Diseña tu política de trabajo perfecta desde casa

Pautas clave para Managers

Al configurar un equipo remoto, la tecnología no es el único obstáculo que debe superar un Manager. Para asegurarte de tener todo bien alineado, también necesitarás una política sólida de trabajo desde casa.

¿Suena un poco fuerte? Obtener los detalles precisos puede ser difícil, pero afortunadamente, crear un esquema básico para tu acuerdo es bastante sencillo. Solo concéntrate en los siguientes principios y podrás elaborar una política transparente y totalmente compatible.

Establece unas expectativas claras

Ya sabes lo importante que es que los empleados comprendan qué tareas deben realizar. Esto es especialmente cierto en escenarios de trabajo desde casa, donde la comunicación y la supervisión serán necesariamente menos frecuentes.

Para comenzar tu política de teletrabajo, primero establece qué funciones desempeñarán los empleados en cada rol. Si esto es tan simple como reiterar lo que ya está en la descripción de su trabajo, ¡estupendo! Simplemente copia eso y estarás listo para comenzar. De lo contrario, escribe los deberes o ajústalos según sea necesario.

También es aconsejable respaldar esta parte del acuerdo con algunos medios para rastrear el trabajo de tus empleados. Dado que no estarás cerca para administrar directamente a los trabajadores en remoto, darles una meta diaria, un conjunto de hitos o un tablero de tareas ayudará a mantenerlos enfocados en el trabajo en cuestión.

Obtén la compensación correcta

El pago en un contexto de teletrabajo es bastante simple, ya que funciona casi exactamente igual que en el lugar de trabajo.

Para los empleados exentos, eso significa enviar pagos de acuerdo con su último acuerdo aplicable. Para los empleados no exentos, deberás recopilar un registro completo de su tiempo de entrada, tiempo de descanso y descanso de comidas, para cada día.

Sin embargo, recuerda que si la hoja de cálculo de los tiempos de un empleado no exento muestra que ha trabajado más de 40 horas durante una semana, debes pagarle horas extra por esas horas adicionales –  Sí, incluso si esas horas no fueron solicitadas específicamente por ti. Para evitar conflictos en este frente, considera desarrollar tu política con pautas que establezcan claramente en qué circunstancias se permiten las horas extraordinarias y qué sucederá en caso de que se rompan esas reglas.

Confirma lo que pagarás

Algo más que enumerar es si compensarán a los empleados remotos por sus utilidades de equipo. ¿Les proporcionarán un PC? ¿Un teléfono? ¿Deberán utilizar sus propios dispositivos personales? ¿Se les reembolsará el uso de internet y electricidad de su hogar?

Esto puede parecer demasiado detallado, pero en realidad es vital establecer cuánto dinero se destinará a tus empleados que están aplicando el teletrabajo y con qué fines. Por lo tanto, asegúrate de que parte de tu acuerdo enumere exactamente qué herramientas y/o recursos (si los hay) se comprarán con los fondos de la empresa.

Establece el ambiente de trabajo

Sí, la política se llama “Trabajar desde casa”, pero ¿es el único lugar donde los empleados pueden trabajar?

Supongamos que quieren trabajar desde una cafetería, la casa de un amigo o una piscina equipada con WiFi. ¿Están bien esos lugares también?

Ya sea que la respuesta sea “sí” o “no”, tu política de teletrabajo debería decir lo mismo. No dejes lugar a la confusión sobre qué ubicaciones califican como lugares de trabajo aceptables, incluso si tu política es tan amplia como “donde sea más cómodo”.

Prioriza la seguridad

Una preocupación común acerca de dejar que los empleados trabajen fuera de la oficina es mantener la seguridad de los datos. Dada la cantidad de malas filtraciones de datos de prensa que siempre traen las empresas, es fácil ver por qué.

Afortunadamente, es posible que los trabajadores mantengan sus datos protegidos cuando trabajan fuera de la seguridad de una oficina, principalmente gracias a la tecnología. Aunque las VPN se mencionan con frecuencia como una solución, la realidad es que estas soluciones son bastante fáciles de ingresar para los piratas informáticos. Una solución mucho más confiable es una plataforma de comunicaciones que utiliza WebRTC para establecer una conexión directa de usuario a usuario, ya que un enlace directo no deja espacio para que terceros intercepten los datos cifrados intercambiados.

Cualquier que sea la opción que elijas, para maximizar la seguridad, asegúrate de que tu política exija que las comunicaciones de la compañía se realicen sólo a través de esa plataforma segura. También debes considerar dar a los empleados capacitación adicional en seguridad, como instrucciones para no dejar los dispositivos de la empresa solos en lugares públicos o información sobre cómo evitar los intentos de Phishing.

Mantenerse en contacto

Aunque los trabajadores remotos necesariamente estarán menos presentes que los que están en la oficina, eso no es excusa para ignorarlos o darles menos atención o capacitación (de hecho, las leyes de no discriminación pueden ponerte en riesgo de una demanda si les das a los empleados en remoto un enfoque desigual de una manera que se condsidere discriminatoria).

Recuerda que los empleados que trabajan desde casa aún necesitarán orientación de vez en cuando, tanto para que sepan en qué dirección tomar su trabajo como para que sepan su valor para la empresa.  Con ese fin, incluye en tu política de teletrabajo reuniones individuales y de progreso periódicas, idealmente si las realizas a través de videoconferencia para una mayor presencia y una conexión más personal.

Deja espacio para la diversión

Y hablando de conexiones personales, ¿qué es un ambiente de trabajo sin un poco de ligereza de vez en cuando?

Para todas las ventajas del teletrabajo, un inconveniente principal es que puedes hacer que los empleados se sientan aislados. No es difícil entender el por qué, no estar físicamente presente con los compañeros puede crear una sensación de distancia entre ellos. No solo es malo para el trabajo en equipo, también puede afectar la salud mental de los empleados.

Para contrarrestar esto, es crucial que tu plan de teletranajo permita que tu equipo tenga conversaciones amigables además de las profesionales. Existen numerosas formas de llevarlo a cabo, desde crear un chat grupal “divertido” por separado a través de tu plataforma de comunicaciones, hasta programar horas divertidas y virtuales a través de videoconferencias. Pero independientemente de cuáles funcionan bien para ti, es vital que tu trabajo desde la política doméstica no lo sea todo: tendrás empleados mucho más felices si también tienen oportunidades periódicas de bromear, jugar y socializar.

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