Come Usare Un Telefono da Ufficio

È normale, nel settore delle telecomunicazioni, essere così abituati a parlare di soluzioni di comunicazione avanzate che, a volte, si dimenticano le basi. “L’utilizzo del telefono da ufficio” non è un argomento frequente nelle conversazioni con i partner, ma le abitudini sono cambiate radicalmente nel tempo.

Il telefono da ufficio è stato a lungo un punto di riferimento da quando le telecomunicazioni sono diventate una parte importante della vita quotidiana. Non era più sufficiente avere un edificio dove le persone potessero recarsi: era necessario trovare un modo per rispondere alle domande delle persone, prima che queste si presentassero fisicamente in ufficio. Per fare questo bastava un telefono fisso, poco importa se in versione manuale o digitale.

Eppure, la tecnologia avanza e, sempre più spesso, in ufficio, sono apparsi telefoni fissi con tecnologia wireless. Stiamo parlando di telefoni Wi-Fi, ma anche Bluetooth. La tecnologia DECT è lo standard attraverso il quale misuriamo il successo.

La tecnologia DECT ha notevolmente migliorato la qualità delle chiamate per i dispositivi wireless (a condizione di seguire i suggerimenti di questo articolo della nostra Product Marketing Manager, Elena Kornilova) e il passaggio a sistemi di cuffie compatibili con Bluetooth e telefoni da scrivania wireless rendono più agevole rispondere alle chiamate. Tuttavia, con la diffusione dei softphone via computer e telefono cellulare, si è aperto un vero e proprio dibattito su cosa sia un telefono da ufficio.

Definizione di Telefono da Ufficio

Un telefono da ufficio è qualsiasi dispositivo di comunicazione utilizzato in un ufficio per effettuare chiamate vocali. Spesso hanno funzionalità avanzate (ad esempio, linee multiple, inoltro di chiamata, segreteria telefonica e persino la possibilità di effettuare videoconferenze) per rendere più efficienti le comunicazioni in ufficio. Esistono versioni tradizionali con cavo, come anche delle versioni wireless. Oggi, la maggior parte dei telefoni da ufficio utilizza il VoIP, ma non tutti i telefoni d’ufficio sono uguali. Un vecchio telefono da ufficio potrebbe non funzionare con una nuova configurazione VoIP, ad esempio, e molti non dispongono delle funzionalità di base.

La vera domanda è questa: un sistema telefonico basato su PC può essere considerato come un telefono da ufficio? Per i nostri scopi, sì. È un dispositivo di comunicazione collocato in ufficio (anche se può essere spostato) e può avere funzionalità avanzate come quelle sopra menzionate. Diamo un’occhiata principalmente ai telefoni hardware, perché questi sono i tradizionali “telefoni da ufficio”.

Nozioni di Base sui Telefoni da Ufficio: Come Funzionano?

Per molti aspetti, ora ci sono poche differenze tra un telefono da ufficio hardware e uno basato su software. Entrambi si affidano a circuiti stampati all’interno del dispositivo per svolgere un lavoro e molti dispositivi si basano su sistemi operativi moderni, come Android. Per un telefono hardware, in genere si ha:

• Ricevitore
• Base di supporto
• Tastiera
• Display
• Suoneria
• Viva voce
• Tasti multifunzione configurabili

La maggior parte di questi sono autoesplicativi: i punti più importanti sono lo schermo del display e i tasti configurabili. Il confronto tra questi può fare una grande differenza per la facilità d’uso del telefono. Un display più grande rende più facile vedere più contatti contemporaneamente, in modo che i manager possano decidere rapidamente chi contattare (soprattutto se lo stato di presenza è disponibile). I tasti configurabili rendono più facile eseguire rapidamente attività complesse.

Se vi state chiedendo come funzionano i telefoni da ufficio e desiderate qualche dettaglio in più, vi consigliamo questo articolo di HowStuffWorks.

Poi ci sono i telefoni a due linee. Questi erano speciali perché permettevano a due numeri di telefono diversi e rispondere attraverso lo stesso numero di telefono. Avere la segreteria telefonica disponibile per e-mail significa che è facile inviare un messaggio in caso di emergenza. Inoltre, la facilità di creazione di linee a basso costo combinata con il costo relativamente basso dei telefoni base assicura che questa opzione sia quasi sempre la preferita.

Ciò rende i telefoni a due linee in gran parte ridondanti.

L’unica volta in cui sono necessari telefoni aziendali a due linee è quando si dispone di una configurazione che utilizza un sistema telefonico aziendale molto vecchio, con linee fisiche ancora in esecuzione in tutto l’ufficio. A questo punto, spesso c’è bisogno di più connessioni al telefono, ma questi sistemi vengono gradualmente eliminati.

I softphone, tuttavia, spesso semplificano l’aggiunta di più linee. Con x‑bees, è possibile selezionare rapidamente il numero su cui si desidera effettuare la chiamata, ad esempio, attraverso un menu molto semplice.

Come Effettuare Chiamate in Uscita su un Telefono da Ufficio

È semplice chiamare con un telefono da ufficio: basta sollevare il ricevitore, comporre il numero e controllare che il telefono squilli. In alcuni casi, sarà necessario utilizzare un numero di interno per le chiamate esterne, ma è relativamente raro per i sistemi moderni.

Con un sistema Wildix, tuttavia, è possibile accedere facilmente alle rubriche telefoniche. Il telefono SuperVision, ad esempio, consente di cercare i contatti nella rubrica del PBX e di effettuare chiamate dirette. È semplice: basta cercare un nome e poi toccare l’icona verde sullo schermo.

Con W-Air Basic2, è possibile comporre manualmente il numero da chiamare, utilizzare un pulsante di composizione rapida o cercare il contatto nella rubrica telefonica aziendale.

Come Trasferire una Chiamata su un Telefono Aziendale

Il trasferimento di chiamata è un’azione semplice per la maggior parte dei sistemi. Utilizzando il telefono Wildix SuperVision, è possibile:

• Accettare la chiamata
• Trasferire la chiamata
• Inserire il numero per il trasferimento nel campo di ricerca
• Scegliere il trasferimento assistito o non assistito
• Premere “trasferisci” dalla finestra di chiamata per confermare il trasferimento

Con il nostro W-AIR Basic2, il processo è un po’ diverso

• Premere il tasto funzione “trasferisci”
• Premere menu per cercare i contatti (o digitare direttamente il numero)
• Premere il tasto verde
• Premere il tasto “trasferisci” per completare il trasferimento

Se vi state chiedendo come trasferire una chiamata su un telefono da ufficio W-AIR, uno dei nostri telefoni, il procedimento è molto simile (differenza: premere il tasto “trasferisci”). In altri telefoni, il procedimento può variare notevolmente, indipendentemente dal fatto che i telefoni siano di Polycom, Cisco o Snom.

Numeri Interni

Gli interni vengono semplicemente aggiunti alla fine dei numeri di telefono per consentire di deviare le chiamate verso numeri specifici. In genere, questo migliora l’efficienza e semplifica la scalabilità. Tuttavia, con le ultime tecnologie, gli interni stanno diventando leggermente meno rilevanti, soprattutto con l’aumento delle linee telefoniche a basso costo.

Se vi state chiedendo come utilizzare un telefono da ufficio con un interno, la procedura varia a seconda del telefono. Tuttavia, la maggior parte consente semplicemente di comporre l’interno breve, poi premere il tasto di chiamata per connettersi al numero. Questo vale per i telefoni fissi di base e i telefoni wireless.

Gli interni permettono di raggiungere persone o uffici specifici, indipendentemente dai cambiamenti nel personale o nelle sedi degli uffici. Inoltre, è possibile mantenere la privacy dei singoli dipendenti. Chi chiama non ha bisogno di conoscere il numero di telefono diretto di un dipendente; può raggiungerlo attraverso il numero principale e l’interno. Infine, le funzionalità di gestione delle chiamate come l’inoltro delle chiamate, il trasferimento delle chiamate e la configurazione della segreteria telefonica risultano semplificate. I dipendenti possono impostare i loro interni per gestire le chiamate in base alle loro preferenze e ai loro orari.

Ci sono alcune semplici regole: i numeri interni non possono essere numeri di emergenza comuni, quindi no a numeri come 118, 115 o 112, a seconda di dove ci si trova. Inoltre, più lungo è il numero di interno, meno questo è pratico.

Nel complesso, i numeri interni possono essere molto utili.

Funzionalità Avanzate

La maggior parte dei telefoni progettati per i sistemi moderni ha funzionalità avanzate. Quando si pensa a come utilizzare un telefono da ufficio, queste funzionalità extra dovrebbero essere di facile accesso.

Tasti funzione: consentono agli utenti di monitorare lo stato di altri utenti all’interno della stessa azienda. Ciò significa che le informazioni sulla presenza di tali utenti devono essere disponibili. Questo può essere estremamente utile per capire a colpo d’occhio se qualcuno è disponibile o meno, riducendo le perdite di tempo passando direttamente alla segreteria telefonica.

Segreteria telefonica: è sempre utile e spesso è altamente sottovalutata. Sebbene questo comporta che chi chiama non ha parlato direttamente con una persona fisica, è fondamentale per le aziende che hanno orari di apertura standard o quando il personale di riferimento è in ferie.

Videoconferenza: alcuni dei nostri telefoni, in particolare il telefono SuperVision, consentono di effettuare videochiamate direttamente dal telefono stesso. Con una webcam da 2MP e un touchscreen capacitivo da 8 pollici, è facile vedere chi chiama e rispondere quando è necessario un contatto diretto.

DECT: i telefoni senza fili per ufficio, come la nostra serie W-AIR, utilizzano la tecnologia DECT come standard. Questo dà loro una portata fino a 300 metri (anche se questo varia drasticamente a seconda di cosa c’è in mezzo) e fornisce un’ottima qualità audio. Inoltre, lo standard DECT ha un consumo energetico molto inferiore rispetto a Bluetooth e Wi-Fi ed è altamente scalabile.

Bluetooth: ci sono un certo numero di sistemi che offrono un telefono da ufficio Bluetooth, ma la maggior parte delle volte, si riferisce alla capacità di collegare un auricolare al telefono. Ciò significa che è possibile muoversi liberamente in ufficio, senza essere limitati da cavi.

Navigazione nei Vecchi Sistemi Telefonici Aziendali

Naturalmente, raccomandiamo che tutti i vecchi sistemi telefonici aziendali siano mantenuti il più aggiornati possibile: dopotutto, se c’è bisogno di un manuale completo su come utilizzare un telefono da ufficio per gestire le nozioni di base, significa che il sistema è probabilmente troppo complesso e obsoleto. Tra gli aspetti chiave figurano:

• Funzionalità limitate: mancano integrazioni mobile, instradamento avanzato delle chiamate e messaggi vocali
• Costi di manutenzione più elevati con il passare del tempo
• Mancanza di supporto, in particolare quando le aziende sono fallite o sono state acquisite
• Scarsa scalabilità in quanto il numero di modelli compatibili si riduce
• Nessuna registrazione delle chiamate, cosa che rende più difficile stabilire la responsabilità
• Vulnerabilità legate alla sicurezza
• Mancanza di ridondanza

Non è facile rispondere. Questo può essere un problema che limita l’azienda, rendendo difficile raggiungere la persona di riferimento, mantenere i dati al sicuro ed espandere l’azienda. Si tratta di punti critici per molte aziende che hanno vecchi sistemi telefonici aziendali e, in genere, è meglio affrontare rapidamente la questione.

Risoluzione dei Problemi Comuni Relativi al Telefono Aziendale

Troppi sistemi telefonici datati (e alcuni moderni) presentano svariati problemi. Questi spaziano dai problemi più banali, come una scarsa qualità delle chiamate, a problemi di connettività e guasti hardware.

Scarsa qualità delle chiamate: rumore statico, eco e chiamate interrotte possono causare problemi notevoli. In genere, questi problemi possono essere risolti spostando la base di supporto (sia per i telefoni wireless che per i telefoni DECT) o assicurandosi di non allontanarsi troppo dalla scrivania se si utilizza un auricolare Bluetooth per telefoni aziendali. Anche una connessione Internet scadente potrebbe causare problemi. Sebbene i sistemi più efficaci abbiano buffer di jitter per prevenire questi problemi, si tratta comunque di una compensazione.

Problemi di connettività: questi possono essere legati al problema precedente. I telefoni aziendali potrebbero essere troppo lontani dalla base di supporto o dall’hub wireless, a seconda che si tratti di un telefono DECT o di un telefono wireless che si trova su una scrivania.

Guasti hardware: se avete difficoltà a collegare i telefoni, assicuratevi che non ci sia un guasto dell’hardware. In alcuni casi, il telefono potrebbe sembrare attivo, senza riconoscere il modulo Wi-Fi o Ethernet. Wildix ha un’opzione hardware-as-a-service per MSP e clienti che facilita il fatto di rimanere aggiornati e assicurarsi di avere un sistema telefonico totalmente efficace, indipendentemente da ciò che accade.

Problemi del gateway multimediale: in alcuni casi, i gateway multimediali possono causare problemi. Questo è spesso dovuto al fatto che il provisioning, la rete o il funzionamento dei dispositivi BRI non funzionano correttamente. Nella maggior parte dei casi, basterà effettuare un reset: tutti i dettagli sono disponibili nella nostra documentazione di Confluence.

Come Usare Un Telefono Aziendale

L’utilizzo di un telefono aziendale dovrebbe essere semplice, ma ci sono molti fattori che ne influenzano l’uso. Un sistema ben concepito con tutte le funzionalità necessarie per massimizzare l’efficienza può aiutarvi a ottenere grandi risultati. Un vecchio sistema telefonico aziendale privo di funzionalità può ostacolare la crescita aziendale, soprattutto se si stanno perdendo chiamate o semplicemente se l’audio non è ottimale.

Se volete maggiori informazioni sul VoIP e sulla telefonia, consultate il nostro articolo VoIP vs telefoni fissi.

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