Con la inminente desconexión de la red telefónica tradicional a nivel mundial, cada vez son más las empresas que se preguntan “¿la telefonía VoIP es fiable para las empresas?”. Si bien hay algunos pequeños inconvenientes, lo cierto es que las soluciones de telefonía VoIP bien integradas aportan un beneficio medible que vale mucho la pena.
Desventajas del VoIP
Vamos a comenzar repasando los inconvenientes de esta modalidad. Para poder usar una solución VoIP con eficiencia, necesitarás:
- Una conexión a internet rápida
- Un buen proveedor VoIP
Suena bien, ¿no?
Sin embargo, “bien” puede ser subjetivo cuando hablamos de conexiones para VoIP y proveedores porque tal vez algo que te suena bien a ti no es adecuado para otros proyectos.
Alta demanda de banda ancha
Si solo quieres usar una única línea VoIP con vídeo en algún momento, necesitas una conexión de 5 Mbps para mantener esa línea y gestionar subidas y descargas básicas al mismo tiempo. Sin embargo, si estás trabajando en una oficina que gestiona docenas o cientos de llamadas simultáneas, necesitarás mucha más banda ancha.
Uno de los principales problemas del VoIP es que las videollamadas consumen mucha banda ancha. No importa lo bien que comprimas las imágenes, siempre encontrarás límites a lo que puedes hacer. Las llamadas de audio, por su parte, requieren muy poca.
Es más, con las llamadas de audio puedes ahorrar datos cuando no estás hablando, ya que la línea no transmitirá información si no tiene nada que transmitir.
De todos modos, tu conexión a internet no solo gestiona llamadas. También apoya a tu CRM y tu software de oficina y colaboración, entre otras cosas. Así que mientras los mismos 5 Mbps podrían en teoría soportar un máximo de 50 líneas de audio para mantener llamadas claras y fiables, es más realista usar solo 11 líneas.
Si optas por exprimir al máximo las líneas de tu ancho de banda, estás tentando a la suerte. De hecho, la mayoría de la gente que se pregunta si el VoIP es fiable para las empresas es porque han probado o conocen algún proyecto que ha probado a ejecutar su sistema VoIP con una conexión a internet de escasa calidad.
Considerando que los cortes de internet, y por extensión del teléfono, puede costar a tu empresa 5.600$ por minuto, es imperativo encontrar un proveedor de servicios de internet (ISP) que sea fiable y rápido. Si ejecutas más líneas de las que tu ancho de banda puede gestionar, la calidad y fiabilidad de tus llamadas se reducirá y además de perder llamadas, serás un buen candidato para conocer las dos maldiciones del VoIP: el jitter y la latencia.
Jitter y latencia
Las llamadas VoIP funcionan enviando paquetes de información mediante internet. Aunque estos paquetes se envían en orden, se pueden desordenar o perder en el camino y hacer que el discurso se interrumpa, se retrase o se pierda durante una llamada. Es lo que se conoce como jitter: retrasos y contratiempos que suelen ocurrir cuando una red o un servidor están congestionados, se les exige o se envía demasiada información al mismo tiempo.
Puedes usar un jitter buffer que a menudo lo proporciona tu propio proveedor VoIP para retener brevemente la información y atrapar todos los paquetes para enviarlos en el orden correcto. Sin embargo, el mejor arreglo para el jitter es asegurarte de que tu conexión a internet es lo suficientemente rápida como para soportar el número de llamadas de voz y vídeo que haces.
Igualmente, hay que hablar del problema de la latencia, el retraso entre la realización de una solicitud y la llegada de la información. Aquí los paquetes de información pueden llegar en orden pero tan tarde que se aprecia el retraso, ocasionando esperas, ecos y voces que se sobreponen en las conversaciones.
Como las llamadas VoIP se realizan en internet, siempre hay un pequeño retraso entre los servidores a medida que envían y reciben información, los tiempos normales de latencia son de unos 150-200ms. Sin embargo, surgen problemas cuando el retraso sobrepasa los 200ms. Los retrasos más largos suelen ocurrir cuando hay más cuellos de botella entre los dos servidores principales. De nuevo, la conexión a internet suele ser la principal causa de retrasos, pero un hardware anticuado, firewalls y grandes distancias entre servidores también son otros culpables. Aquí es donde se nota de verdad si has elegido al proveedor VoIP adecuado.
Algunos proveedores VoIP se centran únicamente en su servicio telefónico, por lo que después necesitas teléfonos compatibles de terceros y capas de seguridad adicionales como VPN, SBC y firewalls. Esto puede funcionar bien, y quizás sea incluso una buena solución si hace poco que has invertido en tu hardware, pero no quita que existan múltiples puntos débiles que pueden restringir el flujo de los paquetes, o aun peor, dejar ventanas a las que los agentes malintencionados pueden acceder sin que lo sepas.
La configuración más sencilla y fiable es que el proveedor VoIP te venda una suscripción mensual para el hardware diseñado específicamente para trabajar con su sistema de comunicaciones. Esto evita problemas de compatibilidad e incluye actualizaciones y mejoras constantes para garantizar que nunca te quedes anclado con un viejo hardware que sabotea la calidad o la seguridad de tus llamadas.
Para llamadas de la mejor calidad, deberías buscar un proveedor VoIP que también incluya cifrado de extremo a extremo y trabaje con grandes infraestructuras Cloud como AWS y Azure. Este tipo de servicio incorporado, con seguridad desde el diseño (secure by design), es más fiable y seguro que los que incorporan parches de seguridad adicionales.
También tiene la ventaja añadida de reducir la distancia entre servidores porque las soluciones tan globales como AWS cuentan con servidores ubicados por todo el mundo. Esto evita que los servidores se sobrecarguen, acorta las distancias que tiene que recorrer la información y te permite cumplir con las leyes de protección de datos que resulten aplicables en tu zona.
En resumen: contar con el servicio de internet adecuado y un buen proveedor VoIP marca la diferencia a la hora de garantizar que la línea VoIP de tu empresa sea fiable.
Llamadas de emergencia
Sin embargo, aquí hay otra desventaja que necesitas valorar cuidadosamente al realizar el cambio al VoIP: los datos sobre la ubicación normalmente no se comparten con los servicios de emergencia.
Con un teléfono tradicional, cuando llamas al 911, 062 o 112, se envía información sobre la ubicación del teléfono, algo que puede salvar vidas en el caso de llamadas en las que nadie habla. Muchos teléfonos VoIP, por otra parte, no envían estos datos automáticamente ya que el número no está vinculado a una ubicación específica.
Como se puede acceder al número desde un teléfono fijo, un smartphone o incluso un ordenador en cualquier lugar del mundo, el sistema no sabe dónde está ubicada físicamente la persona que llama y la llamada podría no ser remitida al centro de atención más cercano.
Este hecho ha despertado preocupación en países como Estados Unidos, como ya hemos comentado antes. La mejor manera de combatir este problema es cargar tu dirección o incluso el número de habitación a los teléfonos estáticos en tu sistema. Si bien es posible hacer esto manualmente en muchos sistemas VoIP, hay proveedores que ofrecen un proceso más sencillo y automático.
Para la seguridad de tus trabajadores, vale la pena recordarles que si trabajan a distancia o suelen cambiar de oficina, siempre deben tener un teléfono de repuesto, como un teléfono móvil personal, que les acompañe en caso de emergencia.
Beneficios de un sistema telefónico VoIP
Ahora que ya hemos puesto sobre la mesa los principales inconvenientes del VoIP, vamos a centrarnos en las ventajas de hacer el cambio y dejar atrás la telefonía tradicional.
Escalabilidad
La telefonía VoIP te da libertad para elegir el número de líneas, el tipo de hardware y el nivel de servicio que se ajusta a tu empresa con la posibilidad de escalar (aumentar o reducir la estructura) siempre que lo necesites. Por ejemplo, puedes utilizar exclusivamente los ordenadores como softphones en lugar de comprar teléfonos de escritorio. Sin embargo, si tus necesidades cambian, puedes proteger el hardware fácilmente con las ofertas de hardware como servicio (HWaaS) y añadir o retirar líneas con solo un clic. De este modo, nunca pagas por servicios que no necesitas, pero además no estás poniendo límites al crecimiento de tu empresa. Esta ventaja está a años luz de la telefonía tradicional, que te limita al número de líneas instaladas y soportadas por tu centralita.
Coste
Los sistemas tradicionales también vienen con un coste de mantenimiento considerable a medida que la red telefónica pública (PSTN) envejece y los técnicos se van jubilando. A estos costes asociados con el alquiler de líneas y los minutos hay que añadir el de una conexión a internet, por lo que no es difícil comprender por qué la telefonía VoIP alojada en la nube suele ser la solución más económica.
Flexibilidad
Los beneficios del coste y el ahorro no solo están relacionados con las facturas mensuales y el mantenimiento. Sin vinculación con una línea física, los empleados pueden trabajar a distancia, desde cualquier punto del planeta, con acceso completo al sistema telefónico de la empresa. Esto te puede permitir alquilar una oficina más pequeña o prescindir por completo de ella, dependiendo de tu modelo de negocio, y simultáneamente aumentar el bienestar de los trabajadores y la retención del talento.
Adicionalmente, otras herramientas de colaboración incluidas como las videoconferencias permiten a tus equipos reunirse virtualmente sin tener que viajar a diferentes oficinas o sedes, reduciendo los costes de viaje y el tiempo que se invierte en desplazamientos.
Eficiencia
Lo que hace que las soluciones VoIP sean realmente revolucionarias es su habilidad para integrarse con otros sistemas operativos. Con un sistema de telefonía tradicional, tienes que llamar manualmente a los clientes y después registrar esas llamadas en tu CRM, arriesgándote a perder llamadas cuando no estás en el despacho. Por el contrario, un sistema VoIP se puede integrar con tu CRM de modo que las llamadas se registren automáticamente y queden grabadas, y puedes llamar a tus contactos con solo un clic. Incluso puedes realizar y recibir llamadas comerciales en tus dispositivos personales mediante aplicaciones dedicadas o sencillamente abriendo la plataforma en el navegador. Así que aunque no estés en tu despacho, no te perderás ninguna llamada importante.
Y eso no es todo, las posibilidades van más allá. Cámaras, timbres, sistemas de gestión hotelera y calendarios también se pueden integrar. En combinación con las ofertas de un sistema de comunicación unificada que incluye chat, voz, videollamadas y videoconferencias, el VoIP te permite llegar hasta tus clientes de múltiples formas y además hacerlo con rapidez y eficiencia. Súmale potentes herramientas analíticas y ya tendrás todo lo necesario para entender de verdad a tus clientes y descubrir cómo tu empresa puede mejorar y crecer.
Visión de futuro
Ya hemos mencionado que el sistema de telefonía tradicional está destinado a desaparecer en varios países en los próximos años. Cambiar al VoIP ahora te protege para que no te quedes atrás a medida que el soporte a los sistemas de cobre se va reduciendo.
Además de eso, como los sistemas VoIP utilizan una conexión a internet, las posibilidades de integración son infinitas. Esto implica que tu sistema telefónico será capaz de aprovechar las últimas tendencias de comunicación y operatividad a medida que evolucionan, sentando los cimientos de tu empresa para sobresalir en el Metaverso o allá donde la tecnología te lleve.
¿Tu VoIP es fiable para los negocios?
La verdadera cuestión no es si el VoIP es fiable para las empresas, sino si te puedes permitir no hacer este cambio y desperdiciar todas las ventajas y beneficios que ofrece un proveedor VoIP fiable.
¿Todavía no tienes claro cómo encontrar uno? Bueno, cuando busques un nuevo proveedor, asegúrate de que tienes en cuenta todo esto:
Prestaciones
No tiene sentido pagar por un sistema optimizado para un centro de llamadas enorme si lo tuyo es un pequeño despacho de abogados. Echa un vistazo a las prestaciones que ofrece tu proveedor y a los planes de tarifas correspondientes y encuentra uno que te aporte las herramientas más útiles para la naturaleza y el tamaño de tu empresa. Vale la pena confiar en un proveedor que ponga a tu disposición todos los instrumentos que necesitas, de forma que si decides mejorar tu plan puedas hacerlo sin tener que cambiar de proveedor (con el riesgo de interrupciones que ello conlleva).
Personalización
Aunque son muchos proveedores ofrecen una lista de integraciones, busca uno que actualice esta línea con frecuencia, acepte solicitudes u ofrezca API a los socios y desarrolladores. Herramientas como API abiertas te permiten integrar fácilmente tu PBX VoIP en otro sistema, como por ejemplo Google Calendar, sin tener que saber demasiado de ambos sistemas. Esto implica que puedes crear integraciones personalizadas que quizás no existan en ninguna otra empresa. Los proveedores que no ofrecen estos recursos de personalización no te permiten crear los flujos de trabajo más eficientes para tu equipo, así que registrarte con uno de ellos podría dejarte atrapado en un contrato con un proveedor que no está al día con las últimas tendencias tecnológicas.
Ubicaciones del servidor
Aunque te pueda resultar tentador alojar tu propia PBX VoIP en tus instalaciones o elegir un proveedor que aloja su propia nube… cuidadín. Estos sistemas pueden ser más fáciles de piratear, añaden una latencia indeseada a tus llamadas y requieren hardware adicional y más costes de mantenimiento. En su lugar, elige un proveedor que trabaje con grandes infraestructuras Cloud como AWS para contar con los sistemas más eficientes y fiables.
Source: Amazon AWS
Seguridad
No te dejes atrapar por los ciberladrones que quieren acceder a tus llamadas y mensajes en busca de datos útiles. Busca proveedores VoIP que incluyan cifrado de extremo a extremo, que trabajen con grandes infraestructuras en la nube y que no necesiten herramientas de terceros para proteger tus datos ni el acceso a los mismos.
Diseño intuitivo
Lo último que quieres es invertir tiempo y dinero en crear tu sistema ideal para que después a tus trabajadores les parezca engorroso o difícil de usar. Los sistemas muy complicados pueden necesitar años para que el personal esté bien formado y con frecuencia los empleados acaban ignorando algunas opciones si les parecen demasiado liosas. Asegúrate de que, elijas el sistema que elijas, el diseño sea sencillo, fácil de usar e intuitivo para que puedas explotar al máximo los beneficios de tu inversión desde el momento de la instalación.
Las soluciones VoIP de Wildix
Si estás buscando un nuevo proveedor VoIP o sencillamente quieres encontrar al primero, Wildix cumple con todos los criterios anteriores y te puede proporcionar una solución de comunicaciones que cubra tus necesidades particulares. Wildix es el primer proveedor VoIP basado en el navegador y utiliza WebRTC como base de su software, haciendo que sea muy fácil de arrancar, seguro por diseño y compatible con un amplio abanico de navegadores y hardware.
Así que si estás listo para dejar atrás tu sistema de telefonía tradicional y sumarte al VoIP en la nube, hazlo ahora sin miedo sabiendo que con un buen proveedor SIP y VoIP, el VoIP será fiable para tu empresa hoy y en el futuro.
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