Diejenigen, die seit mehr als zehn oder fünfzehn Jahren im Büroumfeld tätig sind, erinnern sich vielleicht noch an die alten Zeiten. Die, in denen Unternehmen (insbesondere kleine Unternehmen) die Kontakte ihrer Kunden in Excel-Tabellen auf ihren PCs gespeichert haben. Die Pflege der Daten und die Suche nach den benötigten Informationen war in diesen Tabellen extrem zeitaufwändig. Alles musste manuell erledigt werden!
Diese Zeiten sind Gott sei Dank längst vorbei. Selbst kleine und mittlere Unternehmen nutzen heute ein CRM, um ihre Kontakte zu speichern und aktuell zu halten. Aber auch für andere tägliche Aufgaben können diese mächtigen Software-Suiten genutzt werden. Dazu zählen Lead-Verwaltung, Planung von Folgeaktivitäten, Kampagnen-Durchführung und Nachverfolgung von Lead- und Kundenstatistiken .
Unternehmen investieren in erster Linie deshalb in ein CRM, weil sie Geld sparen und ihren Geschäftserfolg steigern möchten. Dazu soll die Automatisierung von Vertriebs- und Marketingaktivitäten, effizientes Kundenstammmanagement sowie verbesserte Berichterstellung und -analyse durch das CRM beitragen.
Bei der Auswahl der CRM-Plattform achten die Unternehmen hauptsächlich auf die Funktionen und den Preis, vergessen dabei jedoch oft einen sehr wichtigen Faktor. Infolgedessen tritt nicht selten der Fall ein, dass ein CRM in Wahrheit die Produktivität verschlechtert, die Prozesse verkompliziert und das Geschäftswachstum verlangsamt.
Wenn das verwendete Customer Relationship Management-System nicht in die Telefonanlage des Unternehmens integriert ist, treten folgende Probleme auf:
- Sie müssen jeden Kontakt zweimal eingeben, da das Telefonbuch der Telefonanlage nicht mit der Kontaktdatenbank des CRMs synchronisiert wird. → keine Automatisierung
- Sie können von Ihrem CRM aus nicht erkennen, wer anruft und auch selbst keinen Anruf starten. Stattdessen müssen Sie dafür jedes Mal eine neue Registerkarte im Browser öffnen. → ständige Ablenkung
- Sie können während des Gesprächs keine neuen Details oder Folgeaktivitäten für den Kontakt eintragen. → verringerte Produktivität
- Um einen Anruf zu tätigen, müssen Sie die Telefonnummer aus dem CRM kopieren, die CTI-Anwendung öffnen und die Nummer dort einfügen. → verlangsamte Kommunikation
Achten Sie bei der Auswahl eines CRM-Systems darauf, dass es in das Telefonsystem integriert ist. Andernfalls laufen Sie Gefahr, Ihr Geld zu verschwenden.