Avant la pandémie, les entreprises ne se posaient pas de questions compliquées pour organiser des réunions. Pour une réunion d’équipe, on réservait une salle de réunion disponible sur place. Et pour faire participer des décideurs répartis sur plusieurs sites, on avait le choix entre une conférence téléphonique et une grande réunion en présence de chacun. Mais aujourd’hui Gartner fait savoir qu’une majorité d’entreprises s’attendent à ce que le télétravail ou le travail hybride concerne plus de 50 % de leur personnel dès cette année. Cette tendance – c’était l’objet d’une de nos précédentes études – ne semble pas devoir se démentir et on observe que le pourcentage de réunions virtuelles ne cesse d’augmenter, certaines équipes ne se réunissant même jamais en personne.
Progrès ou tragédie post-confinement ? Difficile de trancher, mais plus les équipes sont géographiquement éloignées, plus il est difficile de réunir tout le monde dans une même pièce. Compte tenu des difficultés logistiques rencontrées, les réunions en présentiel valent-elles encore la peine d’être organisées, ou doit-on estimer que les conférences téléphoniques les remplacent avantageusement ?
Qu’est-ce qu’une conférence téléphonique ?
Une conférence téléphonique est un appel audio qui permet à plusieurs personnes d’être connectées ensemble dans une salle virtuelle après avoir composé un numéro d’appel spécifique et saisi un code d’accès ou un code PIN pour des questions de sécurité. Le nombre de personnes ayant accès à la salle virtuelle dépend du pont de conférence – c’est-à-dire du logiciel – utilisé pour l’appel.
Les conférences téléphoniques n’ont rien de nouveau, puisque le premier appel analogique remonte à 1915. Toutefois, la technologie VoIP (voix sur protocole internet) et le WebRTC ont révolutionné les conférence virtuelles. On peut aujourd’hui se passer des réseaux téléphoniques traditionnels avec leurs câblages en cuivre et téléphoner sur Internet ou même directement avec son navigateur, sans perdre les numéros du réseau téléphonique public commuté (RTPC). Cette évolution a favorisé l’essor de la vidéoconférence et de la webconférence. La webconférence dispose de fonctionnalités comme le partage d’écrans et le partage de tableaux blancs virtuels qui viennent s’ajouter à celles du simple audio des conférences téléphoniques. Mais même sous sa forme audio traditionnelle, la conférence téléphonique n’en reste pas moins très intéressante à utiliser.
Avantages
Le principal avantage des conférences téléphoniques tient à leur facilité d’organisation compte tenu du fait qu’elles n’imposent aucune contrainte de lieu :
- Gain de temps
- Rentabilité
- Meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Comme les conférences téléphoniques ne nécessitent aucun déplacement, il va de soi qu’elles empiètent moins sur le temps de travail des employés. Et comme il s’agit de réunions virtuelles, elles sont plus rapides à organiser, au pied levé. On dispose aujourd’hui de systèmes de communications unifiées (UC) qui permettent de faire entrer, si nécessaire, des participants supplémentaires dans une réunion déjà commencée ou d’envoyer des invitations instantanées par courriel. On peut même optimiser la date et l’heure d’une réunion de ce type pour s’assurer ainsi de la participation d’un maximum de personnes impliquées en connaissant leurs disponibilités grâce aux calendriers partagés. On gagne ainsi en temps et en efficacité.
Les gains de temps s’accompagnent aussi de réductions de coûts. Les entreprises n’ont plus besoin de réunir tous les gens dans un seul et même endroit, et elles peuvent donc réduire leurs coûts de fonctionnement sur des postes tels que les frais de déplacement, la location de salles ou de bureaux et aussi en termes de coûts engendrés par des retards dans des prises de décisions importantes faute d’avoir été en mesure d’organiser une réunion en présentiel. Compte tenu de la vitesse à laquelle les entreprises sont tenues de s’adapter aux évolutions de leur secteur d’activité, elles risquent d’être impactées négativement et de passer à côté d’opportunités si elles décrochent de la technologie et des tendances du marché.
Enfin, il y a l’impact sur les employés. Quand ces employés sont en télétravail, l’organisation systématique des réunions sous la forme de conférences téléphoniques leur permet de concilier plus facilement les contraintes du travail avec d’autres obligations comme la garde des enfants, d’où un travail plus gratifiant et un plus grand attachement à l’entreprise. Et lorsqu’ils proposent des offres d’emploi en télétravail intégral, les employeurs s’ouvrent la possibilité d’attirer à eux des talents issus du monde entier en dépassant les limites du bassin d’emploi local, car les travailleurs sont toujours plus nombreux à rechercher avant tout un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Inconvénients
Mais alors si les conférences téléphoniques présentent tant d’avantages, pourquoi les réunions en personne semblent-elles avoir encore de beaux jours devant elles ?
C’est que, par nature, les échanges téléphoniques présentent certains inconvénients :
- Absence de repères visuels
- Perte d’attention
- Qualité aléatoire de la liaison téléphonique
On n’en est pas toujours conscient, mais dans un échange verbal, on perçoit bien davantage que les mots de son interlocuteur. Le ton, l’expression du visage et le langage corporel de la personne communiquent des informations supplémentaires, dans un environnement donné, qui nous aident à mieux comprendre ce qu’elle veut vraiment dire. Dans une conférence téléphonique uniquement audio, on ne perçoit aucune de ces nuances de sens. Or, même si la plupart du temps, cela ne pose pas vraiment de problème, les participants qui ne sont pas des locuteurs natifs ont parfois plus de mal à suivre, sans parler des pratiquants de la langue des signes qui en sont carrément exclus.
Aussi, lorsqu’on doit mettre sur pied une réunion en distanciel et que l’équipe concernée a une composition diverse et multiculturelle, il peut être judicieux d’opter pour une solution de vidéoconférence ou de webconférence afin de permettre à chacun de percevoir sur son écran le langage corporel des autres participants.
Dans le même ordre d’idées, à partir du moment où tous les participants ne sont pas assis autour de la même table dans une salle de réunion physique, ils peuvent évidemment se trouver n’importe et on risque alors de subir des parasitages de la communication comme des portes qui claquent, des pleurs de bébé, voire l’intervention d’une serveuse dans un café : autant d’incidents qui peuvent faire perdre à un intervenant le fil de sa pensée ou obliger à répéter ce qui vient d’être dit et donc à prolonger la réunion au-delà du temps prévu.
C’est très agaçant, mais on peut corriger ces problèmes en utilisant des casques d’écoute avec contrôle de disponibilité en temps réel, ou encore en choisissant le bon endroit pour prendre l’appel. Malgré tout, rien ne vaut une salle de réunion dédiée pour supprimer les causes externes de distraction car chacun étant sous le regard des autres, il est facile de s’assurer que tout le monde est attentif et concentré sur la tâche à accomplir..
Enfin, en cas de liaison téléphonique défectueuse, les participants peuvent avoir du mal à comprendre ce qui se dit et cela peut concerner n’importe lequel des postes téléphoniques. Pour éviter ce type d’inconvénient, notamment avec les téléphones VoIP, il faut s’assurer que la bande passante Internet utilisée est suffisamment rapide pour être en mesure de prendre en charge la réunion en plus du flux régulier des appels. Il ne faut pas oublier que l’ensemble repose sur une seule et même connexion. En conséquence, si vous devez organiser périodiquement des conférences téléphoniques, il faut que la connexion soit configurée de manière à ce qu’elle supporte la prise en charge ces réunions en sus des autres besoins de bureau.
Pour être tout à fait honnête, des problèmes de qualité de son peuvent aussi se poser dans les réunions en présentiel, en fonction du volume de la salle, de l’acoustique et des micros. Il est toujours utile d’inspecter les locaux pour voir si on a besoin d’un autre système de sonorisation ou d’un autre support visuel, compte tenu du nombre de personnes attendues et du local choisi.
L’intérêt des rencontres en présentiel
Pour travailler avec des équipes géographiquement éloignées, le choix est clair : la seule option possible est la conférence téléphonique. Mais dans un modèle de travail hybride, le choix mérite réflexion.
Autant il est vrai que les réunions virtuelles fournissent l’occasion de nouer des liens de camaraderie et de développer l’esprit d’équipe, autant dans les réunions en présentiel, les pauses et les temps libres entre les séances de travail sont propices aux discussions et aux contacts informels qui sont à la base des relations interpersonnelles. En revanche, une conférence téléphonique fait l’impasse sur ces temps de convivialité pour ne s’attacher qu’au côté pratique et à l’efficacité, et, de ce fait, les équipes peuvent avoir le sentiment qu’il n’existe pas de liens authentiques entre elles, ce qui peut entraver leur collaboration. L’impression d’isolement qui en résulte peut avoir également un impact négatif sur la santé mentale des employés.
Les réunions en présentiel permettent aussi de mettre en avant la culture d’entreprise. Chez IKEA, par exemple, le patrimoine culturel suédois est un objet de fierté et on met un point d’honneur à prendre le temps du fika, un rituel café et gâteaux typiquement suédois, plutôt que de prévoir une simple pause-café. Une conférence téléphonique, en revanche, ne permettra jamais à un nouveau venu dans l’entreprise de ressentir les mêmes sensations pendant une pause-café, même s’il a des kanelbulle à disposition car les interactions sociales du fika seront absentes.
Alors, quelle est la meilleure formule ?
La réponse vous étonnera peut-être, mais aucune des deux formules n’est la meilleure. Les deux formats de réunion ont leur place dans le monde des affaires d’aujourd’hui, tout dépend de ce qu’on attend de chaque réunion.
Vous voulez une prise de décision rapide ? C’est une réunion de routine ? Dans ce cas privilégiez la conférence téléphonique car c’est la plus efficace.
Vous avez besoin de renforcer l’esprit d’équipe ou vous voulez offrir à un nouveau client une expérience VIP ? Dans ce cas, la meilleure option est une réunion en présentiel.
Chez Wildix, nous conseillons un recours hybride aux deux formats pour tirer le meilleur parti de chacun. Mais si vous voulez vraiment avoir la certitude d’exploiter à fond le potentiel de ces réunions virtuelles, passez à une solution de communication entièrement unifiée comme le propose Wildix avec ses plates-formes 100% commerciales, qui permettent de passer d’une conférence téléphonique audio à un logiciel de Webconference plus riche en fonctionnalités depuis votre navigateur, en un seul clic.
Quel que soit le format que vous privilégierez, si vous disposez d’un outil puissant comme les communications unifiées, vous serez armé pour relever les défis posés par les clients internationaux, les bureaux régionaux, les travailleurs à distance – ou par la vie.
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