Audiokonferenzen sind ein oft übersehener Teil von Unified Communications, da sie oft mit Telefonanrufen in Verbindung gebracht werden. Dabei ist sie ein wichtiger Aspekt der alltäglichen Kommunikation – eine Audiokonferenz ist nützlich, wenn Sie sich in einem Auto oder an einem anderen Ort befinden, an dem Sie keinen Videostream haben wollen oder können. Werfen wir also einen Blick auf Audiokonferenzen, wie sie in einer modernen Geschäftsumgebung funktionieren und wie Unternehmen sie effektiver nutzen können.
Die Grundlagen von Audiokonferenzen
Technisch gesehen sind Audiokonferenzen den Videokonferenzen gar nicht so unähnlich – beide haben einen Audiostream, der von Person zu Person weitergegeben wird, in der Regel über eine Art Server, aber die Videokonferenz legt einfach einen Videostream darüber.
Innerhalb des Wildix‑Systems aktiviert der Benutzer einen Collaboration-Anruf über die Benutzeroberfläche oder über ein Telefon. Dadurch wird ein Signal vom Benutzer an die Zielnummer gesendet, normalerweise über einen Server. Um die Verbindung herzustellen, werden Informationen vom Benutzer an die Zielnummer und umgekehrt weitergegeben, z. B. der Benutzername des Absenders, die Zielnummer (DID) und eine Beschreibung der beiden lokalen Enden der Verbindung.
Das reicht aus, um einen Klingelton herzustellen, aber es reicht nicht aus, um Medien zu übertragen, einschließlich einer Audiokonferenz. Die beiden Systeme müssen nun verhandeln, um eine tatsächliche Verbindung herzustellen, indem sie ICE-Kandidaten austauschen. Dabei handelt es sich um Beschreibungen, wie der Absender mit dem Ziel kommunizieren kann. Jede Beschreibung wird mit dem System des Ziels ausprobiert, bis eine funktioniert oder bis sie alle fehlschlagen. Wenn eine Beschreibung funktioniert, können weitere ICE-Beschreibungen ausgetauscht werden, falls eine besser geeignet ist, auch wenn der Audioanruf bereits begonnen hat.
Sobald die ICE-Kandidaten ausgetauscht wurden, fließen die Medien, und Sie können Ihr Gespräch führen. Idealerweise sollten alle Daten verschlüsselt sein, auch bei einem Audioanruf. Das gilt für eine Web-Audiokonferenz genauso wie für telefonbasierte Audiokonferenzlösungen.
Schlüsselkomponenten von Audiokonferenzsystemen
Für die meisten Audiokonferenzsysteme benötigen Sie entweder ein Telefon oder einen Webbrowser. Viele Audio-Webkonferenzsysteme verfügen auch über eine Audiokonferenz-App, mit der Sie Ihr Mobiltelefon für Anrufe über eine dedizierte Geschäftsleitung nutzen können.
Außerdem müssen Sie sich eine DID zuweisen lassen, wenn Sie auf SIP-Trunking-Dienste zugreifen möchten, um Personen mit herkömmlichen Telefonnummern zu kontaktieren. In einigen Bereichen können auch Headsets eingesetzt werden, insbesondere in Call Centern. Headsets sind eine der effizientesten Möglichkeiten, über Ihr Audiokonferenzsystem zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, da sie den Ton in lauten Umgebungen besser isolieren können.
Schneller Überblick über Software und Hardware für Audiokonferenzen
Es gibt Dutzende von Softwarelösungen für Audiokonferenzen, in der Regel als Teil eines umfassenderen Unified Communications-Pakets. In den meisten Fällen kann dieselbe Plattform, die Audiokonferenzen ermöglicht, auch Text- und Videokonferenzen abwickeln – jede Plattform, die dies nicht tut, wird im Allgemeinen als veraltet angesehen.
Allerdings gibt es oft verschiedene Lizenzierungsstufen. Bei Wildix haben Sie zum Beispiel:
- Basic: Verbindung zur Telefonanlage für einen einfachen Wählton-Dienst (z. B. Telefone).
- Unverzichtbar: Fügt eine Eins-zu-Eins-Verbindung für Text, Video und Audio über Ihren Webbrowser hinzu, mit Präsenz.
- Geschäftlich: Beinhaltet Konferenzen mit mehreren Teilnehmern, PBx‑Verbindungen zu Ihrer Website über Kite und Integrationen.
- Premium: Fügt Managementfunktionen wie Analysen, Voicemail-Transkription und eine vollständige Contact Center Management-Schnittstelle hinzu.
Alle diese Funktionen beinhalten natürlich grundlegende Audiofunktionen, aber für die erste benötigen Sie ein separates Gerät wie z.B. ein Telefon.
Nicht alle Lizenzen sind jedoch einfach wie Wildix‑Lizenzen aufgebaut. Die meisten Unternehmen haben ein viel komplexeres Lizenzierungssystem: Avaya hat – allein für sein IP Office System – 20 separate Lizenzen. Für die IP Office-Lösung (hier gibt es kein „System“) können Sie aus weiteren 29 verschiedenen Lizenzen wählen. Für die Anrufberichterstattung gibt es weitere 13 Lizenzen, und für die Avaya-Anwendungslizenzen kommen noch einmal fünf hinzu.
Das erscheint uns unnötig komplex. Und während das Argument lautet, dass sie die genauen Bedürfnisse herausfinden können, können Sie auch das Gegenargument vorbringen, dass alles zu einem Preispunkt wird, der Widerstand hervorruft, wenn es nicht zum Standard gehört.
Was die Hardware für Ihr Audiokonferenzsystem betrifft, so benötigen Sie eigentlich nur ein Headset/Kopfhörer und einen Computer oder ein Telefon.
Die Vorteile von Audiokonferenzen
Bei den heutigen Internetgeschwindigkeiten und -hardware gibt es oft kaum einen Unterschied zwischen einer Audiokonferenz und einer Videokonferenz. Bis Sie anfangen, weitere Personen hinzuzufügen.
- Audiokonferenzen benötigen etwa 50 kbps pro Teilnehmer.
- Videokonferenzen benötigen etwa 600 kbps pro Teilnehmer.
Das bedeutet, dass ein Gespräch mit 10 Personen mit Audio etwa 0,5 Mbps benötigt. Das gleiche Gespräch mit Video würde 6 Mbps erfordern. Diese Werte unterscheiden sich nicht wesentlich zwischen verschiedenen Audiokonferenzlösungen.
Bei einer modernen Internetverbindung sollte die Datennutzung durch Videokonferenzen erträglich sein, aber stellen Sie sich einmal vor, dass zahlreiche Personen dasselbe tun. Wenn Sie 20 Personen in Ihrem Unternehmen haben, könnten Sie mit Videokonferenzen schnell an Ihre Bandbreitengrenze stoßen. Das bedeutet, dass Ihre Web-Audiokonferenz viel reibungsloser ablaufen könnte.
Noch schlimmer ist es, wenn Sie sich in einem Café befinden und per Fernzugriff arbeiten. Wer in einer öffentlichen Umgebung arbeitet, stellt oft fest, dass Videokonferenzen aufgrund der gleichzeitig gesendeten Datenmenge langsam und ruckelig sind. Die meisten öffentlichen Wi‑Fi-Systeme sind nicht für die Übertragung großer Dateien, Videos und Updates von zahlreichen Benutzern ausgelegt.
Online-Audiokonferenzen sind also oft viel effektiver als Videokonferenzen, insbesondere wenn die Skalierung durch Bandbreitenprobleme beeinträchtigt wird.
Ablenkungen minimieren
Der andere große Vorteil einer Audiokonferenz ist, dass Ablenkungen minimiert werden, insbesondere in der Öffentlichkeit. Wie bei einem normalen Telefongespräch bewegt sich niemand im Hintergrund, unerwartete Ablenkungen durch Katzen, Hunde und Kinder sind ausgeschlossen, und die anderen Personen in der Leitung sind nicht zu sehen.
Dies kann ein großer Vorteil für die Privatsphäre sein, insbesondere wenn Diskretion gefragt ist.
Ein weiterer Vorteil von Videokonferenzen ist, dass sie (für die meisten Zwecke) im Wesentlichen dasselbe sind wie ein Telefongespräch. Wenn Ihre Lösung über eine mobile Anwendung verfügt, können Sie eine Audiokonferenz genau wie einen normalen Anruf führen. Das bedeutet, dass Sie Ihre App für die Arbeitskommunikation (wie x‑bees oder Collaboration) wie eine Erweiterung Ihres privaten Telefons behandeln können (indem Sie die App ausschalten, wenn Sie nicht gestört werden möchten).
Und was noch viel wichtiger ist: Sie erhalten weiterhin Präsenz, Telefonbuch und Integrationen sowie alle anderen Informationen, die Sie benötigen, von dieser App. Natürlich nur, wenn sie richtig eingerichtet ist. Es ist wie ein separates Geschäftstelefon, ohne dass Sie ein zweites Telefon mitnehmen müssen.
Und mit der richtigen App können Sie auch Videokonferenzen abhalten, wenn Sie möchten!
Innovationen und Trends bei Audiokonferenzen
Die meisten Trends und Innovationen, die Online-Audiokonferenzen betreffen, wirken sich auch auf Videokonferenzen aus. Es wurden erhebliche Anstrengungen in diesem Bereich unternommen, um sicherzustellen, dass die Systeme für das dritte Jahrzehnt des 21. Jahrhunderts geeignet sind.
Sicherheit ist noch wichtiger
Wie wir in unserem Blogbeitrag über MSSPs erörtert haben, erkennen immer mehr Unternehmen, dass Sicherheit nicht optional ist. Versicherungsgesellschaften akzeptieren nicht mehr, dass Ransomware, DDoS und andere bösartige Angriffe unvermeidlich sind, und bestehen darauf, dass Unternehmen ihre Systeme mit Sicherheitsfunktionen ausstatten und einen tragfähigen Sicherheitsplan haben.
Daher ist eine Online-Audiokonferenzlösung, die keine MFA (oder 2FA) beinhaltet, weitgehend irrelevant.
Aber es gibt noch andere Aspekte der Sicherheit als MFA. Grundlegende Verschlüsselungsdienste von der Wiege bis zur Bahre für alle Daten (nicht nur Anrufe), die Überwachung über eine spezielle Überwachungslösung und sogar die Fernüberwachung ungewöhnlicher Aktivitäten durch Ihren Anbieter sind absolut unerlässlich, um die Systeme Ihrer Kunden sicher zu halten.
Und die Sicherheit muss für jede Web-Audiokonferenz auf dem Markt noch strenger werden. Es sollte nie allein die Aufgabe von MSPs sein, Lösungen gegen Cyberangriffe zu härten – wenn Sie erst einmal anfangen, immer mehr Cybersecurity-Produkte hinzuzufügen, um dies zu tun, ist es einfacher, einfach eine Lösung zu haben, die von vornherein sicher ist!
KI ist überall
In so ziemlich jedem Artikel über Innovation und Online-Audiokonferenzen kommt KI vor – sie ist überall. Eine Online-Audiokonferenzlösung (oder eine telefonbasierte Lösung) wird in der Regel feststellen, dass ein oder zwei KI-Tools unerlässlich sind, um die Arbeit effektiv zu erledigen.
Wenn Sie beispielsweise die KI-Analyse mit Ihrer Audiokonferenz-App verknüpfen können, können Sie mithilfe der Stimmungsanalyse sehen, wie die Anrufe bei den Kunden ankommen, Transkripte abrufen und sogar Live-Voicemail-Transkripte erhalten. Das alles wird durch KI erreicht und ist definitiv eine große Veränderung, wenn es darum geht, wie viel mehr Sie erledigen können.
Mit der Zeit werden Sie in der Lage sein, Transkripte und Anrufe mithilfe von KI in großen Mengen zu analysieren und grundlegende Ähnlichkeiten zwischen erfolgreichen und erfolglosen Anrufen festzustellen, ohne sich jeden einzelnen Anruf anzuhören. Dies kann das Training erleichtern.
Aber es gibt auch noch wichtigere automatisierte Systeme, die am Horizont zu sehen sind. Anstelle von individuellen Trainern für ein Call Center könnte Ihre Audio-Web-Lösung einen KI-Coach haben, der Einzelpersonen zu effektiveren Gesprächspraktiken anspornen kann. Oder wenn eine Frage beantwortet werden muss, können Sie die Frage einfach an den Coach stellen oder die Frage eintippen. Die KI kann dann kontextbezogene Hinweise aus Ihrem Gespräch aufgreifen und die Frage effektiver beantworten.
Je mehr Daten ein KI-Assistent hat, desto besser kann er Sie unterstützen.
Es gibt eine riesige Auswahl an Technologien (vorausgesetzt, es gibt genug Rechenleistung auf der Welt!), und es kommen zahlreiche KI-Lösungen auf den Markt, die Anrufer bei Audiokonferenzen viel effektiver machen.
Die Wahl der richtigen Audiokonferenzlösung
Für die meisten Menschen reicht es nicht mehr aus, einfach eine Audiokonferenzlösung zu wählen. Stattdessen benötigen Unternehmen eine umfassende Lösung, die Audio-, Text- und Videokonferenzen anbietet, um eine Vielzahl von Anforderungen zu erfüllen – vor allem, wenn sie Kunden und Klienten erreichen müssen. Video wird als ein persönlicheres Mittel der Kontaktaufnahme angesehen als ein Audioanruf, der wiederum persönlicher ist als eine E‑Mail oder eine Textnachricht.
Daher muss jede Audiokonferenzlösung eine Vielzahl anderer Optionen umfassen.
Unternehmen, die sich für ein solches System entscheiden, sollten auf die Audio- und Videoqualität achten, wie sicher das System ist und ob es sich problemlos in ihre bestehende Software integrieren lässt. Sie sollten auch KI-Anwendungen in Betracht ziehen – sowohl aktuelle als auch in der Roadmap des Anbieters – und wie diese ihr Geschäft verbessern könnten.
Letztlich muss jede Lösung, die Audiokonferenzen anbietet, eine gewisse Rendite bieten.
Häufige Probleme bei Audiokonferenzen
Zu den Hauptproblemen bei Online-Audiokonferenzlösungen gehören jedoch Verbindungsprobleme, Probleme mit der Audioqualität und Probleme mit der Benutzeroberfläche.
Konnektivität: Normalerweise treten Leitfähigkeitsprobleme entweder beim Endbenutzer auf, was auf ein Problem mit der Stabilität der Internetverbindung hinweist, oder sie sind auf ein Serverproblem zurückzuführen. Abhilfe schafft ein Jitter-Puffer in der Lösung – im Grunde eine kurze Verzögerung, die immer dann erzeugt wird, wenn kleine Verzögerungen auftreten – aber bei einer schlechten Internetverbindung kann jede Lösung nur begrenzt helfen. Glücklicherweise sind Audio-Web-Lösungen, wie oben beschrieben, in der Regel sehr bandbreitenschonend, so dass Sie auch mit einer mittelmäßigen Verbindung viel erreichen können.
Audioqualität: Es gibt zwei große Ursachen für schlechte Audioqualität: benutzerbasiert und lösungsbasiert. Die benutzerbasierte Audioqualität hängt von der Qualität der verwendeten Hardware und dem Ausmaß der Hintergrundgeräusche im Büro oder in der Umgebung, in der der Benutzer arbeitet, ab. Viele Audiolösungen bieten eine Art von Geräuschunterdrückung, auch wenn sie oft nicht perfekt sind.
Die lösungsbasierte Audioqualität umfasst die Unterdrückung von Geräuschen, hängt aber in der Regel stark von den Codecs und der Bandbreite ab, die sie dem Anruf zuweisen. In manchen Fällen können auch Serverprobleme die Audioqualität beeinträchtigen.
Benutzeroberfläche: Eine zu komplexe Benutzeroberfläche kann die Akzeptanz jeder Lösung behindern, nicht nur einer Audiokonferenzlösung. Es sollte einfach und relativ intuitiv sein, einen einfachen Anruf mit einer Audio-Webkonferenzsoftware zu tätigen.
MSPs brauchen zuverlässige Audiokonferenzlösungen
Insgesamt brauchen MSPs Audiokonferenzprodukte, die für sie und ihre Endbenutzer funktionieren. Sie müssen eine gute Audioqualität, eine zuverlässige Benutzeroberfläche und eine solide Konnektivität aufweisen, vorzugsweise über seriöse Server wie AWS. Darüber hinaus sind eine gute Sicherheit durch einen Secure-by-Design-Ansatz und die Möglichkeit, KI durch offene APIs und integrierte KI-Integrationen hinzuzufügen, ebenfalls entscheidend.
Wenn all dies mit einem großartigen Partnerprogramm kombiniert werden kann, dann haben Sie wahrscheinlich die Audiokonferenzlösung gefunden, die Sie brauchen.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, abonnieren Sie unser kostenloses Magazin!