einzurichten. Die Lösung muss von Anfang bis Ende remote installiert werden können.

In der aktuellen Situation sind auch keine Schulungen der Mitarbeiter vor Ort möglich. Die Lösung muss daher für Menschen unterschiedlichen Alters und Qualifikationsniveaus und sogar für Menschen ohne technischen Hintergrund intuitiv und benutzerfreundlich sein. Für die Installation, Fehlerbehebung oder Aktualisierung sollten keine Plugins oder Programme erforderlich sein.

Sie sollten bei der Implementierung einer Smart Working-Lösung eine weitere Sache berücksichtigen, wenn Sie die Mitarbeiter ihre eigenen Geräte verwenden lassen: Die Lösung sollte höchste Sicherheit gewährleisten, ohne die Infrastruktur unnötig kompliziert zu machen (indem z.B. VPNs und SBCs im Büro oder zu Hause erforderlich wären).

Aber wie implementieren Sie eine Smart Working-Lösung aus der Ferne?

Nachdem wir die Bedürfnisse eines typischen Unternehmens verstanden haben, stellt sich die Frage, ob es technisch möglich ist, eine Lösung zu implementieren, die all diese Anforderungen erfüllt, und wenn ja, wie schnell dies möglich ist.

Die erste Browser-basierte Unified Communications- und VoIP-Telefonanlage von Wildix kann an nur einem Arbeitstag implementiert werden. Darüber hinaus kann der gesamte Prozess remote durchgeführt werden, da keinerlei Installationen vor Ort erforderlich sind.

Wie genau ist es aus technischer Sicht möglich, an nur einem Arbeitstag eine Smart Working-Lösung in einem Unternehmen einzurichten?

1) Eine neue Cloud-Instanz anlegen = 5 Minuten

Alle Wildix-Partner haben Zugriff auf das Wildix-Verwaltungsportal, in dem sie sich die Telefonsysteme ihrer Kunden anschauen und verwalten können. Das Erstellen einer neuen Cloud-Telefonanlage und das Hinzufügen von Benutzerlizenzen dauert nur wenige Minuten. 

Die Wildix-Lösung ist gut skalierbar: Sie können beliebig viele Benutzerlizenzen erstellen und jederzeit in Echtzeit weitere hinzufügen. Auch was die Zahlungsperioden betrifft, bietet die Lösung einiges an Flexibilität. Sie können zwischen monatlicher, jährlicher und fünfjährlicher Zahlung wählen.

In nur wenigen Minuten ist die TK-Anlage bereit und aktiviert, und Sie können von jedem Laptop aus über den Browser die Administrationsoberfläche ansteuern. Um auf die Telefonanlage zugreifen und sie verwalten zu können, müssen Sie keinerlei Software installieren.

2) Die Telefonanlage einrichten = von 40 Minuten bis zu mehreren Stunden (plus 12 Stunden für die Portierung der Telefonnummern)

Jetzt können die Benutzer hinzugefügt werden. Am einfachsten ist es, sie aus einem Backend zu importieren: LDAP, Active Directory, MySQL, MSSQL und andere Quellen sowie einfacher Import aus CSV-Dateien werden unterstützt.

Gleiches gilt für die Telefonbücher. Sobald wir sie importiert haben, können wir einen geplanten Auftrag einrichten und die Benutzer haben von all ihren Geräten aus in Echtzeit Zugriff auf alle freigegebenen Telefonbücher. Natürlich kann der Zugriff aber auch eingeschränkt werden.

Zu diesem Zeitpunkt können sich die Benutzer des Systems bereits gegenseitig anrufen. Es sind keine weiteren Schritte notwendig, um interne Anrufe zu aktivieren. 

Für externe Anrufe empfehlen wir die Verwendung des von Wildix bereitgestellten Dienstes CLASSOUND. Dieser bietet neben HD-Audio und -Video auch Verschlüsselung und Failover, die standardmäßig aktiviert sind. Derzeit werden schon mehr als 130 Länder unterstützt. Die Migration ist denkbar einfach und die Unternehmen können ihre vorhandenen Telefonnummern beibehalten. In nur 12 Stunden können die Mitarbeiter auch zu Hause ihre dienstlichen Anrufe empfangen und über ihre vorhandenen Dienstnummern Kunden, Partner und Lieferanten anrufen.

Jetzt ist es Zeit, an unseren Wählplänen zu arbeiten! Dieser Teil dauert erfahrungsgemäß etwas länger, da wir die Bedürfnisse des Kunden verstehen und das darauf basierende System einrichten müssen. Im Wildix Wählplan können Sie unzählige Szenarien für die Verwaltung eingehender und ausgehender Anrufe definieren. Sie können Zeitpläne einrichten, Gruppen von Mitarbeitern (technischer Support, Verkaufsabteilung usw.) zur Abarbeitung der Anruf-Warteschlangen erstellen, IVR-Abläufe festlegen und vieles mehr.

3) Collaboration aktivieren, interne und externe Anrufe = 5 Minuten

Wie können Mitarbeiter auf die Collaboration-Oberfläche zugreifen und Anrufe tätigen bzw. entgegennehmen, wenn sie ihr Tischtelefon nicht zu Hause haben?

Der Systemadministrator sendet eine Einladungs-E-Mail an alle Mitarbeiter. Diese E-Mail enthält einen Link zum Zugriff auf die webbasierte Collaboration-Oberfläche und die erforderlichen Anmeldeinformationen. Webbasiert bedeutet, dass die Mitarbeiter nichts auf ihren Rechnern installieren müssen – sie können direkt über den Browser darauf zugreifen.

Sobald die Benutzer auf die webbasierte Collaboration-Oberfläche zugegriffen haben, müssen sie lediglich ihr Benutzerbild und das Team hinzufügen und ihre Einstellungen für die Anrufweiterleitung vornehmen. 

Sie können dann Anrufe direkt über die Weboberfläche tätigen und empfangen, ohne Plugins installieren zu müssen. Möglich macht dies die native WebRTC-Unterstützung des Browsers. Diese Technologie ermöglicht die Kommunikation von Browser zu Browser. Die Mitarbeiter können ihre Anrufe genauso verwalten, wie von ihrem Bürotelefon aus. Es stehen dieselben Funktionen wie Anrufweiterleitung, Halten, Anrufaufzeichnung, etc. zur Verfügung.

Die Mitarbeiter können aber auch einen Smartphone-Client, der alle Unified-Communications-Fähigkeiten (inklusive Gruppen-Chats) auf ihr Smartphone bringt, aus dem Google Play Store oder Apple’s App Store herunterladen.

4) Und was ist mit den Tischtelefonen? = 2 Minuten

Was passiert mit den Mitarbeitern, die einfach nicht ohne ihr geliebtes Telefon leben können? Diese Benutzer können ein Vision- oder SuperVision-Android-Tischtelefon bekommen. Sie können dieses Telefon ganz einfach mit nach Hause nehmen und nach einigen wenigen Handgriffen verwenden:

  1. Telefon an Stromversorgung anschließen
  2. Telefon mit dem eigenen WiFi-Netzwerk verbinden
  3. In die Wildix-App einloggen

5) Eine Online-Konferenz starten = 30 Sekunden

Eine der leistungsstärksten Funktionen, die das Wildix-System Mitarbeitern im Home Office bietet, sind die Online-Konferenzen.

Ein neuer Konferenzraum kann direkt über die Collaboration-Weboberfläche erstellt werden. Anschließend müssen nur noch die anderen Nutzer eingeladen und die Konferenz terminiert werden. Auch externe Personen können eingeladen werden. Jeder erhält eine Einladungs-E-Mail mit Anweisungen zur Teilnahme an der Konferenz.

Für die Teilnahme an einer Videokonferenz wird lediglich ein Laptop oder ein Smartphone sowie eine Internetverbindung benötigt. Das alles ist deshalb so einfach, weil es auch auf WebRTC basiert und wiederum keine Installation erfordert.

Wie können die Mitarbeiter im Home Office geschult werden?

Insbesondere deshalb ist es wichtig, eine Lösung zu wählen, die so einfach zu bedienen und so intuitiv ist, dass der Endnutzer ohne Schulung damit klar kommt – völlig unabhängig vom Alter und technischen Kenntnisstand der Nutzer.

Für Benutzer, die alle Vorteile der Wildix-Lösung kennenlernen und diese nutzen möchten, bieten wir eine Reihe kurzer Video-Tutorials an, in denen alle erweiterten Funktionen erläutert werden. Alle diese Videos und unsere Benutzerdokumentation sind ohne Registrierung online verfügbar.

Sicherheitsüberlegungen

Sicherheit ist eines der Hauptanliegen von Unternehmen, die “Smart Working”-Lösungen und BYOD-Richtlinien (Bring Your Own Device) einsetzen.

Wildix räumt dem Thema Sicherheit schon bei der Entwicklung seiner Lösungen höchste Priorität ein und gewährleistet, dass alle notwendigen Sicherheitsfunktionen im Produkt integriert sind. Das Wildix-System ist also secure by design und verlässt sich beim Thema Sicherheit niemals auf Geräte von Drittanbietern.

Hier nur einige der Funktionen, durch die die 100%ige Sicherheit der Wildix-Lösung gewährleistet wird:

  • “Single Sign-On”-Authentifizierung über mit Active Directory, Google, Microsoft
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
  • Sichere Hash-Funktionen SHA-512 + Salt für die Verschlüsselung von Benutzerpasswörtern
  • TLS-Verschlüsselung des HTTPS-Traffics zur TK-Anlage, Bildschirmfreigabe-Sessions, Online-Konferenzen
  • SIP TLS – SIP-Signalisierung über TLS
  • Intrusion Detection über alle von der TK-Anlage verwalteten Dienste 
  • DoS-Schutz für alle von der TK-Anlage verwalteten Dienste
  • Audio-, Videoanrufe und Online-Konferenzen über WebRTC:
    • WebRTC bietet Sicherheit “out-of-the-box”, da die Sicherheit durch den Browser gewährleistet wird
    • Alle über WebRTC übertragenen Streams werden mit DTLS und SRTP verschlüsselt, was Überwachung, Manipulation und Abhören verhindert
    • Externe Server (z.B. TURN) dekodieren die Anwendungsdatenschicht nicht und berühren auch die DTLS-Verschlüsselung nicht. Sie haben keinen Zugriff auf die zwischen den Peers ausgetauschten Informationen

Smartworking Wildix

Schauen Sie sich das Video an: Wie Smart Working in nur einem Tag im Unternehmen aktiviert werden kann mit Wildix
(deutsche Audiospur vorhanden)

 

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