Diventiamo Flessibili: fidelizza i tuoi dipendenti con lo Smart Working

Attirare talenti nella tua azienda non è più soltanto un fattore puramente di stipendio o benefit. Nel mercato del lavoro odierno, i dipendenti cercano qualcosa di più.

Sono interessati a condizioni di lavoro flessibili, non solo in termini di quando poter lavorare, ma dove.

Sempre di più, i lavoratori si lamentano di dover andare ogni giorno in ufficio. I datori di lavoro più attenti si sono accorti di questa problematica e hanno offerto loro l’opportunità di lavorare da casa. 

Il beneficio per i lavoratori sono molteplici. Lavorando da remoto, possono svegliarsi più tardi, evitare lunghi spostamenti e, nel caso avessero bambini, possono tenerli d’occhio e badare a loro. In Smart Working è anche molto più facile sentirsi a proprio agio, poiché è possibile lavorare ovunque, dalla propria poltrona preferita, al bar locale.

Come ci si aspetterebbe, queste comodità fanno la differenza in termini di soddisfazione dei lavoratori. Secondo uno studio del 2019, i dipendenti che possono lavorare da remoto hanno il 57% di probabilità in più di essere soddisfatti del proprio lavoro, rispetto a quelli che devono lavorare in ufficio. Secondo un altro studio, il 78% dei manager ritiene che il telelavoro e gli orari di lavoro flessibili siano gli incentivi non monetari più efficaci per trattenere i talenti.

La conclusione naturale è che il telelavoro è una grande attrazione quando si tratta di scegliere un datore di lavoro. Ma questo fa sorgere una domanda molto importante: quanta della tua concorrenza offre questa opzione?

Da questi e altri studi sappiamo che:

Ma forse i più importanti sono questi due ulteriori risultati:

 

 

Quindi, non solo la forza lavoro moderna è interessata a condizioni di lavoro flessibili, ma le aziende le rendono sempre più disponibili, al punto che chi non offre il telelavoro rischia di rimanere fuori dal mercato.

Ma le società che propongono quest’offerta rimangono comunque in minoranza. Per i datori di lavoro, questo significa che ora è l’occasione perfetta per superare la concorrenza offrendo l’opzione di telelavoro.

Per portare questa opzione nella tua azienda, avrai bisogno di uno strumento di comunicazione efficace come Wildix Collaboration: una piattaforma WebRTC elegante e “secure-by-design”, con funzionalità di chat, voce e videoconferenza. Poiché è utilizzabile direttamente dalla finestra del browser, rappresenta un modo smart e flessibile per i dipendenti in smart working per rimanere in contatto con il proprio team.

Come innumerevoli altri aspetti della trasformazione digitale, le opzioni di lavoro flessibile potrebbero non essere ancora completamente adottate, ma non si possono più ignorare. Anzi, adottando presto le capacità di telelavoro e lavoro a distanza, le aziende possono mettersi in luce nel mercato del lavoro.

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Politica dello Smart Working: ecco alcuni consigli utili

Linee Guida Chiave per i Manager

Nell’organizzare un team che lavora da remoto, la tecnologia non è l’unico ostacolo che un manager deve superare. Per essere certo di essere ben organizzato, avrai anche bisogno di una politica del lavoro da casa ben consolidata.

Sembra difficile? Approfondire i dettagli può essere complicato ma, fortunatamente, delineare uno schema di base è in realtà abbastanza semplice. Concentrati solo sui seguenti principi e sarai in grado di elaborare una politica trasparente e pienamente in regola.

Stabilisci Aspettative Chiare 

Sai già che è importante che i dipendenti comprendano quali compiti devono svolgere. Soprattutto quando si tratta di lavorare da casa, dove la comunicazione e la supervisione saranno inevitabilmente meno frequenti.

Per iniziare la tua politica di lavoro da remoto, prima stabilisci quali compiti i dipendenti svolgeranno in ciascun ruolo. Se è semplice perché consiste semplicemente nel ripetere ciò che fa già parte della descrizione del loro lavoro, allora fantastico! Copialo e sarai pronto per iniziare. Altrimenti, scrivi mansioni nuove o modificate secondo necessità.

È anche consigliabile eseguire il backup di questa parte dell’accordo con alcuni strumenti per monitorare il lavoro dei dipendenti. Poiché non sarai in giro per gestire direttamente i dipendenti che lavorano da remoto, impostare un obiettivo quotidiano, una serie di tappe intermedie o una bacheca delle attività li aiuterà a mantenere la concentrazione sul lavoro che devono svolgere.

Scegli un Compenso Adeguato

In un contesto di lavoro da remoto, il pagamento è piuttosto semplice poiché funziona quasi come quello per lavoro classico.

Per i dipendenti che non hanno diritto al pagamento dello straordinario, ciò significa inviare pagamenti in conformità con l’ultimo contratto applicabile. Per i dipendenti che invece hanno tale diritto, dovrai tenere ogni giorno un registro completo dell’orario in cui attaccano, staccano e della pausa pranzo. (Qualche software per timbrare il cartellino elettronico sarà probabilmente la soluzione migliore.)

Ricorda però che se il foglio presenze di un dipendente che non ha diritto allo straordinario mostra che ha lavorato più di 40 ore per una settimana, sei comunque tenuto a pagargli gli straordinari per quelle ore aggiuntive. E sì, anche se non hai specificamente richiesto quelle ore. Per evitare problemi, prendi in considerazione l’idea di approfondire la tua politica con linee guida che stabiliscano chiaramente in quali circostanze è consentito lo straordinario e cosa accadrà in caso di violazione di tali regole.

Indica cosa pagherai

Un altro elemento importante è se pagherai le utenze e le attrezzature dei dipendenti che lavorano da remoto. Fornirai loro un computer? Un telefono? Dovrebbero usare i loro dispositivi personali? Saranno rimborsati per l’utilizzo di Internet e dell’elettricità?

Tutto questo può sembrare eccessivamente dettagliato, ma in realtà è fondamentale stabilire quanti soldi andranno ai tuoi dipendenti che lavorano da remoto e per quali scopi. Quindi assicurati che una parte del tuo accordo elenchi esattamente quali strumenti e/o risorse (se presenti) verranno acquistati con i fondi dell’azienda.

Stabilisci l’ambiente di lavoro

Sì, la politica si chiama “lavoro da casa”, ma è l’unico posto in cui i dipendenti possono lavorare?

Supponiamo che vogliano lavorare in un bar, a casa di un amico o in una piscina dotata di WiFi. Vanno bene anche quei luoghi?

Che la risposta sia “sì” o “no”, la tua politica di lavoro da remoto dovrebbe specificarlo. Non lasciare spazio a dubbi su quali luoghi siano qualificati come luoghi di lavoro accettabili, anche se la tua politica è generica come “ovunque sia più comodo”.

Dai la priorità alla Sicurezza

Una preoccupazione comune nel lasciare che i dipendenti lavorino fuori dall’ufficio è mantenere la sicurezza dei dati. Considerando la quantità di fughe di dati aziendali, è facile capire perché.

Fortunatamente, i lavoratori possono mantenere protetti i loro dati quando lavorano al di fuori della sicurezza dell’ufficio, principalmente grazie alla tecnologia. Sebbene le VPN siano spesso citate come una soluzione, la realtà è che gli hacker riescono facilmente ad aggirarle (come abbiamo detto in un post precedente).  Una soluzione molto più affidabile è una piattaforma di comunicazione che utilizzi la WebRTC per stabilire una connessione diretta da utente a utente, poiché un collegamento diretto non permette a terze parti di intercettare i dati crittografati scambiati.

Qualunque opzione tu scelga, per massimizzare la sicurezza, assicurati che la tua politica imponga che le comunicazioni aziendali siano effettuate solo attraverso quella piattaforma protetta. Dovresti anche prendere in considerazione l’idea di offrire ai dipendenti una formazione ulteriore sulla sicurezza, come le istruzioni per non lasciare i dispositivi aziendali in luoghi pubblici o informazioni su come evitare tentativi di phishing.

Rimani in Contatto

Anche se i dipendenti che lavorano da remoto saranno inevitabilmente meno presenti di quelli in ufficio, questa non è una scusa per ignorarli, per essere meno in contatto con loro o per fornire loro meno formazione. (Inoltre, le leggi contro la discriminazione possono esporti al rischio di una denuncia se rivolgi ai dipendenti che lavorano da remoto un’attenzione minore, che possa essere considerata discriminatoria.)

Ricorda che i dipendenti che lavorano da casa avranno bisogno di una guida di tanto in tanto, sia in modo che sappiano in che direzione dare al loro lavoro, sia in modo che tu sappia che sono importanti per la tua azienda. A tal fine, includi nella tua politica di lavoro da remoto incontri individuali e di avanzamento regolari, idealmente tramite videochiamate, per una maggiore presenza e una connessione più personale.

Lascia Spazio allo Svago

E parlando di connessioni personali, cos’è un ambiente di lavoro senza un po’ di leggerezza di tanto in tanto?

Nonostante tutti i vantaggi dello smart working, uno dei principali svantaggi è che può far sentire i dipendenti soli. Non è difficile capire perché: non essere fisicamente insieme ai colleghi può creare un senso di lontananza. Questo non solo è dannoso per il team building, ma può anche compromettere la salute mentale dei dipendenti.

Per contrastare questo problema, è fondamentale che il tuo piano di lavoro da remoto consenta al tuo team di avere conversazioni amichevoli oltre a quelle professionali. Ci sono molti modi per farlo, dalla creazione di una chat di gruppo “divertente” separata nella tua piattaforma di comunicazione, alla pianificazione di happy hour virtuali tramite videoconferenze. Ma indipendentemente da quale faccia più al caso tuo, è fondamentale che la tua politica sul lavoro da casa non sia solo lavoro: i tuoi dipendenti saranno molto più felici se avranno anche la possibilità periodica di scherzare, giocare e socializzare.

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Il valore concreto del Cloud

I Dati Mostrano Cos’è che Guida la Trasformazione Digitale

Per tutti i cambiamenti nel campo delle telecomunicazioni, pochi vengono accettati così lentamente come il Cloud.

Un’entità in gran parte invisibile, il Cloud può essere facilmente ignorato. Ma la sua presenza è comunque innegabile. L’analista di Cavell Group Dominic Black sottolinea che entro il 2025 ci saranno oltre 32 milioni di utenti Cloud nella sola Europa, il doppio rispetto al 2020.

Di fronte a questa tendenza imponente, chi non si è adattato tende a restare fermo per un semplice motivo: non gli sono stati mostrati i benefici concreti di questo cambiamento.

“C’è stata una mancanza di istruzione, sia dal canale che dai fornitori di servizi, nello spiegare perché il Cloud sarà il futuro”, afferma Black.

Per offrire effettivamente questa formazione, è utile prima esaminare il motivo per cui così tante aziende stanno optando per le tecnologie Cloud.

Uno studio del Gruppo Cavell su 1.800 aziende ha rilevato quattro ragioni principali per investire nelle tecnologie Cloud:

 

  • Abilitazione del lavoro a distanza
  • Crescita dei subappaltatori
  • Maggiore automazione
  • Crescita nelle applicazioni Cloud

 

La prevalenza di questi interessi diventa più evidente se consideriamo i loro vantaggi.

Lavorare da casa, per esempio, riduce i costi operativi come l’affitto e le utenze, tenendo alto il morale dei dipendenti e aumentandone la produttività. Allo stesso modo, l’automazione riduce le spese complessive di un’azienda e le applicazioni Cloud servono a gestire in modo efficiente le attività quotidiane.

Nel frattempo, il subappalto sta guadagnando popolarità grazie ai vantaggi di assumere esperti che aiutino a creare progetti a breve termine con benefici a lungo termine.

I dati concreti citati dal Gruppo Cavell per queste conclusioni parlano più chiaramente della popolarità delle suddette “quattro caratteristiche principali”:

 

  • Il 60% delle aziende è passata al Cloud per rendere possibile lo smart working
  • Il 72% cita una maggiore flessibilità come motivo per adottare soluzioni di collaborazione
  • L’84% delle organizzazioni utilizza appaltatori e il 41% utilizzerà più appaltatori nei prossimi due anni
  • Il 61% delle organizzazioni ridurrà il proprio personale nei prossimi due anni a causa dell’automazione
  • Un’azienda utilizza una media di 8,3 applicazioni Cloud

Le implicazioni di questi dati non sono affatto sconvolgenti. In fondo, mostrano solo qualcosa che già sappiamo: le aziende apprezzano la possibilità di ottenere di più dalle loro risorse attuali, che si tratti di tecnologia, dipendenti mobili o assunzioni temporanee.

Per vendere prospettive sul Cloud, gli MSP devono quindi comunicare in che modo la loro soluzione promuove l’efficienza aziendale. Affidarsi semplicemente allo stato di “prossima grande novità” del Cloud è una ricetta per il fallimento, soprattutto a causa della maggiore concorrenza nel settore delle telecomunicazioni.

“Il mercato sta diventando sempre più congestionato”, afferma Dominic Black. “C’è più concorrenza. Fare quello che facciamo ora e pensare che funzioni, pensare che lo status quo funzioni, non andrà bene tra due o tre anni”.

Affrontare efficacemente questa concorrenza richiederà, in parte, l’espansione in nuovi settori e segmenti di clientela. Ma è importante anche trovare la differenziazione all’interno della soluzione stessa.

Mentre le offerte di telecomunicazioni Cloud saranno naturalmente incentrate sul controllo delle chiamate, la creazione o la scoperta di tecnologia con una migliore interfaccia utente, sicurezza, sistemi di auditing e così via distingueranno anche un MSP, tanto più se queste funzionalità affrontano l’efficienza e la flessibilità del business.

L’impiego di questa differenziazione mirata è fondamentale per la crescita futura e per la sopravvivenza di un MSP. Perché, dacci retta: il Cloud si sta espandendo.

L’unica domanda che bisogna porsi è chi sarà colui che lo venderà alla tua base di clienti.

Soluzioni concrete per gestire le distrazioni

6 strumenti tech gratuiti per rimanere concentrati a casa

Come scritto in questo post, un elemento spiacevole dello smart working è dover affrontare continuamente le distrazioni.

Nel post precedente sono stati descritti alcuni modi di pensare che potrebbero aiutare a rimanere concentrati, ma per alcune persone quei suggerimenti potrebbero essere troppo astratti. Molti di noi hanno bisogno di qualcosa di più concreto per tenere lontano il telefono o siti Web improduttivi.

Se questo è il tuo caso, non preoccuparti. Per diventare più efficiente nel bloccare le distrazioni, ti consigliamo di utilizzare i sei strumenti, componenti aggiuntivi e app elencati qui sotto. (Sono anche tutti totalmente gratuiti!)

  1. Impostazione “Non disturbare” (Android e iOS)

Oggi i telefoni sono più di un semplice strumento: sono parte della vita di tutti i giorni. A casa o in viaggio, è praticamente garantito che le persone dispongano di un dispositivo smart.

Quindi, dato che probabilmente avrai il tuo dispositivo con te mentre lavori da casa, cosa fare con tutte quelle notifiche da Instagram,  Whatsapp o Twitter che ti distraggono dai tuoi progetti?

Semplice: basta modificare le impostazioni del telefono.

Sia su Android che su iOS, puoi trovare la modalità “Non disturbare” che silenzia immediatamente le notifiche della maggior parte delle app del telefono.

Su Android, è accessibile andando su “Impostazioni”, quindi “Audio”.

Su iOS, la funzione si trova direttamente su “Impostazioni”.

Quindi, se le notifiche portano la tua attenzione altrove, considera di modificare le impostazioni in modo mirato.

  1. Momento (iOS)

Naturalmente, silenziare le notifiche non ti impedisce di perdere tempo sul telefono.

Un modo per evitare che queste situazioni si verifichino troppo spesso è l’app iOS “Momento”.

Questo software monitora il tempo passato al telefono, registrando anche le app che vengono usate più spesso. Avere una visione completa di quanto tempo della propria giornata lavorativa si passa su social media o giochi può essere illuminante (forse anche allarmante).

“Momento” è disponibile per il download gratuito sull’App Store.

  1. Flipd (Android e iOS)

Per quelli di noi che hanno bisogno di un limite più drastico in materia di “screentime” improduttivo, c’è “Flipd”.

Invece di tenere traccia dell’utilizzo del telefono, Flipd blocca attivamente l’apertura delle applicazioni specificate dall’utente per un periodo di tempo prestabilito. Dopo aver impostato quali app bloccare, è fatta: non c’è più modo di sbloccarle finché il timer è attivo, nemmeno riavviando il telefono.

Questa limitazione può sembrare troppo severa, ma se hai davvero bisogno di un valido aiuto contro le distrazioni mentre sei a casa, questa opzione è quello che fa per te.

Flipd è disponibile gratuitamente su App Store e Google Play.

  1. Pause (Google Chrome)

Tutti questi discorsi sui telefoni non risolvono il problema delle distrazioni sul tuo computer di lavoro. Fortunatamente, ci sono delle estensioni che possono aiutarti.

Un’opzione più leggera per Google Chrome è Pause, che ti ferma prima di visitare un sito Web che possa distrarti (come social media o servizi di streaming, che possono essere specificati nelle impostazioni).

Nel momento in cui provi a connetterti al sito specificato, invece di mostrarti la pagina in questione, Pause mostrerà una schermata verde calmante per 5 secondi ininterrotti. Dovrai quindi confermare se vuoi davvero continuare su quel sito web.

Anche se soft, questa breve interruzione può dare al tuo cervello un momento di respiro, soddisfacendo la necessità di una pausa senza dover perdere troppo tempo su siti Web improduttivi.

Pause è disponibile gratuitamente nel Chrome Web Store.

  1. StayFocusd (Google Chrome)

Tuttavia, come già detto, a volte abbiamo bisogno di qualcosa di più drastico per rimanere concentrati. Ecco un altro componente aggiuntivo: “StayFocusd”.

Questa estensione del browser consente di bloccare completamente l’accesso a siti specifici, attraverso una modifica delle impostazioni. E se è solo una certa parte di un sito che ti distrae? Puoi anche bloccare elementi specifici all’interno di pagine Web, come giochi o immagini.

Per tenersi lontano dai social media o evitare altre distrazioni, il valore di questo accesso limitato è notevole.

StayFocusd è disponibile gratuitamente nel Chrome Web Store.

  1. Timer (telefono, computer e molti altri dispositivi)

Infine, vale la pena sottolineare che, anche se le distrazioni andrebbero evitate, è opportuno fare pause regolari. Dopotutto, concederti qualche minuto di riposo dopo circa 90 minuti di lavoro, ti permette di sentirti sempre riposato, evitando così di stancarti rapidamente.

Per assicurarti che le tue pause siano ben strutturate e non diventino inavvertitamente distrazioni, usa un timer per mettere un limite.

Possono funzionare molte pause di cinque minuti, distanziate nell’arco di una giornata, oppure due o tre pause di 15 minuti. Basta scegliere un modello e avere un orologio disponibile per rispettare quel limite.

(A pranzo, però, assicurati di concederti un’ora intera, se possibile. Ti meriti uno stomaco pieno e una mente riposata per superare la seconda metà della giornata!)

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Manager: sapete quali sono le prospettive per lo Smart Working?

Gli uffici stanno riaprendo. Ma ciò non significa che il vostro team voglia lavorarci a tempo pieno.

Anche considerando in quanto tempo gli analisti hanno previsto un passaggio massiccio allo smart working, si può dire con certezza che pochi si aspettavano che sarebbe avvenuto così in fretta. Parlando di cifre, Gallup riporta che il numero di dipendenti statunitensi che lavorano da remoto è raddoppiato in meno di un mese, passando dal 31% al 62%. 

Ma sarà solo temporaneo? Ora che moltissimi imprenditori possono finalmente far tornare i propri i dipendenti in ufficio, in tanti si chiedono: “lo smart working dovrebbe essere la nuova normalità?”

Tuttavia, prima di affrontare cosa sarà e non sarà “la nuova normalità”, vale la pena considerare la situazione attuale.

Smart Working: a che punto siamo?

Innanzitutto, bisogna ammettere che si è verificato un cambiamento senza precedenti sul posto di lavoro.

Durante la quarantena, i lavoratori hanno visto in prima persona che non solo possono svolgere il proprio lavoro da casa, ma possono farlo anche a lungo termine. E questo ha fatto sì che milioni di lavoratori volessero continuare a lavorare da casa.

Secondo vari sondaggi recenti:

  • Il 53% dei lavoratori statunitensi ora vuole lavorare da remoto il più possibile (Gallup);
  • Il 75% dei lavoratori statunitensi ora desidera lavorare da remoto la maggior parte della settimana (IBM);
  • Il 60% dei lavoratori statunitensi ritiene che rimarrà più produttivo se lavorasse da casa a tempo indeterminato (Glassdoor).

Questi numeri non sorprendono se consideriamo i dati storici. Già nel 2018, in base al sondaggio di FlexJobs, sapevamo che:

  • Il 76% dei dipendenti sarebbe stato più fedele alla propria azienda se avesse avuto la possibilità di lavorare da remoto;
  • Il 65% dei dipendenti riteneva che sarebbe stato più produttivo lavorare da casa;
  • Il 52% dei dipendenti riteneva che lo smart working avrebbe avuto un effetto positivo sulla qualità della vita;
  • Il 77% dei dipendenti riteneva che lo smart working avrebbe migliorato la propria salute.

Non è difficile capire da dove provengano queste convinzioni: lo smart working significa non doversi spostare e poter lavorare in un ambiente più familiare e più facilmente controllabile. Secondo l’American Psychological Association, significa anche maggiore produttività, maggiore soddisfazione e un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Altrettanto rilevante per i dipendenti è il fatto che, quando si considerano i luoghi di lavoro nel loro insieme, lo smart working sta diventando standardizzato. Del 23,7% della popolazione degli Stati Uniti che ha utilizzato lo smart working regolarmente prima della pandemia (secondo l’Ufficio delle statistiche del lavoro degli Stati Uniti del 2018), il 55% dei manager afferma che continuerà con politiche di lavoro da remoto al termine della quarantena, secondo un sondaggio di Gallup.

Poi ci sono i colossi del mondo del business: aziende leader come Google, Microsoft, Twitter, Amazon e Facebook hanno esteso la modalità smart working fino alla fine del 2020, fungendo così da modello per quanto riguarda la possibilità di estendere la durata del lavoro da remoto.

Guardando al domani

La conclusione di tutto ciò è che il luogo di lavoro convenzionale è cambiato. Prima si parlava di smart working come un’opzione, che spesso veniva considerata come un benefit, un extra che poteva decidere l’azienda se accordare o meno.

Ma d’ora in avanti, i dipendenti si aspettano opzioni di smart working. Non solo i lavoratori hanno visto che il sistema funziona e hanno avuto la possibilità di goderne i benefici, ma stanno anche vedendo che le aziende intorno a loro continuano ad utilizzarlo.

Quindi, dopo aver detto tutto questo, è opportuno tornare alla domanda iniziale: “Lo smart working dovrebbe essere la nuova normalità?”

La risposta a questa domanda dipende da come si vuole rispondere ad un’altra domanda: in che misura si desidera che la propria azienda sia competitiva in termini di fidelizzazione e acquisizione dei talenti?

Osservando le aspettative dei dipendenti, sembra che i lavoratori più promettenti saranno molto interessati allo smart working, poiché, se la vostra azienda non lo utilizza, ne troveranno molte altre che offrono questa opportunità.

In altre parole, se la vostra “nuova normalità” non include lo smart working, è improbabile che sia composta da dipendenti qualificati. Ormai le preferenze sono cambiate e il mercato ha già cominciato ad adattarsi: per i datori di lavoro, questo significa o tenere il passo o rimanere indietro.

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