LA MÉTHODE AGILE DANS LES COMMUNICATIONS UNIFIÉES

Qu’est-ce que la méthode Agile ?

 

Il existe différentes méthodes AGILE, toutes basées sur la volonté d’assouplir la gestion de projet. Lorsque vous avez un projet à manager, le but est de vous aider à optimiser la gestion et les avancées durant tout le cycle de vie de ce projet. Cette méthode AGILE place les besoins du client au centre des priorités de votre projet.

La méthode Agile est basée sur quatre valeurs fondamentales, qui ne sont pas à négliger :

  • L’équipe. Pourquoi ? Habituellement, nous privilégions les individus plutôt que les processus ou outils prêts à l’emploi. Avec la méthode AGILE, vous allez voir l’importance du travail d’équipe, c’est une grande relation entre vous et le client.
  • L’application. Il faut privilégier des fonctionnalités opérationnelles. 
  • Il faut entretenir une collaboration avec le client, plutôt que d’avoir des documents contractuels. Certes, il en faut, mais ce qu’il faut surtout, c’est vraiment un échange précis avec le client. 
  • Pour parvenir à cette méthode AGILE et la faire fonctionner dans son ensemble, il va falloir que vous, votre équipe et votre client, puissiez accepter le changement,  plutôt que de suivre un plan de A à Z.

 

De ces valeurs découlent les 12 principes généraux suivants : 

  1. Satisfaire le client en priorité car le client est payeur. Il faut vraiment coller au plus près le client.
  2. Accueillir favorablement les demandes de changement, c’est-à-dire que le client décide d’installer de la Communication Unifiée, une méthode Collaboration dans son entreprise. Il a une idée de ce qu’est la Communication Unifiée mais tant qu’on ne l’a pas vraiment vu fonctionner, il peut y avoir des changements. Le client va se poser des questions, au fur et à mesure, par rapport à ce qu’il s’imaginait, il faut donc être prêt à accepter ces demandes de changements. 
  3. Livrer le plus souvent possible des versions opérationnelles du projet : la philosophie du lean, c’est se fixer des étapes et, à chaque étape avec votre client, il est nécessaire de faire le point. Par exemple, dans un premier temps, on peut installer la partie téléphonie classique, sans parler de Communications Unifiées. Une fois que c’est fait, on refait le point avec le client, s’il vous dit qu’il est satisfait, on peut passer à la phase supérieure et commencer à installer l’outil Collaboration. C’est beaucoup plus productif d’y aller étape par étape plutôt que de tout installer d’un bloc, on peut se retrouver avec des insatisfactions par rapport aux attentes réelles du client. 
  4. Une coopération permanente : Pour que cela fonctionne, il faut avoir un interlocuteur privilégié chez votre client. L’idéal serait qu’au niveau de votre entreprise, vous ayez un référent, mais vous devez en avoir un également du côté client. Dans les projets importants, il faut avoir ces référents. 
  5. Construire des projets autour de personnes motivées : Réalisez des démonstrations un peu plus poussées, expliquez comment vous allez manager le projet, la validation des étapes pas à pas, le référent vous orientera de lui-même par rapport à la validation de ces dernières. 
  6. Privilégier la communication en face à face : il est important de s’envoyer des mails, de s’appeler, mais de temps en temps, provoquez des réunions afin de faire ressortir certaines choses. Si le client est à distance, vous pouvez faire une vidéoconférence. Cela rassurera le client et lui montrera qu’il dispose d’une personne physique pour échanger. 
  7. Mesurer l’avancée du projet en terme de fonctionnalités. Est-ce que les fonctionnalités livrées répondent bien aux besoins d’utilisabilité et de performance ? Il y a plusieurs facteurs qui peuvent entrer en jeu selon suivant la fonctionnalité demandée. On ne mesure pas seulement une fois que tout est terminé, c’est-à-dire une fois que tout est installé, cela peut être contre-productif. 
  8. Faire avancer le projet à un rythme soutenable et constant : Le projet doit suivre un certain journal de déploiement, un planning en quelques sortes. Ne laissez pas trop de trous, sinon vous allez devoir adapter suivant les fonctionnalités, la typologie du métier client,… Essayez d’avancer régulièrement, c’est important pour vous, ça vous permet de planifier ce dont vous avez besoin et votre client sait qu’il a un calendrier de déploiement sur lequel il peut se fier. 
  9. Porter une attention continue à l’excellence technique : Tout ce que vous apportez doit être parfait, il faut que tous les outils vendus soient carrés, que vos clients disposent de toutes les fonctionnalités comme ils le souhaitent. 
  10. Faire simple : Le client ne paiera pas le fait que vous soyez fort ou des choses dont il n’a pas besoin, il paiera pour des fonctionnalités simples qu’il a demandé. Il sera d’autant plus simple de retoucher quelque chose qui n’est pas compliqué au départ, même pour un autre intervenant. 
  11. Responsabiliser les équipes ! Que ce soit vos techniciens ou le client, si l’un ou l’autre ne se sent pas impliqué dans le projet, la coordination ne sera pas parfaite. 
  12. Ajuster à intervalle régulier les processus et le comportement vis à vis du client pour être plus efficace : il peut y avoir des choses ou des événements qui changent, indépendamment de votre volonté, mais il faut savoir s’adapter. 

 

Le fonctionnement de la méthode Agile

La méthode AGILE se base sur des principes très simples :

  • Planifier la totalité d’un projet dans les moindres détails est contre-productif. Vous allez passer énormément de temps à planifier votre projet et il y aura forcément des imprévus. Le but est de planifier des étapes clés, par exemple, comme première étape, le repérage chez le client, ça c’est de l’avant-vente; deuxième étape, la collecte d’informations, après le déploiement de la partie voix, ensuite vous déployez la partie Collaboration, le chat, la vidéo par exemple, et ensuite, vous finissez s’il y a lieu, par le couplage à un logiciel métier. Faites donc “step by step” et au moins, vous pouvez vous reposez sur ce que vous avez déjà validé. 
  • Se fixer des objectifs à court terme afin de faire le point sur chaque fin d’objectif. 
  • La relation privilégiée entre votre équipe et le client : la méthode AGILE ne peut pas fonctionner s’il n’y a pas de relation étroite avec le client. Il ne s’agit pas forcément de toute votre équipe et de toute la partie cliente, mais tout au moins des personnes référentes. Le dialogue avec le client doit être privilégié. 
  • Il est vrai qu’avec l’approche du lean, rien n’est figé à part ce que le client vous a acheté, et ceci reste la base. 

Les inconvénients de la méthode Agile

  • Votre client doit être disponible et intéressé par son projet. S’il fait une mutation d’un PBX traditionnel vers de la Communication Unifiée, c’est qu’il a déjà entamé la démarche. 
  • La méthode AGILE n’est pas forcément adaptée aux entreprises dans lesquelles il y a une structure hiérarchique très forte. Si c’est le gérant qui décide de tout et ne veut pas déléguer, cela va être très compliqué. Il faut pouvoir déléguer à une personne de confiance en cas d’absence qui sera l’interface, c’est le rôle majeur, l’interface entre les deux parties. 
  • La vision du budget pour la totalité du projet n’est pas toujours aisée. A vous de faire attention au budget, cela peut être un peu plus chronophage, vous aurez l’impression d’être pris au fur et à mesure mais au bout du compte, vous allez gagner beaucoup plus de temps à la fin car le projet est managé bout par bout. 

 

Les avantages de la méthode Agile

  • La flexibilité est l’avantage majeur de cette méthode, aussi bien pour vous que pour le client. Ce n’est pas figé comme il y a quelques années, il y a, aujourd’hui, énormément d’interactions. 
  • La communication fréquente avec le client et une forte implication dans son projet l’impliquent d’autant plus, on l’oblige à avoir quelque chose de très lié. Si un client est impliqué dans son projet, cela change tout. 
  • Le coût n’est pas facile à contrôler, mais dans un sens, si vous menez bien la chose, on peut mieux contrôler le budget

 

En résumé, la méthode AGILE vous offre une grande flexibilité et surtout une meilleure visibilité dans la gestion du projet. Il n’y a rien de pire qu’un projet que l’on mène à l’aveugle, avec simplement un but final, on peut louper certaines choses telles que des fonctionnalités ou des ventes que l’on aurait pu rajouter en cours d’élaboration. A notre époque, les gens veulent de la personnalisation et non pas du classique comme c’est le cas généralement. Grâce à de bonnes applications, on parvient à des niveaux de personnalisation très pointus, il est donc nécessaire d’utiliser cette méthode.

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