Angesichts der bevorstehenden Abschaltung von herkömmlichen Telefonnetzen auf der ganzen Welt stellen sich immer mehr Firmen die Frage: „Ist VoIP für den Einsatz in meinem Unternehmen geeignet?“ Zwar gibt es einige geringfügige Nachteile, doch Tatsache ist: VoIP-Telefonielösungen bieten einen beträchtlichen Nutzen – sofern sie richtig implementiert sind.
Nachteile von VoIP
Lassen Sie uns zuallererst die Nachteile aus dem Weg räumen. Um eine VoIP-Lösung effektiv nutzen zu können, benötigen Sie:
- Eine gute Internetverbindung
- Ein guter VoIP-Anbieter
Hört sich einfach an oder?
„Gut“ ist jedoch subjektiv, sowohl was die Internetverbindung als auch den VoIP-Anbieter betrifft. Denn was für Sie gut ist, kann für jemand anderen mangelhaft sein.
Hoher Bandbreitenbedarf
Für den Betrieb einer einzigen VoIP-Leitung mit Video reicht eine Internetverbindung mit 5 Mbit/s, um diese Leitung aufzubauen und gleichzeitig einfache Up- und Downloads zu ermöglichen. Wenn Sie jedoch in einem Büro arbeiten und Dutzende oder sogar Hunderte von Anrufen gleichzeitig führen müssen, benötigen Sie eine wesentlich größere Bandbreite.
Generell beanspruchen Videoanrufe bei VoIP höhere Bandbreiten. Egal, wie gut Sie Bilder komprimieren, Sie stoßen immer an Leistungsgrenzen. Audioanrufe hingegen erfordern wenig Bandbreite.
Bei Audioanrufen können Sie sogar Daten sparen, wenn Sie nicht sprechen, denn die Leitung überträgt keine Informationen, wenn keine zu übermitteln sind.
Ihre Internetverbindung dient jedoch nicht nur der Übertragung von Anrufen. Unter anderem unterstützt es Ihr CRM und Ihre Office- und Kollaborationssoftware. Während dieselben 5 Mbit/s theoretisch bis zu 50 Audioverbindungen unterstützen könnten, sind bei einer klaren und zuverlässigen Sprachübertragung eher elf Verbindungen realistisch.
Sollten Sie sich dafür entscheiden, die maximale Anzahl von Verbindungen für Ihre Bandbreite zu nutzen, fordern Sie Ihr Schicksal heraus. Viele, die sich die Frage stellen, ob VoIP für Unternehmen geeignet ist, tun dies aus der direkten oder indirekten Erfahrung, ein VoIP-System mit einer minderwertigen Internetverbindung zu betreiben.
Bedenkt man, dass Internet- und damit auch Telefonausfälle Ihrem Unternehmen bis zu 5.600 US-Dollar pro Minute kosten können, ist es unerlässlich, einen Internet-Service-Provider (ISP) zu finden, der genauso zuverlässig wie schnell ist. Wenn Sie mehr Verbindungen betreiben wollen, als Ihre Bandbreite hergibt, sinken die Qualität und die Zuverlässigkeit Ihrer Anrufe. Zudem werden Sie vermutlich die beiden ärgsten Feinde von VoIP kennenlernen: Jitter und Latenzzeiten.
Jitter und Latenzzeit
VoIP-Anrufe senden Datenpakete über das Internet. Auch wenn diese Pakete in der richtigen Reihenfolge versandt werden, können sie unterwegs durcheinandergeraten oder verloren gehen und zu stotternder, verzögerter oder unterbrochener Sprachübertragung führen. Diese als Jitter bezeichneten Verzögerungen und Aussetzer treten häufig auf, wenn ein Netzwerk oder ein Server überlastet ist und zu viele Daten gleichzeitig angefordert bzw. geschickt werden.
Viele VoIP-Anbieter setzen sogenannte Jitter Buffer ein, um die Daten kurzzeitig zurückzuhalten und alle Datenpakete gesammelt und in der richtigen Reihenfolge zu übertragen. Besser ist es jedoch, von vornherein eine ausreichend schnelle Internetverbindung zu nutzen, die die Anzahl der geplanten Sprach- und Videoanrufe unterstützen kann.
Ein anderes Problem ist die Latenz, d. h. die Verzögerung zwischen einer Anfrage und dem Empfang der benötigten Daten. Hier können die Datenpakete zwar in der richtigen Reihenfolge eintreffen, aber so verspätet, dass es zu merklichen Zeitverzögerungen, Echos und Überschneidungen in einem Gespräch kommen kann.
Da VoIP-Anrufe das Internet nutzen, gibt es beim Senden und Empfangen von Daten immer kleine Laufzeitverzögerung zwischen den Servern, wobei eine typische Latenzzeit bei etwa 150–200 ms liegt. Probleme treten dann auf, wenn die Verzögerung deutlich über 200 ms ansteigt, etwa, wenn es zu größeren Engpässen zwischen den beiden Hauptservern kommt. Hier ist die Internetverbindung oft die Hauptursache für die Latenzen, aber veraltete Hardware, Firewalls und große Entfernungen zwischen den Servern gehören ebenfalls dazu. Die Wahl des richtigen VoIP-Anbieters macht also einen großen Unterschied.
Kompatible Hardware nicht selbstverständlich
Manche VoIP-Versorger konzentrieren sich ausschließlich auf ihren Telefondienst. Das bedeutet, dass Sie kompatible Tischtelefone von Drittanbietern und zusätzliche Sicherheitstechnik wie VPNs, SBCs und Firewalls benötigen. Diese Variante kann eine gute Lösung sein, wenn Sie erst kürzlich in solche Hardware investiert haben. Sie bedeutet aber auch, dass es mehrere Schwachstellen gibt, die den Paketfluss behindern oder, schlimmer noch, Hintertüren für Bedrohungsakteure schaffen können.
Die einfachere und zuverlässigere Lösung ist ein Monatsabo, bei der Ihnen der VoIP-Anbieter die Hardware zur Verfügung stellt, denn diese wurde speziell für den Einsatz mit seinem Kommunikationssystem entwickelt. Das vermeidet Kompatibilitätsprobleme und beinhaltet alle Upgrades und Updates, um sicherzustellen, dass Sie sich nie mit veralteter Technik herumschlagen müssen, die die Qualität oder Sicherheit Ihrer Anrufe beeinträchtigt.
Für eine optimale Gesprächsqualität sollten Sie ferner einen VoIP-Anbieter wählen, der auch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anbietet und große Cloud-Infrastrukturen wie AWS oder Azure nutzt. Diese, auch „Secure-by-Design“ genannten, integrierten Dienste sind zuverlässiger und sicherer als solche, bei denen die gesamte Systemsicherheit nur im Verbund mit verschiedensten Teilsystemen sichergestellt werden kann.
Zudem hat es den Vorteil, dass die Entfernung zum nächstgelegenen Server verringert wird, da globale Lösungsanbieter wie AWS Serverstandorte auf der ganzen Welt betreiben. Dadurch wird eine Überlastung einzelner Netzknoten verhindert, Datenübertragungswege verkürzt und regionale Datenschutzgesetze sind leichter einzuhalten.
Kurzum: Die Wahl des richtigen Internetdienstes und VoIP-Anbieters macht einen großen Unterschied, wenn es darum geht, Ihnen einen zuverlässigen VoIP-Anschluss für Ihr Unternehmen zu sichern.
Notrufe
Es gibt noch einen weiteren Nachteil, den Sie bei der Umstellung auf VoIP sorgfältig abwägen müssen: das Fehlen von Standortdaten, die an Notdienste weitergegeben werden können.
Wenn Sie mit einem herkömmlichen Telefon eine Notrufnummer wählen, werden Informationen über Ihren aktuellen Standort an die Disponenten gesendet. Das kann im Falle eines stillen Anrufs lebensrettend sein. Viele VoIP-Telefone hingegen senden diese Daten nicht automatisch, denn die Nummer ist an keinen bestimmten Standort gebunden.
Da dieselbe Rufnummer von einem Tischtelefon, einem Smartphone oder sogar einem Computer überall auf der Welt erreichbar ist, weiß das System nicht, wo sich der Anrufer körperlich befindet, und der Anruf wird möglicherweise nicht einmal an das nächstgelegene Callcenter weitergeleitet.
Dies hat in einigen Ländern, wie den Vereinigten Staaten, Besorgnis ausgelöst, wie wir bereits berichtet hatten. Der beste Weg, dieses Problem zu umgehen, ist das Hochladen Ihrer Adresse oder sogar der Raumnummern auf die stationären Telefone in Ihrem System. Obwohl dies bei vielen VoIP-Systemen manuell möglich ist, gibt es Anbieter, die einen vereinfachten, automatischen Prozess anbieten.
Für die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter ist es sinnvoll, sie daran zu erinnern, dass sie, wenn sie an einem anderen Ort arbeiten oder häufig das Büro wechseln, immer ein Ersatztelefon, z. B. ein persönliches Smartphone, für den Notfall dabeihaben sollten.
Vorteile eines VoIP-Telefonsystems
Nachdem wir uns nun mit den wichtigsten Nachteilen von VoIP befasst haben, lassen Sie uns einen Blick auf die Vorteile werfen, die der Wechsel von der herkömmlichen Telefonie mit sich bringt.
Skalierbarkeit
VoIP-Telefonie gibt Ihnen die Freiheit, die Anzahl der Verbindungen, die Art der Hardware und das Serviceniveau so zu wählen, wie es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. So können Sie unter anderem die Anzahl der Anschlüsse nach Bedarf erhöhen oder verringern oder sich dafür entscheiden, ausschließlich Computer als Softphones zu verwenden, anstatt Tischtelefone zu kaufen. Ändern sich Ihre Anforderungen, so können Sie sich über Hardware-as-a-Service-(HWaaS)-Angebote zusätzliche Hardware buchen und mit einem Mausklick Anschlüsse hinzufügen oder entfernen. Auf diese Weise zahlen Sie nicht für Dienste, die Sie nicht benötigen, schränken aber auch Ihr Unternehmenswachstum nicht ein. Das unterscheidet sich deutlich von der herkömmlichen Telefonie, bei der Sie auf die Anzahl der installierten und von Ihrer Telefonanlage unterstützten Leitungen beschränkt sind.
Kosten
Herkömmliche Systeme sind außerdem mit hohen Wartungskosten verbunden, vor allem, da das öffentliche Telefonnetz (PSTN) altert und immer mehr Techniker in den Ruhestand gehen. Wenn Sie zusätzlich zu den Kosten für die Internetverbindung noch die Leitungsmieten und die Gesprächsminuten hinzurechnen, wird schnell klar, warum Cloud-Hosting-VoIP oft die kostengünstigere Lösung ist.
Flexibilität
Aber die Kosteneinsparungen beziehen sich nicht nur auf die monatlichen Rechnungen und die Wartung. Ohne an einen physischen Anschluss gebunden zu sein, können Ihre Mitarbeiter von jedem Ort der Welt aus arbeiten und haben dabei vollen Zugriff auf das Telefonsystem Ihres Unternehmens. So können Sie, je nach Geschäftsmodell, kleinere oder gar keine Büroflächen anmieten und gleichzeitig das Wohlbefinden und die Bindung Ihrer Beschäftigten steigern.
Dank integrierter Kollaborationstools, wie z. B. Videokonferenzen, können Ihre Teams zudem virtuell zusammenarbeiten, ohne zu verschiedenen Büros oder Niederlassungen reisen zu müssen, was Ihre Reisekosten und den Zeitaufwand senkt.
Effizienz
Was VoIP-Lösungen wirklich revolutionär macht, ist ihre Fähigkeit, sich in Ihre anderen Betriebssysteme zu integrieren. Mit einem herkömmlichen Telefonsystem müssen Sie Kunden manuell anrufen und diese Anrufe dann in Ihrem CRM erfassen. Im Gegensatz dazu kann ein VoIP-System in Ihr CRM integriert werden, sodass alle Anrufe automatisch protokolliert und aufgezeichnet werden und Sie Ihre Kontakte mit nur einem Klick anrufen können. Sie können sogar auf Ihren privaten Geräten geschäftliche Anrufe tätigen und empfangen, entweder über spezielle Anwendungen oder indem Sie die Plattform einfach im Browser öffnen. Selbst wenn Sie sich von Ihrem Schreibtisch entfernen, verpassen Sie keinen wichtigen Anruf mehr.
Doch das ist noch nicht alles. Auch Kameras, Türklingeln, Hotelmanagementsysteme und Kalender können integriert werden. In Kombination mit den Angeboten eines einheitlichen Kommunikationssystems, das Chat, Sprach- und Videoanrufe sowie Videokonferenzen umfasst, bietet VoIP Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Kunden nicht nur zu erreichen, sondern dies auch schnell und effizient zu tun. Fügen Sie noch leistungsstarke Analysetools hinzu und Sie haben alles, was Sie benötigen, um Ihre Kundschaft wirklich zu verstehen und herauszufinden, wie Sie Ihr Geschäft verbessern und ausbauen können.
Zukunftsweisend
Wir haben bereits erwähnt, dass die traditionelle Telefonie in einigen Ländern in den nächsten Jahren abgeschaltet werden soll. Der Wechsel zu VoIP schützt Sie davor, dass Sie das Nachsehen haben, wenn der Support für das Kupferleitungsnetz langsam eingestellt wird.
Doch damit nicht genug: Da VoIP-Systeme eine Internetverbindung nutzen, sind die Integrationsmöglichkeiten endlos. Das bedeutet: Ihr Telefonsystem ist in der Lage, sich mit den neuesten Kommunikations- und Betriebstrends zu verbinden, während diese sich weiterentwickeln. Damit legen Sie den Grundstein dafür, dass Ihr Unternehmen im Metaverse oder an jedem anderen Ort, an den die Technologie Sie führt, glänzen kann.
Eignet sich VoIP für Ihr Unternehmen?
Die eigentliche Frage ist also nicht, ob VoIP für Unternehmen geeignet ist, sondern vielmehr, ob Sie sich erlauben können, nicht umzusteigen, um die Vorteile eines zuverlässigen VoIP-Anbieters in vollem Umfang zu nutzen.
Sie sind noch nicht ganz sicher, wie Sie einen erkennen können? Wenn Sie gerade auf der Suche nach einem neuen Anbieter sind, sollten Sie Folgendes beachten:
Features
Als kleine Anwaltskanzlei macht es wenig Sinn, für ein System zu bezahlen, das für ein großes Callcenter gedacht ist. Werfen Sie daher einen Blick auf die verschiedenen angebotenen Funktionen und die damit verbundenen Preispläne und finden Sie das Angebot, das die nützlichsten Tools für die Art und Größe Ihres Unternehmens bietet. Es lohnt sich, einen Anbieter zu wählen, der Ihnen alle benötigten Tools zur Verfügung stellt kann, sodass Sie, sollten Sie sich zu einem Upgrade entschließen, diese buchen können, ohne den Anbieter wechseln zu müssen und Unterbrechungen zu riskieren.
Anpassungsmöglichkeiten
Viele Dienstleister stellen eine Reihe von Integrationen zur Verfügung. Achten Sie auf solche, die ihre Liste regelmäßig erweitern, Integrationswünsche umsetzen oder offene APIs für Partner und Entwickler anbieten. Diese Werkzeuge ermöglichen Ihnen die einfache Integration Ihrer VoIP-Telefonanlage in ein anderes System, wie z. B. Google Kalender, ohne umfassende Kenntnisse beider Systeme. Das bedeutet, dass Sie maßgeschneiderte Integrationen entwickeln können, die vielleicht noch kein anderes Unternehmen zuvor in Angriff genommen hat. Anbieter, die diese Personalisierungstools nicht bieten, verwehren Ihnen die Möglichkeit, hocheffiziente Arbeitsabläufe für Ihre Organisation zu erstellen. Wenn Sie sich also für einen solchen Provider entscheiden, könnte das bedeuten, dass Sie vertraglich an einen Dienstleister gebunden sind, der nicht mit den technologischen Trends Schritt hält.
Serverstandorte
Auch wenn Sie versucht sind, Ihre eigene VoIP-Telefonanlage vor Ort zu hosten oder einen Anbieter zu wählen, der seine eigene Cloud hostet, sollten Sie vorsichtig sein. Diese Systeme lassen sich mitunter leichter hacken, verursachen unerwünschte Latenzzeiten bei Ihren Anrufen und erfordern zusätzliche Hardware- und Wartungskosten. Stattdessen sollten Sie einen Anbieter wählen, der mit großen cloudbasierten Infrastrukturen wie AWS arbeitet, um Ihnen die effizientesten und zuverlässigsten Systeme zu bieten.
Source: Amazon AWS
Sicherheit
Lassen Sie sich nicht von Cyberkriminellen überrumpeln, die Ihre Anrufe und Nachrichten nach nützlichen Daten ausspähen. Achten Sie daher auf VoIP-Anbieter, die eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anbieten, mit großen Cloud-Infrastrukturen arbeiten und sich nicht auf Tools von Drittanbietern verlassen, um Ihre Daten und Ihren Zugang zu schützen.
Intuitives Design
Natürlich wollen Sie keine Zeit und kein Geld in die Entwicklung Ihres Wunschsystems investieren, nur um dann festzustellen, dass es für Ihre Mitarbeiter verwirrend oder schwer zu bedienen ist. Bei komplizierten Systemen dauert es oft ewig, die Mitarbeiter zu schulen, und oft ignorieren diese bestimmte Funktionen, wenn sie sie als zu kompliziert erachten. Stellen Sie daher sicher, dass das System, für das Sie sich entscheiden, einfach und intuitiv zu bedienen ist, sodass Sie von dem Moment an, in dem es installiert ist, den vollen Nutzen aus Ihrer Investition ziehen können.
Wildix’s VoIP-Lösungen
Falls Sie sich nach einem neuen (oder Ihrem ersten) VoIP-Anbieter umsehen: Wildix erfüllte alle oben genannten Kriterien und bietet Ihnen eine Kommunikationslösung, die Ihren individuellen Anforderungen entspricht. Als erster browserbasierter VoIP-Anbieter verwendet Wildix WebRTC als Basis für seine Software. Dadurch ist sie einfach zu betreiben, sicher und mit einer Vielzahl von Browsern und Hardware kompatibel.
Falls Sie also bereit sind, Ihr herkömmliches Telefonsystem aufzugeben und sich für Cloud-VoIP zu entscheiden, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihr VoIP mit dem richtigen ISP und VoIP-Anbieter nicht nur für Ihr heutiges, sondern auch für Ihr zukünftiges Geschäft geeignet ist.
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