En los días previos a la pandemia, elegir la forma de organizar las reuniones en la mayoría de negocios con oficina era sencillo. Si necesitabas juntar a tu equipo, podías reservar una sala de reuniones que hubiera disponible en las instalaciones. Y si necesitabas involucrar a los responsables de varias ubicaciones, podías elegir entre una teleconferencia o una sesión personal con mayor aforo. Ahora, sin embargo, Gartner ha publicado que espera que la mitad de las organizaciones tengan el 50% de su plantilla trabajando de forma remota o híbrida este año y, como hemos comentado recientemente, el cambio al teletrabajo no muestra señas de ralentizarse, por lo que cada vez más reuniones se realizan de forma virtual — algunos equipos, incluso, nunca se han reunido en persona.
¿Progreso o estrés post-pandemia? Es difícil de decir, pero a medida que los equipos se separan más geográficamente, reunirlos a todos en una sala se hace cada vez más difícil. Así que, pensando los desafíos logísticos, ¿merece la pena el esfuerzo extra de las reuniones personales, o es la teleconferencia un sustituto más que adecuado?
¿Qué es una teleconferencia?
Una teleconferencia es una llamada de audio que permite a varias personas unirse a la vez a una sala virtual llamando a un número de teléfono específico y normalmente añadiendo después un código PIN de seguridad. La cantidad de personas que pueden unirse a la sala virtual depende del bridge de la conferencia — es decir, el software — que se usa en la llamada.
Las teleconferencias no son nada nuevo, teniendo en cuenta que la primera llamada analógica se realizó allá por el 1915. Sin embargo, lo que ha revolucionado las conferencias virtuales es el VoIP (protocolo de voz por internet) y la tecnología WebRTC. Ahora, en lugar de realizar llamadas por un cableado de cobre, las podemos hacer a través de internet e incluso directamente desde el navegador sin tener que excluir a los números de la red de telefonía pública conmutada (PSTN). Esto ha impulsado el auge de las videoconferencias y conferencias web, permitiendo a los organizadores compartir pantallas y pizarras virtuales, además de las teleconferencias clásicas. Pero incluso en su forma tradicional de solo audio, la teleconferencia tiene mucho que ofrecer.
Beneficios
Las ventajas principales de realizar teleconferencias es que no estás atado a una ubicación concreta, lo que a su vez genera:
- Ahorro de tiempo
- Ahorro de dinero
- Mejoras en la conciliación laboral
Por supuesto, no hace falta decir que las teleconferencias no requieren desplazamiento alguno, provocando que los empleados inviertan menos tiempo. Además, su naturaleza virtual también significa que se pueden organizar rápidamente, puedes tener una reunión preparada en un abrir y cerrar de ojos. Con muchos sistemas modernos de comunicaciones unificadas (UC), puedes añadir asistentes a una llamada existente si necesitas otra opinión, o mandar invitaciones en el momento por el mail a poco tiempo de que comience la reunión. Combinada con integraciones de disponibilidad de presencia y de calendario, puedes ver qué personas están disponibles y organizar tu reunión en consecuencia, maximizando las posibilidades de involucrar a todos los responsables importantes de forma rápida y eficaz.
Naturalmente, al ahorrar tiempo se ahorra dinero. Sin la necesidad de tener que juntar a todos en la misma ubicación, los negocios se ahorran gastos en desplazamientos, alquiler de oficinas y el evitan el retraso causado en la toma de decisiones importantes por la propia logística de la organización de la reunión. Especialmente con lo rápido que se adaptan y cambian las industrias, no mantenerse al día con la tecnología y tendencias puede traducirse en oportunidades perdidas que pueden afectar de forma negativa a la cuenta de resultados de la empresa.
Por último, está el impacto en los empleados. Suponiendo que el resto de sus tareas también pueden hacerse de forma remota, que las reuniones se hagan principalmente a través de teleconferencia, les permite hacerse cargo de otros compromisos, como el cuidado de los niños, lo que genera una mayor satisfacción en el trabajo y una mayor retención de talento. Las ofertas completamente remotas también ofrecen a los empleadores la oportunidad de atraer talento de todas partes del mundo sin tener que depender del talento local, dado que cada vez más trabajadores buscan más priorizar el equilibrio entre vida y trabajo.
Desventajas
Dadas todas las ventajas que hemos comentado, ¿por qué tienen aún tanto peso las reuniones en persona?
Bueno, existen desventajas naturales al conversar solo por teléfono:
- No hay comunicación visual
- Distracciones
- La calidad de la llamada puede variar
Es raro pensar en ello, pero cuando hablamos con alguien estamos escuchando más que sus palabras. Su tono, expresión facial y lenguaje corporal aportan información extra que nos ofrece más contexto para ayudarnos a entender mejor lo que realmente quieren decir. Con teleconferencias de solo audio, se pierden todos los matices. Y aunque la mayoría de las veces no suelen ser un problema importante, puede hacer que sea más difícil para personas que no hablan ese idioma de forma nativa y por supuesto excluye por completo a las personas que hablan por signos.
De forma que, si estás trabajando en un equipo diverso y multicultural es mejor realizar videoconferencias o conferencias web para tus reuniones virtuales y así ofrecer a los participantes la oportunidad de ver el lenguaje corporal de las otras personas a través de las cámaras en caso de que las reuniones personales no se puedan hacer de forma práctica.
Reincidiendo en lo mismo, una vez que sacas a las personas fuera de la sala física, se encuentran en cualquier parte del mundo — y eso deja espacio a que se cuelen muchas distracciones inesperadas. Ya sea una llamada a la puerta, los familiares del trabajador o incluso el camarero de la cafetería, existen multitud de elementos que pueden interrumpir el hilo de la conversación y obliguen a que se repitan las cosas y por consiguiente se alargue la reunión.
Aunque es frustrante, existen formas de mitigar esto, por ejemplo haciendo uso de auriculares que muestren que el trabajador está ocupado. De esta forma la persona que llama podrá elegir el lugar adecuado para atender la llamada. Aun así, tener una sala dedicada es mucho mejor para eliminar las distracciones externas, y además todo el mundo puede verse, asegurándose de que todos los participantes están centrados en la tarea que les ocupa.
Por último, los participantes de la llamada pueden tener problemas para entenderse si se degrada la calidad de la llamada, algo que puede ocurrir en cualquier momento. Para evitar esto, especialmente con teléfonos VoIP, asegúrate de que tu ancho de banda es el suficientemente rápido para gestionar tu reunión junto al flujo normal de llamadas. Recuerda, todo depende de la misma conexión de forma que si sabes que vas a estar de forma regular en teleconferencias asegúrate de que tu conexión a internet puede cubrir el resto de las necesidades de la oficina sin provocar degradación.
Si somos justos, el problema de una mala calidad de sonido también puede ocurrir en reuniones en persona, dependiendo del tamaño del espacio, de la acústica de la sala y de los propios participantes. Es importante comprobar las ubicaciones físicas para saber si requieren del uso de algún sistema de sonido adicional, en función del número de asistentes y del lugar elegido.
El valor de las reuniones personales
Cuando trabajas con equipos completamente remotos, la decisión es clara, las teleconferencias son tu única opción. Pero en un entorno híbrido, esta puede ser una decisión más complicada.
Aunque puedes generar compañerismo y espíritu de equipo a través de entorno virtuales, las reuniones en persona con paradas planificadas y tiempo de descanso antes y después del evento principal favorecen las conversaciones triviales y las interacciones informales que son las que sientan las bases de las relaciones interpersonales. Dado que la conferencia elimina todo ese tiempo para proporcionar comodidad y eficiencia, los equipos pueden sentir un poco la falta de conexión con los demás, lo que puede dificultar la colaboración. El aislamiento resultante puede afectar negativamente a la salud mental del empleado.
La cultura de la empresa es algo que también brilla en las reuniones personales. IKEA, por ejemplo, se enorgullece de su herencia sueca y no se limita a programar pausas en la agenda, sino que dedica tiempo al fika, un ritual de café y tarta que es una institución nacional sueca. Si eres nuevo en la empresa y estás en una teleconferencia, una parada rápida para el café nunca tendrá el mismo efecto, incluso si tienes un poco de kanelbulle escondido en tu armario porque echas de menos la interacción social que forma parte intrínseca del fika.
Así que ¿cuál es mejor?
Lo creas o no, la respuesta es ninguna. Cada tipo de reunión tiene su lugar en el mundo empresarial moderno, solo depende lo que quieras conseguir con cada reunión.
¿Necesitas una decisión rápida? ¿Solo organizar una reunión rutinaria? Aquí es donde realmente destacan las teleconferencias.
¿Necesitas que tu equipo se centre en mejorar su relación, o quieres darle a un cliente VIP una nueva experiencia? Entonces la mejor opción es una reunión en persona.
En Wildix, recomendamos una mezcla de los dos formatos ya que podrás obtener lo mejor de ambos mundos. Aunque para realmente aprovechar al máximo tus reuniones virtuales, haz uso de las soluciones de comunicaciones unificadas, como las plataformas 100% centradas en ventas de Wildix donde podrás pasar de teleconferencias a un software de conferencias web lleno de funcionalidades desde tu navegador con solo un clic de botón.
Independientemente de cómo hagas la división, contar con una herramienta tan completa como las UC significa que estarás preparado para adaptarte a todo lo que los clientes internacionales, las oficinas locales, los trabajadores remotos — o la vida — ponga en tu camino.
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