Seconda puntata su come le Unified Communications migliorano la produttività.
Abbiamo visto che spesso i colleghi utilizzano moltissimo del loro tempo cercandosi a vicenda.
Oggi vediamo un ulteriore abbattimento di costi di cui sono responsabili le Unified Communications.
I meeting aziendali:
In ogni azienda si fanno meeting, corsi, riunioni, aggiornamenti tecnici e commerciali.
Quando le persone non sono tutte nello stesso ufficio, devono spostarsi.
Faccio un esempio che conosco bene: la riunione mensile degli Area Manager Wildix in France. Cinque persone che devono spostarsi da Parigi, Strasbourg, Grenoble, Lille e Nantes; tutti verso l’HQ, nella magnifica città di Carcassonne nel sud della Francia.
Si spostano quasi tutti in auto o in treno, da Strasbourg con un po’ di fortuna si riesce a trovare un aereo. Il costo per il treno o l’aereo è di circa 250 euro andata e ritorno.
Chi si sposta in auto ha un costo di circa 300 euro. Oltre a questo c’è, ovviamente, il tempo occupato dalla trasferta, si va dalle 7 alle 14 ore andata e ritorno, (considerando i tempi morti dovuti all’attesa dei mezzi di trasporto).
Pernottamento: siccome non si può arrivare in ritardo ed il viaggio è lungo, bisogna arrivare il giorno prima, quindi aggiungiamo 70 euro per un albergo dove passare la notte, non aggiungiamo la cena perché passare una serata in compagnia dei propri colleghi è sempre un piacere.
Facciamo la somma e otteniamo l’importo di 3262 euro, le riunioni vengono fatte 11 volte l’anno quindi all’anno fa 35.882 euro all’anno. Per di più, le 48 ore perse in viaggio difficilmente produrranno del valore per l’azienda.
In conclusione ogni ora di riunione costa 650 euro.
Ho provato ad intervistare alcuni clienti di Wildix che fanno tutt’altra attività, come una banca popolare con una sessantina di sportelli (riunione quindicinale per tutti) o una fabbrica di elementi d’arredo dove almeno una volta al mese si incontrano tutti i dirigenti in una sede, peccato che le due sedi siano una in Veneto e una in Svizzera.
Ho rifatto gli stessi conti basati su queste due realtà e i risultati sono i seguenti: banca con 60 sportelli 108.000 euro / anno, società con sedi in Italia e Svizzera 11.520 euro / anno.
Bene, solo con questi importi, in poco tempo ci si ripaga un sistema Wildix ma, visto che la videoconferenza non l’abbiamo inventata noi, ho chiesto se non ci avessero mai pensato prima.
In entrambi i casi due sono i problemi incontrati con la videoconferenza:
a. soluzioni basate su HW di telepresence o simili, complicate da comprare / installare / gestire
b. soluzioni più soft(ware) poco efficaci nel risultato.
Come risolvere questi due problemi? Una soluzione di telepresenza fatta in casa!
E a chi serve la telepresenza? Se si è in due, serve ad entrambi, se si è in 60 e non si sta parlando di politica o di calcio: parla uno e gli altri ascoltano e possono quindi utilizzare il PC aggiungendo una WebCAM se già non la ha.
Visto che il costo dello schermo è di 700 euro, di una WebCAM professionale 100, di un buon microfono per riunioni altri 100, il PC si suppone ci sia già, per mettere assieme la nostra stazione di telepresenza si spendono 900 euro e se sostituite la TV con una lavagna interattiva (LIM) vi divertite ancora di più. La semplicità di poter utilizzare il solo browser senza dover installare software fa il resto.
La settimana prossima vi racconterò un altro modo di risparmiare e aumentare la produttività con le UC&C, e il meglio si tiene sempre alla fine…