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Wie dieses neue Tool Unternehmen verändern kann – VoIP, seine Funktionen und die Vorteile für Ihr Unternehmen.

Voice over Internet Protocol (VoIP) ist für die moderne Unternehmenskommunikation praktisch unverzichtbar. Doch noch immer fragen sich vermutlich viele „Was ist VoIP?“ und damit, wofür VoIP steht oder welche älteren Technologien damit ersetzt werden.

Lassen Sie uns diese und weitere Fragen klären, indem wir VoIP-Telefonsysteme näher beleuchten. Zudem helfen wir Ihnen bei der Entscheidung, welche Voice-over-IP-Version für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Was ist VoIP?

VoIP steht für „Voice over Internet Protocol“, eine Software, die Sprache über das Internet sendet und empfängt und so herkömmliche Telefonverbindungen ersetzen soll.

Die VoIP-Technologie arbeitet in der Regel mithilfe entsprechender Dienste, d.h. Software, die auf Ihrem Computer, Smartphone oder einem speziellen VoIP-Telefon installiert ist. Diese Software wandelt die empfangenen Töne in ein digitales Signal um und sendet es über das Internet an das Gerät am anderen Ende.

Gerade die Eigenschaften Internet- und Mehrgerätefähigkeit unterscheiden VoIP von der herkömmlichen Festnetztelefonie. Während die analoge Telefonie die Benutzer auf ein drahtgebundenes Telefon beschränkt, ermöglicht Voice-over-IP Anrufe von diversen Endgeräten aus. Dieser Unterschied macht VoIP so flexibel – insbesondere für ein Büro mit einem großen lokalen Netzwerk.

VoIP ist schon seit den 1990er-Jahren im Einsatz und somit keine neue Erfindung. Die ersten VoIP-Dienste waren noch vergleichsweise primitiv. Die Sprachsignale wurden über Wahlverbindungen oder Kupferleitungen übertragen, was wegen der begrenzten Übertragungsbandbreite zu einer schlechteren Audioqualität führte.

Mit der zunehmenden Verfügbarkeit von Hochgeschwindigkeits-Breitbandverbindungen wurde diese Technik zuverlässiger und für den Durchschnittsnutzer zugänglich. Mittlerweile ist sie im geschäftlichen und privaten Alltag nicht mehr wegzudenken.

Heute ist VoIP das Standardkommunikationsmittel schlechthin und Begriffe wie Softphone, IP-Telefonie und VoIP-Telefon sind fester Bestandteil des Sprachgebrauchs.

Wie funktioniert VoIP?

In der obigen Definition haben wir das Funktionsprinzip von VoIP bereits umrissen, die eigentliche Funktionsweise ist jedoch komplexer.

Schritt 1: Internetverbindung herstellen

Da VoIP eine Internetverbindung nutzt, muss das Gerät, das Sie verwenden möchten, zunächst mit dem Internet verbunden werden. Dies kann über eine Ethernet-Verbindung oder, was häufiger der Fall ist, über Wi-Fi geschehen. Bei Smartphones reicht auch eine 4G- oder 5G-Datenverbindung aus.

Schritt 2: Anruf mithilfe der VoIP-Anwendung aufbauen

Sobald eine zuverlässige Internetverbindung hergestellt ist, können Sie mit einer VoIP-Anwendung einen Telefonanruf tätigen. Benutzerseitig genügt es in der Regel, auf einen bestimmten Kontakt in Ihrem Adressbuch auszuwählen und auf „Anrufen“ zu klicken. Viele Internet-Telefonie-Anwendungen ermöglichen auch das manuelle Wählen, sodass Sie die Nummer des Gesprächspartners wie bei einem herkömmlichen Telefon eingeben können.

Schritt 3: Herstellen einer Sprachverbindung

Als Nächstes versucht der VoIP-Dienst, eine Verbindung mit dem gewünschten Kommunikationspartner aufzubauen. Hierbei stellt Ihre App zunächst eine Verbindung zu Ihrem Sprachdienstleister her und teilt dessen Servern mit, welche Nummer Sie anrufen möchten. Daraufhin sendet der Server ein Signal in Form von „Datenpaketen“ über das Internet an die Gegenstelle. Je nach Art des verwendeten VoIP-Dienstes können Sie auf diese Weise Festnetztelefone oder internationale Rufnummern kontaktieren. (Ja, diese Technik kann sogar für Fern- und Auslandsgespräche eingesetzt werden!)

Schritt 4: Sprachübertragung

Wenn Ihr Gesprächspartner das Telefon abnimmt, wird die Verbindung hergestellt und die Sprachkommunikation kann beginnen. Auf Ihrer Seite wird das vom Mikrofon Ihres Geräts aufgenommene Tonsignal in ein Digitalsignal umgewandelt. Ihre VoIP-Anwendung überträgt diese Signale dann an ihren jeweiligen Server und leitet sie von dort aus an das Gerät des anderen Teilnehmers weiter.

Der gesamte vierstufige Prozess läuft in Sekundenschnelle ab, wodurch der Verbindungsaufbau quasi verzögerungsfrei ist. Das Nutzererlebnis hängt jedoch von der Qualität Ihrer VoIP-Anwendung, Ihres Anbieters und Ihrer Internetverbindung ab.

Warum sollten Sie VoIP nutzen?

VoIP bietet zahlreiche Vorteile, die für viele Unternehmen heutzutage von entscheidender Bedeutung sind. Lassen Sie uns kurz auf die einzelnen Gründe näher eingehen.

Kosten

Im Vergleich zur analogen Telefonie sind VoIP-Lösungen weitaus kostengünstiger einzurichten, zu konfigurieren und zu warten, zumal für ihre Bereitstellung nur wenig oder gar keine Hardware erforderlich ist. Da Voice-over-IP über das Internet und mit internetfähigen Geräten funktioniert, sind Installation und Wartung zudem viel einfacher. Dank der mittlerweile verfügbaren Netzwerkkapazitäten war die Datenübertragung noch nie so günstig wie heute.

Skalierbarkeit

Hieraus ergibt sich ein weiterer Vorteil von VoIP gegenüber herkömmlichen TK-Anlagen: die Möglichkeit, das System zu skalieren. Wenn Sie neue Benutzer hinzufügen möchten, benötigen Sie keine zusätzlichen Leitungen oder Nebenstellen an einer Telefonanlage. Stattdessen fügen Sie neue Konten zu Ihrem VoIP-Telefonsystem hinzu, richten diese auf den entsprechenden Geräten ein und verbinden sie mit dem Internet.

Dieser Prozess ist nicht nur wesentlich schneller und einfacher, sondern aufgrund des geringeren Arbeits- und Materialaufwands auch billiger. Zudem gibt es bei den Endgeräten mehr Auswahlmöglichkeiten. Voice-over-IP-Gespräche können über IP-Telefone oder, was häufiger der Fall ist, über bereits vorhandene Computer und Smartphones geführt werden.

Portabilität

Da VoIP eine Internetverbindung statt eines herkömmlichen Telefonanschlusses benötigt, lässt sich diese Technologie auch unterwegs nutzen. Unabhängig davon, ob Sie einen Computer, ein Smartphone oder ein anderes Endgerät verwenden, funktioniert das Softphone, als wären Sie in Ihrem Büro. Das bedeutet: Ein VoIP-Nutzer kann von jedem Ort und von jedem Gerät aus über dieselbe Nummer Anrufe tätigen und entgegennehmen.

Deshalb ist VoIP in Firmen für Homeoffice und Smartworking praktisch unverzichtbar. Intelligentes Arbeiten ist nicht nur ein bewährtes Mittel, um Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern, es ist auch eine Alternative, um neue Talente für Ihr Unternehmen zu gewinnen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

Gebrauchstauglichkeit

Im Gegensatz zur herkömmlichen Telefonie ist VoIP mit zahlreichen Optionen erweiterbar, die die Arbeitsabläufe im Unternehmen verbessern helfen. Ein Beispiel dafür ist die Transkription von Sprachnachrichten, d. h. die Umwandlung von Voicemails in Text und deren Weiterleitung per E-Mail an den entsprechenden Empfänger; das spart Zeit bei der Kommunikation. VoIP bietet jedoch auch schnellere Anrufweiterleitung und -übergabe, Anrufer-ID, Anrufanalyse, Online-Statusanzeigen, anpassbare Kontaktlisten, Faxfunktionen, Video und vieles mehr.

Außerdem lassen sich digitale Telefonsysteme i.d.R. in andere Software integrieren, z.B. in Ihre E-Mail, Online-Kalender oder CRM (Customer Relationship Management). Diese Integrationen erleichtern die täglichen Arbeitsabläufe, indem sie die Anzahl der separaten Anwendungen reduzieren, die die Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe aufrufen müssen.

Zukunftssicher

Vielerorts wird auf Kupferkabel und -leitungen verzichtet. In Großbritannien wird Openreach das Public Switched Telephone Network (PSTN) im Dezember 2025 einstellen. In den Vereinigten Staaten stellen die Anbieter von Internetdiensten von einfachen, alten Telefonsystemen (POTS) auf Glasfaser-Breitband um. Das heißt: Immer mehr Menschen fragen sich „Was ist VoIP?“, weil sie ihre alte Telefonanlage aufrüsten oder gegen ein VoIP-Telefon austauschen müssen.

Sind alle VoIP-Installationen gleichwertig?

Wie die meisten digitalen Technologien sind auch VoIP-Systeme in verschiedenen Varianten erhältlich. Dies äußert sich jedoch eher in Unterschieden bei der Installation als in ihrer Handhabung.

Wenn Sie sich jedoch fragen, was VoIP ist und welche Vorteile Voice-over-IP bietet, müssen Sie dieser Optionen in Betracht ziehen, um sicherzustellen, dass Ihre Installation den Kommunikationsanforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.

Arten von VoIP-Installationen

VoIP On-premise

VoIP-Telefonsysteme On-premise (also vor Ort) funktionieren, indem eine Telefonanlage in den Geschäftsräumen installiert wird. Ähnlich wie bei einem analogen System handelt es sich hierbei um eine Hardware, die üblicherweise einen gesonderten Bereich beansprucht und Teil Ihres Netzwerks wird. Der Hauptunterschied besteht darin, dass ein Voice-over-IP-Telefonsystem statt der Vermittlung von Festnetzanschlüssen eine Firmware enthält, die eingehende und ausgehende Anrufe für internetbasierte Nummern ermöglicht.

Sobald die Telefonanlage installiert ist, wird sie mit dem lokalen Unternehmensnetzwerk (i.d.R. über einen gemanagten Switch) und dann mit dem Internet verbunden. Um dieses System auch mit analogen Telefonleitungen zu verbinden, kann ein SIP-Trunk (Session Initiation Protocol) eingesetzt werden. Mehr über SIP-Trunking und seine Vorteile erfahren Sie hier.

Obwohl sich dieses System an einem physischen Standort befindet und einen Zugang zum Büronetzwerk belegt, bietet es den damit verknüpften Konten Telefoniedienste an. Solange die Benutzer mit dem Internet verbunden sind, können sie auch außerhalb des Büros Anrufe tätigen und entgegennehmen.

Allerdings ist eine Vor-Ort-Lösung von allen möglichen VoIP-Installationen in der Regel die teuerste, und da es physische Hardware am Standort Ihres Unternehmens benötigt, fallen Wartungskosten und Arbeitsstunden an.

Das System ist auch schwieriger zu erweitern, da das Hinzufügen von Nummern zur Telefonanlage über das anfängliche Limit hinaus ein Hardware-Upgrade erfordert – nicht gerade ideal für expandierende Firmen. Und falls die Anlage defekt ist oder offline geht, können alle damit verbundenen Benutzer keine Anrufe mehr tätigen oder entgegennehmen.

Gehostetes VoIP

Ein gehostetes VoIP-System wird auch als Cloud-PBX bezeichnet und erfordert keine zusätzliche Hardware beim Endbenutzer. Im Gegensatz zu einer Vor-Ort-Installation funktioniert ein gehostetes System vollständig über das Internet: Die Benutzer verbinden ihre Geräte mit dem Internet, melden sich bei ihren jeweiligen Konten an und können von dort aus Anrufe über das Internetprotokoll senden und empfangen.

Die eigentliche Hardware, die das Voice-over-IP-System hostet, befindet sich außerhalb der Geschäftsräume und wird typischerweise von dem jeweiligen Anbieter betrieben. Die Hosting-Option bedeutet, dass Ihr Provider Sie mit seiner eigenen Hardware verbindet, anstatt Ihnen eine Instanz seines Systems zur Verfügung zu stellen.

Von der Benutzerfreundlichkeit her gibt es keine nennenswerten Unterschiede zwischen einer gehosteten und einer lokalen Telefonanlage. Beide leiten VoIP-Anrufe über das Internet weiter und können überall genutzt werden, wo es eine Internetverbindung gibt.

Allerdings sind die Kosten für die Bereitstellung einer gehosteten Lösung deutlich geringer und es fallen keine Vor-Ort-Wartungsgebühren für das System an. Auch die Skalierbarkeit ist gewährleistet, da die Telefonanlage keine Upgrades benötigt, um erweitert zu werden. Noch besser ist, dass Unternehmen mit einem gehosteten System mehr Zuverlässigkeit erwarten können, da ihr Anbieter über Möglichkeiten verfügt, den Dienst auch dann fortzusetzen, wenn eines ihrer Hauptsysteme ausfällt.

Alles in allem ist eine gehostete Option in den meisten Situationen am einfachsten und bequemsten zu nutzen und bietet im Vergleich zu einer herkömmlichen TK-Anlage weitaus mehr Vorteile.

Hybrid VoIP

Für bestimmte Sonderfälle kann das Hybridmodell geeignet sein.

Wie der Name schon sagt, kombiniert eine hybride Voice-over-IP-Einrichtung die wichtigsten Elemente der On-premise- und Hosted-Modelle: Die vorhandene TK-Anlage bleibt bestehen, wird aber mit dem gehosteten Telefonsystem eines Anbieters verbunden. Gleichzeitig unterscheidet es sich von beiden Modellen, denn obwohl das Altsystem nicht durch VoIP-spezifische Hardware ersetzt wird (die neue Hardware kommt zu dem hinzu, was bereits vorhanden ist), bleibt die vor Ort installierte Anlage ein wesentlicher Bestandteil der Telekommunikation des Unternehmens.

Hybride Installationen sind oft die erste Wahl für Unternehmen mit vorhandener Festnetzinfrastruktur. Und das aus gutem Grund: Es ermöglicht ihnen, ihre bestehenden analogen Nummern und ein VoIP-Telefonsystem gleichzeitig zu nutzen.

Diese Installation ist jedoch mit hohen Vorlaufkosten verbunden, denn die verbleibende Hardware muss gewartet werden, was häufig den Zugang eines Technikers seitens des Managed Service Providers oder eines internen Mitarbeiters erfordert. Bei einem Ausfall des Telefonsystems vor Ort funktioniert auch das lokale Telefonsystem des Unternehmens nicht mehr, sodass die Tischtelefone unbrauchbar werden.

Abgesehen von diesen Punkten kann das hybride Modell die gleichen VoIP-Funktionen bieten wie On-premise und Cloud-Systeme und ist damit ein möglicher Mittelweg für Unternehmen, die ihr altes Telefonsystem weiter nutzen möchten.

Worauf sollten Sie bei einer VoIP-Lösung achten?

Nachdem wir nun beschrieben haben, was VoIP ist und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann, kommen wir jetzt zu einer noch wichtigeren Frage: Welchen VoIP-Anbieter und welche Dienstleistungen benötigen Sie?

Generell gilt: Sie sollten sich für eine VoIP-Lösung eines Anbieters entscheiden, die Ihre Geschäftsprozesse unterstützt und Ihnen die Aussicht auf einen messbaren ROI verschafft. Natürlich spielen beim Erreichen dieser Ziele mehrere Faktoren eine Rolle.

Zuverlässigkeit

Jeder gute VoIP-Anbieter sollte Ihnen Dienste anbieten, auf die Sie sich verlassen können, sowohl in Bezug auf die Anrufstabilität als auch auf den Kundenservice. Es ist wichtig, dass der von Ihnen gewählte Dienstleister Anrufe konsistent und in hoher Qualität weiterleiten kann. Sollten Sie jedoch ein Problem mit Ihrer Telefonanlage haben, ist ein kompetenter und schnell verfügbarer Kundendienst ein absolutes Muss.

Tarife & Preisgestaltung

Die meisten VoIP-Angebote bieten Vorteile, die ein herkömmliches Telefonsystem bei weitem übertreffen – und das zu geringeren Kosten. Bei der Entscheidung, ob ein VoIP-Telefonsystem das Richtige für Sie ist, spielt natürlich der Preis eine tragende Rolle.

Nicht alle Unternehmen haben die gleichen Anforderungen in Bezug auf die Bereitstellung oder die gleichen finanziellen Mittel. Ein geeigneter VoIP-Anbieter sollte in der Lage sein, Ihre Bedürfnisse in beiden Punkten zu erfüllen, ohne Kompromisse bei der Qualität der Installation oder der Instandhaltung einzugehen. Auch hier gilt: Es spielt keine Rolle, ob Sie Ihr System vor Ort, in der Cloud oder in einem Hybridsystem einsetzen.

Wenn Sie eine VoIP-Option finden, die erschwinglich und skalierbar ist – ohne dass Verkäufer überraschend günstige Rabatte anbieten – ist das ein gutes Zeichen. Besser noch ist es natürlich, wenn die Tarifstruktur leicht zu verstehen ist, damit Sie keinen undurchsichtigen Vertrag eingehen müssen. Andererseits bekommen Sie meist genau das, wofür Sie bezahlen, denn billige VoIP-Lösungen lassen oft wichtige Funktionen vermissen.

Anwendungen

Wie bereits erwähnt, kann VoIP weit mehr als Telefongespräche über eine alternative Infrastruktur. Um Ihre Investition zu maximieren, sollten Sie prüfen, ob die Anbieter zusätzliche Features wie Voicemail-Transkriptionen, Unterstützung mehrerer Geräte und ähnliche Funktionen anbieten.

Es lohnt sich auch zu prüfen, ob die von Ihnen gewünschten Anwendungen über eine gemeinsame Benutzeroberfläche genutzt werden können. Denn wenn es sich um separate Software handelt, erschwert dies die Schulung der Mitarbeiter und die tägliche Arbeit. VoIP-Mobile-Apps sind ebenfalls unerlässlich, denn Smartphones sind aus dem täglichen Leben der Menschen weltweit nicht mehr wegzudenken.

Anpassungsmöglichkeiten

Allerdings möchten Sie vielleicht nicht alle VoIP-Optionen eines Anbieters nutzen, vor allem, wenn diese Extras kostenpflichtig sind. Ein guter VoIP-Provider sollte daher in der Lage sein, eine auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasste Lösung anzubieten.

Wie ein elegantes Kleid oder ein stilvoller Anzug ist auch ein VoIP-Telefonsystem etwas, das Sie über lange Zeit nutzen werden. Daher sollte es ganz auf Sie zugeschnitten sein.

Sicherheit

Die traurige Wahrheit im Internet ist, dass alles, was online gestellt wird, leicht angreifbar ist. Daher ist es unerlässlich, dass Sie die Sicherheit eines bestimmten VoIP-Telefonsystems neben allen anderen Faktoren berücksichtigen. Das heißt: Vergewissern Sie sich, dass der Dienstanbieter wirksame Sicherheitsmaßnahmen ergreift, wie etwa die Verschlüsselung Ihrer Kommunikationsdaten, und Updates bereitstellt.

Es lohnt sich jedoch, darüber nachzudenken, welche Auswirkungen die implementierten Sicherheitsmerkmale auf die Benutzerfreundlichkeit des Systems haben und wieviel Pflege diese erfordern. Idealerweise sollte ein Anbieter in der Lage sein, die Kommunikation und die Daten zu schützen, ohne die Nutzerfreundlichkeit zu beeinträchtigen oder die Kosten zu erhöhen. Es ist immer besser, eine VoIP-Lösung zu wählen, die inhärent sicher ist.

„Was ist VoIP?“: Schlussfolgerungen und wichtigste Erkenntnisse

Die Antwort auf die Frage „Was ist VoIP?“ ist recht einfach. Das Voice-over-Internet-Protokoll ermöglicht schlicht Telekommunikation über das Internet, aber in der Praxis ist diese Technologie weit mehr. Abgesehen davon, dass VoIP aufgrund des Auslaufens der traditionellen Telefonie weiter an Bedeutung gewinnt, steht es für höhere Produktivität und niedrigere Kosten bei gleichzeitiger Nutzung der üblichen Vorteile von Telefondiensten. Ein VoIP-Telefonsystem ermöglicht zudem ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten.

Grundsätzlich stehen Unternehmen eine ganze Reihe an VoIP-Diensten zur Auswahl. Sie tun daher gut daran, eine für ihr spezielles Setting geeignete Lösung zu wählen, die auf die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens zugeschnitten ist. Dazu ist es wichtig sich in Erinnerung zu rufen, was VoIP ist und wie es funktioniert.

Jetzt, wo Sie all diese VoIP-Informationen kennen, sollten Sie in Ruhe die verfügbaren Optionen prüfen und überlegen, welche die richtigen für Ihr Unternehmen sind.

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